Ausgaben in einer Tabelle aufteilen (kostenlose Vorlage) – und wo die Tabelle aufhört zu funktionieren

Irgendwer in der WG sagt: „Lass uns das einfach in eine Tabelle schreiben.“ Der Gedanke ist vernünftig: Jeder weiß, wie eine Tabelle funktioniert, niemand muss etwas installieren, und die Kosten sind überschaubar – Miete, Internet, Lebensmittel, ab und zu etwas, das einer für den anderen auslegt. Die Frage ist nur, wie die Tabelle aussehen muss, damit sie im dritten Monat, bei vierzig Zeilen, immer noch die Wahrheit sagt, wenn jemand fragt, wer wem was schuldet.

Die Antwort ist ein kleines Kontobuch mit drei Blättern und zwei Formeln. Du kannst die Vorlage herunterladen oder sie in fünf Minuten selbst bauen. Und die ehrliche Antwort auf „funktioniert das?“ lautet: Eine Tabelle funktioniert gut für zwei oder drei Personen, die überwiegend gleichmäßig teilen – und sie bricht an drei vorhersehbaren Stellen: bei ungleichen Aufteilungen, bei einer zweiten Währung und in dem Moment, in dem nur noch eine Person sie pflegt.

Eine Zeile pro Ausgabe: das Kontobuch-Prinzip

Der Fehler der meisten selbstgebauten Tabellen ist, dass sie Salden führen – eine Spalte pro Person, von Hand getippt, nach jedem Einkauf angepasst. Nach einem Monat traut ihr niemand mehr, weil niemand nachvollziehen kann, wie eine Zahl zustande kam.

Das Modell, das hält, ist ein Kontobuch: Jede Ausgabe ist eine Zeile mit drei Angaben – wer bezahlt hat, wie viel und für wen. Salden werden nie getippt; sie werden per Formel aus den Zeilen abgeleitet. So lässt sich jede Zahl bis zu den Zeilen zurückverfolgen, die sie erzeugt haben, und ein strittiger Eintrag wird durch das Korrigieren einer einzigen Zeile behoben.

Genau so speichert auch jede App zum Aufteilen von Ausgaben deine Daten. Die Tabelle ist dieselbe Idee ohne den Komfort.

Die drei Blätter

Die Vorlage hat drei Tabellenblätter. Wenn du sie selbst baust, leg sie in dieser Reihenfolge an. Blattnamen und Spaltenköpfe sind in der Vorlage auf Englisch, damit eine Datei für alle Sprachen reicht – die deutschen Begriffe stehen hier in Klammern; die Formeln unten beziehen sich auf die englischen Blattnamen.

1. People (Personen). Spalte A, ein Name pro Zeile, unter einer Überschrift. Alles andere verweist auf diese Liste, also schreib jeden Namen immer gleich und halte ihn kurz.

2. Expenses (Ausgaben). Fünf Spalten: Date (Datum), Description (Beschreibung), Paid by (bezahlt von), Amount (Betrag), Split among (aufgeteilt auf). „Bezahlt von“ ist ein Name aus dem Blatt People. „Aufgeteilt auf“ ist entweder das Wort all (alle) oder eine durch Kommas getrennte Namensliste – Ben für etwas, das nur Ben schuldet, Anna, Cem für etwas, das sich zwei Personen teilen. Eine Zeile pro Ausgabe, die älteste oben; niemand ändert eine Zeile, außer um einen Fehler zu korrigieren.

3. Balances (Salden). Eine Zeile pro Person mit drei Zahlen: Bezahlt (was sie eingezahlt hat), Schuldet (ihr Anteil an allem) und Saldo (bezahlt minus schuldet), plus eine Kontrollzeile, die zeigt, dass die Salden zusammen null ergeben. Tun sie das nicht, ist irgendwo ein Name falsch geschrieben.

Die Formeln

Zwei Hilfsspalten auf dem Blatt Expenses machen die Arbeit. In Spalte F steht die Zahl der Personen in der Aufteilung:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Bei all zählt sie das Blatt People; sonst zählt sie die Kommas und addiert eins. In Spalte G steht der Anteil pro Person: =D2/F2. Beide nach unten ausfüllen.

Auf dem Blatt Balances, mit dem Namen der Person in A2:

• Bezahlt: =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) – jeder Betrag, bei dem sie bezahlt hat.
• Schuldet: =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) – ihr Anteil an jeder all-Zeile plus ihr Anteil an jeder Zeile, die sie namentlich nennt.
• Saldo: =B2-C2. Positiv heißt: Die Gruppe schuldet ihr etwas; negativ heißt: Sie schuldet der Gruppe etwas.

Ein Vorbehalt: Der Platzhalter findet einen Namen auch innerhalb eines längeren, „Anna“ trifft also auch „Johanna“. Halte die Namen unterscheidbar oder ergänze Nachnamen. Alle Formeln hier sind schlichtes SUMIF, COUNTA, LEN und SUBSTITUTE, die Datei verhält sich also in Google Sheets, Excel und LibreOffice gleich. Ein deutsch eingestelltes Excel zeigt dieselben Formeln als SUMMEWENN, ANZAHL2, LÄNGE und WECHSELN an, mit Semikolons statt Kommas zwischen den Argumenten – das übersetzt das Programm beim Öffnen selbst.

Ein durchgerechnetes Beispiel: eine Dreier-WG

Anna, Ben und Cem teilen sich eine Wohnung in Leipzig. In einem Monat hat das Blatt Expenses vier Zeilen:

Die letzte Zeile ist die interessante. Anna hat in der Fahrradwerkstatt bezahlt, weil Bens Karte abgelehnt wurde; das ist ein Darlehen, keine gemeinsame Ausgabe, also lautet die Aufteilung nur Ben. Kein Sonderfall nötig.

Anteile: Die drei all-Zeilen ergeben für jede Person 500 + 15 + 40 = 555 €, und Ben trägt zusätzlich die 60 € Reparatur, sein Anteil ist also 615 €. Bezahlt: Anna 1.560 € (Miete plus Reparatur), Ben 45 €, Cem 120 €. Das Blatt Balances zeigt:

Beide Summen sind 1.725 €, und die Salden ergeben zusammen null – die Tabelle ist stimmig. Zum Ausgleichen: Ben zahlt Anna 570 € und Cem zahlt Anna 435 €. Anna bekommt 1.005 €, genau ihren Saldo. Zwei Überweisungen, alle bei null.

Eine Rückzahlung erfassen und von Hand ausgleichen

Wenn Ben Anna die 570 € überweist, lösch nichts. Füge eine Zeile hinzu: „Ben gleicht aus“, bezahlt von Ben, Betrag 570, aufgeteilt auf Anna. Bens „Bezahlt“ steigt um 570, Annas „Schuldet“ steigt um 570, und beide Salden landen, wo sie hingehören – Ben bei null, Anna bei +435. Eine Rückzahlung ist einfach eine Ausgabe, deren einzige Begünstigte die Person ist, die das Geld bekommt.

Was die Tabelle nicht tut: dir sagen, wer wem zahlen soll. Bei drei Personen liest du es aus der Spalte „Saldo“ ab. Bei sechs und einer Mischung aus Plus und Minus wird es ein kleines Rätsel: Negative Salden zahlen an positive, mit so wenigen Zahlungen wie möglich. Wie Schuldenvereinfachung funktioniert erklärt die Zuordnung; in einer Tabelle machst du sie auf Papier.

Wo die Tabelle aufhört zu funktionieren

Drei Dinge treiben eine WG, eine Reise oder einen Freundeskreis über das hinaus, was die Vorlage tragen kann.

1. Ungleiche Aufteilungen. Die Vorlage teilt jede Zeile gleichmäßig auf die genannten Personen. Sobald eine Zeile heißt „Anna zahlt 40 %, weil ihr Zimmer größer ist“ oder eine Restaurantrechnung kommt, bei der Cem nur ein Hauptgericht hatte, passt die Formel nicht mehr. Du kannst es umgehen – eine Zeile pro Anteil –, aber jeder Umweg ist eine Sache mehr, an die sich eine Mitbewohnerin im dritten Monat erinnern muss. Es gibt fünf Wege, eine Ausgabe aufzuteilen, und die Tabelle beherrscht einen davon.

2. Eine zweite Währung. Ein Wochenende in Prag bringt eine Zeile in einer anderen Währung, und die Spalte „Betrag“ addiert stillschweigend Euro zu Kronen. Du kannst eine Kursspalte und eine Spalte mit dem umgerechneten Betrag anlegen – und jetzt braucht jede Zeile einen von Hand eingetippten Kurs. Das übersteht eine Reise, aber keine Gruppe, deren Mitglieder in verschiedenen Ländern leben. Rechnungen in Fremdwährungen aufteilen beschreibt, was so eine Gruppe braucht.

3. Eine einzige Person pflegt sie. Daran scheitern die meisten Tabellen. Eine geteilte Tabelle kann technisch jeder bearbeiten, aber in der Praxis gehört sie einer Person, und die anderen posten Belege im Gruppenchat, damit diese Person sie eintippt. Hat sie zwei Wochen keine Zeit, ist das Kontobuch zwei Wochen falsch, und niemand kann im Laden nachsehen, wie er steht. Das Problem ist nicht die Software: Eine Tabelle zu pflegen ist eine Pflicht, eine Ausgabe im Moment zu erfassen nicht.

Wann eine Tabelle das richtige Werkzeug ist

Sei fair zur anderen Seite. Zwei Personen, die sich Miete und ein paar Rechnungen teilen, oder drei Mitbewohner, die fast alles gleichmäßig aufteilen, sind mit der Vorlage gut bedient. Sie ist kostenlos, für alle sichtbar, und sie lässt sich auch in zehn Jahren noch öffnen. Sehen eure Kosten aus wie im Beispiel oben, brauchst du vielleicht nie etwas anderes. Der Sinn davon, den Überblick zu behalten, wer dir Geld schuldet, ist eine gemeinsame Aufzeichnung, der beide Seiten vertrauen – und eine gut gebaute Tabelle ist genau das. Für Miete, Nebenkosten und Lebensmittel zeigt Miete und Nebenkosten in der WG aufteilen die Absprachen, die die Zeilen einfach halten.

Wechsle, wenn du merkst, dass du Hilfsspalten anlegst, Währungen umrechnest oder eine Person daran erinnerst, die Tabelle zu pflegen.

Wo Donget ins Spiel kommt

Donget speichert dasselbe Kontobuch wie die Vorlage – jede Ausgabe hat ein Bezahlt von, einen Betrag und die Personen, auf die sie aufgeteilt ist, und der Tab Salden leitet jede Zahl aus diesen Zeilen ab. Der Unterschied liegt in den drei Bruchstellen oben. Eine Zeile lässt sich Gleichmäßig, nach Betrag, nach Prozent, nach Multiplikator (Anteilen) oder Artikel für Artikel über Artikel und Kosten aufteilen – die ungleichen Fälle sind ein Tippen statt eines Umwegs. Jede Gruppe hat eine Einstellung Währung, und eine Ausgabe kann in einer anderen Währung erfasst werden. Und weil jede Person Ausgaben vom eigenen Handy einträgt und die Gruppe in Echtzeit synchronisiert, gibt es niemanden, auf den man warten muss – Salden aller Mitglieder zeigt allen dieselben Zahlen, und Begleichen schlägt die wenigsten Überweisungen vor, die die Gruppe auf null bringen, also den Teil, den du bisher auf Papier gemacht hast.

Beitreten lässt sich über einen Einladungslink. Für die WG aus dem Beispiel erledigt jedes der beiden Werkzeuge den Job; bei einer Sechsergruppe mit gemeinsamer Hütte ist die Tabelle der Ort, an dem der Streit beginnt. Wer bewusst wählen will: Apps zum Aufteilen von Ausgaben im Vergleich zeigt, was jede kostenlose App kann und wo jede – Donget eingeschlossen – Lücken hat.

Häufige Fragen

Funktioniert die Vorlage in Google Sheets und in Excel?

Ja. Sie verwendet nur SUMIF, COUNTA, LEN und SUBSTITUTE, die sich in Google Sheets, Excel und LibreOffice Calc gleich verhalten. Öffne die .xlsx-Datei in Excel oder lade sie in Google Drive hoch und öffne sie mit Sheets.

Wie trage ich eine Ausgabe ein, die nur einige Personen betrifft?

Schreib statt all die Namen, durch Kommas getrennt, in die Spalte „Aufgeteilt auf“ (Split among) – zum Beispiel Anna, Cem. Der Anteil ist der Betrag geteilt durch die Zahl der genannten Namen, und nur bei diesen Personen ändert sich der Wert in „Schuldet“.

Kann die Tabelle eine Ausgabe ungleich aufteilen?

Nicht direkt: Jede Zeile wird gleichmäßig auf die genannten Personen verteilt. Der Umweg ist eine Zeile pro Anteil mit derselben zahlenden Person – 40 € aufgeteilt auf Anna, 60 € aufgeteilt auf Ben. Gelegentlich in Ordnung; sind die meisten Ausgaben ungleich, wechsle zu einem Werkzeug mit Prozent- und Artikelaufteilung.

Wie erfasse ich eine Rückzahlung?

Als Zeile: bezahlt von der Person, die zurückzahlt, der Betrag, und die Person, die das Geld bekommt, als einziger Name in „Aufgeteilt auf“. Beide Salden bewegen sich, und die Historie bleibt vollständig. Lösche oder ändere nie eine alte Zeile, um eine Zahlung abzubilden.

Wie finden wir heraus, wer wem zahlt?

Lies die Spalte „Saldo“. Negative Salden zahlen an positive, bis alle bei null stehen; bei drei Personen sieht man es sofort, bei sechs dauert es ein paar Minuten auf Papier. Die Tabelle schlägt die Überweisungen nicht vor.

Reicht eine Tabelle für eine WG?

Für zwei oder drei Personen, die überwiegend gleichmäßig und in einer Währung teilen, ja – solange jemand sie pflegt. Sie reicht nicht mehr, sobald Aufteilungen ungleich werden, eine zweite Währung auftaucht oder nur noch eine Person Ausgaben einträgt.

Unterm Strich

Eine Tabelle, die festhält, wer bezahlt hat, wie viel und für wen – und die Salden ableitet, statt sie zu tippen –, ist für zwei oder drei Personen mit gleichmäßig geteilten Kosten völlig ausreichend, und die Vorlage liefert dir genau das mit einem Download. Achte auf die drei Zeichen, dass sie der Aufgabe entwachsen ist: ungleiche Aufteilungen, eine zweite Währung und eine Person, die alles allein eintippt.

Lade Donget kostenlos herunter und führe dasselbe Kontobuch auf jedem Handy – mit den ungleichen Aufteilungen, den Währungen und dem Ausgleich, die für dich ausgerechnet werden.