Hvernig á að skipta útgjöldum teymis (ókeypis valkostur við Splitwise)

Föstudagur, 12:40. Þú setur hádegismat teymisins á þitt eigið kort, því fyrirtækjakortið var í skúffu tveimur hæðum ofar og röðin var á hreyfingu. Sex samstarfsmenn. 30.000 kr. Hugsun um að þú reddir þessu seinna.

Nú er miðvikudagur. Þú hefur ekkert reddað. Það sem þú hefur gert er að skrifa fjögur ólík skilaboð og eyða þeim öllum, því ekkert þeirra lét þig hljóma eins og manneskju sem er afslöppuð yfir 5.000 kr.

Það er hið raunverulega vandamál við útgjöld teymis. Það var aldrei reikningurinn.

Hvers vegna öpp sem eru smíðuð fyrir vini verða undarleg í vinnunni

Splitwise, og flest öpp af sama tagi, voru hönnuð utan um tiltekinn félagslegan samning: vinahópur sem treystir hver öðrum, sem mun hittast aftur, og sem lítur á hlaupandi stöðu sem eðlilegan hluta af vináttunni.

Nánast ekkert af því lifir af snertingu við skrifstofu.

Enginn vill vera innheimtumaðurinn. Milli vina er ýtt við fólki í gríni. Við samstarfsmanninn sem situr á móti þér og er tveimur þrepum ofar er ýting lítil starfsferilsákvörðun. Flest éta kostnaðinn í staðinn, og þannig endar einn á því að niðurgreiða teymið hljóðlega í heilt ár.

Greiðandinn skiptist á, vandræðagangurinn ekki. Í vinahópi borgar sá sem á að borga og það jafnast út á áratug. Teymi eiga ekki áratug. Þau eiga ársfjórðung, skipulagsbreytingu og eina kveðjuveislu.

Fólk hættir. Vinur sem skuldar þér 2.000 kr. skuldar þér 2.000 kr. að eilífu. Samstarfsmaður sem skuldar þér 2.000 kr. segir upp, og þá hangir útistandandi staða á einhverjum sem er búið að loka Slack-aðgangi hjá. Neytendaskiptiöpp hafa ekkert vitrænt um þetta að segja.

Kvittanir hafa annað hlutverk. Milli vina er kvittunin sönnunargagn í ágreiningi sem enginn býst við. Í vinnunni gæti kvittunin þurft að lifa nógu lengi til að fylgja kröfu. App sem meðhöndlar myndina sem einnota er fínt fyrir lautarferð og gagnslaust fyrir nokkuð endurgreiðanlegt.

Öll eru einhvers staðar annars staðar. Um leið og teymið dreifist milli landa getur einn hádegismatur snert tvær myntir og kort sem bætti hljóðlega við sínu eigin gengi.

Fyrst: áttaðu þig á hvaða vandamál þú ert í raun með

Mestur ruglingurinn um „útgjöld teymis“ kemur af því að fjögur ólík vandamál ganga undir sama nafni. Þau þurfa ólík tól, og að velja rangt er ástæðan fyrir því að fólk hrekkur af hverju appinu á fætur öðru.

1. Fyrirtækisfé sem þú lagðir út. Þú borgaðir kvöldverð með viðskiptavini og fyrirtækið skuldar þér það til baka. Þetta er alls ekki skiptivandamál — það er endurgreiðsluvandamál. Þú þarft kvittun og útgjaldakröfu, og þú átt að nota það sem fjármálasviðið hefur sett upp, jafnvel þótt það sé ljótt. Að setja þetta í skiptiapp týnir kvittuninni og býr til stöðu sem verður aldrei gerð upp, því fyrirtækið er ekki í hópnum.

2. Sameiginlegur kostnaður sem fyrirtækið borgar ekki. Hádegismaturinn. Kveðjugjöfin. Kaffisjóðurinn. Föstudagsumferðin. Enginn fær þetta endurgreitt, svo því verður að skipta milli raunverulegs fólks. Þetta er skiptivandamál með starfsmannakort um hálsinn, og það er þetta sem býr hljóðlega til mesta gremju.

3. Kostnaður milli fólks sem er ekki í sama fyrirtæki. Tveir sjálfstætt starfandi sem deila vinnustofu. Meðstofnendur sem skipta áskrift áður en fyrirtækjareikningur er til. Stofa sem deilir bás á ráðstefnu með samstarfsaðila. Alvöru fyrirtækjaútgjaldatól gera ráð fyrir vinnuveitanda; hann er ekki til enn.

4. Kort eins manns, áskriftir allra. Hönnunartólið, sameiginlega drifið, uppskriftarþjónustan — allt á einu persónulegu korti stofnanda síðan 2023, með óljósum skilningi um að þetta verði reddað einhvern tímann.

Flokkar 2, 3 og 4 eru þeir sem fólk leitar að „valkosti við Splitwise fyrir fyrirtæki“ til að leysa. Flokkur 1 er ekki skiptivandamál, og ekkert skiptiapp gerir það vel — okkar ekki heldur.

Hvað app fyrir teymi þarf að hafa

Ef þú ert að velja fyrir flokka 2–4 er þetta stutti listinn sem raunverulega skiptir máli dag frá degi:

• Ekkert þak á fjölda útgjalda. Teymi skráir meira en vinahópur, og það skráir í hviðum — ráðstefna býr til fimmtán færslur á þremur dögum. App sem mælir útgjöldin þín bregst þér einmitt þegar þú ert önnum kafin. (Meira um það í hverju þú gefur í raun eftir í ókeypis áskrift og í hvað á að gera þegar þú rekst á dagstakmarkið.)
• Skipting sem er ekki bara „jafnt“. Hádegismatur þar sem tvö tóku matseðil dagsins og eitt fékk sér forrétt er ekki jöfn skipting. Kveðjugjöf þar sem sá sem er að hætta borgar ekkert er það ekki heldur. Þú vilt allar fimm leiðirnar til að skipta — jafnt, eftir nákvæmum fjárhæðum, eftir prósentu, eftir hlutum og atriði fyrir atriði.
• Kvittanaskönnun sem er ekki áskriftareiginleiki. Myndaðu hana og láttu appið draga heildina út. Ef kvittanaskönnun situr bak við áskrift notar fólk hana ekki, og þá man enginn hvað 30.000 kr. voru.
• Margar myntir í einum hópi. Ósamningsatriði fyrir dreift teymi.
• Uppgjör sem lágmarkar greiðslur. Sex manns sem hvert skuldar tveimur öðrum eru fimmtán mögulegar millifærslur. Góður hugbúnaður breytir því í fjórar.
• Ókeypis fyrir öll í hópnum. Þetta er atriðið sem fólk gleymir. Ef appið rukkar á mann ertu að biðja sex samstarfsmenn um að taka hvert sína kaupákvörðun áður en þú færð endurgreitt fyrir hádegismat. Þú færð ekki endurgreitt fyrir hádegismat.

Reiknað dæmi, því óhlutbundna útgáfan er gagnslaus

Sex manns. Hádegismaturinn er 30.000 kr. Halla drekkur ekki og sleppti víninu á 6.000 kr. Steinar er að hætta, og teymið ákvað að hans matur sé á þeirra reikningi.

Jafna skiptingin — 5.000 kr. á mann — er röng í tvennum skilningi, og öll við borðið finna að hún er röng, sem er einmitt ástæðan fyrir því að enginn segir neitt.

Svona lítur útgáfan sem er raunverulega sanngjörn út:

1. Skráðu 24.000 kr. af mat sem eitt útgjald, skipt eftir hlutum: fimm manns með einn hlut hvert, Steinar með núll. Það gerir 4.800 kr. á hvert þeirra fimm.
2. Skráðu 6.000 kr. af víni sem annað útgjald, skipt jafnt milli fjögurra sem drukku það. Það gerir 1.500 kr. á mann.

Halla borgar 4.800 kr. Fjórmenningarnir sem drukku borga 6.300 kr. hvert. Steinar borgar ekkert. Hlutirnir leggjast saman í 4.800 + 4 × 6.300 = 30.000 kr., prentuðu heildina. Þetta tók um fjörutíu sekúndur og enginn þurfti að segja setninguna „ég fékk mér nú ekki vínið“.

Sú setning er í raun allur vöruflokkurinn. Þessi öpp eru til svo enginn þurfi að segja hana upphátt.

Samstarfsmaðurinn sem hættir og skuldar þér

Eina tilvikið sem er raunverulega óleysanlegt. Nokkur hagnýt ráð til að takmarka skaðann:

• Gerið upp á eðlilegum skilum. Mánaðamót, ferðalok, verkefnalok. Staða sem lifir lengur en ársfjórðung er ekki greidd; hún gleymist og verður svo að gremju.
• Látið greiðandann skiptast á sýnilega. Ef appið sýnir hlaupandi stöðu hættir „þú borgaðir síðast“ að vera fullyrðing sem einhver þarf að setja fram og verður staðreynd á skjá.
• Hafið reglu um kveðjuveislur. Sú einfaldasta: sá sem er að hætta borgar ekki. Ákveðið hana einu sinni og þið þurfið aldrei að semja um hana meðan einhver stendur hjá.
• Látið ekki einn fjármagna teymið. Ef sama nafnið er alltaf greiðandinn er staðan ekki staða — hún er vaxtalaust lán sem viðkomandi bauð aldrei fram.

Þar sem Donget kemur inn

Donget er ókeypis app til að skipta útgjöldum, og flokkar 2, 3 og 4 eru nákvæmlega það sem það er til fyrir. Það leggur ekki fram útgjaldakröfuna þína hjá fyrirtækinu, og við segjum það frekar en að selja þér eitthvað sem virkar ekki.

Fyrir sameiginlegan kostnað teymis færðu:

• Ótakmörkuð útgjöld, ekkert dagstakmark og engar auglýsingar milli þín og stöðunnar.
• Fimm leiðir til að skipta, svo bæði vínið og kveðjugjöfin séu meðhöndluð rétt.
• Ókeypis kvittanaskönnun með gervigreind — myndaðu hana við borðið, áður en kvittunin fer í vasa og gegnum þvottavél.
• Margar myntir í einum hópi, fyrir teymi sem eru ekki á sama stað.
• Uppgjör sem finnur fæstu greiðslurnar til að jafna öll út.
• Ókeypis fyrir hvern meðlim, svo enginn þurfi að kaupa neitt til að borga þér til baka.

Meira er á síðunni um skrifstofuna, og ef þú ert í miðjum samanburði er hér bein sundurliðun á Donget á móti Splitwise.

Að setja þetta upp á mánudaginn

1. Búðu til einn hóp á hverja raunverulega einingu — „Hönnunarteymið“, ekki „Hádegismatur“. Hópar sem svara til einhvers sem er þegar til eru notaðir; hópar sem svara til tilefnis eru yfirgefnir.
2. Bættu öllum við, líka þeim sem „er nú ekki mikið fyrir öpp“. Einn sem stendur utan við breytir þessu aftur í töflureikni.
3. Komið ykkur saman um tvær reglur upphátt, einu sinni: sá sem borgar skráir það strax, og við gerum upp í lok mánaðar. Það er allt ferlið.
4. Gerið upp síðasta föstudaginn. Fjórar millifærslur, engin skilaboð sem byrja á „fyrirgefðu að ég sé leiðinleg, en…“.

Málið er ekki snyrtilegt bókhald. Málið er að 5.000 kr. hætti að vera eitthvað sem þú hugsar um á miðvikudegi.

Algengar spurningar

Hvaða app hentar best til að skipta útgjöldum teymis?

Appið sem hentar leyfir öllum að skrá ótakmörkuð útgjöld frítt, skiptir fleiru en bara jafnt (svo að hádegismatseðillinn og kveðjugjöfin séu meðhöndluð rétt), les kvittanir án greiðsluveggs, ræður við margar myntir og reiknar út fæstu greiðslurnar til að gera upp. Donget gerir þetta allt frítt fyrir hvern meðlim hópsins.

Er hægt að nota Splitwise fyrir fyrirtæki eða teymi?

Þú getur notað öpp í Splitwise-stíl fyrir sameiginlegan kostnað teymis sem fyrirtækið endurgreiðir ekki — hádegismat, kveðjugjafir, kaffisjóðinn. Þau eru ekki smíðuð fyrir endurgreiðanleg fyrirtækjaútgjöld, sem eiga heima í kröfuferli fjármálasviðsins en ekki í skiptiappi.

Er Splitwise ókeypis fyrir teymi?

Splitwise er með ókeypis þrep, en það setur þak á hversu mörg útgjöld þú mátt skrá á dag og setur kvittanaskönnun bak við Pro — óþægilegt fyrir teymi sem skráir í hviðum á ráðstefnu. Ókeypis valkostur án dagstakmarks kemur í veg fyrir þann vegg.

Hvernig skiptir maður útgjöldum teymis sanngjarnt í vinnunni?

Skiptu eftir því sem fólk raunverulega neytti, ekki eftir flatri höfðatölu: notaðu hluti eða nákvæmar fjárhæðir svo sá sem sleppti víninu eða er boðið borgi rétta upphæð. Gerið upp á eðlilegum skilum — mánaðamótum, ferðalokum — svo staða lifi aldrei lengur en velviljinn.

Hver er munurinn á því að skipta útgjöldum teymis og að leggja fram útgjaldakröfu?

Útgjaldakrafa er fé sem fyrirtækið skuldar þér til baka — það þarf kvittun og endurgreiðsluferli vinnuveitandans. Skipting á við kostnað sem raunverulegt fólk deilir og fyrirtækið borgar ekki. Skiptiapp ræður við það síðara, ekki það fyrra.

Sæktu Donget frítt og komdu sameiginlegum kostnaði teymisins af persónulega kortinu þínu.