Partager des dépenses dans un tableur (modèle gratuit) — et là où il cesse de fonctionner

Quelqu’un dans la colocation lance : « On n’a qu’à tout mettre dans un tableur. » L’instinct est raisonnable : tout le monde sait se servir d’un tableur, personne n’a rien à installer, et les dépenses sont simples — loyer, box internet, courses, la petite chose que l’un avance pour l’autre. La question est de savoir à quoi doit ressembler la feuille pour qu’au troisième mois, avec quarante lignes, elle dise encore la vérité quand quelqu’un demande qui doit quoi.

La réponse est un petit livre de comptes en trois onglets et deux formules. Vous pouvez télécharger le modèle ou le construire à la main en cinq minutes. Et la réponse honnête à « est-ce que ça marche ? » est la suivante : un tableur fonctionne bien pour deux ou trois personnes qui partagent presque tout à parts égales, et il casse à trois endroits prévisibles — les partages inégaux, une deuxième devise, et le moment où une seule personne le met encore à jour.

Une ligne par dépense : le modèle du livre de comptes

L’erreur de la plupart des feuilles maison est de suivre des soldes — une colonne par personne, saisie à la main, ajustée après chaque achat. Au bout d’un mois, plus personne ne s’y fie, parce que personne ne peut voir d’où sort un chiffre.

Le modèle qui tient est un livre de comptes : chaque dépense est une ligne qui consigne trois faits — qui a payé, combien et pour qui. Les soldes ne sont jamais saisis ; ils sont dérivés des lignes par formule, de sorte que n’importe quel chiffre remonte aux lignes qui l’ont produit, et qu’une entrée contestée se corrige en rectifiant une seule ligne.

C’est aussi ainsi que toute application de partage de dépenses stocke vos données. Le tableur, c’est la même idée sans le confort.

Les trois onglets

Le modèle a trois onglets. Si vous le construisez vous-même, créez-les dans cet ordre. Les noms d’onglets et les en-têtes sont en anglais dans le modèle, pour qu’un seul fichier serve dans toutes les langues — l’équivalent français figure ici entre parenthèses, et les formules plus bas reprennent les noms d’onglets anglais.

1. People (personnes). Colonne A, un prénom par ligne, sous un en-tête. Tout le reste renvoie à cette liste : écrivez chaque prénom toujours de la même façon et gardez-le court.

2. Expenses (dépenses). Cinq colonnes : Date (date), Description (description), Paid by (payé par), Amount (montant), Split among (partagé entre). « Payé par » est un prénom de l’onglet People. « Partagé entre » est soit le mot all (tous), soit une liste de prénoms séparés par des virgules — Bastien pour quelque chose que seul Bastien doit, Anne, Camille pour quelque chose que deux personnes partagent. Une ligne par dépense, la plus ancienne en haut ; personne ne modifie une ligne, sauf pour corriger une erreur.

3. Balances (soldes). Une ligne par personne avec trois nombres : Payé (ce qu’elle a avancé), Doit (sa part de tout) et Solde (payé moins doit), plus une ligne de contrôle qui prouve que les soldes font zéro au total. S’ils ne font pas zéro, un prénom est mal orthographié quelque part.

Les formules

Deux colonnes auxiliaires sur l’onglet Expenses font le travail. En colonne F, le nombre de personnes dans le partage :

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Pour all, elle compte l’onglet People ; sinon, elle compte les virgules et ajoute un. En colonne G, la part par personne : =D2/F2. Recopiez les deux vers le bas.

Sur l’onglet Balances, avec le prénom de la personne en A2 :

• Payé : =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) — chaque montant dont elle était la payeuse.
• Doit : =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) — sa part de chaque ligne all, plus sa part de chaque ligne qui la nomme.
• Solde : =B2-C2. Positif : le groupe lui doit de l’argent ; négatif : elle en doit au groupe.

Une réserve : le caractère générique trouve un prénom à l’intérieur d’un prénom plus long, donc « Anne » correspond aussi à « Marianne ». Gardez des prénoms bien distincts, ou ajoutez les noms de famille. Toutes les formules ici sont de simples SUMIF, COUNTA, LEN et SUBSTITUTE, le fichier se comporte donc de la même façon dans Google Sheets, Excel et LibreOffice. Un Excel en français affiche les mêmes formules sous la forme SOMME.SI, NBVAL, NBCAR et SUBSTITUE, avec des points-virgules au lieu des virgules entre les arguments — le logiciel fait la traduction tout seul à l’ouverture.

Un exemple chiffré : une colocation à trois

Anne, Bastien et Camille partagent un appartement à Lyon. Un mois, l’onglet Expenses compte quatre lignes :

La dernière ligne est la plus intéressante. Anne a payé chez le réparateur parce que la carte de Bastien a été refusée ; c’est un prêt, pas une dépense commune, donc le partage est Bastien seul. Aucun cas particulier nécessaire.

Les parts : les trois lignes all donnent à chacun 500 + 15 + 40 = 555 €, et Bastien porte en plus les 60 € de réparation, sa part est donc de 615 €. Payé : Anne 1 560 € (loyer plus réparation), Bastien 45 €, Camille 120 €. L’onglet Balances affiche :

Les deux totaux font 1 725 € et les soldes s’annulent, la feuille est donc cohérente. Pour régler : Bastien verse 570 € à Anne et Camille verse 435 € à Anne. Anne reçoit 1 005 €, exactement son solde. Deux virements, tout le monde à zéro.

Enregistrer un remboursement, et régler les comptes à la main

Quand Bastien verse les 570 € à Anne, ne supprimez rien. Ajoutez une ligne : « Bastien règle », payée par Bastien, montant 570, partagée entre Anne. Le « Payé » de Bastien monte de 570, le « Doit » d’Anne monte de 570, et les deux soldes atterrissent là où ils doivent — Bastien à zéro, Anne à +435. Un remboursement n’est qu’une dépense dont la seule bénéficiaire est la personne payée.

Ce que la feuille ne fera pas, c’est vous dire qui doit payer qui. À trois, vous le lisez dans la colonne « Solde ». À six, avec un mélange de positifs et de négatifs, c’est un petit casse-tête : les soldes négatifs paient les soldes positifs, en le moins de paiements possible. Comment fonctionne la simplification des dettes explique l’appariement ; dans un tableur, vous le faites sur papier.

Là où le tableur cesse de fonctionner

Trois choses poussent une colocation, un voyage ou un groupe d’amis au-delà de ce que le modèle peut porter.

1. Les partages inégaux. Le modèle partage chaque ligne à parts égales entre les personnes nommées. Dès qu’une ligne devient « Anne paie 40 % parce que sa chambre est plus grande », ou qu’une addition au restaurant arrive où Camille n’a pris qu’un plat, la formule ne convient plus. Vous pouvez tricher — une ligne par part — mais chaque contournement est une chose de plus qu’un colocataire doit retenir au troisième mois. Il existe cinq façons de partager une dépense, et le tableur n’en fait qu’une.

2. Une deuxième devise. Un week-end à Londres ajoute une ligne dans une autre devise, et la colonne « Montant » additionne en silence des euros et des livres. Vous pouvez ajouter une colonne de taux et une colonne de montant converti, et désormais chaque ligne exige un taux saisi à la main. Cela survit à un voyage, pas à un groupe dont les membres vivent dans des pays différents. Partager des dépenses en plusieurs devises détaille ce dont un tel groupe a besoin.

3. Un seul propriétaire. C’est celui qui achève la plupart des feuilles. Un tableur partagé est techniquement modifiable par tous, mais en pratique une personne en est propriétaire et les autres postent leurs tickets dans la conversation de groupe pour que cette personne les saisisse. Quand elle est débordée pendant deux semaines, le livre de comptes a deux semaines de retard et personne ne peut vérifier son propre solde au magasin. Le problème n’est pas le logiciel : mettre un tableur à jour est une corvée, saisir une dépense sur le moment n’en est pas une.

Quand le tableur est le bon outil

Soyons justes envers l’autre camp. Deux personnes qui partagent un loyer et quelques factures, ou trois colocataires qui divisent presque tout à parts égales, sont bien servis par le modèle. Il est gratuit, visible de tous, et il s’ouvrira encore dans dix ans. Si vos dépenses ressemblent à l’exemple chiffré, vous n’aurez peut-être jamais besoin d’autre chose. Le but de garder la trace de qui vous doit de l’argent est un registre partagé auquel les deux parties font confiance, et une feuille bien construite en est un. Pour le loyer, les charges et les courses, partager loyer et charges en colocation décrit les conventions qui gardent les lignes simples.

Passez à autre chose quand vous vous surprenez à ajouter des colonnes auxiliaires, à convertir des devises ou à rappeler à quelqu’un de mettre la feuille à jour.

Là où Donget entre en jeu

Donget stocke le même livre de comptes que le modèle — chaque dépense a un Payé par, un montant et les personnes entre lesquelles elle est partagée, et l’onglet Soldes dérive chaque chiffre de ces lignes. La différence tient aux trois points de rupture ci-dessus. Une ligne peut être partagée en mode Égal, par Montant, par Pourcentage, par Multiplicateur (parts) ou article par article via Articles et coûts, si bien que les cas inégaux sont un appui plutôt qu’un contournement. Chaque groupe a un réglage Devise, et une dépense peut être saisie dans une autre devise. Et comme chacun ajoute ses dépenses depuis son propre téléphone et que le groupe se synchronise en temps réel, il n’y a plus de propriétaire à attendre — Solde de chaque membre montre les mêmes chiffres à tout le monde, et Régler les comptes propose le plus petit nombre de virements qui remet le groupe à zéro, la partie que vous faisiez sur papier.

On rejoint le groupe par un Lien d’invitation. Pour la colocation de l’exemple, l’un ou l’autre outil fait l’affaire ; pour un voyage à six dans un chalet partagé, le tableur est l’endroit où commencent les disputes. Pour choisir en connaissance de cause, les applications de partage de dépenses comparées expose ce que fait chaque application gratuite et où chacune, Donget comprise, montre ses limites.

Questions fréquentes

Le modèle fonctionne-t-il dans Google Sheets et dans Excel ?

Oui. Il n’utilise que SUMIF, COUNTA, LEN et SUBSTITUTE, qui se comportent de la même façon dans Google Sheets, Excel et LibreOffice Calc. Ouvrez le fichier .xlsx dans Excel, ou importez-le dans Google Drive et ouvrez-le avec Sheets.

Comment ajouter une dépense que seules certaines personnes partagent ?

Saisissez les prénoms, séparés par des virgules, dans la colonne « Partagé entre » (Split among) à la place de all — par exemple Anne, Camille. La part est le montant divisé par le nombre de prénoms indiqués, et seules les cases « Doit » de ces personnes changent.

Le tableur peut-il partager une dépense de façon inégale ?

Pas directement : chaque ligne est partagée à parts égales entre les personnes nommées. Le contournement est une ligne par part avec le même payeur — 40 € partagés entre Anne, 60 € partagés entre Bastien. Ponctuellement, cela passe ; si la plupart de vos dépenses sont inégales, passez à un outil qui gère les pourcentages et les articles.

Comment enregistrer un remboursement ?

Sous forme de ligne : payée par la personne qui rembourse, le montant, et la personne remboursée comme seul prénom dans « Partagé entre ». Les deux soldes bougent et l’historique reste complet. Ne supprimez ni ne modifiez jamais une ancienne ligne pour refléter un paiement.

Comment savoir qui paie qui ?

Lisez la colonne « Solde ». Les soldes négatifs paient les soldes positifs jusqu’à ce que tout le monde soit à zéro ; à trois c’est évident, à six cela prend quelques minutes sur papier. Le tableur ne proposera pas les virements.

Un tableur suffit-il pour une colocation ?

Pour deux ou trois personnes qui partagent presque tout à parts égales dans une seule devise, oui, tant que quelqu’un le tient à jour. Il ne suffit plus quand les partages deviennent inégaux, qu’une deuxième devise apparaît ou qu’une seule personne saisit encore les dépenses.

En résumé

Un tableur qui consigne qui a payé, combien et pour qui — et qui dérive les soldes au lieu de les saisir — est un très bon moyen, pour deux ou trois personnes, de partager des dépenses à parts égales, et le modèle vous donne cela en un téléchargement. Guettez les trois signes qu’il n’est plus à la hauteur : des partages inégaux, une deuxième devise, et une seule personne qui saisit tout.

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