Miten jakaa kulut työmatkalla tai tiimin offsite-päivillä

Työmatkat tuottavat kaikista matkoista sekavimmat rahat, koska kaksi täysin eri järjestelmää pyörii yhtä aikaa. Hotelli on yrityksen varauksella. Lennot menivät jonkun kautta operaatioissa. Ja sitten ensimmäisenä iltana viisi ihmistä lähtee illalliselle ja jonkun oma kortti tulee esiin.

Se kortti on hetki, jolloin sekaannus alkaa. Tästä eteenpäin on kaksi kirjanpitoa — toinen kuuluu työnantajallesi ja toinen teille viidelle — ja lähes jokainen työmatkan raha-asia johtuu siitä, että rivi päätyy väärään. Sääntö on raja, ei kaava: jos yritys maksaa sen, se ei koskaan tule henkilökohtaiseen jakoon.

Selvyyden vuoksi: se mitä työnantajasi korvaa ja mitä ei, ja miten sitä haetaan, on sinun ja työnantajasi välinen asia. Tässä on kyse siitä toisesta kirjanpidosta — yhteisistä kuluista jotka te viisi katatte itse.

Vetäkää raja ennen ensimmäistä iltaa

Jako on helppo. Kasan lajittelu jälkikäteen ei. Viisi minuuttia lentokentältä tullessa pelastaa koko homman:

Mitä yritys kattaa. Hotelli, lennot, se mitä ohjeistus sanoo aterioista. Nämä kulkevat työnantajasi prosessin kautta eikä niitä koskaan enää mainita ryhmässä.

Mitä porukka kattaa. Illallinen jota kukaan ei laita kuluihin, taksit paikkojen välillä, drinkit jälkeenpäin, kollegan lahja, huoneeseen ostetut naposteltavat. Yksi ryhmä, yksi saldo.

Mikä on henkilökohtaista. Matkamuisto, loppuun lisätty ylimääräinen yö, huonepalvelu. Ei kenenkään muun ongelma.

Kahden ensimmäisen välinen raja on se joka liikkuu — maittain, tiimeittäin ja kuukausittain — joten sopikaa siitä ääneen älkääkä olettako, että kaikki lukivat saman ohjeistuksen.

Kaksi sääntöä jotka estävät suurimman osan

Yksi maksaja per rivi, nimettynä heti. Ei “selvitetään myöhemmin” — se joka lyö kortin sanoo sen, ja kulu menee kirjanpitoon kuitin ollessa vielä hänen kädessään. Työmatka on juuri se ympäristö, jossa 60 euron taksi unohtuu: kaikki ovat väsyneitä, se ei muutenkaan ole heidän rahaansa, ja tätä on kolme päivää lisää.

Sano kiusalliset asiat ennen laskua, ei sen jälkeen. Jaetaanko juomat tasan vai sen mukaan kuka joi. Tarjoaako kokenein pöydän tällä kertaa. Onko pöydän päässä istuva vieras yrityskortilla vai teillä kaikilla. Jokainen näistä on kunnossa etukäteen sanottuna ja syövyttävä kassalla paljastuessaan. Ravintolalaskun reilu jakaminen käsittelee mekaniikan; työmatkalla ajoitus merkitsee enemmän kuin menetelmä.

Laskettu esimerkki

Viisi kollegaa, kahden päivän offsite. Hotelli ja lennot ovat yrityksen. Kaikki alla oleva on porukan omaa:

Se on 410 €, joten kunkin osuus on 82 €. Anni on 163 € plussalla; Petri 22 € miinuksella; Kaisa 7 €; Daniel 52 €; Elina, joka ei kertaakaan ottanut korttiaan esiin, 82 €.

Kaikki maksavat Annille: 82 € Elinalta, 52 € Danielilta, 22 € Petriltä, 7 € Kaisalta. Neljä siirtoa viidelle ihmiselle, mikä on pienin mahdollinen määrä kun yksi maksoi suurimman osan etukäteen — ja se vie noin minuutin taksissa lentokentälle.

Huomaa, että Kaisa on velkaa 7 € vaikka käytti 75 € lahjaan. Tämä on laskennan toimimista oikein, ja se kannattaa sanoa ääneen ryhmässä, koska työmatkalla 7 euron pyyntö voi näyttää pikkumaisuudelta jos kukaan ei näe mistä se tuli.

Kun porukka ei ole koko tiimi

Kaksi jatkuvasti toistuvaa muunnelmaa.

Osa lähtee aikaisin. Veloittakaa siitä illallisesta ne jotka olivat siellä. Offsite ei ole pakettimatka: kulu jaetaan niiden kesken jotka olivat osa sitä, mikä on kulukohtainen päätös eikä matkakohtainen.

Yksi laittaa kuluihin ja toinen ei. Yleinen ja aidosti kiusallinen tapaus — toisen tiimi kattaa illallisen, toisen ei. Jakakaa lasku normaalisti ja antakaa sen joka voi laittaa kuluihin hakea oman osuutensa omalla prosessillaan. Älkää antako hänen “tarjota” koko pöytää kortillaan ja sitten laskea kuka on hänelle velkaa mitäkin: se sekoittaa kirjanpidot takaisin yhteen, mikä on juuri se asia jonka estämiseksi raja on olemassa.

Mihin Donget sopii

Yksi ryhmä reissua varten, luotuna ennen laskeutumista, teidät viisi mukana. Jokainen yhteinen kulu menee sisään Lisää kulu -painikkeella sitä mukaa kun se syntyy — Skannaa kuitti tekoälyllä muuttaa ravintolakuitin kuluksi ilman että kenenkään tarvitsee näppäillä, millä on väliä kun vaihtoehto on tietojen syöttäminen keskiyöllä.

Jaa Tasan oletuksena, tai käytä Kohteet-näkymää laittaaksesi juomat niille jotka ne joivat ilman että siitä tulee keskustelunaihe. Koska kaikki ovat ryhmässä, kaikki näkevät samat Saldot reissun aikana; kukaan ei odota loppuun asti saadakseen tietää onko plussalla vai miinuksella, eikä kenenkään tarvitse luottaa yhden ihmisen taulukkoon.

Viimeisenä aamuna Tilitä tuottaa yllä olevat neljä siirtoa pienten velkojen ketjun sijaan, ja Kirjaa siirto sulkee jokaisen sitä mukaa kun se maksetaan. Kuluille ei ole päivärajaa, joten raskas toinen päivä ei pysäytä kirjanpitoa, ja koko juttu on ilmainen — mikä on oikea hinta jollekin jota käytät siksi että työnantajasi järjestelmä ei kata sitä. Jos tämä on toistuva osa työtä, tiimin kulujen jakaminen käsittelee saman ongelman pysyvän version.

Usein kysytyt kysymykset

Miten yhteiset kulut jaetaan työmatkalla?

Pitäkää yksi ryhmä niille kuluille joita yritys ei kata, kirjatkaa jokainen maksajalleen, ja tilittäkää kerran lopussa.

Pitäisikö esihenkilön maksaa enemmän tiimi-illallisella?

Se on tiimin päätös, ei sääntö. Merkitystä on sillä, että se sanotaan ennen laskua.

Entä kollega joka ei juo?

Jakakaa juomat omana rivinään sen sijaan että sulauttaisitte ne tasaosuuteen.

Kuka maksaa kun asiakas tai vieras istuu pöytään?

Päättäkää ennen tilaamista ja kirjatkaa se niin.

Voinko pitää henkilökohtaiset ja yrityksen kulut samassa sovelluksessa?

Voit, ja se on huono ajatus. Erilliset kirjanpidot kummallekin.

Tilitetäänkö ennen vai jälkeen kotiinpaluun?

Ennen. Taksissa lentokentälle se vie kaksi minuuttia.

Lopputulos

Kaksi kirjanpitoa, yksi raja, ja yksi ryhmä sille puoliskolle joka on teidän. Sanokaa kuka maksaa sitä mukaa kun kortit tulevat esiin, pitäkää yrityksen kulut kokonaan ulkopuolella, ja tilittäkää ennen kotilentoa. Reilu tapa jakaa ryhmämatkan kulut on sama kuri ilman kulusääntöjä.

Lataa Donget ilmaiseksi ja laskeudu kotiin henkilökohtaisen kirjanpidon ollessa jo nollassa.