Dividere le spese del calcetto o di un gruppo di amici: campo, maglie e cassa comune

Martedì, ore 20. Giulia prenota il campo con la sua carta, come ogni settimana da marzo. In chat sono in undici, se ne presentano otto, uno chiede «quanto ti devo, scusa?» e un altro ha ancora da qualche parte, in contanti, i soldi delle maglie per Sara. La cassa comune vive in un quaderno nel borsone di qualcuno.

Nel giro di una stagione diventa una persona che prenota e resta stabilmente cento euro sotto, un ordine di maglie di cui nessuno è sicuro che sia stato pagato per intero, e una cassa di cui solo una persona può rendere conto.

La soluzione è strutturale. Che sia calcetto, un gruppo di arrampicata o un corso di ceramica che si compra l’argilla da solo, i soldi del gruppo hanno tre forme — prenotazioni, ordini collettivi e cassa comune — ciascuna con la sua divisione giusta; decidi una volta sola la regola per chi non si presenta, e salda ogni mese. Metti tutto nel calderone dei «soldi della squadra» e l’ingiustizia si nasconde nella media.

Forma 1 — Prenotazioni ricorrenti: a partita o quota fissa?

Campo, palestra, sala, studio: il costo è fisso e le persone cambiano ogni settimana. Ci sono due modi onesti di dividerlo, e il gruppo dovrebbe sceglierne uno ad alta voce.

Dividere tra chi ha giocato. Ogni partita si divide tra chi si è presentato: un campo da 60 € fa 7,50 € a testa in otto e 10 € in sei. Più giusto di settimana in settimana, ed è la scelta predefinita di quasi tutti i gruppi piccoli; il prezzo da pagare è che chi prenota si assume il rischio di una sera con pochi giocatori e la quota a testa cambia.

Quota fissa. Tutti pagano la stessa cifra al mese, che giochino o no. Prevedibile e facile da raccogliere; i fissi sovvenzionano quelli che si vedono due volte a stagione, e chi arriva nuovo deve impegnarsi prima di sapere se gli piace.

Nessuna delle due è sbagliata. Quello che va storto è oscillare tra le due — quota in teoria, a partita in pratica, e nessuno sa quale valesse la sera che ha piovuto.

Forma 2 — Ordini collettivi: importi esatti, non parti uguali

Maglie, corde per le racchette, vernice, una scatola di volani: una fattura, quote giuste ma disuguali. Un ordine di maglie sembra una spesa sola, ma la divisione in parti uguali è lo strumento sbagliato. Se dieci giocatori prendono una maglia a testa e Marco due, dividere la fattura per undici non è giusto per nessuno. Dividila invece per importi esatti: chi ha ordinato inserisce il totale della fattura, a ogni giocatore viene assegnato il valore di una maglia, a Marco due, e le quote tornano a sommare la fattura. I cinque modi per dividere una spesa spiega quando si adatta ciascuna modalità; un ordine collettivo è il caso da manuale degli importi esatti. Una colletta per l’allenatore o per un giocatore che se ne va è un altro piccolo caso a parte — vedi come dividere un regalo di gruppo.

Forma 3 — La cassa comune: una persona la tiene, tutti la vedono

Una persona tiene i soldi per le piccole cose — palloni, nastro, l’arbitro — e tutti ogni tanto ci mettono qualcosa. Una cassa comune fallisce come fallisce il fondo spesa di una casa condivisa: è un saldo corrente che solo chi la tiene può vedere. La regola che la fa funzionare: ogni versamento in entrata viene registrato a nome di chi l’ha fatto, e ogni spesa in uscita viene registrata con chi tiene la cassa come pagante e il gruppo come beneficiario. Il saldo di quella persona mostra allora quanta parte della cassa è davvero sua, e il quaderno diventa inutile. Come tenere traccia di chi ti deve dei soldi è la versione a due dello stesso principio.

La regola per chi non si presenta: decidila una volta

La discussione che ogni squadra prima o poi fa è il martedì in cui qualcuno si tira indietro alle 19:45: il campo è prenotato, il costo non cala, e qualcuno copre il buco. Decidi chi prima che succeda, e scrivilo nella descrizione del gruppo:

1. Chi si ritira prima dell’orario limite (diciamo mezzogiorno dello stesso giorno) non viene contato.
2. Chi si ritira dopo l’orario limite, o semplicemente non si presenta, viene contato come se avesse giocato — la sua quota va a chi ha prenotato.
3. Se la partita salta del tutto, chi ha prenotato viene coperto in parti uguali da tutti quelli che erano iscritti.

Non si tratta di punire nessuno. Si tratta del fatto che chi prenota non deve mai essere quello che ci rimette per impostazione predefinita — una squadra in cui chi prenota è sempre di tasca sua resta presto senza nessuno che prenoti.

Un esempio con i numeri: quattro martedì e un ordine di maglie

Dieci giocatori, un campo da 60 € ogni settimana, Giulia prenota e paga, ogni settimana divisa tra chi ha giocato. A parte, Sara ordina le maglie a 25 € l’una — una per giocatore, due per Marco — quindi la sua fattura è 11 × 25 € = 275 €.

Le quote del campo sommano i 240 € di Giulia (4 × 31 + 2 × 23,50 + 2 × 21 + 2 × 13,50 = 124 + 47 + 42 + 27). Le quote delle maglie sommano i 275 € di Sara. La quota di Giulia è 31 € di campo più 25 € di maglia, quindi le spettano 240 € − 56 € = 184 €; la quota di Sara è gli stessi 56 €, quindi le spettano 275 € − 56 € = 219 €. Gli otto debiti sommano 403 € = 184 € + 219 €.

Saldato nel modo ingenuo — ogni giocatore paga Giulia per il campo e Sara per le maglie — fa sedici trasferimenti. Saldato per saldi ne fa nove: Marco (73,50), Luca (56) e Davide (48,50) pagano a Giulia 178 € in tre; Chiara paga 6 € a Giulia e 32,50 € a Sara; Francesca (56), Elena (46), Amir (46) e Matteo (38,50) pagano a Sara 186,50 €. Tutti pagano una volta sola tranne Chiara, perché nessuna combinazione degli otto debiti cade esattamente su 184 € — come funziona la semplificazione dei debiti spiega perché nove è il minimo qui.

Salda ogni mese, non a ogni partita

Saldare dopo ogni partita è una raffica di trasferimenti da 7,50 € che non piace a nessuno; lasciar correre per una stagione intera significa che i saldi sopravvivono al ricordo di come sono nati. Un mese, o la fine di un blocco di prenotazioni, è il ritmo giusto — abbastanza movimento perché la compensazione faccia un lavoro vero, abbastanza breve perché nessuno si porti dietro 200 € senza accorgersene. Saldare i conti senza imbarazzo spiega come scrivere il promemoria in modo che suoni come routine e non come un sollecito.

È anche qui che una squadra si distingue dal dividere le spese di un team al lavoro. Al lavoro la prima domanda è se dovrebbe pagare l’azienda, con una procedura di rimborso dietro. Qui non c’è un datore di lavoro: ogni costo è davvero condiviso, le presenze cambiano ogni settimana e l’unica procedura è quella che il gruppo decide — ed è per questo che la regola per chi non si presenta e il saldo mensile contano più che in un ufficio.

Dove entra in gioco Donget

Un gruppo per la squadra, con tutti dentro dal link d’invito. La prenotazione di ogni settimana entra come una spesa con Pagato da impostato su chi ha prenotato e la divisione lasciata su In parti uguali, con chi non ha giocato deselezionato, così il costo si divide solo tra chi c’era. L’ordine delle maglie entra una volta sola, Sara come Pagato da, diviso per Importo — il valore di una maglia per ogni giocatore, due per Marco. Le spese della cassa entrano allo stesso modo, con chi tiene la cassa come pagante.

Da lì in poi Saldo di ogni membro è il quaderno: ogni membro vede la propria cifra netta, e chi tiene la cassa vede quanta parte del fondo è davvero sua. A fine mese Salda i conti suggerisce il minor numero di trasferimenti che azzerano il gruppo, e ogni pagamento viene registrato come Trasferimento, così i saldi scendono a zero dove tutti possono vederlo.

Domande frequenti

Il campo va diviso tra tutti o solo tra chi ha giocato?

Funzionano entrambi, purché il gruppo scelga una regola e la tenga. Dividere tra chi ha giocato è più giusto di settimana in settimana, ma lascia scoperto chi prenota nelle sere in cui si è in pochi; la quota fissa è prevedibile, ma i fissi sovvenzionano chi gioca ogni tanto.

Cosa succede se qualcuno non si presenta dopo che il campo è stato prenotato?

Decidi la regola una volta sola, prima che succeda: disdire dopo l’orario limite conta come aver giocato, e quella quota va alla persona che ha prenotato. Senza questa regola chi prenota si accolla il buco in silenzio ogni volta.

Come teniamo trasparente la cassa comune?

Registra ogni versamento in entrata e ogni spesa in uscita dove tutto il gruppo può vederli, con chi tiene la cassa indicato come pagante per ogni spesa. Un saldo corrente per ogni membro sostituisce il quaderno.

Come dividiamo un ordine di maglie se ognuno ne ha prese in numero diverso?

Per importi esatti, non in parti uguali: chi ha ordinato inserisce il totale e a ogni giocatore viene assegnato ciò che ha preso davvero. Le quote tornano a sommare la fattura e non resta niente di non assegnato.

Ogni quanto dovrebbe saldare una squadra o un gruppo di hobby?

Una volta al mese, o alla fine di un blocco di prenotazioni. Saldare a ogni partita è una raffica di piccoli trasferimenti; oltre il mese, i saldi sopravvivono al ricordo di come sono nati.

È diverso dal dividere le spese di un team al lavoro?

Sì. Al lavoro la prima domanda di solito è se dovrebbe pagare l’azienda, con una procedura di rimborso dietro. In una squadra non c’è un datore di lavoro: ogni costo è condiviso tra i membri e l’unica procedura è quella che il gruppo decide.

In sintesi

I soldi della squadra smettono di essere una discussione di sottofondo appena ne separi le tre forme — prenotazioni divise tra chi ha giocato, ordini divisi per quello che ognuno ha preso, una cassa con ogni movimento registrato —, concordi la regola per chi non si presenta prima che serva a qualcuno, e saldi lo stesso giorno di ogni mese.

Scarica Donget gratis e dai alla squadra un solo gruppo dove ogni prenotazione, ogni ordine di maglie e ogni spesa della cassa è registrata e il saldo mensile si riduce a una manciata di trasferimenti.