Cara membagi pengeluaran tim (alternatif Splitwise gratis)

Jumat, pukul 12.40. Makan siang tim masuk ke kartu Anda sendiri, karena kartu kantor tertinggal di laci dua lantai di atas dan antrean kasir terus jalan. Enam rekan kerja. Rp942.000. Satu catatan di kepala bahwa nanti akan Anda beresi.

Sekarang sudah hari Rabu. Anda belum membereskan apa pun. Yang sudah Anda kerjakan adalah menyusun empat versi pesan Slack lalu menghapus semuanya, karena tidak satu pun membuat Anda terdengar seperti orang yang santai soal Rp157.000.

Itulah masalah sesungguhnya dengan pengeluaran tim. Sejak awal memang bukan soal hitungannya.

Kenapa aplikasi yang dibuat untuk teman jadi aneh di kantor

Splitwise, dan hampir semua aplikasi sejenisnya, dirancang di atas satu kontrak sosial tertentu: sekelompok teman yang saling percaya, yang pasti akan bertemu lagi, dan yang menganggap catatan utang berjalan sebagai bagian normal dari pertemanan.

Nyaris tidak ada satu pun dari itu yang selamat begitu bersentuhan dengan kantor.

Tidak ada yang mau jadi penagih utang. Dengan teman, menagih itu bercanda. Dengan rekan kerja yang duduk berhadapan dan posisinya dua tingkat di atas Anda, menagih itu keputusan karier kecil. Kebanyakan orang akhirnya menelan biayanya sendiri — dan begitulah satu orang diam-diam mensubsidi timnya selama setahun.

Yang membayar bergiliran, rasa canggungnya tidak. Di lingkaran teman, siapa pun yang gilirannya membayar dan itu impas dalam sepuluh tahun. Tim tidak punya sepuluh tahun. Yang mereka punya adalah satu kuartal, satu reorganisasi, dan satu acara perpisahan.

Orang keluar dari kantor. Teman yang berutang Rp120.000 kepada Anda akan berutang Rp120.000 selamanya. Rekan kerja yang berutang Rp120.000 mengajukan resign, dan sekarang ada saldo terbuka yang menempel pada seseorang yang akun Slack-nya sudah dinonaktifkan. Aplikasi pembagian untuk konsumen tidak punya jawaban masuk akal untuk ini.

Struk punya pekerjaan kedua. Di antara teman, struk adalah bukti untuk perselisihan yang tak seorang pun mengira akan terjadi. Di kantor, struk mungkin harus bertahan cukup lama untuk dilampirkan ke sebuah klaim. Aplikasi yang memperlakukan fotonya sebagai barang sekali pakai memang cukup untuk piknik dan tidak berguna untuk apa pun yang bisa direimburs.

Semua orang ada di tempat lain. Begitu tim Anda tersebar lintas negara, satu makan siang saja bisa melibatkan dua mata uang dan satu kartu yang diam-diam menambahkan kurs versinya sendiri.

Pertama, pastikan dulu masalah mana yang sebenarnya Anda punya

Kebingungan soal “pengeluaran tim” umumnya berasal dari empat masalah berbeda yang memakai nama yang sama. Keempatnya butuh alat berbeda, dan salah pilih itulah sebabnya orang menyerah dari tiap aplikasi yang mereka coba.

1. Uang kantor yang Anda talangi. Anda membayar makan malam dengan klien dan kantor harus menggantinya. Ini sama sekali bukan masalah pembagian — ini masalah reimbursement. Anda butuh struk dan formulir klaim, dan Anda seharusnya memakai apa pun yang sudah disiapkan tim keuangan, sekalipun tampilannya buruk. Memasukkan ini ke aplikasi pembagian akan menghilangkan struknya dan menciptakan saldo yang tidak akan pernah lunas, karena kantor tidak ada di dalam grup itu.

2. Biaya bersama yang tidak ditanggung kantor. Makan siang tim. Hadiah perpisahan. Kas kopi. Jajan Jumat sore. Tidak ada yang mengklaim ini balik, jadi harus dibagi di antara manusia sungguhan. Ini masalah pembagian yang kebetulan memakai lanyard kantor, dan justru inilah yang diam-diam paling banyak melahirkan rasa mengganjal.

3. Biaya antarorang yang tidak satu perusahaan. Dua pekerja lepas yang berbagi studio. Para pendiri yang membagi biaya langganan sebelum rekening perusahaan ada. Agensi yang berbagi satu booth pameran dengan mitranya. Alat pengeluaran bisnis sungguhan mengasumsikan ada pemberi kerja; di sini belum ada.

4. Kartu satu orang, langganan semua orang. Aplikasi desain, drive bersama, layanan transkripsi — semuanya di kartu pribadi satu pendiri sejak 2023, dengan pengertian samar bahwa suatu saat nanti akan dibereskan.

Kategori 2, 3, dan 4 adalah yang membuat orang mencari “alternatif Splitwise untuk bisnis”. Kategori 1 bukan masalah pembagian, dan tidak ada aplikasi pembagian yang bisa menanganinya dengan baik — termasuk aplikasi kami.

Apa yang dibutuhkan aplikasi pembagian berbentuk tim

Kalau Anda sedang memilih sesuatu untuk kategori 2–4, ini daftar pendek yang benar-benar terasa sehari-hari:

• Tanpa batas berapa pengeluaran yang bisa ditambahkan. Tim mencatat lebih banyak daripada lingkaran teman, dan mencatatnya berbondong-bondong — satu konferensi bisa menghasilkan lima belas entri dalam tiga hari. Aplikasi yang membatasi pengeluaran Anda akan mengecewakan tepat saat Anda paling sibuk. (Lebih lanjut soal itu di apa yang sebenarnya Anda korbankan di paket gratis.)
• Pembagian yang bukan cuma “rata”. Makan siang tim yang dua orangnya ambil paket menu dan satu orang ambil hidangan pembuka bukanlah pembagian rata. Begitu juga hadiah perpisahan yang orangnya justru tidak ikut membayar. Anda butuh kelima cara membagi — rata, jumlah pasti, persentase, bagian, dan item per item.
• Penyimpanan struk yang bukan fitur premium. Foto saja, lalu biarkan aplikasinya menarik totalnya. Kalau pindai struk dikunci di balik langganan, orang tidak akan memakainya, dan akhirnya tidak ada yang ingat Rp942.000 itu untuk apa.
• Banyak mata uang dalam satu grup. Tidak bisa ditawar untuk tim yang tersebar.
• Penyelesaian yang meminimalkan jumlah pembayaran. Enam orang yang masing-masing berutang ke dua orang lain berarti lima belas kemungkinan transfer. Perangkat lunak yang baik mengubahnya jadi empat.
• Gratis untuk semua orang di grup. Ini yang sering luput. Kalau aplikasi Anda menagih per orang, artinya Anda meminta enam rekan kerja masing-masing mengambil keputusan pembelian sebelum Anda bisa dibayar balik untuk makan siang. Anda tidak akan dibayar balik untuk makan siang itu.

Sebuah contoh nyata, karena versi abstraknya tidak berguna

Enam orang. Makan siang Rp942.000. Dinda alergi seafood, jadi dia tidak ikut gurame bakar seharga Rp180.000. Bayu sedang pamit pindah kerja, dan tim sepakat makan siangnya ditraktir.

Pembagian rata — Rp157.000 per orang — salah dua kali lipat, dan semua orang di meja itu bisa merasakan bahwa itu salah, yang justru itulah sebabnya tidak ada yang bersuara.

Ini versi yang benar-benar adil:

1. Catat makanan senilai Rp762.000 sebagai satu pengeluaran, dibagi dengan bagian: lima orang masing-masing satu bagian, Bayu nol. Berarti Rp152.400 untuk masing-masing dari lima orang itu.
2. Catat gurame Rp180.000 sebagai pengeluaran kedua, dibagi rata di antara empat orang yang memakannya. Berarti Rp45.000 per orang.

Dinda membayar Rp152.400. Empat orang yang makan gurame membayar Rp197.400. Bayu tidak membayar apa pun. Prosesnya sekitar empat puluh detik dan tidak ada yang perlu mengucapkan kalimat “aku kan nggak ikut makan guramenya.”

Kalimat kedua itu sebenarnya adalah alasan seluruh kategori produk ini ada. Aplikasi seperti ini ada supaya tidak ada yang harus mengucapkannya keras-keras.

Rekan kerja yang keluar sambil masih berutang

Satu-satunya kasus yang benar-benar tidak terpecahkan. Beberapa cara membatasi kerusakannya:

• Selesaikan di batas-batas alami. Akhir bulan, akhir perjalanan dinas, akhir proyek. Saldo yang hidup lebih lama dari satu kuartal tidak akan dibayar; ia dilupakan, lalu diganjalkan.
• Buat giliran membayar terlihat. Kalau aplikasinya menampilkan saldo berjalan, “kamu kan bayar terakhir kali” berhenti jadi klaim yang harus diperjuangkan seseorang dan berubah jadi fakta di layar.
• Punya aturan perpisahan. Yang paling sederhana: orang yang pamit tidak ikut membayar. Sepakati sekali, dan Anda tidak perlu menegosiasikannya lagi sementara orangnya berdiri di situ.
• Jangan biarkan satu orang mendanai tim. Kalau nama yang sama selalu jadi pembayar, saldo itu bukan saldo — itu pinjaman tanpa bunga yang tidak pernah ia tawarkan.

Di mana posisi Donget

Donget adalah aplikasi pembagian pengeluaran gratis, dan kategori 2, 3, serta 4 persis untuk itulah ia dibuat. Ia tidak akan mengurus klaim reimbursement kantor Anda, dan kami lebih memilih mengatakannya terang-terangan daripada menjual sesuatu yang tidak berfungsi.

Untuk biaya tim bersama, yang Anda dapat:

• Pengeluaran tak terbatas, tanpa batas harian dan tanpa iklan yang menghalangi Anda dari saldo.
• Lima cara membagi, supaya gurame dan hadiah perpisahan sama-sama tertangani dengan benar.
• Pindai struk AI gratis — foto di meja makan, sebelum struknya masuk saku dan ikut tercuci.
• Banyak mata uang dalam satu grup, untuk tim yang tidak berada di satu tempat.
• Penyelesaian yang menghitung pembayaran paling sedikit agar semua orang impas.
• Gratis untuk setiap anggota, jadi tidak ada yang harus membeli apa pun untuk membayar Anda balik.

Detail lebih lanjut ada di halaman kasus penggunaan kantor, dan kalau Anda sedang membanding-bandingkan, ada uraian gamblang Donget vs Splitwise.

Menyiapkannya hari Senin

1. Buat satu Grup per unit nyata — “Tim Desain”, bukan “Makan Siang”. Grup yang mencerminkan sesuatu yang sudah ada akan dipakai; grup yang mencerminkan satu momen akan ditinggalkan.
2. Tambahkan semua orang, termasuk yang “nggak terlalu suka aplikasi”. Satu orang yang bertahan menolak akan mengembalikan semuanya jadi spreadsheet.
3. Sepakati dua aturan keras-keras, sekali saja: siapa yang bayar langsung mencatat, dan kita selesaikan di akhir bulan. Itu seluruh prosesnya.
4. Selesaikan tagihan di Jumat terakhir. Empat transfer, tanpa pesan yang dibuka dengan “maaf ya, nggak enak nih, tapi…”.

Intinya bukan pembukuan yang rapi. Intinya adalah Rp157.000 berhenti jadi sesuatu yang Anda pikirkan di hari Rabu.

Pertanyaan yang sering diajukan

Aplikasi apa yang terbaik untuk membagi pengeluaran tim?

Aplikasi terbaik untuk pengeluaran tim membiarkan semua orang mencatat pengeluaran tanpa batas secara gratis, membagi dengan lebih dari sekadar rata (supaya paket menu dan hadiah perpisahan tertangani dengan benar), menyimpan struk tanpa paywall, menangani banyak mata uang, dan menghitung pembayaran paling sedikit untuk melunasi semuanya. Donget melakukan semua itu gratis untuk setiap anggota grup.

Bisakah Splitwise dipakai untuk bisnis atau tim kerja?

Aplikasi sejenis Splitwise bisa dipakai untuk biaya tim bersama yang tidak diganti kantor — makan siang tim, hadiah perpisahan, kas kopi. Aplikasi itu tidak dirancang untuk pengeluaran kantor yang bisa direimburs, yang tempatnya di proses klaim tim keuangan, bukan di aplikasi pembagian.

Apakah Splitwise gratis untuk tim?

Splitwise punya paket gratis, tapi ada batas berapa pengeluaran yang bisa Anda tambahkan per hari dan pemindaian struk dikunci di balik Pro — merepotkan untuk tim yang mencatat berbondong-bondong saat konferensi. Alternatif gratis tanpa batas harian menghindarkan Anda dari tembok itu.

Bagaimana membagi pengeluaran tim dengan adil di kantor?

Bagi menurut apa yang benar-benar dikonsumsi orang, bukan angka per kepala yang datar: pakai bagian atau jumlah pasti supaya orang yang tidak ikut pesan hidangan mahal atau yang sedang ditraktir membayar jumlah yang tepat. Selesaikan di batas-batas alami (akhir bulan, akhir perjalanan dinas) supaya saldo tidak pernah hidup lebih lama daripada niat baiknya.

Apa bedanya membagi pengeluaran tim dengan klaim reimbursement?

Klaim reimbursement adalah uang yang harus dikembalikan kantor kepada Anda — itu butuh struk dan proses penggantian dari pemberi kerja. Pembagian dipakai untuk biaya yang ditanggung bersama antarorang dan tidak akan ditanggung kantor. Aplikasi pembagian mengurus yang kedua, bukan yang pertama.

Unduh Donget gratis dan turunkan biaya bersama tim Anda dari kartu pribadi Anda.