Að skipta sameiginlegum kostnaði í íþróttafélagi eða áhugahópi: vallarleiga, búnaður og sjóðurinn

Þriðjudagur, klukkan átta. Alda bókar völlinn á sitt eigið kort, eins og hún hefur gert í hverri viku síðan í mars. Ellefu eru í spjallinu, átta mæta, einn spyr „hvað skulda ég þér aftur?“ og annar er enn með treyjupeningana fyrir Perlu í reiðufé einhvers staðar. Sjóðurinn býr í stílabók ofan í íþróttatösku.

Yfir eitt tímabil leggst þetta saman í bókara sem er varanlega sextán þúsund krónum í mínus, treyjupöntun sem enginn er viss um að hafi verið greidd að fullu, og sjóð sem aðeins einn getur staðfest.

Lagfæringin er skipulagsleg. Hvort sem það er fótbolti, klifurhópur eða leirmótunarhópur sem kaupir sinn eigin leir, þá kemur félagsfé í þremur formum — bókanir, magnpantanir og sjóðurinn — og hvert form á sína sanngjörnu skiptingu; ákveðið regluna um forföll einu sinni og gerið upp mánaðarlega. Hrærið þeim saman í eitt „félagsfé“ og ósanngirnin felur sig í meðaltalinu.

Form 1 — endurteknar bókanir: eftir tíma eða föst félagsgjöld?

Völlur, salur, klifurveggur, vinnustofa: kostnaðurinn er fastur og fólkið breytist í hverri viku. Það eru tvær heiðarlegar leiðir til að skipta honum, og hópurinn á að velja aðra þeirra upphátt.

Skipt á þau sem mættu. Hverjum tíma er deilt á þau sem mættu: 9.600 kr. völlur er 1.200 kr. á mann með átta leikmönnum og 1.600 kr. með sex. Sanngjarnara viku frá viku, og sjálfgefna leiðin í flestum litlum hópum; á móti kemur að bókarinn ber áhættuna af þunnu kvöldi og verðið á haus hreyfist.

Föst félagsgjöld. Öll borga sömu upphæð í mánuði hvort sem þau mæta eða ekki. Fyrirsjáanlegt og einfalt að innheimta; fastagestirnir niðurgreiða þau sem mæta tvisvar á tímabili, og nýliði þarf að skuldbinda sig áður en hann veit hvort honum líkar þetta.

Hvorug leiðin er röng. Það sem fer úrskeiðis er að reka á milli þeirra — félagsgjöld í orði, tímagjald á borði, og enginn viss um hvort gilti kvöldið sem rigndi.

Form 2 — magnpantanir: nákvæmar fjárhæðir, ekki jafnt

Treyjur, strengir í spaða, málning, kassi af badmintonboltum: einn reikningur, ójafnir sanngjarnir hlutir. Treyjupöntun lítur út eins og eitt útgjald, en jöfn skipting er rangt tól. Ef níu leikmenn taka eina treyju hver og Sindri tekur tvær er engum greiði gerður með því að deila reikningnum í tíu. Skiptu honum eftir nákvæmri fjárhæð í staðinn: sá sem pantaði skráir heildina á reikningnum, hverjum leikmanni er úthlutað einni treyju, Sindra tveimur, og hlutirnir leggjast aftur saman í reikninginn. Fimm leiðir til að skipta útgjaldi fara yfir hvenær hver aðferð á við; magnpöntun er kennslubókardæmið um nákvæmar fjárhæðir. Söfnun fyrir þjálfarann eða leikmann sem er að hætta er sitt eigið litla tilvik — sjá hvernig á að skipta hópgjöf.

Form 3 — sjóðurinn: einn vörslumaður, ein sýnileg skrá

Einn heldur peningum fyrir smádótið — bolta, teip, dómarann — og öll leggja í hann af og til. Sjóður bregst á sama hátt og matarsjóður í sambýli: hann er hlaupandi staða sem aðeins vörslumaðurinn sér. Reglan sem lætur hann virka: hvert framlag inn er skráð á þann sem lagði það fram, og hver greiðsla út er skráð með vörslumanninn sem greiðanda og hópinn sem þau sem hún var fyrir. Staða vörslumannsins sýnir þá hversu mikið af sjóðnum er í raun hans eigið fé, og stílabókin verður óþörf. Hvernig á að halda utan um hver skuldar þér peninga er tveggja manna útgáfan af sömu grunnreglu.

Reglan um forföll: ákveðið hana einu sinni

Rifrildið sem hver hópur lendir á endanum í er þriðjudagurinn þegar einhver dettur út korter í átta: völlurinn er bókaður, kostnaðurinn skreppur ekki saman, og einhver borgar gatið. Ákveðið hver, áður en það gerist, og setjið það í lýsingu hópsins:

1. Afboðaðu þig fyrir frestinn (segjum hádegi sama dag) og þú ert ekki talinn með.
2. Afboðaðu þig eftir frestinn, eða mættu einfaldlega ekki, og þú telst hafa spilað — þinn hlutur fer til þess sem bókaði.
3. Ef tíminn fellur alveg niður er bókarinn tryggður jafnt af öllum sem voru skráðir.

Þetta snýst ekki um að refsa neinum. Það snýst um að bókarinn megi aldrei vera sjálfgefni taparinn — hópur þar sem bókarinn er alltaf í mínus hefur fljótlega engan bókara.

Reiknað dæmi: fjórir þriðjudagar og ein treyjupöntun

Tíu leikmenn, 9.600 kr. völlur í hverri viku, Alda bókar og borgar, hverri viku deilt á þau sem mættu. Sér á parti pantar Perla treyjur á 4.000 kr. stykkið — eina á hvern leikmann, tvær á Sindra — svo reikningurinn hennar er 11 × 4.000 = 44.000 kr.

Vallarhlutirnir leggjast saman í 38.400 kr. sem Alda lagði út (4 × 4.960 + 2 × 3.760 + 2 × 3.360 + 2 × 2.160 = 19.840 + 7.520 + 6.720 + 4.320). Treyjuhlutirnir leggjast saman í 44.000 kr. sem Perla lagði út. Eigin hlutur Öldu er 4.960 kr. í velli plús 4.000 kr. í treyju, svo hún á inni 38.400 − 8.960 = 29.440 kr.; hlutur Perlu er sömu 8.960 kr., svo hún á inni 44.000 − 8.960 = 35.040 kr. Skuldirnar átta leggjast saman í 64.480 kr. = 29.440 + 35.040.

Gert upp á einfeldningslegan hátt — hver leikmaður borgar Öldu fyrir völlinn og Perlu fyrir treyjuna — eru það sextán millifærslur. Gert upp sem stöður eru þær níu: Sindri (11.760), Bragi (8.960) og Dagur (7.760) borga Öldu 28.480 kr. samtals; Kolbrún borgar Öldu 960 kr. og Perlu 5.200 kr.; Gunnhildur (8.960), Erla (7.360), Fjalar (7.360) og Hrafn (6.160) borga Perlu 29.840 kr. samtals. Öll borga einu sinni nema Kolbrún, því engin samsetning skuldanna átta lendir nákvæmlega á 29.440 kr. — hvernig einföldun skulda virkar skýrir hvers vegna níu er gólfið hér.

Gerið upp mánaðarlega, ekki eftir hvern tíma

Að gera upp eftir hvern tíma er skvetta af 1.200 kr. millifærslum sem enginn hefur gaman af; að láta þetta rúlla heilt tímabil þýðir að staðan lifir lengur en minni fólks um hvaðan hún kom. Mánuður, eða lok bókunarlotu, er rétti takturinn — nóg umsvif til að jöfnunin vinni raunverulegt verk, og nógu stutt til að enginn beri þrjátíu þúsund krónur án þess að taka eftir því. Að gera upp án vandræðagangs fjallar um að orða áminninguna svo hún hljómi sem rútína frekar en innheimta.

Þarna skilur líka á milli félags og þess að skipta útgjöldum teymis í vinnunni. Í vinnunni er fyrsta spurningin hvort fyrirtækið eigi að borga, með kröfuferli að baki. Hér er enginn vinnuveitandi: hver einasti kostnaður er raunverulega sameiginlegur, mætingin breytist í hverri viku, og eina ferlið er það sem hópurinn kemur sér saman um — sem er ástæðan fyrir því að reglan um forföll og mánaðarlega uppgjörið skipta hér meira máli en þau myndu gera á skrifstofu.

Þar sem Donget kemur inn

Einn hópur fyrir félagið, með öll inni í gegnum boðshlekkinn. Bókun hverrar viku fer inn sem útgjald með Greitt af stillt á bókarann og skiptinguna á Jafnt, þar sem hakað er af þeim sem ekki mættu svo kostnaðurinn deilist aðeins á þau sem spiluðu. Treyjupöntunin fer inn einu sinni, Perla sem Greitt af, skipt eftir Fjárhæð — einni treyju á hvern leikmann, tveimur á Sindra. Greiðslur úr sjóðnum fara inn á sama hátt, með vörslumanninn sem greiðanda.

Upp frá því er Staða allra stílabókin: hver meðlimur sér sína eigin nettótölu, og vörslumaðurinn sér hversu mikið af sjóðnum er í raun hans. Í lok mánaðar stingur Gera upp upp á fæstu millifærslunum sem hreinsa hópinn, og hver greiðsla er skráð sem Millifærsla svo staðan færist í núll þar sem öll sjá.

Algengar spurningar

Á að skipta vallarleigunni á alla eða bara á þau sem mættu?

Hvort tveggja gengur, svo lengi sem hópurinn velur eina reglu og heldur sig við hana. Að skipta á þau sem mættu er sanngjarnara viku frá viku en skilur bókarann eftir berskjaldaðan á þunnu kvöldi; föst félagsgjöld eru fyrirsjáanleg en fastagestirnir niðurgreiða þá sem mæta stundum.

Hvað gerist þegar einhver mætir ekki eftir að völlurinn var bókaður?

Ákveðið regluna einu sinni, áður en það gerist: afboðun eftir frestinn telst sem mæting, og sá hlutur fer til þess sem bókaði. Án þeirrar reglu étur bókarinn gatið hljóðlega í hvert sinn.

Hvernig höldum við félagssjóðnum gagnsæjum?

Skráðu hvert framlag inn og hverja greiðslu út þar sem allur hópurinn sér, með þann sem heldur sjóðnum sem greiðanda á hverri útgreiðslu. Hlaupandi staða á hvern meðlim leysir stílabókina af hólmi.

Hvernig skiptum við magnpöntun þegar fólk tók mismikið?

Eftir nákvæmum fjárhæðum, ekki jafnt: sá sem pantaði skráir heildina og hverjum leikmanni er úthlutað því sem hann tók í raun. Hlutirnir leggjast aftur saman í reikninginn, svo ekkert stendur eftir óúthlutað.

Hversu oft ætti íþróttahópur eða áhugahópur að gera upp?

Einu sinni í mánuði, eða í lok bókunarlotu. Uppgjör eftir hvern tíma er skvetta af smáum millifærslum; lengra en mánuður og staðan lifir lengur en minni fólks um hana.

Er þetta öðruvísi en að skipta útgjöldum teymis í vinnunni?

Já. Í vinnunni er fyrsta spurningin yfirleitt hvort fyrirtækið eigi að borga, með endurgreiðsluferli að baki. Í félagi er enginn vinnuveitandi: hver kostnaður skiptist milli meðlima, og eina ferlið er það sem hópurinn kemur sér saman um.

Niðurstaðan

Félagsfé hættir að vera lágvært þrætuepli um leið og þið aðskiljið formin þrjú — bókanir skiptar á þau sem mættu, pantanir skiptar eftir því sem hvert tók, og sjóður þar sem hver hreyfing er skráð — komið ykkur saman um regluna um forföll áður en nokkur þarf á henni að halda, og gerið upp á sama degi í hverjum mánuði.

Sæktu Donget frítt og gefðu hópnum einn stað þar sem hver bókun, treyjupöntun og sjóðsgreiðsla er skráð og mánaðarlega uppgjörið endar í fáeinum millifærslum.