Splitwise im Büro: wo es bricht und was stattdessen taugt

Freitag, 12:40 Uhr. Du legst das Team-Mittagessen auf deine eigene Karte, weil die Firmenkarte zwei Stockwerke höher in einer Schublade liegt und die Schlange sich bewegt hat. Sechs Kolleginnen und Kollegen. 94,20 €. Eine mentale Notiz: kläre ich später.

Es ist jetzt Mittwoch. Du hast nichts geklärt. Du hast stattdessen vier Slack-Nachrichten geschrieben und wieder gelöscht, weil in keiner davon jemand klang, der bei 15,70 € entspannt ist.

Das ist das eigentliche Problem mit Teamausgaben. Es war nie die Rechnerei.

Warum Apps für Freundeskreise im Büro seltsam werden

Splitwise und die meisten ähnlichen Apps sind um einen bestimmten Gesellschaftsvertrag herum gebaut: eine Gruppe von Freunden, die einander vertrauen, die sich wiedersehen werden, und für die ein laufender Deckel ein normaler Teil der Freundschaft ist.

Fast nichts davon überlebt den Kontakt mit einem Büro.

Niemand will Inkasso spielen. Unter Freunden ist eine Erinnerung ein Spaß. Bei der Kollegin, die dir gegenübersitzt und zwei Ebenen über dir steht, ist eine Erinnerung eine kleine Karriereentscheidung. Die meisten schlucken den Verlust stattdessen — und so subventioniert eine Person still ein Jahr lang das Team.

Wer zahlt, rotiert. Die Peinlichkeit nicht. In einem Freundeskreis ist mal der eine dran und es gleicht sich über zehn Jahre aus. Ein Team hat keine zehn Jahre. Es hat ein Quartal, eine Umstrukturierung und einen Abschiedsumtrunk.

Leute gehen. Ein Freund, der dir 12 € schuldet, schuldet sie dir für immer. Ein Kollege, der dir 12 € schuldet, kündigt — und übrig bleibt ein Saldo, der an jemandem hängt, dessen Slack-Konto deaktiviert ist. Consumer-Apps haben dazu nichts Sinnvolles zu sagen.

Der Beleg hat einen Zweitjob. Unter Freunden ist er der Beweis in einem Streit, den niemand erwartet. Bei der Arbeit muss er manchmal lange genug überleben, um an eine Spesenabrechnung geheftet zu werden. Eine App, die das Foto als Wegwerfartikel behandelt, taugt fürs Picknick und für nichts Erstattungsfähiges.

Alle sind woanders. Sobald das Team über mehrere Länder verteilt ist, kann ein einzelnes Mittagessen zwei Währungen und eine Karte betreffen, die still ihren eigenen Kurs draufgeschlagen hat.

Zuerst: welches Problem habt ihr eigentlich?

Die Verwirrung um „Teamausgaben” entsteht aus vier verschiedenen Problemen, die denselben Namen tragen. Sie brauchen unterschiedliche Werkzeuge, und das falsche zu wählen ist der Grund, warum Leute an jeder App scheitern, die sie ausprobieren.

1. Firmengeld, das du vorgestreckt hast. Du hast das Kundenessen bezahlt und die Firma schuldet dir die Erstattung. Das ist überhaupt kein Aufteilungsproblem, sondern eine Spesenabrechnung. Du brauchst einen Beleg und ein Verfahren, und du solltest nehmen, was die Buchhaltung eingerichtet hat, auch wenn es hässlich ist. Das in eine Kostenteil-App zu packen verliert den Beleg und erzeugt einen Saldo, der nie ausgeglichen wird, weil die Firma nicht in der Gruppe ist.

2. Gemeinsame Kosten, die die Firma nicht übernimmt. Das Team-Mittagessen. Das Abschiedsgeschenk. Die Kaffeekasse. Die Freitagsrunde. Niemand bekommt das erstattet, also muss es zwischen echten Menschen aufgeteilt werden. Das ist ein Aufteilungsproblem mit Firmenausweis — und das, was am meisten stillen Groll erzeugt.

3. Kosten zwischen Leuten, die nicht in derselben Firma sind. Zwei Freiberuflerinnen, die sich ein Studio teilen. Mitgründer, die sich ein Abo teilen, bevor es ein Geschäftskonto gibt. Eine Agentur, die sich einen Messestand mit einem Partner teilt. Echte Spesen-Tools setzen einen Arbeitgeber voraus; den gibt es hier noch nicht.

4. Die Karte einer Person, die Abos aller. Das Design-Tool, das gemeinsame Laufwerk, der Transkriptionsdienst — alles seit 2023 auf der Privatkarte eines Gründers, mit der vagen Vorstellung, dass man das irgendwann regelt.

Kategorie 2, 3 und 4 sind die, für die Leute nach einer „Splitwise-Alternative für Unternehmen” suchen. Kategorie 1 ist kein Aufteilungsproblem, und keine Kostenteil-App wird sie gut lösen — unsere eingeschlossen.

Was eine App fürs Team wirklich können muss

Wenn ihr für Kategorie 2 bis 4 auswählt, ist das die kurze Liste dessen, was im Alltag zählt:

• Keine Obergrenze für Ausgaben. Ein Team trägt mehr ein als ein Freundeskreis, und es tut das schubweise: eine Messe erzeugt fünfzehn Einträge in drei Tagen. Eine App, die eure Ausgaben zählt, lässt euch genau dann im Stich, wenn es voll ist. (Mehr dazu unter worauf du bei einem kostenlosen Tarif verzichtest.)
• Aufteilungen, die nicht nur „gleichmäßig” sind. Das Mittagessen, bei dem zwei das Menü hatten und eine nur eine Vorspeise, ist keine gleichmäßige Aufteilung. Das Abschiedsgeschenk, bei dem die gehende Person nichts zahlt, auch nicht. Ihr braucht alle fünf Wege: gleichmäßig, nach exakten Beträgen, nach Prozent, nach Anteilen und pro Artikel.
• Belegerfassung, die nichts kostet. Foto machen, und die App zieht die Summe heraus. Wenn Belegscannen hinter einem Abo liegt, nutzt es niemand — und dann weiß niemand mehr, wofür die 94,20 € waren.
• Mehrere Währungen in einer Gruppe. Für ein verteiltes Team nicht verhandelbar.
• Ein Ausgleich, der Zahlungen minimiert. Sechs Personen, die jeweils zwei anderen etwas schulden, ergeben fünfzehn mögliche Überweisungen. Gute Software macht vier daraus.
• Kostenlos für alle in der Gruppe. Der Punkt, den man übersieht. Wenn die App pro Person abrechnet, bittest du sechs Kolleginnen, jeweils eine Kaufentscheidung zu treffen, bevor sie dir das Mittagessen zurückzahlen können. Du wirst das Mittagessen nicht zurückbekommen.

Ein Beispiel mit Zahlen, weil die abstrakte Version nichts bringt

Sechs Personen. Das Mittagessen kostet 94,20 €. Priya trinkt nicht und hat die Flasche Wein für 18 € nicht angerührt. Tom geht, und das Team hat beschlossen, dass sein Essen aufs Haus geht.

Die gleichmäßige Aufteilung — 15,70 € pro Kopf — ist gleich doppelt falsch, und alle am Tisch spüren es. Genau deshalb sagt niemand etwas.

Die tatsächlich faire Variante:

1. Trag die 76,20 € Essen als eine Ausgabe ein, aufgeteilt nach Anteilen: fünf Personen mit je einem Anteil, Tom mit null. Macht 15,24 € für die fünf.
2. Trag die 18 € Wein als zweite Ausgabe ein, gleichmäßig auf die vier verteilt, die getrunken haben. Macht 4,50 € pro Person.

Priya zahlt 15,24 €. Die drei anderen zahlen 19,74 €. Tom zahlt nichts. Das hat etwa vierzig Sekunden gedauert, und niemand musste den Satz sagen: „Ich hatte aber keinen Wein.”

Dieser Satz ist ehrlich gesagt der ganze Daseinsgrund dieser Produktkategorie. Diese Apps existieren, damit ihn niemand laut sagen muss.

Der Kollege, der geht und dir Geld schuldet

Der einzige wirklich unlösbare Fall. Ein paar Maßnahmen zur Schadensbegrenzung:

• Gleicht an natürlichen Grenzen aus. Monatsende, Ende einer Dienstreise, Projektende. Ein Saldo, der länger als ein Quartal lebt, wird nicht bezahlt: er wird vergessen und danach nachgetragen.
• Macht die Rotation sichtbar. Wenn die App einen laufenden Saldo zeigt, hört „du hast letztes Mal bezahlt” auf, eine Behauptung zu sein, die jemand aufstellen muss, und wird eine Tatsache auf einem Bildschirm.
• Habt eine Abschiedsregel. Die einfachste: Wer geht, zahlt nicht. Einmal festlegen, und ihr müsst das nie wieder verhandeln, während jemand danebensteht.
• Lasst nicht eine Person das Team finanzieren. Wenn immer derselbe Name zahlt, ist das kein Saldo — es ist ein zinsloser Kredit, den diese Person nicht angeboten hat.

Wo Donget hineinpasst

Donget ist eine kostenlose App zum Aufteilen von Kosten, und Kategorie 2, 3 und 4 sind genau ihr Feld. Sie wird eure Spesenabrechnung nicht einreichen, und das sagen wir lieber, als euch etwas zu verkaufen, das nicht funktioniert.

Für gemeinsame Teamkosten bekommt ihr:

• Unbegrenzt viele Ausgaben, ohne Tageslimit und ohne Werbung zwischen euch und den Salden.
• Fünf Arten aufzuteilen, damit Wein und Abschiedsgeschenk beide sauber abgebildet sind.
• Kostenloses KI-Belegscannen — am Tisch fotografieren, bevor der Beleg in einer Hosentasche und dann in der Waschmaschine landet.
• Mehrere Währungen in einer Gruppe, für Teams, die nicht an einem Ort sitzen.
• Ein Ausgleich, der die geringste Zahl an Zahlungen berechnet, damit alle bei null sind.
• Kostenlos für jedes Mitglied, damit niemand etwas kaufen muss, um dir Geld zurückzugeben.

Mehr auf der Seite fürs Büro, und wenn ihr noch vergleicht, ein unverblümtes Donget gegen Splitwise.

Am Montag aufsetzen

1. Eine Gruppe pro realer Einheit — „Team Design”, nicht „Mittagessen”. Gruppen, die einer bereits existierenden Sache entsprechen, werden benutzt; Gruppen, die einem Anlass entsprechen, werden aufgegeben.
2. Nehmt alle mit rein, auch die Person, die „nicht so der App-Typ” ist. Eine Verweigerin, und ihr seid wieder in einer Tabelle.
3. Sprecht zwei Regeln einmal laut aus: Wer zahlt, trägt sofort ein, und wir gleichen zum Monatsende aus. Das ist der ganze Prozess.
4. Gleicht am letzten Freitag aus. Vier Überweisungen, und keine Nachricht, die mit „sorry, dass ich nerve, aber…” anfängt.

Es geht nicht um ordentliche Konten. Es geht darum, dass 15,70 € aufhören, etwas zu sein, woran du mittwochs denkst.

Lade Donget kostenlos herunter und hol die gemeinsamen Kosten deines Teams von deiner Privatkarte.