Hvernig á að skipta kostnaði í vinnuferð eða á starfsdögum

Vinnuferðir framleiða ruglingslegustu peninga allra ferða, því tvö gjörólík kerfi eru í gangi samtímis. Hótelið er á bókun fyrirtækisins. Flugið fór í gegnum einhvern í rekstrinum. Og svo, fyrsta kvöldið, fara fimm manns út að borða og persónulegt kort einhvers kemur upp úr vasanum.

Það kort er augnablikið sem ruglingurinn byrjar. Héðan í frá eru bókhöldin tvö — annað tilheyrir vinnuveitandanum og hitt ykkur fimm — og nánast hvert einasta peningavandamál í vinnuferð er lína sem lenti í röngu bókhaldi. Reglan er landamæri, ekki formúla: sé fyrirtækið að borga fyrir eitthvað fer það aldrei inn í persónulegu skiptinguna.

Til að hafa umfangið á hreinu: hvað vinnuveitandinn þinn endurgreiðir og hvernig þú sækir það er milli þín og hans. Hér er talað um hitt bókhaldið — sameiginlega kostnaðinn sem þið fimm berið sjálf.

Dragið línuna áður en fyrsta kvöldið byrjar

Skiptingin er auðveld. Að flokka hrúguna eftir á er það ekki. Fimm mínútur á leiðinni frá flugvellinum bjarga öllu saman:

Það sem fyrirtækið borgar. Hótel, flug og það sem starfskjarastefnan segir um mat. Þetta fer í gegnum ferlið sem vinnuveitandinn notar og er aldrei nefnt aftur í hópnum.

Það sem hópurinn borgar. Kvöldverðurinn sem enginn ætlar að sækja endurgreiðslu fyrir, leigubílarnir milli staða, drykkirnir á eftir, gjöfin handa samstarfsmanni, snarlið sem einhver keypti upp á herbergi. Einn hópur, ein staða.

Það sem er persónulegt. Minjagripurinn, aukanóttin í lokin, herbergisþjónustan. Engum öðrum viðkomandi.

Línan milli fyrstu tveggja er sú sem hreyfist, og hún hreyfist eftir landi, eftir teymi og eftir mánuðum, svo komið ykkur saman um hana upphátt frekar en að ganga út frá því að allir hafi lesið sömu stefnuna.

Tvær reglur sem koma í veg fyrir flest

Einn greiðandi á hverja línu, nefndur á staðnum. Ekki „við reddum þessu seinna“ — sá sem leggur kortið fram segir það, og það fer í skrána á meðan kvittunin er enn í hendinni á honum. Vinnuferð er einmitt umhverfið þar sem 9.600 kr. leigubíll gleymist: allir eru þreyttir, þetta eru hvort eð er ekki peningarnir þeirra, og það eru þrír dagar eftir af þessu.

Segið vandræðalegu hlutina fyrir reikninginn, ekki eftir hann. Hvort drykkjunum sé skipt jafnt eða eftir því hver drakk. Hvort sá reyndasti ætli að bjóða borðinu í þetta sinn. Hvort gesturinn við borðsendann sé á fyrirtækjakorti eða á ykkur öllum. Hvert einasta af þessu er í lagi þegar það er sagt fyrir fram og skaðlegt þegar það uppgötvast við kassann. Að skipta veitingahúsareikningi sanngjarnt fer yfir aðferðirnar; í vinnuferð skiptir tímasetningin meira máli en aðferðin.

Reiknað dæmi

Fimm samstarfsmenn, tveggja daga starfsdagar utanhúss. Hótel og flug eru á fyrirtækinu. Allt hér að neðan er hópsins eigið:

Það eru 65.600 kr., svo hver hlutur er 13.120 kr. Anna er 26.080 kr. í plús; Bjarni er 3.520 kr. í mínus; Katrín 1.120 kr.; Daði 8.320 kr.; Erla, sem tók aldrei upp kortið, 13.120 kr.

Öll borga Önnu: 13.120 kr. frá Erlu, 8.320 kr. frá Daða, 3.520 kr. frá Bjarna, 1.120 kr. frá Katrínu. Fjórar millifærslur fyrir fimm manns, sem er fæsti mögulegi fjöldi þegar einn lagði út fyrir mestu — og það tekur um mínútu í leigubílnum á flugvöllinn.

Takið eftir að Katrín skuldar 1.120 kr. þrátt fyrir að hafa eytt 12.000 kr. í gjöfina. Þar er reikningurinn að virka rétt, og það er þess virði að segja það upphátt í hópnum, því í vinnuferð getur beiðni um 1.120 kr. hljómað smásmugulega ef enginn sér hvaðan hún kom.

Þegar hópurinn er ekki allt teymið

Tvö tilbrigði sem koma upp í sífellu.

Sum fara fyrr. Rukkið þau sem voru með fyrir kvöldverðinn sem þau sátu. Starfsdagar eru ekki pakkaferð: útgjaldi er skipt milli þeirra sem áttu hlut í því, sem er ákvörðun á hvert útgjald frekar en á ferðina alla.

Sum sækja endurgreiðslu og önnur ekki. Algengt og raunverulega óþægilegt tilvik — teymi eins borgar kvöldverð, teymi annars gerir það ekki. Skiptið reikningnum eins og venjulega og látið þann sem getur sótt endurgreiðslu ná í sinn eigin hlut gegnum sitt eigið ferli. Ekki láta hann „bjóða“ öllu borðinu á sitt kort og reikna svo út hvað hver skuldar honum: það blandar bókhöldunum saman aftur, sem er einmitt það sem landamærin eru til að koma í veg fyrir.

Þar sem Donget kemur inn

Einn hópur fyrir ferðina, búinn til áður en þið lendið, með ykkur fimm í honum. Hvert sameiginlegt útgjald fer inn undir Bæta við útgjaldi jafnóðum — Skanna kvittun með gervigreind breytir kvittuninni af veitingastaðnum í útgjald án þess að nokkur slái neitt inn, sem skiptir máli þegar valkosturinn er innsláttur á miðnætti.

Skiptið Jafnt sjálfgefið, eða notið Atriði og kostnaður til að setja drykkina á þau sem drukku þá án þess að gera það að umræðuefni. Af því að öll eru í hópnum sjá öll sömu Staða á meðan ferðin stendur; enginn bíður eftir því að komast að því í lokin hvort hann sé í plús eða mínus, og enginn þarf að treysta töflureikni eins manns.

Síðasta morguninn skilar Gera upp millifærslunum fjórum hér að ofan frekar en keðju af smáskuldum, og Skrá millifærslu lokar hverri þeirra um leið og hún er greidd. Það er ekkert dagstakmark á útgjöldum, svo þungur seinni dagur stöðvar ekki skráninguna, og allt saman er ókeypis — sem er rétta verðið á einhverju sem þú notar af því að kerfi vinnuveitandans nær ekki yfir það. Sé þetta fastur hluti af starfinu fjallar að skipta kostnaði í teymi og litlum fyrirtækjum um viðvarandi útgáfuna af sama vanda.

Algengar spurningar

Hvernig skiptir maður sameiginlegum kostnaði í vinnuferð?

Haldið einum hópi utan um það sem fyrirtækið borgar ekki, skráið hvert útgjald á þann sem lagði út, og gerið upp einu sinni í lokin. Allt sem vinnan endurgreiðir kemur aldrei inn í þann hóp.

Á stjórnandinn að borga meira í kvöldverði teymisins?

Það er ákvörðun teymisins, ekki regla. Það sem skiptir máli er að hún sé sögð áður en reikningurinn kemur, svo enginn gangi hljóðlega út frá öðru svari en sá sem heldur á kortinu.

Hvað með samstarfsmann sem drekkur ekki?

Skiptið drykkjunum sem sinni eigin línu í stað þess að fella þá inn í jafna skiptingu. Það kostar eitt aukaútgjald og fjarlægir algengustu uppsprettu hljóðlátrar gremju í vinnukvöldverði.

Hver borgar þegar viðskiptavinur eða gestur sest við borðið?

Ákveðið áður en pantað er hvort hópurinn eða eitt fyrirtækjakort tekur hlut gestsins, og skráið það þannig. Að komast að því við kassann er það sem gerir gott kvöld vandræðalegt.

Má ég halda persónulegum útgjöldum og útgjöldum fyrirtækisins í sama appi?

Þú mátt það, og það er slæm hugmynd. Ein sameiginleg skrá fyrir persónulegu skiptinguna og það sem vinnuveitandinn krefst fyrir hitt heldur þessu tvennu frá því að menga hvort annað.

Eigum við að gera upp áður en við komum heim eða eftir á?

Áður. Að gera upp í leigubílnum á flugvöllinn tekur tvær mínútur á meðan allir muna enn vikuna; hálfum mánuði síðar eru það skilaboð sem einhver þarf að senda.

Niðurstaðan

Tvö bókhöld, ein lína á milli, og einn hópur utan um þann helminginn sem er ykkar. Segið hver borgar um leið og hvert kort kemur upp, haldið kostnaði fyrirtækisins alveg fyrir utan, og gerið upp fyrir flugið heim. Sanngjarna leiðin til að skipta hópferð er sami agi án starfskjarastefnu.

Sæktu Donget frítt og lentu heima með persónulega bókhaldið þegar komið í núll.