ઑફિસની મુસાફરી કે ટીમ ઑફસાઇટ પર ખર્ચ કેવી રીતે વહેંચવો
કોઈ કામની મુસાફરીમાં બે હિસાબ ચાલે છે: કંપનીનો અને તમારો. ટીમ ડિનર, ટૅક્સી અને વિદાય ભેટને એકબીજાના રસ્તેથી કેવી રીતે હટાવવાં, અને પાંચ જણનું ઑફસાઇટ ચાર ટ્રાન્સફરમાં કેવી રીતે પતે.
કામની મુસાફરીઓ બધી મુસાફરીઓમાં સૌથી ગૂંચવાયેલો પૈસો પેદા કરે છે, કારણ કે બે તદ્દન જુદી સિસ્ટમ એકસાથે ચાલતી હોય છે. હોટેલ કંપનીના બુકિંગ પર છે. ટિકિટ વહીવટમાં કોઈએ કરાવી. અને પછી, પહેલી સાંજે, પાંચ જણ જમવા નીકળે છે અને કોઈનું અંગત કાર્ડ બહાર આવી જાય છે.
એ જ કાર્ડ એ ઘડી છે જ્યાં ગૂંચ શરૂ થાય છે. અહીંથી આગળ બે હિસાબ છે — એક તમારી કંપનીનો અને એક તમે પાંચનો — અને કામની મુસાફરીની લગભગ દરેક પૈસાવાળી મુશ્કેલી એવી લીટી છે જે ખોટા હિસાબમાં જઈ પડી. નિયમ એક સીમા છે, કોઈ સૂત્ર નહીં: કંપની આપતી હોય તો એ અંગત વહેંચણીમાં કદી આવતું નથી.
દાયરો ચોખ્ખો રાખવા માટે: તમારી કંપની શું પાછું આપે છે અને તમે એ કેવી રીતે માગો છો, એ તમારી અને કંપનીની વચ્ચેની વાત છે. આ લેખ બીજા હિસાબ વિશે છે — એ વહેંચાયેલા ખર્ચ વિશે જે તમે પાંચ જાતે ઉપાડી રહ્યા છો.
પહેલી સાંજ પહેલાં લકીર ખેંચી લો
વહેંચણી સહેલી છે. પછીથી ઢગલો છાંટવો નહીં. એરપોર્ટથી પાછા ફરતા રસ્તાની પાંચ મિનિટ આખી વાત બચાવી લે છે:
જે કંપની આપે છે. હોટેલ, ટિકિટ, ખાવા વિશે નીતિ જે કહે છે. એ તમારી કંપનીની પ્રક્રિયામાંથી જાય છે અને ગ્રૂપમાં એનો ઉલ્લેખ ફરી થતો નથી.
જે ગ્રૂપ આપે છે. એ ડિનર જેને કોઈ ક્લેમ નહીં કરે, જગ્યાઓ વચ્ચેની ટૅક્સી, પછીનાં પીણાં, કોઈ સહકર્મી માટે ભેટ, રૂમ માટે કોઈએ લીધેલો નાસ્તો. એક ગ્રૂપ, એક બૅલેન્સ.
જે અંગત છે. સોવેનિયર, છેલ્લે એક વધારાની રાત, રૂમ સર્વિસ. કોઈ બીજાની સમસ્યા નહીં.
પહેલી બે વચ્ચેની લકીર જ ખસે છે — દેશ, ટીમ અને મહિના પ્રમાણે બદલાય છે — એટલે એ ધારી લેવાને બદલે કે બધાએ એક જ નીતિ વાંચી છે, એને બોલીને નક્કી કરો.
બે નિયમ જે મોટા ભાગનું રોકી દે છે
દરેક લીટીનો એક ચૂકવનાર, એ જ વખતે બોલાયેલો. «પછી જોઈ લઈશું» નહીં — જે કાર્ડ લગાવે એ જ કહી દે, અને લીટી ત્યારે નોંધાઈ જાય જ્યારે બિલ હજી એના હાથમાં છે. કામની મુસાફરી બરાબર એવો માહોલ છે જ્યાં ₹6,000 ની ટૅક્સી ભુલાઈ જાય છે: બધા થાકેલા છે, પૈસો બાકી પોતાનો નથી, અને એવા ત્રણ દિવસ હજી બાકી છે.
અજુગતી વાતો બિલ પહેલાં કહો, પછી નહીં. પીણાં સરખા ભાગે વહેંચાશે કે જેણે પીધું એના હિસાબે. આ વખતે સૌથી સિનિયર વ્યક્તિ મેજનો ખર્ચ ઉપાડશે કે નહીં. મેજની ધારે બેઠેલો મહેમાન કંપની કાર્ડ પર છે કે તમારા બધા પર. આમાંની દરેક વાત પહેલાં કહી દેવાય તો ઠીક છે અને બિલ વખતે ખૂલે તો માહોલ બગાડી દે છે. રેસ્ટોરન્ટનું બિલ ન્યાયી રીતે વહેંચવું રીત બતાવે છે; કામની મુસાફરીમાં રીત કરતાં સમય વધુ મહત્ત્વનો છે.
એક ઉકેલેલું ઉદાહરણ
પાંચ સહકર્મી, બે દિવસનું ઑફસાઇટ. હોટેલ અને ટિકિટ કંપની પર છે. નીચે બધું ગ્રૂપનું પોતાનું છે:
| ખર્ચ | રકમ | આપ્યો | વહેંચણી |
|---|---|---|---|
| ટીમ ડિનર | ₹24,500 | આરતી | સરખા ભાગે, 5 માં |
| જગ્યાઓ વચ્ચે ટૅક્સી | ₹6,000 | ભાવેશ | સરખા ભાગે, 5 માં |
| એક સહકર્મી માટે વિદાય ભેટ | ₹7,500 | ચારુ | સરખા ભાગે, 5 માં |
| મોડી રાતના નાસ્તા અને પીણાં | ₹3,000 | દેવ | સરખા ભાગે, 5 માં |
કુલ ₹41,000 થયા, એટલે દરેક વ્યક્તિનો હિસ્સો ₹8,200. આરતી ₹16,300 આગળ છે; ભાવેશ ₹2,200 પાછળ; ચારુ ₹700; દેવ ₹5,200; અને એકતા, જેણે કાર્ડ કાઢ્યું જ નહીં, ₹8,200.
બધા આરતીને આપે છે: એકતા પાસેથી ₹8,200, દેવ પાસેથી ₹5,200, ભાવેશ પાસેથી ₹2,200, ચારુ પાસેથી ₹700. પાંચ જણ માટે ચાર ટ્રાન્સફર, જે ત્યારે સૌથી ઓછા શક્ય છે જ્યારે એક વ્યક્તિએ મોટા ભાગનું આગળ આપ્યું હોય — અને એરપોર્ટ જતી કૅબમાં એમાં લગભગ એક મિનિટ લાગે છે.
ધ્યાન આપો કે ચારુ પર ₹700 બાકી છે જ્યારે એણે ભેટ પર ₹7,500 ખર્ચ્યા. આ ગણિતનું સાચું કામ કરવું છે, અને ગ્રૂપમાં એ કહી દેવું ઠીક રહે છે, કારણ કે કામની મુસાફરીમાં ₹700 ની માગણી, જો કોઈને એનો સ્રોત ન દેખાય, કંજૂસી જેવી લાગી શકે.
જ્યારે ગ્રૂપ આખી ટીમ ન હોય
બે સ્થિતિ જે સતત આવે છે.
કેટલાક વહેલા નીકળી જાય છે. જે ડિનરમાં એ હતા એનો જ હિસાબ લો. ઑફસાઇટ કોઈ પૅકેજ નથી: કોઈ ખર્ચ એ જ લોકોમાં વહેંચાય છે જે એમાં સામેલ હતા, અને એ દરેક ખર્ચનો નિર્ણય છે, આખી મુસાફરીનો નહીં.
એક ક્લેમ કરી શકે છે, બીજો નહીં. સામાન્ય અને સાચે જ અજુગતી સ્થિતિ — એકની ટીમ ડિનર આપે છે, બીજાની નહીં. બિલ હંમેશની જેમ વહેંચો અને જે ક્લેમ કરી શકે એ પોતાનો હિસ્સો પોતાની પ્રક્રિયાથી પાછો લે. એને આખી મેજ પોતાના કાર્ડ પર «જમાડી» દઈને પછી હિસાબ લગાવવા ન દો કે કોના પર કેટલું બાકી છે: એથી બંને હિસાબ ફરી ભળી જાય છે, અને સીમાનો આખો હેતુ એ જ રોકવાનો છે.
Donget અહીં ક્યાં છે
મુસાફરી માટે એક ગ્રૂપ, ઊતરતાં પહેલાં બનાવેલું, જેમાં તમે પાંચ હો. દરેક વહેંચાયેલો ખર્ચ જેમ-જેમ થાય તેમ ખર્ચ ઉમેરો થી અંદર જાય છે — AI વડે રસીદ સ્કૅન કરો રેસ્ટોરન્ટની રસીદને કોઈની ટાઇપિંગ વગર ખર્ચમાં ફેરવી દે છે, અને એ ત્યારે મહત્ત્વનું છે જ્યારે વિકલ્પ અડધી રાતે ડેટા ભરવાનો હોય.
ડિફૉલ્ટમાં સમાન વહેંચો, કે પીણાં એમના પર જ નાખવા વસ્તુઓ વાપરો જેમણે પીધાં, એને ચર્ચા બનાવ્યા વગર. બધા ગ્રૂપમાં હોવાથી મુસાફરી દરમિયાન બધા એ જ બૅલેન્સ જુએ છે; કોઈએ અંત સુધી રાહ જોવી પડતી નથી કે એ ઉપર છે કે નીચે, અને કોઈએ એક જ વ્યક્તિની સ્પ્રેડશીટ પર ભરોસો કરવો પડતો નથી.
છેલ્લી સવારે હિસાબ પતાવો ઉપરના ચાર ટ્રાન્સફર આપે છે, નહીં કે નાની-નાની દેણદારીઓની સાંકળ, અને ટ્રાન્સફર નોંધો દરેકને ચૂકવણી થતાં જ બંધ કરી દે છે. ખર્ચની કોઈ રોજિંદી મર્યાદા નથી, એટલે ભારે બીજો દિવસ રેકૉર્ડને રોકતો નથી, અને આખું મફત છે — એ વસ્તુ માટે સાચી કિંમત જેને તમે એટલા માટે વાપરી રહ્યા છો કે કંપનીની સિસ્ટમ એને આવરી લેતી નથી. આ કામનો વારંવાર આવતો ભાગ હોય તો ટીમના ખર્ચ વહેંચવા આ જ સમસ્યાનું કાયમી રૂપ જુએ છે.
વારંવાર પુછાતા પ્રશ્નો
કામની મુસાફરીમાં વહેંચાયેલો ખર્ચ કેવી રીતે વહેંચવો?
જે ખર્ચ કંપની આપતી નથી એમના માટે એક ગ્રૂપ રાખો, દરેક ખર્ચ એના જ નામે નોંધો જેણે આપ્યો, અને અંતે એક જ વાર હિસાબ પતાવો.
શું ટીમ ડિનર પર મૅનેજરે વધુ આપવું જોઈએ?
એ ટીમનો નિર્ણય છે, કોઈ નિયમ નહીં. જરૂરી બસ એટલું છે કે બિલ આવે એ પહેલાં કહી દેવાય.
જે સહકર્મી પીતો નથી એનું શું?
પીણાં અલગ લીટીમાં નોંધો, સરખા હિસ્સામાં ભેળવશો નહીં.
મેજ પર કોઈ ક્લાયન્ટ કે મહેમાન હોય ત્યારે કોણ આપે છે?
ઑર્ડર પહેલાં નક્કી કરો કે મહેમાનનો હિસ્સો ગ્રૂપ ઉપાડશે કે કોઈનું કંપની કાર્ડ, અને એ જ રીતે નોંધો.
શું હું અંગત અને કંપનીના ખર્ચ એક જ ઍપમાં રાખી શકું?
રાખી શકો, અને એ ખરાબ વિચાર છે. અંગત વહેંચણી માટે એક વહેંચાયેલો હિસાબ અને બાકી માટે જે કંપની માગે.
ઘરે પાછા ફરતાં પહેલાં હિસાબ પતાવવો કે પછી?
પહેલાં. એરપોર્ટ જતી કૅબમાં બે મિનિટ લાગે છે અને બધાને અઠવાડિયું યાદ હોય છે.
સાર
બે હિસાબ, એક સીમા, અને એ અડધા ભાગ માટે એક ગ્રૂપ જે તમારું છે. જ્યારે પણ કાર્ડ નીકળે ત્યારે કહી દો કે કોણ આપી રહ્યું છે, કંપનીના ખર્ચ પૂરેપૂરા બહાર રાખો, અને પાછી ફ્લાઇટ પહેલાં હિસાબ પતાવી લો. ગ્રૂપ ટ્રિપને ન્યાયી રીતે વહેંચવાની રીત એ જ શિસ્ત છે, બસ એમાં ખર્ચ નીતિ હોતી નથી.
Donget મફત ડાઉનલોડ કરો અને અંગત હિસાબ પહેલેથી શૂન્ય કરીને ઘરે પાછા ફરો.
