Templed taith grŵp: penderfyniadau, pobl gyfrifol a chostau

Mae un ffrind wedi dod o hyd i lety, un arall yn cynnig amgueddfa, a’r cwestiwn “a wnaf i archebu?” yn cyrraedd cyn cytuno ar gyllideb. Mae gan y grŵp syniadau mewn sawl sgwrs, ond nid un cofnod clir o benderfyniadau.

Defnyddiwch un templed ar gyfer penderfyniadau, cyfrifoldeb a gwariant, gyda chofnod ar wahân am bob swm a dalwyd. Cytunwch ar gyllideb a chyfranogwyr cyn archebu, a rhowch enw person cyfrifol wrth bob tasg. Nid yw amcangyfrif yn rhan o ad-daliad nes bod rhywun wedi talu. Cadwch weithgaredd dewisol gyda’r bobl a gytunodd iddo.

Copïwch y templed taith grŵp hwn

Dyma dempled cynllun i’w gopïo o’r dudalen, nid ffeil i’w lawrlwytho na chyfrifiannell awtomatig. Symudwch y tablau i nodyn cyffredin, dogfen neu daenlen a llenwch y bylchau. Cadwch fersiwn y gall pawb ddod o hyd iddi.

Dechreuwch gyda’r penderfyniadau. Nid yw “wedi’i gynnig” a “wedi’i gytuno” yr un peth: nodwch y statws yn lle cymryd ateb brwdfrydig yn ganiatâd i wario.

Yna neilltuwch y gwaith ymarferol. Dylai trosglwyddiad ddisgrifio canlyniad gweladwy, nid “trefnu cludiant” yn unig. Cydlynu ysgrifenedig arferol yw’r amser yma.

Yn olaf, cadwch gynllun costau. Mae amcangyfrif yn helpu dewis; nid yw’n pennu dyled. Mae “talwyd hyd yma” ar gyfer gwirio’r cofnodion prynu gwirioneddol, nid traul ychwanegol ar eu pennau.

Llenwch y penderfyniadau cyn archebu

Dewiswch ddyddiadau, cyllideb fras ac anghenion llety gyda’ch gilydd. Mae’r canllaw cynllunio taith yn trafod trefn y penderfyniadau’n fanylach; yma rydych yn cadw’r atebion.

Nodwch yr hyn sydd y tu allan. Gall yr amgueddfa fod yn ddewisol, siopa personol fod yn bersonol, a chinio mewn bwyty gael ei gytundeb ei hun. Peidiwch ag ysgrifennu “popeth wedi’i gynnwys” heb ddweud beth yw popeth.

Cadwch fanylion mynediad sensitif yr archeb mewn lle addas i’r teithwyr sydd eu hangen. Gall y cynllun ddweud ble maent heb ddangos manylion preifat i bawb sy’n cael copi.

Rhowch berson a throsglwyddiad i bob tasg

Gofynnwch i rywun dderbyn cyfrifoldeb am bob tasg. Mae hynny’n golygu enw’r person cyfrifol, nid teitl tasg taclus yn unig. Gall rhywun chwilio am opsiynau a rhywun arall wneud y pryniant a gymeradwywyd; ysgrifennwch y gwahaniaeth.

Ar gyfer offer y mae pobl yn dod ag ef, defnyddiwch restr pacio gyffredin. Gall y person cyfrifol ofyn am gymorth, ond mae rhes heb enw’n waith cynllunio sydd heb orffen. Peidiwch â rhoi pob tasg sy’n weddill i’r trefnydd yn awtomatig.

Gwahanwch amcangyfrifon, ymrwymiadau a thaliadau

Dychmygwch lety disgwyliedig o £720. Mae’r amcangyfrif yn y cynllun costau. Pan fydd Alys yn talu blaendal £180, nodwch £180 fel arian a dalwyd. Pan fydd hi wedyn yn talu’r £540 sy’n weddill, ychwanegwch y taliad hwnnw. Mae’r llety’n £180 + £540 = £720, nid y taliadau hynny a £720 arall o gyfanswm yr archeb.

Mae’r un peth yn wir am weithgaredd a gynigiwyd. Nid traul yw opsiwn mewn teithlen, ac ni ddylai rhywun sy’n ei wrthod ddod yn gyfranogwr yn ei fil ar ddamwain.

Cytunwch sut i drafod newid cyn archebu. Mae rhywun yn tynnu allan o daith yn golygu gwahanu arian a gafwyd yn ôl, archebion na ellir eu hadennill a gwariant yn y dyfodol y gellir ei osgoi o hyd. Nid y templed sy’n dewis eich cytundeb.

Enghraifft wedi’i llenwi: 4 ffrind ac amgueddfa ddewisol

Mae Alys, Owain, Megan a Dylan yn rhannu llety, cludiant a bwyd yn gyfartal. Dim ond Owain a Dylan sy’n dewis yr amgueddfa. Dyma bryniannau a dalwyd mewn enghraifft ddychmygol mewn punnoedd, heb wariant personol.

Y costau cyffredin yw £936: £720 + £120 + £96. Mae rhannu rhwng 4 yn rhoi £234 y person. Mae Owain a Dylan yn ychwanegu £24 yr un am yr amgueddfa, felly £258 yw eu cyfrannau. Mae Alys a Megan yn aros ar £234.

Cyfrifwch y cyfrannau gwirioneddol ac ad-daliadau

Tynnwch gyfran y person o’r hyn a dalodd. Mae canlyniad positif yn golygu ei fod yn derbyn arian; mae negatif yn golygu bod ganddo swm i’w dalu o hyd.

Mae Owain yn talu £138 i Alys, Megan yn talu £138 i Alys a Dylan yn talu £210 i Alys. Mae Alys yn derbyn £486. Y lleiafswm yw 3 thaliad oherwydd bod yn rhaid i bob un o’r 3 â balans heb ei dalu wneud un. Nid yw neb yn ad-dalu’r amgueddfa ddwywaith: mae £48 Dylan eisoes yn ei falans net.

Pryd i gadw dogfen neu ychwanegu cofnod treuliau?

Defnyddiwch y ddogfen os yw’r grŵp yn ei diweddaru’n ddibynadwy a’r cyfrifo’n parhau’n ymarferol. Gall gadw penderfyniadau teithlen, dolenni ac esboniadau yn y ffurf sy’n addas i chi.

Mae templed taenlen treuliau yn offeryn gwahanol i’r cynllun hwn. Mae’n cyfrifo balansau o gostau gwirioneddol; nid oes fformiwlâu yn y tablau gwag yma. Nid oes rhaid taflu teithlen ddefnyddiol wrth ychwanegu cofnod arian.

Os yw cynlluniwr taith eisoes yn olrhain eich treuliau’n ddigon da, efallai nad oes angen ail gofnod. Mae Wanderlog a Splitwise yn esbonio’r gorgyffwrdd rhwng cynllun ac arian. Dewiswch le clir ar gyfer y symiau awdurdodol a pheidiwch â chynnal cyfansymiau sy’n gwrth-ddweud ei gilydd.

Lle mae Donget yn helpu

Mae gan Donget Tasgau ac Arian. Drwy Ychwanegu tasg → Pwy sy’n ei chymryd?, rhowch y siopa cyffredin i Megan. Ar ôl Nodi fel wedi’i gwneud, gall ymddangos Gwario arian ar y siopa cyffredin? → Ychwanegu traul. Os yw Megan yn dewis ychwanegu’r draul, dim ond y teitl sy’n llenwi ymlaen llaw. Mae hi’n rhoi £96, yn gwirio’r talwr a’r 4 cyfranogwr ac yn dewis Yn gyfartal.

Cofnodwch yr amgueddfa gydag Owain a Dylan yn unig. Gwiriwch Setlo, a defnyddiwch Wedi’i dalu ar ôl ad-daliadau gwirioneddol drwy ddull arall; nid yw Donget yn trosglwyddo arian. Mae’r deithlen a’r amser yn aros yn y ddogfen. Nid oes dyddiadau nac atgoffa awtomatig i dasgau, ac nid yw amcangyfrifon yn dod yn dreuliau ar eu pennau eu hunain.

Cwestiynau cyffredin

Beth ddylai templed taith grŵp ei gynnwys?

Cynhwyswch ddyddiadau cytunedig, teithwyr, cyllideb, llety, costau cyffredin a dewisol, pobl gyfrifol wedi’u henwi a thaliadau gwirioneddol. Gwahanwch gynigion oddi wrth benderfyniadau ac amcangyfrifon oddi wrth arian a dalwyd eisoes.

A allaf ddefnyddio’r templed yn Google Sheets?

Gallwch gopïo’r tablau o’r dudalen i daenlen, dogfen neu nodyn cyffredin ac addasu’r cynllun. Templed cynllunio ydyw heb ffeil i’w lawrlwytho na fformiwlâu awtomatig.

Sut i gofnodi blaendal a’r gweddill wedyn?

Cofnodwch bob swm unwaith pan gaiff ei dalu. Mae blaendal £180 a gweddill £540 yn ffurfio llety £720; peidiwch ag ychwanegu £720 arall o gyfanswm yr archeb fel traul newydd.

Sut i gynnwys gweithgaredd i rai ffrindiau’n unig?

Enwch y cyfranogwyr ar wahân cyn archebu a rhannwch y pryniant rhwng y rhai a gytunodd yn unig. Cadwch y gweithgaredd allan o’r cyfanswm cyffredin a ddefnyddir ar gyfer y lleill.

Pryd mae taenlen yn ddigon ar gyfer taith grŵp?

Gall fod yn ddigon os yw’r grŵp yn ei diweddaru, y cyfrifo’n dilyn y rhaniadau cytunedig a phawb yn gallu gwirio’r cofnod. Cadwch gynllun defnyddiol hyd yn oed os ychwanegwch gofnod treuliau ar wahân wedyn.

Ydy Donget yn troi symiau arfaethedig yn dreuliau’n awtomatig?

Nac ydy, gall tasg orffenedig gynnig Ychwanegu traul gyda’r teitl wedi’i lenwi, ond mae’r prynwr yn dal i roi’r swm a gwirio’r talwr, cyfranogwyr a rhaniad. Mae amcangyfrifon yn y cynllun ar wahân yn aros yn amcangyfrifon.

Y casgliad

Mae templed defnyddiol yn dangos y cytundeb, y person cyfrifol a’r arian a dalwyd mewn gwirionedd. Cadwch y gwahaniaethau hynny’n weladwy a dewiswch un prif gofnod fel nad yw cynllunio’r diwrnod nesaf yn dechrau drwy ail-greu’r diwrnod cynt.

Lawrlwythwch Donget am ddim a chadwch dasgau cytunedig a chostau taith a dalwyd gyda’i gilydd.