Cómo dividir gastos en una hoja de cálculo (plantilla gratis) y dónde deja de funcionar

Alguien en el piso dice: «Lo apuntamos en una hoja de cálculo y listo». Es un instinto razonable: todo el mundo sabe usar una hoja, nadie tiene que instalar nada y los gastos son sencillos: alquiler, internet, la compra, alguna cosa suelta que uno adelanta por otro. La cuestión es qué forma debe tener la hoja para que, en el tercer mes y con cuarenta filas, siga diciendo la verdad cuando alguien pregunte quién debe qué.

La respuesta es un pequeño libro de cuentas con tres pestañas y dos fórmulas. Puedes descargar la plantilla o montarla a mano en cinco minutos. Y la respuesta honesta a «¿funcionará?» es esta: una hoja de cálculo funciona bien para dos o tres personas que reparten casi todo a partes iguales, y se rompe en tres puntos previsibles: los repartos desiguales, una segunda moneda y el momento en que solo una persona sigue actualizándola.

Una fila por gasto: el modelo de libro de cuentas

El error de la mayoría de hojas caseras es llevar saldos: una columna por persona, escrita a mano, ajustada después de cada compra. Al cabo de un mes nadie se fía de ella, porque nadie puede ver de dónde ha salido una cifra.

El modelo que aguanta es un libro de cuentas: cada gasto es una fila con tres datos, quién pagó, cuánto y para quién. Los saldos nunca se escriben; se derivan de las filas mediante fórmulas, de modo que cualquier cifra se rastrea hasta las líneas que la produjeron, y una anotación discutida se arregla corrigiendo una sola fila.

Así es también como guarda tus datos cualquier aplicación para dividir gastos. La hoja es la misma idea sin las comodidades.

Las tres pestañas

La plantilla tiene tres pestañas. Si la montas tú, créalas en este orden. Los nombres de las pestañas y las cabeceras están en inglés en la plantilla, para que un solo archivo sirva en todos los idiomas; aquí los tienes con su equivalente en español entre paréntesis, y las fórmulas de más abajo usan los nombres ingleses de las pestañas.

1. People (personas). Columna A, un nombre por fila, bajo una cabecera. Todo lo demás remite a esta lista, así que escribe cada nombre siempre igual y mantenlo corto.

2. Expenses (gastos). Cinco columnas: Date (fecha), Description (descripción), Paid by (pagado por), Amount (importe), Split among (dividido entre). «Pagado por» es un nombre de la pestaña People. «Dividido entre» es o bien la palabra all (todos) o bien una lista de nombres separados por comas: Bruno para algo que solo debe Bruno, Ana, Carla para algo que comparten dos personas. Una fila por gasto, el más antiguo arriba; nadie edita una fila salvo para corregir un error.

3. Balances (saldos). Una fila por persona con tres cifras: Pagado (lo que puso), Debe (su parte de todo) y Saldo (pagado menos debe), más una fila de comprobación que demuestra que los saldos suman cero. Si no suman cero, hay un nombre mal escrito en alguna parte.

Las fórmulas

Dos columnas auxiliares en la pestaña Expenses hacen el trabajo. En la columna F, el número de personas en el reparto:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Para all cuenta la pestaña People; si no, cuenta las comas y suma uno. En la columna G, la parte de cada persona: =D2/F2. Rellena ambas hacia abajo.

En la pestaña Balances, con el nombre de la persona en A2:

• Pagado: =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D): cada importe en el que ella fue la pagadora.
• Debe: =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G): su parte de cada fila all, más su parte de cada fila que la nombra.
• Saldo: =B2-C2. Positivo significa que el grupo le debe; negativo, que ella debe al grupo.

Una advertencia: el comodín encuentra un nombre dentro de otro más largo, así que «Ana» también coincide con «Mariana». Mantén los nombres distinguibles o añade apellidos. Todas las fórmulas son SUMIF, COUNTA, LEN y SUBSTITUTE a secas, así que el archivo se comporta igual en Google Sheets, Excel y LibreOffice. Un Excel en español muestra las mismas fórmulas como SUMAR.SI, CONTARA, LARGO y SUSTITUIR, con punto y coma en lugar de comas entre los argumentos; el programa las traduce solo al abrir el archivo.

Un ejemplo resuelto: un piso de tres

Ana, Bruno y Carla comparten piso en Valencia. Un mes, la pestaña Expenses tiene cuatro filas:

La última fila es la interesante. Ana pagó en el taller porque a Bruno le rechazaron la tarjeta; es un préstamo, no un gasto común, así que el reparto es solo Bruno. No hace falta ningún caso especial.

Partes: las tres filas all dan a cada persona 500 + 15 + 40 = 555 €, y Bruno carga además con los 60 € del arreglo, así que su parte es 615 €. Pagado: Ana 1.560 € (alquiler más arreglo), Bruno 45 €, Carla 120 €. La pestaña Balances muestra:

Los dos totales son 1.725 € y los saldos suman cero, así que la hoja es coherente. Para saldar: Bruno paga a Ana 570 € y Carla paga a Ana 435 €. Ana recibe 1.005 €, exactamente su saldo. Dos transferencias y todos a cero.

Registrar una devolución y saldar cuentas a mano

Cuando Bruno le pague a Ana los 570 €, no borres nada. Añade una fila: «Bruno salda», pagado por Bruno, importe 570, dividido entre Ana. El «Pagado» de Bruno sube 570, el «Debe» de Ana sube 570 y los dos saldos quedan donde deben: Bruno a cero, Ana a +435. Una devolución no es más que un gasto cuyo único beneficiario es la persona que cobra.

Lo que la hoja no hará es decirte quién debe pagar a quién. Con tres personas lo lees en la columna «Saldo». Con seis y una mezcla de positivos y negativos es un pequeño rompecabezas: los saldos negativos pagan a los positivos, con el menor número de pagos que lo resuelva. Cómo funciona la simplificación de deudas explica el emparejamiento; en una hoja lo haces en papel.

Dónde deja de funcionar la hoja

Tres cosas empujan a un piso, un viaje o un grupo de amigos más allá de lo que la plantilla aguanta.

1. Repartos desiguales. La plantilla divide cada fila a partes iguales entre las personas nombradas. En cuanto una fila es «Ana paga el 40 % porque su habitación es más grande», o llega una cuenta de restaurante en la que Carla solo tomó un plato, la fórmula ya no encaja. Puedes apañarlo, una fila por parte, pero cada apaño es una cosa más que un compañero de piso tiene que recordar en el tercer mes. Hay cinco formas de dividir un gasto, y la hoja hace una.

2. Una segunda moneda. Un fin de semana en Marrakech añade una fila en otra moneda, y la columna «Importe» suma en silencio euros con dírhams. Puedes añadir una columna de tipo de cambio y otra con el importe convertido, y ahora cada fila necesita un cambio escrito a mano. Sobrevive a un viaje, no a un grupo cuyos miembros viven en países distintos. Dividir cuentas en varias divisas explica lo que necesita un grupo así.

3. Un solo dueño. Este es el que acaba con la mayoría de las hojas. Una hoja compartida la puede editar técnicamente cualquiera, pero en la práctica es de una persona, y los demás mandan los tickets al grupo de WhatsApp para que esa persona los apunte. Si está liada dos semanas, el libro de cuentas lleva dos semanas de retraso y nadie puede mirar su saldo en la tienda. El problema no es el programa: actualizar una hoja es una tarea, y anotar un gasto en el momento no lo es.

Cuándo la hoja es la herramienta adecuada

Seamos justos con la otra parte. Dos personas que se reparten el alquiler y un par de facturas, o tres compañeros de piso que dividen casi todo a partes iguales, están bien servidos con la plantilla. Es gratis, la ve todo el mundo y dentro de diez años seguirá abriéndose. Si tus gastos se parecen al ejemplo resuelto, puede que nunca necesites otra cosa. El sentido de llevar la cuenta de quién te debe dinero es un registro compartido en el que confíen las dos partes, y una hoja bien montada lo es. Para alquiler, suministros y compra, dividir el alquiler y las facturas con compañeros de piso recoge las convenciones que mantienen las filas sencillas.

Cambia cuando te descubras añadiendo columnas auxiliares, convirtiendo monedas o recordándole a una persona que actualice la hoja.

Dónde entra Donget

Donget guarda el mismo libro de cuentas que la plantilla: cada gasto tiene un Pagado por, un importe y las personas entre las que se divide, y la pestaña Saldos deriva cada cifra de esas filas. La diferencia está en los tres puntos de rotura de arriba. Una fila puede dividirse Por igual, por Importe, por Porcentaje, por Multiplicador (partes) o artículo por artículo con Artículos y costes, así que los casos desiguales son un toque en lugar de un apaño. Cada grupo tiene un ajuste de Moneda, y un gasto puede introducirse en otra moneda. Y como cada uno añade los gastos desde su propio móvil y el grupo se sincroniza en tiempo real, no hay dueño al que esperar: Saldo de cada miembro enseña a todos las mismas cifras, y Saldar cuentas sugiere el menor número de transferencias que deja el grupo a cero, la parte que hacías en papel.

La gente se une con un Enlace de invitación. Para el piso del ejemplo, cualquiera de las dos herramientas cumple; para un viaje de seis con una casa rural compartida, la hoja es donde empiezan las discusiones. Para elegir con criterio, aplicaciones para dividir gastos, comparadas expone qué hace cada aplicación gratuita y dónde se queda corta cada una, Donget incluida.

Preguntas frecuentes

¿La plantilla funciona en Google Sheets y en Excel?

Sí. Solo usa SUMIF, COUNTA, LEN y SUBSTITUTE, que se comportan igual en Google Sheets, Excel y LibreOffice Calc. Abre el archivo .xlsx en Excel, o súbelo a Google Drive y ábrelo con Sheets.

¿Cómo añado un gasto que solo comparten algunas personas?

Escribe los nombres, separados por comas, en la columna «Dividido entre» (Split among) en lugar de all; por ejemplo, Ana, Carla. La parte es el importe dividido entre el número de nombres escritos, y solo cambia la cifra de «Debe» de esas personas.

¿Puede la hoja dividir un gasto de forma desigual?

No directamente: cada fila se divide a partes iguales entre las personas que aparecen. El apaño es una fila por parte con el mismo pagador: 40 € dividido entre Ana, 60 € dividido entre Bruno. De vez en cuando vale; si la mayoría de tus gastos son desiguales, pásate a una herramienta con reparto por porcentaje y por artículo.

¿Cómo registro una devolución?

Como una fila más: pagada por quien devuelve el dinero, el importe, y la persona que lo recibe como único nombre en «Dividido entre». Los dos saldos se mueven y el historial queda completo. Nunca borres ni edites una fila antigua para reflejar un pago.

¿Cómo sabemos quién paga a quién?

Lee la columna «Saldo». Los saldos negativos pagan a los positivos hasta que todos quedan a cero; con tres personas se ve a simple vista, con seis lleva unos minutos en papel. La hoja no sugiere las transferencias.

¿Basta una hoja de cálculo para un piso compartido?

Para dos o tres personas que reparten casi todo a partes iguales y en una sola moneda, sí, siempre que alguien la mantenga al día. Deja de bastar cuando los repartos son desiguales, aparece una segunda moneda o solo una persona sigue apuntando los gastos.

En resumen

Una hoja que registra quién pagó, cuánto y para quién, y que deriva los saldos en lugar de escribirlos, es una manera perfectamente válida de que dos o tres personas repartan gastos a partes iguales, y la plantilla te da eso en una sola descarga. Vigila las tres señales de que se le ha quedado pequeña: repartos desiguales, una segunda moneda y una sola persona tecleándolo todo.

Descarga Donget gratis y lleva el mismo libro de cuentas en el móvil de todos, con los repartos desiguales, las monedas y el saldar cuentas resueltos por ti.