Masrafları Excel tablosunda bölüşme (ücretsiz şablon) — ve tablonun yetmediği yer

Evdeki biri «Şunu bir Excel’e yazalım gitsin» der. Mantıklı bir içgüdü: herkes tablo kullanmayı bilir, kimsenin bir şey kurması gerekmez ve masraflar basittir — kira, internet, market, ara sıra birinin diğeri için ödediği ufak bir şey. Soru şu: üçüncü ayda, kırk satır birikmişken, biri «kim kime ne borçlu» diye sorduğunda tablonun hâlâ doğruyu söylemesi için nasıl görünmesi gerekir?

Cevap, üç sayfa ve iki formülden oluşan küçük bir defter. Şablonu indirebilir ya da beş dakikada kendiniz kurabilirsiniz. «İşe yarar mı?» sorusunun dürüst cevabı da şu: bir tablo, çoğu şeyi eşit bölüşen iki üç kişi için gayet iyi çalışır ve üç öngörülebilir noktada bozulur — eşit olmayan bölüşümlerde, ikinci bir para biriminde ve tabloyu yalnızca tek kişinin güncellediği anda.

Masraf başına bir satır: defter modeli

Evde yapılan tabloların çoğunun hatası bakiye tutmasıdır — kişi başına bir sütun, elle yazılmış, her alışverişten sonra düzeltilmiş. Bir ay içinde kimse ona güvenmez olur, çünkü bir rakamın oraya nasıl geldiğini kimse göremez.

Ayakta kalan model bir defterdir: her masraf, üç bilgiyi kaydeden bir satırdır — kim ödedi, ne kadar ve kimin için. Bakiyeler asla elle yazılmaz; satırlardan formülle türetilir. Böylece her rakam onu üreten satırlara kadar izlenebilir ve tartışmalı bir kayıt tek bir satır düzeltilerek çözülür.

Her masraf bölüşme uygulaması da verilerinizi tam olarak böyle saklar. Tablo, aynı fikrin kolaylıklarından arındırılmış hâlidir.

Üç sayfa

Şablonda üç sayfa var. Kendiniz kuruyorsanız bu sırayla oluşturun. Tek bir dosya bütün dillere hizmet etsin diye şablondaki sayfa adları ve sütun başlıkları İngilizce; Türkçe karşılıkları burada parantez içinde, aşağıdaki formüller de İngilizce sayfa adlarını kullanıyor.

1. People (kişiler). A sütunu, bir başlığın altında satır başına bir isim. Diğer her şey bu listeye bakar; o yüzden her ismi hep aynı şekilde yazın ve kısa tutun.

2. Expenses (masraflar). Beş sütun: Date (tarih), Description (açıklama), Paid by (ödeyen), Amount (tutar), Split among (bölüşenler). «Ödeyen», People sayfasındaki isimlerden biridir. «Bölüşenler» ya all (herkes) kelimesidir ya da virgülle ayrılmış bir isim listesi — yalnızca Burak’ın borçlu olduğu bir şey için Burak, iki kişinin paylaştığı bir şey için Ayşe, Cem. Masraf başına bir satır, en eskisi en üstte; kimse bir satırı hatayı düzeltmek dışında değiştirmez.

3. Balances (bakiyeler). Kişi başına bir satır ve üç rakam: Ödediği (ortaya koyduğu), Borcu (her şeydeki payı) ve Bakiye (ödediği eksi borcu), artı bakiyelerin toplamının sıfır ettiğini gösteren bir kontrol satırı. Sıfır etmiyorsa bir yerde bir isim yanlış yazılmış demektir.

Formüller

İşi Expenses sayfasındaki iki yardımcı sütun yapar. F sütununda, bölüşüme katılan kişi sayısı:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

all için People sayfasını sayar; aksi hâlde virgülleri sayıp bir ekler. G sütununda kişi başı pay: =D2/F2. İkisini de aşağı doğru doldurun.

Balances sayfasında, kişinin adı A2’deyken:

• Ödediği: =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) — ödeyenin o kişi olduğu her tutar.
• Borcu: =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) — her all satırındaki payı artı adının geçtiği her satırdaki payı.
• Bakiye: =B2-C2. Artı, grubun ona borçlu olduğu; eksi, onun gruba borçlu olduğu anlamına gelir.

Bir uyarı: joker karakter bir ismi daha uzun bir ismin içinde de bulur; yani «Cem», «Cemre» ile de eşleşir. İsimleri birbirinden ayırt edilir tutun ya da soyadı ekleyin. Buradaki her formül düz SUMIF, COUNTA, LEN ve SUBSTITUTE; dolayısıyla dosya Google E-Tablolar, Excel ve LibreOffice’te aynı davranır. Türkçe bir Excel aynı formülleri ETOPLA, BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY, UZUNLUK ve YERİNEKOY olarak, argümanlar arasında virgül yerine noktalı virgülle gösterir — dosyayı açtığınızda çeviriyi program kendi yapar.

Hesabı yapılmış bir örnek: üç kişilik bir ev

Ayşe, Burak ve Cem İstanbul’da aynı evi paylaşıyor. Bir ay, Expenses sayfasında dört satır var:

İlginç olan son satır. Burak’ın kartı reddedildiği için tamirciye Ayşe ödedi; bu ortak bir masraf değil, bir borç; dolayısıyla bölüşen yalnızca Burak. Özel bir duruma gerek yok.

Paylar: üç all satırı herkese 10.000 + 300 + 800 = 11.100 TL düşürüyor; Burak ayrıca 1.200 TL’lik tamiri de taşıyor, yani payı 12.300 TL. Ödenen: Ayşe 31.200 TL (kira artı tamir), Burak 900 TL, Cem 2.400 TL. Balances sayfası şunu gösteriyor:

İki toplam da 34.500 TL ve bakiyelerin toplamı sıfır; tablo tutarlı. Ödeşmek için: Burak Ayşe’ye 11.400 TL, Cem Ayşe’ye 8.700 TL öder. Ayşe 20.100 TL alır, tam olarak bakiyesi kadar. İki transfer, herkes sıfırda.

Geri ödemeyi kaydetmek ve elle ödeşmek

Burak Ayşe’ye 11.400 TL’yi gönderdiğinde hiçbir şey silmeyin. Bir satır ekleyin: «Burak ödeşti», ödeyen Burak, tutar 11.400, bölüşen Ayşe. Burak’ın «Ödediği» 11.400 artar, Ayşe’nin «Borcu» 11.400 artar ve iki bakiye de olması gereken yere oturur — Burak sıfırda, Ayşe +8.700’de. Geri ödeme, tek faydalanıcısı parayı alan kişi olan bir masraftan ibarettir.

Tablonun yapmayacağı şey, kimin kime ödemesi gerektiğini söylemek. Üç kişiyle bunu «Bakiye» sütunundan okursunuz. Altı kişi ve artı eksi karışımıyla küçük bir bulmacaya dönüşür: eksi bakiyeler artı bakiyelere, bunu sağlayan en az sayıda ödemeyle öder. Borç sadeleştirme nasıl çalışır eşleştirmeyi anlatıyor; tabloda bunu kâğıt üzerinde yaparsınız.

Tablonun yetmediği yer

Üç şey bir evi, bir geziyi ya da bir arkadaş grubunu şablonun taşıyabileceğinin ötesine iter.

1. Eşit olmayan bölüşümler. Şablon her satırı, adı yazılan kişiler arasında eşit böler. Bir satır «Odası daha büyük olduğu için Ayşe yüzde 40 öder» olduğu ya da Cem’in yalnızca ana yemek yediği bir restoran hesabı geldiği anda formül artık uymaz. Pay başına bir satırla idare edebilirsiniz, ama her geçici çözüm bir ev arkadaşının üçüncü ayda hatırlaması gereken bir şey daha demektir. Masraf bölmenin beş yolu var ve tablo bunlardan birini yapar.

2. İkinci bir para birimi. Atina’da bir hafta sonu, başka bir para biriminde bir satır ekler ve «Tutar» sütunu sessizce lirayla euroyu toplar. Bir kur sütunu ve bir çevrilmiş tutar sütunu ekleyebilirsiniz; artık her satır elle yazılmış bir kur ister. Bu bir geziyi atlatır ama üyeleri farklı ülkelerde yaşayan bir grubu atlatmaz. Farklı para birimlerinde hesap bölme böyle bir grubun neye ihtiyaç duyduğunu anlatıyor.

3. Tek sahip. Çoğu tablonun sonunu getiren bu. Paylaşılan bir tablo teknik olarak herkes tarafından düzenlenebilir, ama pratikte bir kişiye aittir ve diğerleri fişleri grup sohbetine atar ki o kişi girsin. O kişinin iki hafta vakti olmadığında defter iki hafta geride kalır ve kimse markette kendi bakiyesine bakamaz. Sorun yazılım değil: tabloyu güncellemek bir angaryadır, masrafı o anda kaydetmek değildir.

Tablonun doğru araç olduğu zaman

Karşı tarafa da hakkını verelim. Kirayı ve birkaç faturayı bölüşen iki kişi ya da neredeyse her şeyi eşit bölen üç ev arkadaşı için şablon gayet yeterli. Ücretsiz, herkese görünür ve on yıl sonra da açılır. Masraflarınız yukarıdaki örneğe benziyorsa belki başka hiçbir şeye ihtiyaç duymazsınız. Kimin size borçlu olduğunu takip etmenin amacı iki tarafın da güvendiği ortak bir kayıttır ve iyi kurulmuş bir tablo tam olarak budur. Kira, faturalar ve market için ev arkadaşlarıyla kira ve fatura bölüşme satırları basit tutan kuralları anlatıyor.

Kendinizi yardımcı sütunlar eklerken, para birimi çevirirken ya da bir kişiye tabloyu güncellemesini hatırlatırken bulduğunuzda başka bir araca geçin.

Donget’in devreye girdiği yer

Donget, şablonla aynı defteri tutar — her masrafın bir Ödeyen’i, bir tutarı ve bölüşüldüğü kişiler vardır ve Bakiyeler sekmesi her rakamı bu satırlardan türetir. Fark, yukarıdaki üç kırılma noktasında. Bir satır Eşit, Tutar, Yüzde, Çarpan (pay) ya da Ürünler ve Tutarlar ile ürün ürün bölünebilir; yani eşit olmayan durumlar geçici çözüm değil, tek dokunuştur. Her grubun bir Para Birimi ayarı vardır ve bir masraf başka bir para biriminde girilebilir. Ve herkes masrafları kendi telefonundan eklediği, grup da gerçek zamanlı eşitlendiği için beklenecek bir sahip yoktur — Herkesin bakiyesi aynı rakamları herkese gösterir ve Akıllı Ödeşme, grubu sıfırlayan en az sayıda transferi önerir; yani sizin kâğıt üzerinde yaptığınız kısmı.

Gruba Davet bağlantısı ile katılınır. Örnekteki ev için iki araç da işi görür; ortak bir dağ evinde altı kişilik bir gezi içinse tablo, tartışmaların başladığı yerdir. Bilinçli seçmek için masraf bölüşme uygulamaları karşılaştırması her ücretsiz uygulamanın ne yaptığını ve Donget dahil her birinin nerede yetersiz kaldığını ortaya koyuyor.

Sık sorulan sorular

Şablon Google E-Tablolar’da ve Excel’de çalışıyor mu?

Evet. Yalnızca SUMIF, COUNTA, LEN ve SUBSTITUTE kullanıyor; bunlar Google E-Tablolar, Excel ve LibreOffice Calc’ta aynı şekilde davranır. .xlsx dosyasını Excel’de açın ya da Google Drive’a yükleyip E-Tablolar ile açın.

Yalnızca bazı kişilerin paylaştığı bir masrafı nasıl eklerim?

«Bölüşenler» (Split among) sütununa all yerine isimleri virgülle ayırarak yazın — örneğin Ayşe, Cem. Pay, tutarın yazılan isim sayısına bölümüdür ve yalnızca o kişilerin «Borcu» değeri değişir.

Tablo bir masrafı eşit olmayan şekilde bölebilir mi?

Doğrudan değil: her satır, adı yazılan kişiler arasında eşit bölünür. Geçici çözüm, aynı ödeyenle pay başına bir satırdır — 800 TL Ayşe’ye, 1.200 TL Burak’a. Arada bir sorun olmaz; masraflarınızın çoğu eşit değilse yüzde ve ürün bazlı bölme yapan bir araca geçin.

Bir geri ödemeyi nasıl kaydederim?

Bir satır olarak: geri ödeyen kişi ödeyen, tutar ve parayı alan kişi «Bölüşenler» sütunundaki tek isim. İki bakiye de hareket eder ve geçmiş eksiksiz kalır. Bir ödemeyi yansıtmak için eski bir satırı asla silmeyin ya da değiştirmeyin.

Kimin kime ödeyeceğini nasıl buluruz?

«Bakiye» sütununu okuyun. Eksi bakiyeler, herkes sıfıra gelene kadar artı bakiyelere öder; üç kişide ilk bakışta görülür, altı kişide kâğıt üzerinde birkaç dakika sürer. Tablo transferleri önermez.

Ev arkadaşları için bir tablo yeterli mi?

Çoğu şeyi eşit ve tek para biriminde bölüşen iki üç kişi için evet, birisi güncel tuttuğu sürece. Bölüşümler eşit olmaktan çıktığında, ikinci bir para birimi ortaya çıktığında ya da masrafları yalnızca tek kişi girer hâle geldiğinde yetmez olur.

Özetle

Kimin ödediğini, ne kadar ve kimin için ödediğini kaydeden — ve bakiyeleri elle yazmak yerine türeten — bir tablo, iki üç kişinin eşit masrafları bölüşmesi için gayet iyi bir yoldur ve şablon bunu tek indirmeyle verir. Tablonun işin üstesinden gelemediğini gösteren üç işarete dikkat edin: eşit olmayan bölüşümler, ikinci bir para birimi ve her şeyi tek başına giren bir kişi.

Donget’i ücretsiz indirin ve aynı defteri herkesin telefonunda tutun; eşit olmayan bölüşümler, para birimleri ve ödeşme sizin yerinize hesaplansın.