Liste « qui apporte quoi » : organiser une auberge espagnole sans chaos

Quelqu’un envoie « Auberge espagnole chez moi samedi, apportez quelque chose ! » dans la conversation de groupe, et quarante messages plus tard trois personnes apportent du houmous, personne n’a les glaçons, et l’ami qui a acheté toutes les boissons se demande comment réclamer son argent. Personne n’a été désagréable. Un long fil de messages est simplement un mauvais endroit pour tenir une liste.

Une liste « qui apporte quoi » règle cela, à condition d’être bien construite.

Une liste « qui apporte quoi » marche quand elle est classée par catégorie, que chaque ligne porte une quantité et un seul nom, et que les corvées y figurent aussi. Les plats que l’on cuisine sont la contribution de chacun et ne demandent aucun argent. Tout ce qu’une personne achète pour tous est noté une seule fois et réparti entre les personnes concernées.

Ce qu’il faut dans une liste « qui apporte quoi »

Un fil de messages peut contenir la même information qu’une liste, mais il ne sait pas la montrer. Quatre choses transforment un tas de propositions en liste :

• Des catégories, pour que les manques se voient : pas encore de plat principal, déjà trois desserts.
• Une quantité sur chaque ligne, pour que « salade » devienne « salade verte pour 10 ».
• Un seul nom par ligne, pour que personne ne suppose que quelqu’un d’autre s’en charge.
• Un statut visible d’un coup d’œil : pris, encore libre, fait.

Tout ce qui suit sert à mettre ces quatre choses sur une seule page.

Étape 1 — bâtir la liste par catégories, pas par plats

Commencez par la forme du repas et remplissez les plats ensuite. Pour une auberge espagnole de huit à douze personnes, une liste qui déraille rarement ressemble à ceci :

• Plats : deux, dont un végétarien
• Accompagnements et salades : deux ou trois
• Pain, ou de quoi saucer : un
• Dessert : un ou deux
• Boissons sans alcool, eau et glaçons
• Alcool, si le groupe en boit
• Assiettes, gobelets, serviettes, couverts et sacs-poubelle
• Matériel : couverts de service, une glacière, une enceinte, une rallonge
• Tâches : installer, la playlist, ranger, raccompagner quelqu’un

Les catégories protègent contre le problème des cinq desserts. Quand « Dessert : 1 » a déjà un nom, la personne suivante qui voulait faire un gâteau le voit et choisit un accompagnement.

Étape 2 — écrire la quantité dans la ligne

« Boissons » n’est pas une ligne. « Eau pétillante, 6 bouteilles » en est une. « Glaçons, 2 sacs » aussi. « Lasagnes pour 10, végétariennes » dit à la personne suivante exactement ce qui est couvert et ce qui ne l’est pas. Les régimes vont sur la même ligne : sans fruits à coque, végétalien, sans gluten. Un invité qui parcourt la liste sur son téléphone ne devrait pas avoir à poser de question.

Étape 3 — liste ouverte ou attribuée : comment la distribuer

Il y a deux façons de répondre à « qui apporte quoi », et la plupart des hôtes finissent par utiliser les deux.

Une liste ouverte laisse chacun prendre ce qu’il veut. Les amis aiment choisir, et chacun apporte ce qu’il cuisine bien. Le risque est prévisible : les lignes sympathiques partent en une heure, et les glaçons, les assiettes et le rangement restent sans preneur jusqu’à la veille.

Une liste attribuée laisse l’hôte distribuer chaque ligne. Elle convient à un groupe nombreux ou hétéroclite, à un petit budget, ou à quelqu’un qui ne se portera pas volontaire. Elle peut paraître autoritaire si elle couvre la cuisine.

La formule mixte marche le mieux : attribuez les indispensables dont personne ne veut, laissez les plats ouverts, et distribuez ce qui reste libre deux jours avant. Si quelqu’un ne peut plus venir, sa ligne retourne dans la liste ouverte au lieu de disparaître discrètement.

Étape 4 — mettre aussi les tâches sur la liste

Installer les tables, faire la playlist, apporter une glacière, faire la vaisselle, raccompagner l’ami qui habite loin. Cela prend autant de temps qu’une salade et c’est ce qu’on oublie en premier. Les lister, c’est faire voir ceux qui les assument, et l’hôte ne finit pas la soirée seul devant l’évier.

Qui apporte quoi à la soirée, et qui paie

Dans une auberge espagnole, l’essentiel se passe sans argent. Le plat de chaque invité est sa contribution, et personne ne doit rien à personne pour une salade.

L’argent n’apparaît que lorsqu’une personne achète quelque chose pour tous : les boissons, les glaçons, la vaisselle, un gâteau. La façon équitable de le traiter : une seule dépense, payée par celui qui l’a achetée, répartie entre les personnes concernées. Si seuls certains invités boivent du vin, le vin se partage entre eux. Si l’hôte dit « j’achète la viande, on se cotise », c’est aussi un achat commun, à condition que ce soit dit avant la soirée, pas après.

Pour un anniversaire, la part de l’invité d’honneur est une autre question. Qui paie au dîner d’anniversaire traite ce point, et partager un cadeau de groupe traite le cadeau.

Un exemple chiffré : une auberge espagnole à six

Nadia reçoit. Léo, Inès, Sam, Jonas et Elif apportent chacun un plat, ce qui ne coûte rien à personne. Trois personnes achètent aussi quelque chose pour le groupe :

Le solde de chacun est ce qu’il a payé moins ses parts :

• Nadia : 24 € − 28 € = −4 €
• Léo : 54 € − 13 € = +41 €
• Inès : 60 € − 28 € = +32 €
• Sam : 0 € − 28 € = −28 €
• Jonas : 0 € − 13 € = −13 €
• Elif : 0 € − 28 € = −28 €

Les soldes s’annulent. Quatre virements règlent tout : Sam verse 28 € à Léo, Jonas verse 13 € à Léo, Elif verse 28 € à Inès et Nadia verse 4 € à Inès. Quatre est le minimum ici, car quatre personnes doivent de l’argent et chacune doit payer au moins une fois. La méthode est expliquée dans comment savoir qui doit quoi à qui.

Une note partagée, une feuille d’inscription ou une appli

Une note partagée est gratuite et tout le monde peut la modifier, mais elle n’empêche pas deux personnes de prendre la même ligne et ne dit rien de l’argent. Une feuille d’inscription est conçue autour de créneaux et de quantités, ce qui convient à un grand événement où vingt personnes apportent chacune une chose. Une appli « qui apporte quoi » qui partage aussi les frais convient à un groupe d’amis, où la liste et l’argent forment une seule conversation.

Où Donget s’inscrit

Chaque groupe Donget a un sélecteur Argent | Tâches. Sous Tâches, l’hôte touche Ajouter une tâche pour chaque ligne et choisit Qui la prend ? : Libre met la ligne À prendre pour que n’importe qui la prenne, ou l’hôte peut la confier tout de suite à une ou plusieurs personnes. Saisir toute une liste est rapide, car la touche d’action du clavier ajoute la ligne et garde la feuille ouverte pour la suivante. Les invités touchent Prendre sur ce qu’ils veulent ; celui qui doit se désister touche Rendre et la ligne redevient à prendre. La vue Tâches du groupe montre ce qui est pris, ce qui est encore libre et combien sont faites.

Quand Léo coche « Boissons sans alcool et eau pétillante, 6 bouteilles » avec Marquer comme faite, Donget demande Tu as dépensé de l’argent pour Boissons sans alcool et eau pétillante, 6 bouteilles ? et Ajouter une dépense ouvre le formulaire avec le titre déjà rempli. Il ajoute le montant et les personnes concernées, et Régler les comptes propose les virements ci-dessus. Les invités qui ne sont pas sur Donget peuvent quand même être ajoutés comme membres, et n’importe qui dans le groupe peut cocher leurs tâches à leur place. Partager les frais quand tout le monde n’installe pas l’appli explique comment cela fonctionne.

Là où Donget perd : il n’y a ni champ de quantité ni créneaux d’inscription, donc la quantité va dans le titre de la tâche, et les tâches n’ont pas de dates. Pour un grand événement public avec des dizaines de créneaux, une feuille d’inscription fait mieux ce travail.

Questions fréquentes

Que mettre dans une liste « qui apporte quoi » ?

D’abord des catégories : plats, accompagnements, pain, dessert, boissons sans alcool et glaçons, alcool le cas échéant, assiettes et gobelets, et les tâches. Sous chacune, les éléments avec une quantité et un seul nom.

Comment organiser qui apporte quoi pour une soirée ?

Écrivez la liste par catégorie avec des quantités, attribuez les indispensables dont personne ne se porte volontaire, et laissez le reste ouvert. Tout ce qui reste sans preneur deux jours avant revient à l’hôte, qui le distribue.

Existe-t-il une appli « qui apporte quoi » ?

Plusieurs types d’outils le font. Une note partagée ne suit aucun argent, les outils d’inscription sont conçus autour de créneaux, et les tâches de groupe de Donget relient chaque élément à une dépense commune mais n’ont pas de champ de quantité : la quantité va dans le titre.

Comment éviter que tout le monde apporte un dessert ?

Classez la liste par catégorie et mettez un chiffre sur chacune. Une fois que la ligne du dessert a un nom, le suivant choisit un accompagnement.

Les invités doivent-ils rembourser l’hôte pour une auberge espagnole ?

Pas pour les plats. Si l’hôte achète aussi quelque chose pour tout le monde, cela peut être réparti entre les invités concernés, à condition qu’il le dise avant la soirée.

Comment partager les frais quand une personne achète les boissons pour tous ?

Notez-les une seule fois, payées par l’acheteur, réparties entre les personnes concernées. Le vin pour quatre buveurs se partage en quatre ; les boissons sans alcool pour six, en six.

Pour résumer

Une auberge espagnole se gâte dans la liste, pas dans la cuisine. Classez-la par catégorie, mettez une quantité et un seul nom sur chaque ligne, listez les tâches, et traitez tout achat pour tous comme une seule dépense répartie entre les personnes concernées. Il ne restera alors qu’une dispute possible : celle de la dernière part de lasagnes. Si vous emmenez la fête en plein air, la checklist de camping en groupe applique la même idée aux tentes et aux réchauds.

Téléchargez Donget gratuitement et gardez la liste « qui apporte quoi » et les frais communs dans le même groupe.