Cara bahagi kos dalam perjalanan kerja atau offsite pasukan

Perjalanan kerja menghasilkan hal wang paling mengelirukan berbanding mana-mana perjalanan lain, sebab dua sistem yang benar-benar berbeza sedang berjalan serentak. Hotel atas tempahan syarikat. Tiket kapal terbang diuruskan seseorang di bahagian operasi. Kemudian, pada petang pertama, lima orang keluar makan malam dan kad peribadi seseorang dikeluarkan.

Kad itulah detik kekeliruan bermula. Dari situ ada dua lejar — satu milik majikan anda dan satu lagi milik anda berlima — dan hampir setiap masalah wang dalam perjalanan kerja ialah satu baris yang tersasar ke lejar yang salah. Peraturannya ialah sempadan, bukan formula: kalau syarikat yang membayarnya, ia tidak pernah masuk ke dalam pembahagian peribadi.

Supaya jelas tentang skopnya: apa yang majikan anda akan dan tidak akan bayar balik, dan cara anda menuntutnya, ialah urusan antara anda dan majikan. Ini tentang lejar yang satu lagi — kos kongsi yang anda berlima tanggung sendiri.

Tarik garisannya sebelum petang pertama

Pembahagiannya senang. Menyusun timbunan selepas itu yang tidak. Lima minit dalam perjalanan dari lapangan terbang menyelamatkan keseluruhannya:

Apa yang syarikat tanggung. Hotel, tiket kapal terbang, apa sahaja yang polisi sebut tentang makan. Semua ini melalui proses yang majikan anda gunakan dan tidak pernah disebut lagi dalam kumpulan.

Apa yang kumpulan tanggung. Makan malam yang tiada siapa menuntutnya, teksi antara satu tempat ke satu tempat, minuman selepas itu, hadiah untuk rakan sekerja, snek yang seseorang beli untuk bilik. Satu kumpulan, satu baki.

Apa yang peribadi. Cenderamata, satu malam tambahan di hujung, khidmat bilik. Bukan masalah orang lain.

Garisan antara dua yang pertama itulah yang bergerak, dan ia bergerak mengikut negara, mengikut pasukan dan mengikut bulan, jadi persetujuilah ia dengan suara dan bukan menganggap semua orang membaca polisi yang sama.

Dua peraturan yang menghalang kebanyakannya

Satu pembayar bagi satu baris, dinamakan pada waktu itu. Bukan “nanti kita kira” — orang yang menekan kad menyebutnya, dan ia masuk ke dalam rekod sementara resit masih di tangannya. Perjalanan kerja ialah persekitaran yang paling mudah membuat teksi RM120 terlupa: semua orang penat, ia bukan duit mereka pun, dan masih ada tiga hari lagi.

Sebut perkara yang janggal sebelum bil, bukan selepas. Sama ada minuman dibahagi sama rata atau ikut siapa yang meminumnya. Sama ada orang yang lebih kanan menanggung meja kali ini. Sama ada tetamu di hujung meja masuk ke kad syarikat atau ke atas anda semua. Setiap satu daripadanya elok sahaja apabila dinyatakan lebih awal dan merosakkan apabila ia baru diketahui di kaunter. Membahagi bil restoran dengan adil membincangkan mekaniknya; dalam perjalanan kerja, masanya lebih penting daripada kaedahnya.

Contoh lengkap

Lima rakan sekerja, offsite dua hari. Hotel dan tiket kapal terbang atas syarikat. Semua di bawah ini milik kumpulan sendiri:

Itu RM820, jadi setiap bahagian ialah RM164. Farah RM326 ke hadapan; Amir RM44 ke belakang; Priya RM14; Haziq RM104; Wei Ming, yang tidak pernah mengeluarkan kadnya, RM164.

Semua orang bayar kepada Farah: RM164 daripada Wei Ming, RM104 daripada Haziq, RM44 daripada Amir, RM14 daripada Priya. Empat pemindahan untuk lima orang, iaitu yang paling sedikit boleh berlaku apabila seorang menanggung sebahagian besarnya di hadapan — dan ia mengambil kira-kira seminit dalam teksi ke lapangan terbang.

Perhatikan Priya berhutang RM14 walaupun sudah membelanjakan RM150 untuk hadiah itu. Itu kira-kira yang berjalan betul, dan ia berbaloi disebut dalam kumpulan, sebab dalam perjalanan kerja permintaan RM14 boleh berbunyi kedekut kalau tiada siapa nampak dari mana ia datang.

Apabila kumpulan itu bukan seluruh pasukan

Dua variasi yang selalu muncul.

Sebahagian orang balik awal. Caj mereka yang ada untuk makan malam yang mereka sertai. Offsite bukan pakej: satu perbelanjaan dibahagi antara orang yang terlibat dengannya, dan itu keputusan bagi setiap perbelanjaan, bukan bagi keseluruhan perjalanan.

Seorang boleh menuntut dan seorang lagi tidak. Kes yang lazim dan memang janggal — pasukan seorang menanggung makan malam, pasukan seorang lagi tidak. Bahagikan bil seperti biasa dan biarkan orang yang boleh menuntut itu mendapatkan semula bahagiannya sendiri melalui prosesnya sendiri. Jangan biarkan dia “belanja” seluruh meja atas kadnya kemudian mengira apa yang semua orang terhutang kepadanya: itu mencampurkan semula kedua-dua lejar, iaitu perkara yang sempadan tadi wujud untuk menghalangnya.

Di mana Donget masuk

Satu kumpulan untuk perjalanan itu, dibuka sebelum anda mendarat, dengan anda berlima di dalamnya. Setiap kos kongsi dimasukkan di bawah Tambah perbelanjaan sebaik ia berlaku — Imbas resit dengan AI menukar resit restoran menjadi satu perbelanjaan tanpa sesiapa perlu menaip, dan itu penting apabila pilihan lain ialah memasukkan data pada tengah malam.

Bahagikan Sama Rata secara lalai, atau guna Item untuk meletakkan minuman kepada orang yang meminumnya tanpa menjadikannya satu perbincangan. Sebab semua orang ada dalam kumpulan, semua orang boleh melihat Baki yang sama sepanjang perjalanan berjalan; tiada siapa menunggu sampai ke penghujung baru tahu sama ada dia lebih atau kurang, dan tiada siapa perlu mempercayai spreadsheet seorang.

Pada pagi terakhir, Selesaikan menghasilkan empat pemindahan di atas dan bukan rantaian hutang kecil, dan Rekod pemindahan menutup setiap satu apabila ia dibayar. Tiada had harian untuk perbelanjaan, jadi hari kedua yang padat tidak menghentikan rekod itu, dan keseluruhannya percuma — harga yang betul untuk sesuatu yang anda gunakan sebab sistem majikan anda tidak meliputinya. Kalau ini sebahagian rutin kerja anda, membahagi perbelanjaan pasukan membincangkan versi berterusan bagi masalah yang sama.

Soalan lazim

Bagaimana kos kongsi dibahagi dalam perjalanan kerja?

Kekalkan satu kumpulan untuk kos yang tidak ditanggung syarikat, rekod setiap satu atas nama sesiapa yang membayarnya, dan selesaikan sekali sahaja pada penghujungnya. Apa-apa yang syarikat bayar balik langsung tidak masuk ke dalam kumpulan itu.

Patutkah pengurus bayar lebih pada makan malam pasukan?

Itu keputusan pasukan, bukan peraturan. Yang penting ialah ia disebut sebelum bil sampai, supaya tiada siapa diam-diam menganggap jawapan yang berbeza daripada orang yang memegang kad.

Bagaimana dengan rakan sekerja yang hanya minum air kosong?

Bahagikan minuman sebagai barisnya sendiri dan bukan melipatnya ke dalam bahagian sama rata. Ia hanya menambah satu perbelanjaan dan membuang punca rasa tidak puas hati yang paling lazim pada makan malam kerja.

Siapa yang bayar apabila klien atau tetamu menyertai meja?

Putuskan sebelum memesan sama ada bahagian tetamu itu ditanggung kumpulan atau oleh kad syarikat seseorang, dan rekodkan begitu. Mendapat tahu perkara ini di kaunter itulah yang menjadikan malam yang baik terasa janggal.

Bolehkah saya simpan perbelanjaan peribadi dan syarikat dalam aplikasi yang sama?

Boleh, dan ia bukan idea yang baik. Satu rekod kongsi untuk pembahagian peribadi dan apa jua yang majikan anda perlukan untuk selebihnya menghalang kedua-duanya daripada mencemari satu sama lain.

Patutkah kami selesaikan sebelum atau selepas pulang?

Sebelum. Menyelesaikannya dalam teksi ke lapangan terbang mengambil dua minit sementara semua orang masih ingat minggu itu; dua minggu kemudian ia menjadi mesej yang seseorang terpaksa hantar.

Kesimpulan

Dua lejar, satu sempadan, dan satu kumpulan untuk separuh yang milik anda. Sebut siapa yang membayar setiap kali sesuatu kad dikeluarkan, kekalkan kos syarikat sepenuhnya di luar daripadanya, dan selesaikan sebelum penerbangan pulang. Cara adil membahagi perjalanan berkumpulan ialah disiplin yang sama tanpa polisi perbelanjaan.

Muat turun Donget secara percuma dan pulang ke rumah dengan lejar peribadi anda sudah berada di sifar.