Как делить расходы в таблице (бесплатный шаблон) — и где она перестаёт работать

Кто-то в квартире говорит: «Давайте просто заведём таблицу». Желание разумное: все умеют пользоваться таблицами, ничего не надо устанавливать, а расходы простые — аренда, интернет, продукты, изредка что-то, что один оплатил за другого. Вопрос в том, как должна выглядеть таблица, чтобы на третий месяц, при сорока строках, она всё ещё говорила правду, когда кто-то спросит, кто кому сколько должен.

Ответ — маленькая бухгалтерская книга из трёх листов и двух формул. Можно скачать шаблон или собрать его руками за пять минут. А честный ответ на вопрос «будет ли она работать» такой: таблица хорошо служит двум-трём людям, которые делят расходы в основном поровну, и ломается в трёх предсказуемых точках — неравные доли, вторая валюта и момент, когда обновлять её продолжает только один человек.

Одна строка на расход: модель бухгалтерской книги

Ошибка большинства самодельных таблиц в том, что они ведут балансы — по столбцу на человека, числа вбиты вручную и поправляются после каждой покупки. Через месяц ей никто не верит, потому что никто не видит, откуда взялось то или иное число.

Модель, которая держится, — это книга записей: каждый расход — одна строка с тремя фактами: кто заплатил, сколько и за кого. Балансы никогда не вводятся руками; они выводятся из строк формулами, так что любое число прослеживается до строк, которые его породили, а спорная запись исправляется правкой одной строки.

Ровно так хранит ваши данные любое приложение для разделения расходов. Таблица — та же идея, только без удобств.

Три листа

В шаблоне три вкладки; названия листов и столбцов в нём английские, чтобы один и тот же файл подходил всем. Если собираете сами, делайте их в этом порядке.

1. People (люди). Столбец A, по одному имени в строке под заголовком. Всё остальное ссылается на этот список, поэтому пишите каждое имя одним способом и покороче.

2. Expenses (расходы). Пять столбцов: Date (дата), Description (описание), Paid by (кто оплатил), Amount (сумма), Split among (между кем делится). «Paid by» — одно имя из листа People. «Split among» — либо all, либо список имён через обычную запятую (,): Борис — для того, что должен только Борис, Аня, Кирилл — для того, что делят двое. Одна строка на расход, старые сверху; никто не правит строку, кроме как для исправления ошибки.

3. Balances (балансы). По строке на человека с тремя числами: Paid (сколько внёс), Owes (его доля во всём) и Net (внесённое минус доля), плюс контрольная строка, подтверждающая, что балансы в сумме дают ноль. Если не дают — где-то опечатка в имени.

Формулы

Два вспомогательных столбца на листе Expenses делают всю работу. В столбце F — число людей в делении:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Для all формула считает лист People; иначе считает запятые и прибавляет единицу. В столбце G — доля на человека: =D2/F2. Протяните обе вниз.

На листе Balances, когда имя человека стоит в A2:

• Paid: =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) — каждая сумма, где он был плательщиком.
• Owes: =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) — его доля в каждой строке all плюс его доля в каждой строке, где он назван.
• Net: =B2-C2. Плюс означает, что группа должна ему; минус — что он должен группе.

Одна оговорка: звёздочки находят имя и внутри более длинного, так что «Аня» совпадёт и с «Таня». Держите имена различимыми или добавьте фамилии. Все формулы здесь — обычные SUMIF, COUNTA, LEN и SUBSTITUTE, поэтому файл одинаково ведёт себя в Google Таблицах, Excel и LibreOffice; русский Excel сам покажет их как СУММЕСЛИ, СЧЁТЗ, ДЛСТР и ПОДСТАВИТЬ.

Разобранный пример: трое в квартире

Аня, Борис и Кирилл снимают квартиру втроём. За один месяц на листе Expenses четыре строки:

Последняя строка — самая интересная. Аня заплатила в веломастерской, потому что карту Бориса отклонили; это заём, а не общий расход, поэтому делится только на Бориса. Никакого особого случая не нужно.

Доли: три строки all дают каждому 15 000 + 450 + 1 200 = 16 650 ₽, а Борис несёт ещё 1 800 ₽ за ремонт, так что его доля — 18 450 ₽. Внесено: Аня 46 800 ₽ (аренда плюс ремонт), Борис 1 350 ₽, Кирилл 3 600 ₽. Лист Balances выглядит так:

Оба итога — 51 750 ₽, балансы в сумме дают ноль, значит, таблица согласована. Чтобы рассчитаться: Борис переводит Ане 17 100 ₽, Кирилл переводит Ане 13 050 ₽. Аня получает 30 150 ₽ — ровно свой баланс. Два перевода, все в нуле.

Запись возврата и расчёт вручную

Когда Борис переведёт Ане 17 100 ₽, ничего не удаляйте. Добавьте строку: «Борис рассчитывается», платит Борис, сумма 17 100, делится на Аня. Paid у Бориса вырастет на 17 100, Owes у Ани вырастет на 17 100, и оба баланса встанут куда надо — Борис в ноль, Аня на +13 050. Возврат долга — это просто расход, единственный получатель которого — тот, кому платят.

Чего таблица не сделает — не скажет, кто кому должен платить. С тремя людьми вы читаете это из столбца Net. С шестью и вперемешку плюсами и минусами это маленькая головоломка: отрицательные балансы платят положительным, наименьшим числом платежей, которого хватает. Как работает упрощение долгов объясняет, как подбираются пары; в таблице вы делаете это на бумаге.

Где таблица перестаёт работать

Три вещи выводят квартиру, поездку или компанию друзей за пределы того, что шаблон способен вынести.

1. Неравные доли. Шаблон делит каждую строку поровну между перечисленными. Как только появляется строка «Аня платит 40%, потому что у неё комната больше» или счёт из ресторана, где Кирилл брал только горячее, формула перестаёт подходить. Можно схитрить — по строке на долю, — но каждая хитрость становится ещё одной вещью, которую соседу нужно помнить на третий месяц. Есть пять способов разделить расход, и таблица умеет один из них.

2. Вторая валюта. Выходные в Стамбуле добавляют строку в другой валюте, и столбец Amount молча складывает рубли с лирами. Можно добавить столбец курса и столбец пересчитанной суммы — и теперь в каждой строке нужно вручную вбивать курс. Это переживёт одну поездку, но не группу, участники которой живут в разных странах. Как делить счета в разных валютах описывает, что нужно такой группе.

3. Один владелец. Именно на этом заканчивается большинство таблиц. Общую таблицу формально могут править все, но на практике её ведёт один человек, а остальные кидают чеки в общий чат, чтобы он их вбил. Когда владелец занят две недели, книга две недели врёт, и никто не может проверить свой баланс прямо в магазине. Дело не в программе: обновлять таблицу — это обязанность, а записать расход в момент покупки — нет.

Когда таблица — правильный инструмент

Будем справедливы к другой стороне. Двое, делящие аренду и несколько счетов, или трое соседей, которые делят почти всё поровну, шаблоном обслужены хорошо. Он бесплатный, виден всем и откроется и через десять лет. Если ваши расходы похожи на разобранный пример, возможно, вам больше ничего и не понадобится. Смысл того, чтобы вести учёт, кто вам должен, — общая запись, которой доверяют обе стороны, и хорошо собранная таблица ею является. А для аренды, коммуналки и продуктов как делить аренду и счета с соседями описывает договорённости, при которых строки остаются простыми.

Уходите, когда ловите себя на том, что добавляете вспомогательные столбцы, пересчитываете валюты или напоминаете одному человеку обновить таблицу.

Где появляется Donget

Donget хранит ту же книгу, что и шаблон: у каждого расхода есть поле Оплатил, сумма и люди, между которыми он делится, а вкладка Балансы выводит каждое число из этих строк. Разница — в трёх точках отказа выше. Строку можно разделить способом Поровну, Сумма, Процент, Множитель (доли) или по позициям через Позиции и расходы, так что неравные случаи — это касание, а не обходной путь. У каждой группы есть настройка Валюта, а расход можно внести в другой валюте. И поскольку каждый добавляет расходы со своего телефона, а группа синхронизируется в реальном времени, ждать владельца не нужно: Баланс каждого участника показывает всем одни и те же числа, а Рассчитаться предлагает наименьшее число переводов, которое закрывает группу, — ту самую часть, которую вы делали на бумаге.

Люди присоединяются через Ссылка-приглашение. Для квартиры из примера годится любой из двух инструментов; для поездки вшестером с общим домом таблица — это место, где начинаются споры. Чтобы выбирать осознанно, сравнение приложений для разделения расходов показывает, что умеет каждое бесплатное приложение и где каждое из них, включая Donget, недотягивает.

Частые вопросы

Шаблон работает и в Google Таблицах, и в Excel?

Да. В нём только SUMIF, COUNTA, LEN и SUBSTITUTE, которые ведут себя одинаково в Google Таблицах, Excel и LibreOffice Calc. Откройте .xlsx в Excel или загрузите его на Google Диск и откройте в Таблицах.

Как добавить расход, который делят только некоторые?

Впишите в столбец Split among имена через запятую вместо all — например Аня, Кирилл. Доля — сумма, делённая на число перечисленных имён, и Owes меняется только у этих людей.

Может ли таблица разделить расход неравными долями?

Напрямую нет: каждая строка делится поровну между перечисленными. Обходной путь — по строке на долю с одним плательщиком: 1 200 ₽ на Аню, 1 800 ₽ на Бориса. Изредка нормально; если большинство расходов неравные, переходите к инструменту с делением по процентам и по позициям.

Как записать возврат долга?

Строкой: платит тот, кто возвращает, сумма, а в Split among единственное имя — тот, кому возвращают. Оба баланса сдвигаются, история остаётся полной. Никогда не удаляйте и не правьте старую строку, чтобы отразить платёж.

Как понять, кто кому платит?

Прочитайте столбец Net. Отрицательные балансы платят положительным, пока все не выйдут в ноль; с тремя людьми это очевидно, с шестью занимает несколько минут на бумаге. Таблица переводы не предложит.

Хватит ли таблицы для съёмной квартиры?

Для двух-трёх человек, которые делят почти всё поровну и в одной валюте, — да, пока кто-то её обновляет. Её перестаёт хватать, когда доли неравные, появляется вторая валюта или расходы вносит только один человек.

Итог

Таблица, которая записывает, кто заплатил, сколько и за кого, — и выводит балансы вместо того, чтобы их вбивать, — совершенно нормальный способ для двух-трёх человек делить равные расходы, и шаблон даёт вам это одним скачиванием. Следите за тремя признаками того, что она переросла задачу: неравные доли, вторая валюта и один человек, который вбивает всё сам.

Скачайте Donget бесплатно и держите ту же книгу на телефоне у каждого — с неравными долями, валютами и расчётом, которые посчитаны за вас.