Come dividere le spese in un foglio di calcolo (modello gratis) e dove smette di funzionare

Qualcuno in casa dice: «Mettiamo tutto in un foglio di calcolo e basta». È un istinto ragionevole: tutti sanno usare un foglio, nessuno deve installare niente e le spese sono semplici — affitto, internet, spesa, ogni tanto qualcosa che uno anticipa per un altro. La domanda è che forma deve avere il foglio perché al terzo mese, con quaranta righe, dica ancora la verità quando qualcuno chiede chi deve cosa.

La risposta è un piccolo libro dei conti con tre fogli e due formule. Puoi scaricare il modello oppure costruirlo a mano in cinque minuti. E la risposta onesta a «funzionerà?» è questa: un foglio di calcolo funziona bene per due o tre persone che dividono quasi tutto in parti uguali, e si rompe in tre punti prevedibili — le divisioni diseguali, una seconda valuta e il momento in cui solo una persona lo aggiorna ancora.

Una riga per spesa: il modello del libro dei conti

L’errore della maggior parte dei fogli fatti in casa è tenere traccia dei saldi: una colonna per persona, scritta a mano, ritoccata dopo ogni acquisto. Nel giro di un mese nessuno si fida più, perché nessuno riesce a vedere da dove viene un numero.

Il modello che regge è un libro dei conti: ogni spesa è una riga che registra tre fatti — chi ha pagato, quanto e per chi. I saldi non si scrivono mai; si ricavano dalle righe con una formula, così qualsiasi numero si può far risalire alle righe che lo hanno prodotto, e una voce contestata si sistema correggendo una sola riga.

È anche il modo in cui ogni app per dividere le spese salva i tuoi dati. Il foglio è la stessa idea, senza le comodità.

I tre fogli

Il modello ha tre schede. Se lo costruisci da solo, creale in quest’ordine. I nomi delle schede e le intestazioni nel modello sono in inglese, così un solo file serve per tutte le lingue — qui trovi l’equivalente italiano tra parentesi, e le formule più sotto usano i nomi inglesi delle schede.

1. People (persone). Colonna A, un nome per riga, sotto un’intestazione. Tutto il resto fa riferimento a questo elenco, quindi scrivi ogni nome sempre allo stesso modo e tienilo corto.

2. Expenses (spese). Cinque colonne: Date (data), Description (descrizione), Paid by (pagato da), Amount (importo), Split among (diviso tra). «Pagato da» è un nome preso dalla scheda People. «Diviso tra» è la parola all (tutti) oppure un elenco di nomi separati da virgole — Bruno per qualcosa che deve solo Bruno, Anna, Carlo per qualcosa che condividono due persone. Una riga per spesa, la più vecchia in alto; nessuno modifica una riga se non per correggere un errore.

3. Balances (saldi). Una riga per persona con tre numeri: Pagato (quanto ha messo), Deve (la sua quota di tutto) e Saldo (pagato meno deve), più una riga di controllo che dimostra che i saldi sommati fanno zero. Se non fanno zero, da qualche parte un nome è scritto male.

Le formule

Due colonne di appoggio nella scheda Expenses fanno il lavoro. Nella colonna F, il numero di persone nella divisione:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Per all conta la scheda People; altrimenti conta le virgole e aggiunge uno. Nella colonna G, la quota a persona: =D2/F2. Trascina entrambe verso il basso.

Nella scheda Balances, con il nome della persona in A2:

• Pagato: =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) — ogni importo in cui era lei a pagare.
• Deve: =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) — la sua quota di ogni riga all, più la sua quota di ogni riga che la nomina.
• Saldo: =B2-C2. Positivo vuol dire che il gruppo le deve dei soldi; negativo, che è lei a doverli al gruppo.

Un’avvertenza: il carattere jolly trova un nome anche dentro uno più lungo, quindi «Anna» corrisponde anche a «Giovanna». Tieni i nomi distinti, o aggiungi i cognomi. Tutte le formule qui sono semplici SUMIF, COUNTA, LEN e SUBSTITUTE, quindi il file si comporta allo stesso modo in Google Sheets, Excel e LibreOffice. Un Excel in italiano mostra le stesse formule come SOMMA.SE, CONTA.VALORI, LUNGHEZZA e SOSTITUISCI, con il punto e virgola al posto della virgola tra gli argomenti — la traduzione la fa il programma da solo all’apertura.

Un esempio con i conti fatti: tre coinquilini

Anna, Bruno e Carlo condividono un appartamento a Bologna. Un mese, la scheda Expenses ha quattro righe:

L’ultima riga è quella interessante. Anna ha pagato il ciclista perché la carta di Bruno è stata rifiutata; è un prestito, non una spesa comune, quindi la divisione è Bruno da solo. Nessun caso speciale.

Le quote: le tre righe all danno a ciascuno 500 + 15 + 40 = 555 €, e Bruno porta anche i 60 € della riparazione, quindi la sua quota è 615 €. Pagato: Anna 1.560 € (affitto più riparazione), Bruno 45 €, Carlo 120 €. La scheda Balances mostra:

Entrambi i totali fanno 1.725 € e i saldi sommati fanno zero, quindi il foglio è coerente. Per saldare: Bruno paga 570 € ad Anna e Carlo paga 435 € ad Anna. Anna riceve 1.005 €, esattamente il suo saldo. Due trasferimenti, tutti a zero.

Registrare un rimborso e saldare i conti a mano

Quando Bruno dà ad Anna i 570 €, non cancellare niente. Aggiungi una riga: «Bruno salda», pagato da Bruno, importo 570, diviso tra Anna. Il «Pagato» di Bruno sale di 570, il «Deve» di Anna sale di 570, ed entrambi i saldi finiscono dove devono — Bruno a zero, Anna a +435. Un rimborso è solo una spesa il cui unico beneficiario è la persona che riceve i soldi.

Quello che il foglio non farà è dirti chi deve pagare chi. In tre lo leggi dalla colonna «Saldo». In sei, con un misto di positivi e negativi, è un piccolo rompicapo: i saldi negativi pagano quelli positivi, con il minor numero di pagamenti possibile. Come funziona la semplificazione dei debiti spiega l’abbinamento; in un foglio lo fai su carta.

Dove il foglio smette di funzionare

Tre cose spingono una casa condivisa, un viaggio o un gruppo di amici oltre quello che il modello può reggere.

1. Le divisioni diseguali. Il modello divide ogni riga in parti uguali tra le persone indicate. Nel momento in cui una riga diventa «Anna paga il 40 % perché la sua stanza è più grande», o arriva un conto al ristorante in cui Carlo ha preso solo un primo, la formula non va più bene. Puoi aggirarlo — una riga per quota — ma ogni espediente è una cosa in più che un coinquilino deve ricordarsi al terzo mese. Esistono cinque modi per dividere una spesa, e il foglio ne fa uno.

2. Una seconda valuta. Un fine settimana a Londra aggiunge una riga in un’altra valuta, e la colonna «Importo» somma in silenzio euro e sterline. Puoi aggiungere una colonna con il cambio e una con l’importo convertito, e adesso ogni riga ha bisogno di un cambio scritto a mano. Sopravvive a un viaggio, non a un gruppo i cui membri vivono in paesi diversi. Dividere i conti in più valute spiega di cosa ha bisogno un gruppo del genere.

3. Un solo proprietario. È quello che fa morire la maggior parte dei fogli. Un foglio condiviso è tecnicamente modificabile da tutti, ma in pratica è di una persona sola, e gli altri mandano gli scontrini nella chat di gruppo perché sia quella persona a inserirli. Quando è impegnata per due settimane, il libro dei conti è indietro di due settimane e nessuno può controllare il proprio saldo mentre è in negozio. Il problema non è il software: aggiornare un foglio è un’incombenza, registrare una spesa sul momento no.

Quando il foglio è lo strumento giusto

Siamo onesti con l’altra parte. Due persone che dividono l’affitto e qualche bolletta, o tre coinquilini che dividono quasi tutto in parti uguali, sono serviti bene dal modello. È gratis, lo vedono tutti e si aprirà ancora tra dieci anni. Se le tue spese somigliano all’esempio, forse non ti servirà mai altro. Il senso di tenere traccia di chi ti deve dei soldi è avere un registro condiviso di cui entrambe le parti si fidano, e un foglio costruito bene lo è. Per affitto, utenze e spesa, dividere affitto e bollette con i coinquilini raccoglie le convenzioni che tengono le righe semplici.

Cambia quando ti accorgi di aggiungere colonne di appoggio, convertire valute o ricordare a una persona di aggiornare il foglio.

Dove entra in gioco Donget

Donget salva lo stesso libro dei conti del modello — ogni spesa ha un Pagato da, un importo e le persone tra cui è divisa, e la scheda Saldi ricava ogni numero da quelle righe. La differenza sta nei tre punti di rottura visti sopra. Una riga si può dividere In parti uguali, per Importo, per Percentuale, per Moltiplicatore (quote) o articolo per articolo con Articoli e costi, quindi i casi diseguali sono un tocco invece di un espediente. Ogni gruppo ha un’impostazione Valuta, e una spesa può essere inserita in un’altra valuta. E siccome ciascuno aggiunge le spese dal proprio telefono e il gruppo si sincronizza in tempo reale, non c’è nessun proprietario da aspettare — Saldo di ogni membro mostra a tutti gli stessi numeri, e Salda i conti suggerisce il minor numero di trasferimenti che azzera il gruppo, la parte che facevi su carta.

Si entra nel gruppo con un Link d’invito. Per la casa dell’esempio, entrambi gli strumenti fanno il loro lavoro; per un viaggio in sei con una baita condivisa, il foglio è il punto in cui iniziano le discussioni. Per scegliere con cognizione di causa, le app per dividere le spese a confronto mostra cosa fa ogni app gratuita e dove ciascuna, Donget compresa, ha i suoi limiti.

Domande frequenti

Il modello funziona sia in Google Sheets sia in Excel?

Sì. Usa solo SUMIF, COUNTA, LEN e SUBSTITUTE, che si comportano allo stesso modo in Google Sheets, Excel e LibreOffice Calc. Apri il file .xlsx in Excel, oppure caricalo su Google Drive e aprilo con Sheets.

Come aggiungo una spesa che riguarda solo alcune persone?

Scrivi i nomi, separati da virgole, nella colonna «Diviso tra» (Split among) al posto di all — per esempio Anna, Carlo. La quota è l’importo diviso per il numero di nomi indicati, e cambia solo il valore «Deve» di quelle persone.

Il foglio può dividere una spesa in modo diseguale?

Non direttamente: ogni riga è divisa in parti uguali tra le persone indicate. L’espediente è una riga per quota con lo stesso pagante — 40 € diviso tra Anna, 60 € diviso tra Bruno. Ogni tanto va bene; se la maggior parte delle spese è diseguale, passa a uno strumento con divisione per percentuale e per articolo.

Come registro un rimborso?

Come una riga: pagata da chi restituisce i soldi, l’importo, e la persona rimborsata come unico nome in «Diviso tra». Entrambi i saldi si muovono e lo storico resta completo. Non cancellare né modificare mai una riga vecchia per riflettere un pagamento.

Come capiamo chi paga chi?

Leggi la colonna «Saldo». I saldi negativi pagano quelli positivi finché tutti sono a zero; in tre è evidente, in sei richiede qualche minuto su carta. Il foglio non suggerisce i trasferimenti.

Un foglio di calcolo basta per una casa condivisa?

Per due o tre persone che dividono quasi tutto in parti uguali e in una sola valuta sì, purché qualcuno lo tenga aggiornato. Smette di bastare quando le divisioni diventano diseguali, compare una seconda valuta o solo una persona inserisce ancora le spese.

In sintesi

Un foglio che registra chi ha pagato, quanto e per chi — e ricava i saldi invece di scriverli — è un modo perfettamente valido, per due o tre persone, di dividere spese in parti uguali, e il modello te lo dà con un solo download. Tieni d’occhio i tre segnali che non basta più: divisioni diseguali, una seconda valuta e una sola persona che scrive tutto.

Scarica Donget gratis e tieni lo stesso libro dei conti sul telefono di tutti, con le divisioni diseguali, le valute e il saldo dei conti calcolati per te.