Miten jakaa tiimin kulut (ilmainen Splitwise-vaihtoehto)

Perjantai, 12:40. Laitoit tiimilounaan omalle kortillesi, koska yrityksen kortti oli laatikossa kaksi kerrosta ylempänä ja jono eteni. Kuusi kollegaa. 186 €. Mielessä muistiinpano että hoidat sen myöhemmin.

Nyt on keskiviikko. Et ole hoitanut mitään. Sen sijaan olet kirjoittanut neljä eri Slack-viestiä ja poistanut ne kaikki, koska yksikään ei saanut sinua kuulostamaan ihmiseltä joka suhtautuu rennosti 31 euroon.

Se on tiimikulujen todellinen ongelma. Se ei ole koskaan ollut laskutoimitus.

Miksi kavereille tehdyt sovellukset muuttuvat oudoiksi töissä

Splitwise ja useimmat sen kaltaiset sovellukset suunniteltiin tietyn sosiaalisen sopimuksen ympärille: kaveriporukka joka luottaa toisiinsa, joka näkee toisensa taas, ja joka hyväksyy juoksevan tilin normaalina osana ystävyyttä.

Lähes mikään siitä ei kestä kosketusta toimistoon.

Kukaan ei halua olla perijä. Kavereiden kesken tökkäys on läppää. Sen kollegan kanssa joka istuu vastapäätä ja on kaksi tasoa ylempänä, tökkäys on pieni urapäätös. Useimmat vain nielevät kulun, ja näin yksi ihminen päätyy hiljaa subventoimaan tiimiä vuoden ajan.

Maksaja kiertää, kiusallisuus ei. Kaveriporukassa maksaa se jonka vuoro on, ja se tasoittuu vuosikymmenessä. Tiimeillä ei ole vuosikymmentä. Niillä on vuosineljännes, organisaatiomuutos ja läksiäiset.

Ihmiset lähtevät. Kaveri joka on sinulle 12 € velkaa, on sinulle 12 € velkaa ikuisesti. Kollega joka on sinulle 12 € velkaa, irtisanoutuu, ja nyt on avoin saldo kiinnitettynä henkilöön jonka Slack-tili on poistettu käytöstä. Kuluttajien jakosovelluksilla ei ole tästä mitään järkevää sanottavaa.

Kuitilla on toinen tehtävä. Kavereiden kesken kuitti on todiste erimielisyydessä jota kukaan ei odota. Töissä kuitin voi olla tarpeen selvitä tarpeeksi pitkään jotta se voidaan liittää kulukorvaukseen. Sovellus joka kohtelee kuvaa kertakäyttöisenä on hyvä piknikille ja hyödytön mihinkään korvattavaan.

Kaikki ovat eri paikassa. Sillä hetkellä kun tiimi on hajallaan useassa maassa, yksi lounas voi sisältää kaksi valuuttaa ja kortin joka lisäsi hiljaa oman kurssinsa.

Selvittäkää ensin mikä ongelma teillä oikeasti on

Suurin osa ”tiimikuluihin” liittyvästä sekaannuksesta johtuu siitä että neljä eri ongelmaa kantaa samaa nimeä. Ne vaativat eri työkalut, ja väärän valitseminen on syy siihen että ihmiset kimpoavat pois jokaisesta kokeilemastaan sovelluksesta.

1. Yrityksen raha jonka maksoit etukäteen. Maksoit asiakasillallisen ja yritys on sinulle velkaa. Tämä ei ole lainkaan jako-ongelma — se on korvausongelma. Tarvitset kuitin ja kululaskun, ja sinun pitäisi käyttää sitä mitä talousosasto on pystyttänyt, vaikka se olisi ruma. Tämän laittaminen jakosovellukseen hukkaa kuitin ja luo saldon jota ei koskaan tilitetä, koska yritys ei ole ryhmässä.

2. Yhteiset kulut joita yritys ei kata. Tiimilounas. Lähtölahja. Kahvikassa. Perjantain kierros. Kukaan ei hae tästä korvausta, joten se pitää jakaa oikeiden ihmisten kesken. Tämä on jako-ongelma työkortti kaulassa, ja juuri tämä tuottaa hiljaa eniten kaunaa.

3. Kulut ihmisten välillä jotka eivät ole samassa yrityksessä. Kaksi freelanceria jakamassa työhuonetta. Perustajat jakamassa tilausta ennen kuin yritystiliä on olemassa. Toimisto joka jakaa messuosaston kumppanin kanssa. Oikeat yrityskulutyökalut olettavat työnantajan; sellaista ei vielä ole.

4. Yhden ihmisen kortti, kaikkien tilaukset. Suunnittelutyökalu, jaettu levy, litterointipalvelu — kaikki yhden perustajan henkilökohtaisella kortilla vuodesta 2023, epämääräisen ymmärryksen kanssa että se selvitetään joskus.

Kategoriat 2, 3 ja 4 ovat ne joihin ihmiset etsivät ”Splitwise-vaihtoehtoa yrityksille”. Kategoria 1 ei ole jako-ongelma, eikä yksikään jakosovellus tee sitä hyvin — meidänkään.

Mitä tiimin muotoinen jakosovellus tarvitsee

Jos valitsette jotain kategorioihin 2–4, tämä on se lyhyt lista joka oikeasti merkitsee arjessa:

• Ei kattoa sille kuinka monta kulua voitte lisätä. Tiimi kirjaa enemmän kuin kaveriporukka, ja se kirjaa ryöppyinä — konferenssi tuottaa viisitoista merkintää kolmessa päivässä. Sovellus joka annostelee kulusi pettää juuri silloin kun sinulla on kiireisintä. (Lisää aiheesta: mistä oikeasti luovut ilmaisella tasolla.)
• Jaot jotka eivät ole vain ”tasan”. Tiimilounas jossa kaksi otti menun ja yksi alkupalan ei ole tasajako. Ei ole myöskään lähtölahja jossa lähtijä ei maksa mitään. Haluatte kaikki viisi tapaa jakaa — tasan, tarkoilla summilla, prosenteilla, kertoimilla ja rivi riviltä.
• Kuitin talteenotto joka ei ole premium-ominaisuus. Kuvaa se, ja anna sovelluksen poimia loppusumma. Jos kuittiskannaus on tilauksen takana, ihmiset eivät käytä sitä, eikä kukaan sitten muista mitä se 186 € oli.
• Useita valuuttoja yhdessä ryhmässä. Ei neuvottelunvaraa hajautetulle tiimille.
• Tilitys joka minimoi maksut. Kuusi ihmistä joista kukin on velkaa kahdelle muulle on viisitoista mahdollista siirtoa. Hyvä ohjelmisto tekee siitä neljä.
• Ilmainen kaikille ryhmässä. Tämän ihmiset ohittavat. Jos sovelluksesi veloittaa per henkilö, pyydät nyt kuudelta kollegalta kultakin hankintapäätöksen ennen kuin voit saada lounasrahat takaisin. Et tule saamaan lounasrahoja takaisin.

Laskettu esimerkki, koska abstrakti versio on hyödytön

Kuusi ihmistä. Lounas maksaa 186 €. Paula ei juo, joten hän jätti väliin 36 euron viinipullon. Tomi lähtee, ja tiimi sopi että hänen lounaansa on heidän tarjoamansa.

Tasajako — 31 € kutakin kohti — on väärin kahdesti, ja jokainen pöydässä aistii että se on väärin, mikä on juuri syy siihen ettei kukaan sano mitään.

Näin näyttää versio joka on oikeasti reilu:

1. Kirjatkaa 150 euron ruoka yhtenä kuluna, jaettuna kertoimilla: viisi ihmistä yhdellä osuudella, Tomi nollalla. Se on 30 € kullekin viidestä.
2. Kirjatkaa 36 euron viini toisena kuluna, jaettuna tasan neljän kesken jotka joivat sitä. Se on 9 € kullekin.

Paula maksaa 30 €. Kolme juonutta maksaa 39 €. Tomi ei maksa mitään. Se vei noin neljäkymmentä sekuntia eikä kenenkään tarvinnut sanoa lausetta ”no minä en ottanut viiniä”.

Rehellisesti sanottuna tuo toinen lause on koko tuotekategoria. Nämä sovellukset ovat olemassa jotta kenenkään ei tarvitse sanoa sitä ääneen.

Kollega joka lähtee ollessaan sinulle velkaa

Ainoa aidosti ratkaisematon tapaus. Muutama käytännön vahingonrajoitus:

• Tilittäkää luonnollisissa rajakohdissa. Kuun vaihde, matkan loppu, projektin loppu. Vuosineljännestä kauemmin elävät saldot eivät tule maksetuiksi; ne unohtuvat ja alkavat sitten kaihertaa.
• Tehkää maksajan kierrosta näkyvä. Jos sovellus näyttää juoksevan saldon, ”sinä maksoit viimeksi” lakkaa olemasta väite jonka jonkun pitää esittää ja muuttuu tosiasiaksi ruudulla.
• Sopikaa läksiäissääntö. Yksinkertaisin: lähtijä ei maksa. Sopikaa kerran, eikä siitä tarvitse enää koskaan neuvotella hänen seisoessaan siinä.
• Älkää antako yhden ihmisen rahoittaa tiimiä. Jos maksajana on aina sama nimi, saldo ei ole saldo — se on koroton laina jota hän ei tarjonnut.

Mihin Donget sopii

Donget on ilmainen kulujen jakosovellus, ja kategoriat 2, 3 ja 4 ovat täsmälleen se mihin se on tarkoitettu. Se ei tee yrityksesi kululaskua puolestasi, ja sanomme sen mieluummin kuin myymme jotain mikä ei toimi.

Yhteisiin tiimikuluihin se antaa:

• Rajattomasti kuluja, ilman päiväkattoa ja ilman mainoksia sinun ja saldojen välissä.
• Viisi tapaa jakaa, jotta sekä viini että lähtölahja hoituvat oikein.
• Ilmainen tekoälykuittiskannaus — kuvaa pöydässä, ennen kuin kuitti päätyy taskuun ja pyykin läpi.
• Useita valuuttoja yhdessä ryhmässä, tiimeille jotka eivät ole yhdessä paikassa.
• Tilitys joka laskee vähimmät maksut kaikkien tasaamiseksi.
• Ilmainen jokaiselle jäsenelle, joten kenenkään ei tarvitse ostaa mitään maksaakseen sinulle takaisin.

Lisää yksityiskohtia toimistokäytön sivulla, ja jos olet kesken vertailun, suora Donget vs Splitwise -erittely.

Käyttöönotto maanantaina

1. Luokaa yksi ryhmä oikeaa yksikköä kohti — ”Design-tiimi”, ei ”Lounas”. Ryhmät jotka vastaavat jo olemassa olevaa asiaa jäävät käyttöön; tilaisuutta vastaavat hylätään.
2. Lisätkää kaikki, myös se joka ”ei oikein harrasta sovelluksia”. Yksi ulkopuolinen muuttaa koko homman takaisin taulukoksi.
3. Sopikaa ääneen, kerran, kaksi sääntöä: maksaja kirjaa heti ja tilitämme kuun lopussa. Siinä koko prosessi.
4. Tilittäkää viimeisenä perjantaina. Neljä siirtoa, eikä yhtään viestiä joka alkaa ”sori että vaivaan, mutta…”.

Pointti ei ole siisti kirjanpito. Pointti on että 31 € lakkaa olemasta asia jota mietit keskiviikkona.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on paras sovellus tiimin kulujen jakamiseen?

Se joka antaa kaikkien kirjata rajattomasti kuluja ilmaiseksi, jakaa muutenkin kuin tasan, ottaa kuitit vastaan ilman maksumuuria, käsittelee useita valuuttoja ja laskee vähimmät maksut. Donget tekee tämän ilmaiseksi jokaiselle jäsenelle.

Voiko Splitwiseä käyttää yritykselle tai tiimille?

Yhteisiin tiimikuluihin joita yritys ei korvaa, kyllä. Korvattaviin yrityskuluihin ei — ne kuuluvat talousprosessiin.

Onko Splitwise ilmainen tiimeille?

Ilmainen taso on, mutta se rajoittaa kuluja päivässä ja laittaa kuittiskannauksen Pron taakse. Ilmainen vaihtoehto ilman päivärajaa välttää sen seinän.

Miten tiimin kulut jaetaan reilusti töissä?

Sen mukaan mitä kukin todella otti, kertoimilla tai tarkoilla summilla. Tilittäkää luonnollisissa rajakohdissa.

Mikä ero on tiimin kulujen jakamisella ja kulukorvauksella?

Kulukorvaus on rahaa jonka yritys on sinulle velkaa. Jakaminen koskee kuluja joita yritys ei kata.

Lataa Donget ilmaiseksi ja siirrä tiimin yhteiset kulut pois omalta kortiltasi.