Yhteisten kulujen jakaminen urheiluseurassa tai harrasteporukassa: vuorot, varusteet ja yhteiskassa
Miten jaatte vuorovuokran, isot varustetilaukset ja seurakassan reilusti futsal-porukassa tai harrastusryhmässä: peruutussääntö, laskettu esimerkki ja yksi tilitys kuukaudessa.
Tiistai, kello 20. Anni varaa vuoron omalla kortillaan, kuten hän on tehnyt joka viikko maaliskuusta asti. Yksitoista on ryhmässä, kahdeksan tulee paikalle, yksi kysyy ”paljonko olinkaan velkaa?”, ja toisella on yhä Paulan paitarahat käteisenä jossain. Kassa asuu vihkossa jonkun treenikassissa.
Kauden mittaan tästä tulee varaaja joka on pysyvästi parisataa euroa miinuksella, varustetilaus josta kukaan ei ole varma maksettiinko se kokonaan, ja kassa josta vain yksi ihminen voi mennä takuuseen.
Korjaus on rakenteellinen. Oli kyseessä futsal, kiipeilyporukka tai keramiikkakurssi joka ostaa oman savensa, seurarahat tulevat kolmessa muodossa — varaukset, isot tilaukset ja kassa — kullakin oma reilu jakonsa; päättäkää peruutussääntö kerran ja tilittäkää kuukausittain. Niputtakaa ne yhteen ”seurarahoiksi”, ja epäreiluus piiloutuu keskiarvoon.
Muoto 1 — Toistuvat varaukset: kerta kerralta vai kiinteä jäsenmaksu?
Kenttä, sali, studio: kustannus on kiinteä ja ihmiset vaihtuvat joka viikko. Sen jakamiseen on kaksi rehellistä tapaa, ja porukan pitäisi valita toinen ääneen.
Jako pelanneiden kesken. Jokainen vuoro jaetaan paikalle tulleiden kesken: 60 euron vuoro on 7,50 € kutakin kohti kahdeksalla pelaajalla ja 10 € kuudella. Viikosta viikkoon reilumpi ja useimpien pienten porukoiden oletus; vastapainoksi varaaja kantaa ohuen illan riskin ja hintaa per naama liikkuu.
Kiinteä jäsenmaksu. Kaikki maksavat saman kuukausisumman pelasivat tai eivät. Ennustettavaa ja helppoa kerätä; vakiokävijät subventoivat niitä jotka ilmestyvät kahdesti kaudessa, ja uuden tulijan pitää sitoutua ennen kuin hän tietää pitääkö siitä.
Kumpikaan ei ole väärin. Se mikä menee pieleen on ajelehtiminen näiden välillä — jäsenmaksu teoriassa, kerta kerralta käytännössä, eikä kukaan tiedä kumpi päti sinä iltana kun satoi.
Muoto 2 — Isot tilaukset: tarkat summat, ei tasan
Pelipaidat, mailan kielet, maali, laatikko sulkapalloja: yksi lasku, epätasaiset reilut osuudet. Varustetilaus näyttää yhdeltä kululta, mutta tasajako on siihen väärä työkalu. Jos kymmenen pelaajaa ottaa yhden paidan ja Sami kaksi, laskun jakaminen yhteentoista ei ole reilua kenellekään. Jakakaa se sen sijaan tarkkojen summien mukaan: tilaaja syöttää laskun loppusumman, jokaiselle pelaajalle kohdennetaan yhden paidan arvo, Samille kaksi, ja osuudet summautuvat takaisin laskuun. Viisi tapaa jakaa kulu kertoo milloin kukin tapa sopii; iso tilaus on tarkkojen summien oppikirjaesimerkki. Keräys valmentajalle tai lähtevälle pelaajalle on oma pieni tapauksensa — katso miten jakaa yhteislahja.
Muoto 3 — Kassa: yksi pitäjä, yksi näkyvä kirjanpito
Yksi ihminen pitää rahaa pikkujuttuja varten — pallot, teippi, tuomari — ja kaikki heittävät välillä sisään. Kassa epäonnistuu samalla tavalla kuin kimppakämpän ruokakassa: se on juokseva saldo jonka vain pitäjä näkee. Sääntö joka saa sen toimimaan: jokainen sisään tullut maksu kirjataan sen nimiin joka sen maksoi, ja jokainen kulu kirjataan pitäjä maksajana ja porukka osallistujina. Pitäjän saldo näyttää silloin kuinka paljon kassasta on oikeasti hänen, ja vihko käy tarpeettomaksi. Miten pitää kirjaa siitä kuka on sinulle velkaa on saman periaatteen kahden ihmisen versio.
Peruutussääntö: päättäkää se kerran
Riita jonka jokainen porukka lopulta käy on se tiistai jolloin joku perääntyy 19:45: vuoro on varattu, kustannus ei kutistu, ja joku kattaa erotuksen. Päättäkää kuka ennen kuin niin käy, ja kirjoittakaa se ryhmän kuvaukseen:
- Perut ennen määräaikaa (vaikkapa saman päivän keskipäivä) etkä tule lasketuksi mukaan.
- Perut määräajan jälkeen tai et yksinkertaisesti tule paikalle, ja sinut lasketaan pelanneeksi — osuutesi menee varaajalle.
- Jos vuoro peruuntuu kokonaan, varaajan kulun kattavat tasan kaikki jotka olivat ilmoittautuneet.
Tässä ei ole kyse kenenkään rankaisemisesta. Kyse on siitä ettei varaaja saa koskaan olla oletushäviäjä — porukka jonka varaaja on aina miinuksella jää pian ilman varaajaa.
Laskettu esimerkki: neljä tiistaita ja varustetilaus
Kymmenen pelaajaa, 60 euron vuoro joka viikko, Anni varaa ja maksaa, jokainen viikko jaetaan pelanneiden kesken. Erikseen Paula tilaa paidat 25 eurolla kappale — yksi per pelaaja, kaksi Samille — joten hänen laskunsa on 11 × 25 € = 275 €.
| Pelaaja | Vko 1 (8 pelasi, 7,50) | Vko 2 (6, 10) | Vko 3 (8, 7,50) | Vko 4 (10, 6) | Vuorot yhteensä | Paidat | Tilanne |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anni | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | 31,00 | 25,00 | maksoi 240, saatavaa 184,00 |
| Paula | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | 31,00 | 25,00 | maksoi 275, saatavaa 219,00 |
| Sami | ✓ | ✓ | – | ✓ | 23,50 | 50,00 | velkaa 73,50 |
| Ville | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | 31,00 | 25,00 | velkaa 56,00 |
| Kaisa | – | – | ✓ | ✓ | 13,50 | 25,00 | velkaa 38,50 |
| Daniel | ✓ | ✓ | – | ✓ | 23,50 | 25,00 | velkaa 48,50 |
| Elina | ✓ | – | ✓ | ✓ | 21,00 | 25,00 | velkaa 46,00 |
| Niko | ✓ | – | ✓ | ✓ | 21,00 | 25,00 | velkaa 46,00 |
| Hanna | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | 31,00 | 25,00 | velkaa 56,00 |
| Otto | – | – | ✓ | ✓ | 13,50 | 25,00 | velkaa 38,50 |
Vuoro-osuudet summautuvat Annin 240 euroon (4 × 31 + 2 × 23,50 + 2 × 21 + 2 × 13,50 = 124 + 47 + 42 + 27). Paitaosuudet summautuvat Paulan 275 euroon. Annin oma osuus on 31 € vuoroja plus 25 € paita, joten hänelle kuuluu 240 − 56 = 184 €; Paulan osuus on samat 56 €, joten hänelle kuuluu 275 − 56 = 219 €. Kahdeksan velkaa summautuvat 403 euroon = 184 + 219.
Naiivisti tilitettynä — jokainen pelaaja maksaa Annille vuoroista ja Paulalle paidoista — se on kuusitoista siirtoa. Saldoina tilitettynä niitä on yhdeksän: Sami (73,50), Ville (56) ja Daniel (48,50) maksavat Annille yhteensä 178 €; Kaisa maksaa Annille 6 € ja Paulalle 32,50 €; Hanna (56), Elina (46), Niko (46) ja Otto (38,50) maksavat Paulalle 186,50 €. Kaikki maksavat kerran paitsi Kaisa, koska mikään kahdeksan velan yhdistelmä ei osu tarkalleen 184 euroon — miten velkojen yksinkertaistaminen toimii selittää miksi yhdeksän on tässä alaraja.
Tilittäkää kuukausittain, ei kerta kerralta
Jokaisen vuoron jälkeen tilittäminen on 7,50 euron siirtojen ryöppy josta kukaan ei nauti; koko kauden antaminen juosta tarkoittaa että saldot elävät pidempään kuin ihmisten muistikuva niiden alkuperästä. Kuukausi, tai varausjakson loppu, on oikea rytmi — tarpeeksi tapahtumia jotta netotus tekee oikeaa työtä, tarpeeksi lyhyt jottei kukaan kanna kahtasataa euroa huomaamattaan. Tilitys ilman kiusallisuutta käsittelee muistutuksen sanamuodon niin että se luetaan rutiiniksi eikä perinnäksi.
Tässä kohtaa porukka eroaa myös tiimin kulujen jakamisesta töissä. Töissä ensimmäinen kysymys on pitäisikö yrityksen maksaa, ja taustalla on korvausprosessi. Täällä ei ole työnantajaa: jokainen kulu on aidosti yhteinen, osallistujat vaihtuvat viikoittain, ja ainoa prosessi on se josta porukka sopii — siksi peruutussääntö ja kuukausitilitys merkitsevät täällä enemmän kuin toimistossa.
Mihin Donget sopii
Yksi ryhmä seuralle, kaikki mukana kutsulinkistä. Jokaisen viikon varaus menee kuluna sisään niin että Maksaja on varaaja ja jako jää Tasan-tilaan, ja ne jotka eivät pelanneet otetaan ruksista pois, jolloin kustannus jakautuu vain paikalla olleiden kesken. Varustetilaus menee sisään kerran, Paula Maksajana, jako Summa-tilassa — yhden paidan arvo kullekin pelaajalle, kaksi Samille. Kassasta tehdyt kulut menevät samalla tavalla, kassan pitäjä maksajana.
Siitä eteenpäin Saldot on se vihko: jokainen jäsen näkee oman nettolukunsa ja pitäjä näkee kuinka paljon kassasta on oikeasti hänen. Kuukauden lopussa Tilitä ehdottaa vähimmät siirrot jotka selvittävät ryhmän, ja jokainen maksu kirjataan Siirtona, joten saldot menevät nollaan kaikkien nähden.
Usein kysytyt kysymykset
Jaetaanko vuorovuokra kaikkien kesken vai vain pelanneiden kesken?
Kumpi tahansa toimii, kunhan porukka valitsee yhden säännön ja pitää siitä kiinni. Pelanneiden kesken jakaminen on reilumpaa mutta jättää varaajan alttiiksi ohuelle illalle.
Mitä tapahtuu kun joku ei tule paikalle vuoron varaamisen jälkeen?
Päättäkää sääntö etukäteen: määräajan jälkeinen peruutus lasketaan osallistumiseksi, ja se osuus menee varaajalle.
Miten pidämme yhteiskassan läpinäkyvänä?
Kirjatkaa jokainen sisään- ja ulosmeno paikkaan jonka koko porukka näkee, pitäjä maksajana. Jäsenkohtainen saldo korvaa vihkon.
Miten jaamme ison varustetilauksen kun kukin otti eri määrän?
Tarkkojen summien mukaan, ei tasan. Osuudet summautuvat takaisin laskuun.
Kuinka usein urheiluseuran tai harrasteporukan pitäisi tilittää?
Kerran kuukaudessa tai varausjakson päätteeksi.
Onko tämä eri asia kuin tiimin kulujen jakaminen töissä?
On. Töissä taustalla on korvausprosessi; porukassa ei ole työnantajaa, ja ainoa prosessi on se josta porukka sopii.
Lopputulos
Seurarahat lakkaavat olemasta matalatasoinen riita heti kun erotatte niiden kolme muotoa — varaukset pelanneiden kesken, tilaukset sen mukaan mitä kukin otti, kassa jokainen liike kirjattuna — sovitte peruutussäännön ennen kuin kukaan tarvitsee sitä, ja tilitätte saman päivän kunkin kuukauden.
Lataa Donget ilmaiseksi ja anna porukalle yksi ryhmä jossa jokainen varaus, varustetilaus ja kassakulu on kirjattu ja kuukausitilitys kutistuu kourallisen siirtoja kokoiseksi.
