Lista de quem leva o quê: organize uma festa em que cada um leva um prato

Alguém manda no grupo “Sábado lá em casa, cada um leva alguma coisa!” e quarenta mensagens depois três pessoas vão levar maionese, ninguém tem o gelo e o amigo que comprou toda a bebida está se perguntando como pedir o dinheiro de volta. Ninguém foi displicente. Uma conversa comprida é só um lugar ruim para guardar uma lista.

Uma lista de quem leva o quê resolve isso, desde que seja montada do jeito certo.

Uma lista de quem leva o quê funciona quando é separada por categoria, cada item tem uma quantidade e exatamente um nome, e as tarefas chatas também estão nela. Os pratos que as pessoas fazem são a contribuição delas e não envolvem dinheiro. O que uma pessoa compra para todos é registrado uma vez e dividido entre quem usou.

O que uma lista de quem leva o quê precisa ter

Uma conversa de grupo pode conter as mesmas informações de uma lista, mas não consegue mostrá-las. Quatro coisas transformam um monte de ofertas numa lista:

• Categorias, para que as lacunas apareçam: ainda sem prato principal, já com três sobremesas.
• Uma quantidade em cada item, para que “salada” vire “salada verde para 10”.
• Um nome por item, para que ninguém ache que outra pessoa já cuidou.
• Um status que se lê de relance: pegou, ainda em aberto, feito.

Tudo abaixo é como colocar esses quatro numa página só.

Passo 1: monte a lista por categorias, não por pratos

Comece pela forma da refeição e preencha os pratos depois. Para uma festa de oito a doze pessoas, uma lista que raramente dá errado fica assim:

• Pratos principais: dois, um deles vegetariano
• Acompanhamentos e saladas: dois ou três
• Pão, ou algo para acompanhar: um
• Sobremesa: uma ou duas
• Refrigerante, água e gelo
• Bebida alcoólica, se o grupo bebe
• Pratos, copos, guardanapos, talheres e sacos de lixo
• Equipamento: colheres de servir, uma caixa térmica, uma caixa de som, um filtro de linha
• Tarefas: montar a mesa, a playlist, arrumar depois, levar alguém para casa

As categorias são a proteção contra o problema das cinco sobremesas. Quando “Sobremesa: 1” já tem nome, quem queria fazer um bolo vê isso e escolhe um acompanhamento.

Passo 2: escreva a quantidade no item

“Bebida” não é um item. “Água com gás, 6 garrafas” é. “Gelo, 2 sacos” é. “Lasanha para 10, vegetariana” diz ao próximo exatamente o que está coberto e o que não está. As observações de dieta vão na mesma linha: sem amendoim, vegano, sem glúten. Um convidado olhando a lista no celular não deveria precisar fazer uma pergunta a mais.

Passo 3: em aberto ou atribuída, como distribuir

Há dois jeitos de responder quem vai levar o quê, e a maioria dos anfitriões acaba usando os dois.

Uma lista em aberto deixa cada um pegar o que quer. Os amigos gostam de escolher, e cada um leva o que cozinha bem. O risco é previsível: os itens divertidos somem em uma hora, e o gelo, os pratos e a limpeza ficam sem dono até a véspera.

Uma lista atribuída tem o anfitrião entregando cada item. Serve para um grupo grande ou misto, orçamento apertado, ou quem nunca se oferece. Pode parecer mandona se incluir a comida.

O meio-termo funciona melhor: atribua o essencial que ninguém se oferece para levar, deixe os pratos em aberto e distribua o que ainda estiver sem dono dois dias antes. Se alguém não puder mais ir, o item volta para a lista em aberto em vez de sumir sem avisar.

Passo 4: coloque as tarefas na lista também

Montar as mesas, fazer a playlist, levar uma caixa térmica, lavar a louça, dar carona ao amigo que mora longe. Dão tanto trabalho quanto uma salada e são as primeiras coisas esquecidas. Colocar na lista faz com que quem as faz seja visto, e o anfitrião não termina a noite sozinho na pia.

Quem leva o quê para a festa, e quem paga por isso

Na maior parte de uma festa de prato coletivo não há dinheiro nenhum. O prato de cada convidado é a contribuição dele, e ninguém deve nada a ninguém por uma salada.

O dinheiro só aparece quando uma pessoa compra algo para todos: a bebida, o gelo, os pratos, um bolo. O jeito justo é uma despesa só, paga por quem comprou, dividida entre as pessoas para quem foi. Se só alguns convidados bebem cerveja, a cerveja é dividida entre eles. Se o anfitrião diz “eu compro a carne, todo mundo ajuda”, também é uma compra compartilhada, desde que tenha sido dito antes da festa, não depois.

Num aniversário, a parte do aniversariante é outra questão. Quem paga no jantar de aniversário trata disso, e dividir um presente coletivo trata do presente.

Um exemplo: uma festa para seis pessoas

Natália é a anfitriã. Leandro, Patrícia, Samuel, Jonas e Elisa levam um prato cada um, o que não custa nada a ninguém. Três pessoas também compram algo para o grupo:

O saldo de cada pessoa é o que pagou menos as partes dela:

• Natália: R$ 120 − R$ 140 = −R$ 20
• Leandro: R$ 270 − R$ 65 = +R$ 205
• Patrícia: R$ 300 − R$ 140 = +R$ 160
• Samuel: R$ 0 − R$ 140 = −R$ 140
• Jonas: R$ 0 − R$ 65 = −R$ 65
• Elisa: R$ 0 − R$ 140 = −R$ 140

Os saldos somam zero. O acerto sai em quatro transferências: Samuel paga R$ 140 ao Leandro, Jonas paga R$ 65 ao Leandro, Elisa paga R$ 140 à Patrícia e Natália paga R$ 20 à Patrícia. Quatro é o mínimo aqui, porque quatro pessoas devem e cada uma precisa pagar pelo menos uma vez. O método está em como calcular quem deve a quem.

Uma nota compartilhada, uma planilha de inscrição ou um app

Uma nota compartilhada é grátis e todo mundo pode editar, mas não impede que duas pessoas peguem a mesma linha e não diz nada sobre dinheiro. Uma planilha de inscrição é feita em torno de vagas e quantidades, o que serve a um evento grande em que vinte pessoas levam uma coisa cada. Um app de quem leva o quê que também divide custos serve a um grupo de amigos, em que a lista e o dinheiro são a mesma conversa.

Onde entra o Donget

Todo grupo do Donget tem uma chave Dinheiro | Tarefas. Em Tarefas, o anfitrião toca em Adicionar tarefa para cada linha e escolhe Quem pega?: Em aberto deixa o item Disponível para qualquer um pegar, ou o anfitrião entrega a uma ou mais pessoas de uma vez. Digitar a lista inteira é rápido, porque a tecla de ação do teclado adiciona o item e mantém a tela aberta para o próximo. Os convidados tocam em Pegar no que quiserem; quem precisa desistir toca em Devolver e o item fica disponível de novo. A tela Tarefas do grupo mostra o que foi pego, o que ainda está em aberto e quantas já estão feitas.

Quando o Leandro marca “Refrigerante e água com gás, 6 garrafas” com Marcar como concluída, o Donget pergunta Gastou dinheiro com Refrigerante e água com gás, 6 garrafas? e Adicionar despesa abre o formulário de despesa com o título já preenchido. Ele coloca o valor e para quem foi, e Acertar contas sugere as transferências acima. Convidados que ainda não usam o Donget podem ser adicionados como membros, e qualquer pessoa do grupo pode marcar as tarefas deles. Dividir despesas sem todo mundo instalar um app explica como isso funciona.

Onde perde: o Donget não tem campo de quantidade nem vagas de inscrição, então a quantidade vai no título da tarefa, e as tarefas não têm data. Para um evento público grande com dezenas de vagas, uma planilha de inscrição faz esse trabalho melhor.

Perguntas frequentes

O que deve ter numa lista de quem leva o quê?

Primeiro as categorias: pratos principais, acompanhamentos, pão, sobremesa, refrigerante e gelo, bebida alcoólica se houver, pratos e copos, e as tarefas. Embaixo de cada uma, os itens com quantidade e um nome.

Como organizar quem leva o quê para a festa?

Escreva a lista por categoria, com quantidades, atribua o essencial que ninguém se oferece para levar e deixe o resto em aberto. O que estiver sem dono dois dias antes é de quem recebe distribuir.

Existe um app de quem leva o quê?

Há vários tipos de ferramenta. Uma nota compartilhada não controla dinheiro, as planilhas de inscrição giram em torno de vagas, e as tarefas de grupo do Donget ligam cada item a uma despesa compartilhada, mas sem campo de quantidade, então a quantidade vai no título.

Como evitar que todo mundo leve sobremesa?

Agrupe a lista por categoria e coloque um número em cada uma. Quando a linha da sobremesa tem nome, o próximo escolhe um acompanhamento.

Os convidados devem pagar o anfitrião quando cada um leva um prato?

Não pelos pratos. Se o anfitrião também compra algo para todos, pode ser dividido entre os convidados para quem foi, desde que ele avise antes da festa.

Como dividir o custo quando uma pessoa compra a bebida para todos?

Registre uma vez, pago por quem comprou, dividido entre as pessoas para quem foi. A cerveja de quatro que bebem é dividida por quatro; o refrigerante de seis, por seis.

Resumindo

Uma festa dá errado na lista, não na cozinha. Separe por categoria, coloque quantidade e um nome só em cada linha, inclua as tarefas e trate o que se compra para todos como uma despesa compartilhada, dividida entre quem usou. Aí o único assunto que sobra é quem fica com o último pedaço de lasanha. Se a festa for ao ar livre, o checklist de camping em grupo aplica a mesma ideia a barracas e fogões.

Baixe o Donget de graça e mantenha a lista de quem leva o quê e os custos compartilhados no mesmo grupo.