দলের খরচ কীভাবে ভাগ করবেন (বিনামূল্যের Splitwise বিকল্প)

শুক্রবার, 12:40। দলের দুপুরের খাবারটা আপনি নিজের কার্ডেই দিয়ে দিলেন, কারণ কোম্পানির কার্ড দুই তলা ওপরে কোনো ড্রয়ারে আর লাইন এগোচ্ছিল। ছয়জন সহকর্মী। 3,000 টাকা। মনে মনে একটা নোট যে পরে দেখে নেবেন।

এখন বুধবার। আপনি কিছুই দেখেননি। যা করেছেন তা হলো চারটে আলাদা বার্তা লিখে সব মুছে ফেলেছেন, কারণ কোনোটাতেই আপনাকে এমন মানুষ শোনাচ্ছিল না যিনি 500 টাকা নিয়ে নির্ভার।

দলের খরচের আসল সমস্যাটা এটাই। হিসাবটা কখনও সমস্যা ছিল না।

বন্ধুদের জন্য বানানো অ্যাপ অফিসে কেন অদ্ভুত হয়ে যায়

Splitwise আর তার মতো বেশিরভাগ অ্যাপ একটা নির্দিষ্ট সামাজিক চুক্তির চারপাশে বানানো: একদল বন্ধু যাঁরা একে অন্যকে বিশ্বাস করেন, যাঁরা আবার দেখা করবেন, আর যাঁরা চলমান হিসাবকে বন্ধুত্বের স্বাভাবিক অংশ মানেন।

অফিসের সঙ্গে ঠোকাঠুকিতে এর প্রায় কিছুই টেকে না।

কেউ পাওনাদার-তাগাদাকারী হতে চান না। বন্ধুদের সঙ্গে একটা খোঁচা মজা। যিনি আপনার উল্টোদিকে বসেন আর আপনার চেয়ে দুই ধাপ ওপরে, তাঁকে খোঁচা দেওয়া একটা ছোট ক্যারিয়ার সিদ্ধান্ত। বেশিরভাগ মানুষ বরং খরচটা নিজেই গিলে ফেলেন — আর এভাবেই একজন সারা বছর চুপচাপ দলকে ভর্তুকি দিতে থাকেন।

পরিশোধকারী বদলায়, অস্বস্তিটা বদলায় না। বন্ধুদের দলে যাঁর পালা তিনি দেন আর এক দশকে সমান হয়ে যায়। দলের কাছে এক দশক নেই। তাদের কাছে আছে একটা ত্রৈমাসিক, একটা পুনর্গঠন আর একটা বিদায় অনুষ্ঠান।

মানুষ চলে যান। যে বন্ধুর কাছে আপনার 1,000 টাকা পাওনা, তাঁর কাছে সেটা চিরকাল পাওনা। যে সহকর্মীর কাছে 1,000 পাওনা তিনি ইস্তফা দেন, আর এখন একটা বকেয়া ব্যালেন্স এমন একজনের নামে যাঁর অফিস অ্যাকাউন্টই বন্ধ। ভোক্তাদের জন্য বানানো ভাগের অ্যাপের এ বিষয়ে যুক্তিসঙ্গত কিছু বলার নেই।

রসিদের দ্বিতীয় একটা কাজও আছে। বন্ধুদের মধ্যে রসিদ এমন এক মতভেদের প্রমাণ যা কেউ প্রত্যাশা করে না। কাজে রসিদটাকে হয়তো এত দিন বাঁচতে হয় যে সেটা কোনো দাবির সঙ্গে জুড়ে দেওয়া যায়। যে অ্যাপ ছবিটাকে ফেলে দেওয়ার জিনিস ভাবে, সেটা পিকনিকের জন্য ঠিক আছে আর ফেরতযোগ্য কিছুর জন্য অকেজো।

সবাই অন্য কোথাও। যে মুহূর্তে আপনার দল দেশে দেশে ছড়ায়, একটামাত্র দুপুরের খাবারে দুটো মুদ্রা আর এমন একটা কার্ড জড়িয়ে যেতে পারে যা চুপচাপ নিজের বিনিময় হার বসিয়ে দিয়েছে।

আগে বের করুন আপনার সমস্যাটা আসলে কোনটা

«দলের খরচ» নিয়ে বেশিরভাগ বিভ্রান্তি চারটি আলাদা সমস্যা থেকে আসে যারা একই নাম পরে আছে। এদের আলাদা হাতিয়ার লাগে, আর ভুলটা বেছে নেওয়াই কারণ যে মানুষ প্রতিটি অ্যাপ থেকে ছিটকে যান।

1. কোম্পানির টাকা যা আপনি আগে দিয়েছেন। ক্লায়েন্টের ডিনারের টাকা আপনি দিয়েছেন আর কোম্পানি ফেরত দেবে। এটা ভাগেরই সমস্যা নয় — এটা ফেরতের সমস্যা। আপনার রসিদ আর একটা খরচের দাবি লাগবে, আর হিসাব বিভাগ যা বানিয়েছে সেটাই ব্যবহার করা উচিত, সেটা যতই কুৎসিত হোক। এটাকে ভাগের অ্যাপে রাখলে রসিদ হারায় আর এমন একটা ব্যালেন্স তৈরি হয় যা কখনও মিটবে না, কারণ কোম্পানি গ্রুপে নেই।

2. ভাগের খরচ যা কোম্পানি দেবে না। দলের দুপুরের খাবার। বিদায়ী উপহার। চায়ের তহবিল। শুক্রবারের রাউন্ড। কেউ এটা ফেরত চাইছেন না, তাই সত্যিকারের মানুষদের মধ্যেই ভাগ হতে হবে। এটা অফিসের পরিচয়পত্র পরা ভাগের সমস্যা, আর এটাই সবচেয়ে বেশি চুপচাপ ক্ষোভ তৈরি করে।

3. এমন মানুষদের মধ্যে খরচ যাঁরা একই কোম্পানিতে নন। দুজন ফ্রিল্যান্সার একটা স্টুডিও ভাগ করছেন। প্রতিষ্ঠাতারা কোম্পানির ব্যাংক অ্যাকাউন্ট হওয়ার আগেই সাবস্ক্রিপশন ভাগ করছেন। একটা এজেন্সি কোনো অংশীদারের সঙ্গে সম্মেলনের স্টল ভাগ করছে। সত্যিকারের ব্যবসায়িক খরচের টুল একজন নিয়োগকর্তা ধরে নেয়; এখনও কেউ নেই।

4. একজনের কার্ড, সবার সাবস্ক্রিপশন। ডিজাইন টুল, ভাগের ড্রাইভ, ট্রান্সক্রিপশন সেবা — সবই 2023 সাল থেকে একজন প্রতিষ্ঠাতার ব্যক্তিগত কার্ডে, এই অস্পষ্ট বোঝাপড়ায় যে কোনো একসময় দেখা হবে।

মানুষ «ব্যবসার জন্য Splitwise বিকল্প» খোঁজেন 2, 3 আর 4 নম্বর সমাধান করতে। 1 নম্বর ভাগের সমস্যা নয়, আর কোনো ভাগের অ্যাপই সেটা ভালো করবে না — আমাদেরটাও নয়।

দল-আকৃতির ভাগের অ্যাপে কী কী থাকা দরকার

2 থেকে 4 নম্বরের জন্য কিছু বাছলে, দৈনন্দিন কাজে যেটা সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ সেই সংক্ষিপ্ত তালিকা এই:

• কতগুলো খরচ যোগ করা যাবে তাতে কোনো সীমা নেই। একটা দল বন্ধুদের দলের চেয়ে বেশি লেখে, আর ঝাঁকে ঝাঁকে লেখে — একটা সম্মেলন তিন দিনে পনেরোটা এন্ট্রি তৈরি করে। যে অ্যাপ আপনার খরচ মেপে দেয়, সেটি ঠিক তখনই ব্যর্থ হবে যখন আপনি সবচেয়ে ব্যস্ত। (এ নিয়ে আরও আছে বিনামূল্যের প্ল্যানে আপনি আসলে কী ছাড়েন-এ।)
• কেবল «সমানভাবে» নয় এমন ভাগ। যে দলগত খাবারে দুজন সেট মেনু নিলেন আর একজন কেবল একটা স্টার্টার, সেটা সমান ভাগ নয়। বিদায়ী উপহারও নয়, যেখানে যিনি যাচ্ছেন তিনি কিছুই দেন না। আপনার চাই ভাগ করার পাঁচটি উপায় — সমানভাবে, নির্দিষ্ট অঙ্কে, শতাংশে, অংশে আর জিনিস ধরে।
• রসিদ ধরা যা প্রিমিয়াম সুবিধা নয়। ছবি তুলুন, আর অ্যাপকে মোটটা বের করতে দিন। রসিদ স্ক্যানিং যদি কোনো সাবস্ক্রিপশনের পেছনে থাকে, মানুষ সেটা ব্যবহার করবেন না, আর তখন 3,000 টাকাটা কীসের ছিল কেউ মনে করতে পারবেন না।
• একটামাত্র গ্রুপে একাধিক মুদ্রা। ছড়িয়ে থাকা দলের জন্য এটি অ-আলোচনাসাপেক্ষ।
• এমন নিষ্পত্তি যা পরিশোধ কমায়। ছয়জন, যাঁদের প্রত্যেকে দুজনের কাছে দেনা — সেটা পনেরোটি সম্ভাব্য ট্রান্সফার। ভালো সফটওয়্যার সেটাকে চারে নামায়।
• গ্রুপের সবার জন্য বিনামূল্যে। এই জায়গাটাই মানুষ মিস করেন। আপনার অ্যাপ যদি জনপ্রতি টাকা নেয়, তবে খাবারের টাকা ফেরত পাওয়ার আগেই আপনি ছয়জন সহকর্মীকে ছয়টা কেনার সিদ্ধান্ত নিতে বলছেন। আপনি খাবারের টাকা ফেরত পাবেন না।

একটি হিসাব করা উদাহরণ, কারণ বিমূর্ত সংস্করণ অকেজো

ছয়জন। খাবার 3,000 টাকা। প্রিয়া পানীয় নেন না, তাই তিনি 600 টাকার পানীয়ে ছিলেন না। তন্ময় চলে যাচ্ছেন, আর দল ঠিক করেছে তাঁর খাবারটা তাদের তরফ থেকে।

সমান ভাগ — জনপ্রতি 500 টাকা — দুইভাবে ভুল, আর টেবিলের সবাই টের পান যে ভুল, আর ঠিক সেজন্যই কেউ কিছু বলেন না।

এই যে সেই সংস্করণ যা সত্যিই ন্যায্য:

1. খাবারের 2,400 টাকা একটা খরচ হিসেবে লিখুন, অংশে ভাগ: পাঁচজন এক করে অংশে, তন্ময় শূন্যে। সেটা পাঁচজনের প্রত্যেকের 480 টাকা।
2. পানীয়ের 600 টাকা দ্বিতীয় খরচ হিসেবে লিখুন, যাঁরা নিয়েছেন সেই চারজনের মধ্যে সমানভাবে। সেটা জনপ্রতি 150 টাকা।

প্রিয়া দেন 480। চারজন পানীয়-গ্রহীতা দেন 630 করে। তন্ময় কিছুই দেন না। এতে প্রায় চল্লিশ সেকেন্ড লেগেছে আর কাউকে বলতে হয়নি «আরে, আমি তো পানীয়টা নিইনি»।

সত্যি বলতে, ওই দ্বিতীয় বাক্যটাই এই গোটা পণ্যশ্রেণির কারণ। এই অ্যাপগুলো আছে যাতে কাউকে ওটা মুখে বলতে না হয়।

যে সহকর্মী আপনার টাকা নিয়ে চলে যান

একমাত্র সত্যিকারের অসমাধানযোগ্য ক্ষেত্র। ক্ষতি কমানোর কিছু বাস্তব উপায়:

• স্বাভাবিক সীমানায় হিসাব মেটান। মাসের শেষ, ট্রিপের শেষ, প্রকল্পের শেষ। যে ব্যালেন্স ত্রৈমাসিকের চেয়ে বেশি বাঁচে, সেটা মেটে না; সেটা ভুলে যাওয়া হয় আর তারপর ক্ষোভে বদলায়।
• পরিশোধকারীর পালা দৃশ্যমান রাখুন। অ্যাপ যদি চলমান ব্যালেন্স দেখায়, তবে «গতবার তুমি দিয়েছিলে» কারও দাবি থাকে না, স্ক্রিনের একটা ঘটনা হয়ে যায়।
• বিদায় অনুষ্ঠানের একটা নিয়ম রাখুন। সবচেয়ে সহজটা: যিনি যাচ্ছেন তিনি দেন না। একবারই ঠিক করুন, তারপর কারও সামনে দাঁড়িয়ে আর কখনও দরকষাকষি করতে হবে না।
• একজনকে দলের অর্থায়ন করতে দেবেন না। যদি সবসময় একই নাম পরিশোধকারী হয়, তবে সেটা ব্যালেন্স নয় — সেটা এমন এক সুদমুক্ত ঋণ যা তিনি সেধে দেননি।

Donget কোথায় খাপ খায়

Donget একটি বিনামূল্যের খরচ ভাগের অ্যাপ, আর 2, 3 আর 4 নম্বরই ঠিক সেই জায়গা যেখানে এটি কাজে লাগে। এটি আপনার কোম্পানির খরচের দাবি জমা দেবে না, আর কাজ করে না এমন কিছু বিক্রি করার চেয়ে আমরা এটা বলে দেওয়াই ভালো মনে করি।

ভাগের দলগত খরচের জন্য এটি আপনাকে দেয়:

• সীমাহীন খরচ, কোনো দৈনিক সীমা নেই আর আপনার আর ব্যালেন্সের মাঝে কোনো বিজ্ঞাপনও নেই।
• ভাগ করার পাঁচটি উপায়, যাতে পানীয় আর বিদায়ী উপহার দুটোই ঠিকঠাক সামলানো যায়।
• বিনামূল্যের AI রসিদ স্ক্যানিং — টেবিলেই ছবি তুলে নিন, রসিদটা পকেটে ঢুকে ধোয়ার মেশিনে যাওয়ার আগে।
• একটামাত্র গ্রুপে একাধিক মুদ্রা, যে দলগুলো এক জায়গায় নেই তাদের জন্য।
• এমন নিষ্পত্তি যা সবাইকে সমান করার সবচেয়ে কম পরিশোধ বের করে।
• প্রতিটি সদস্যের জন্য বিনামূল্যে, তাই আপনাকে টাকা ফেরত দিতে কাউকে কিছু কিনতে হয় না।

আরও বিস্তারিত অফিস ব্যবহারের পাতায়, আর তুলনার মাঝপথে থাকলে সরাসরি Donget বনাম Splitwise বিশ্লেষণ।

সোমবারে এটি চালু করা

1. প্রতিটি সত্যিকারের একক ধরে একটা গ্রুপ বানান — «ডিজাইন টিম», «দুপুরের খাবার» নয়। যে গ্রুপ আগে থেকেই থাকা কিছুর সঙ্গে মেলে সেটি ব্যবহৃত হয়; যেটি কোনো উপলক্ষের সঙ্গে মেলে সেটি পরিত্যক্ত হয়।
2. সবাইকে যোগ করুন, যিনি «অ্যাপ-টাপ তেমন করেন না» তাঁকেও। একজন বাদ থাকলেই গোটা ব্যাপারটা আবার স্প্রেডশিট হয়ে যায়।
3. দুটো নিয়ম মুখে বলে, একবারই ঠিক করুন: যিনি টাকা দেন তিনিই সঙ্গে সঙ্গে লেখেন, আর আমরা মাসের শেষে হিসাব মেটাই। পুরো প্রক্রিয়াটা এটুকুই।
4. শেষ শুক্রবারে হিসাব মেটান। চারটি ট্রান্সফার, আর «বিরক্ত করার জন্য দুঃখিত, তবে…» দিয়ে শুরু হওয়া কোনো বার্তা নেই।

লক্ষ্যটা পরিপাটি হিসাব নয়। লক্ষ্যটা হলো 500 টাকা এমন কিছু হওয়া বন্ধ করুক যা নিয়ে আপনি বুধবারে ভাবেন।

সাধারণ জিজ্ঞাসা

দলের খরচ ভাগ করার সেরা অ্যাপ কোনটি?

সেরা অ্যাপ সেটাই যা সবাইকে বিনামূল্যে সীমাহীন খরচ লিখতে দেয়, কেবল সমানভাবে নয় আরও অনেকভাবে ভাগ করে (যাতে সেট মেনু আর বিদায়ী উপহার ঠিকঠাক সামলানো যায়), পেওয়াল ছাড়াই রসিদ ধরে রাখে, একাধিক মুদ্রা সামলায় আর হিসাব মেটানোর সবচেয়ে কম পরিশোধ বের করে। Donget এই সবই গ্রুপের প্রতিটি সদস্যের জন্য বিনামূল্যে করে।

Splitwise কি ব্যবসা বা দলের জন্য ব্যবহার করা যায়?

Splitwise-এর মতো অ্যাপ সেইসব ভাগের দলগত খরচের জন্য ব্যবহার করা যায় যা কোম্পানি ফেরত দেবে না — দলের দুপুরের খাবার, বিদায়ী উপহার, চায়ের তহবিল। যেসব খরচ কোম্পানি ফেরত দেয় সেগুলোর জন্য এগুলো বানানো হয়নি; ওগুলো হিসাব বিভাগের দাবি প্রক্রিয়ায় যায়।

Splitwise কি দলের জন্য বিনামূল্যের?

Splitwise-এর একটি বিনামূল্যের স্তর আছে, তবে সেটি দৈনিক খরচের সীমা বাঁধে আর রসিদ স্ক্যানিং Pro-র পেছনে রাখে — যে দল সম্মেলনের সময় ঝাঁকে ঝাঁকে লেখে তাদের জন্য অস্বস্তিকর। দৈনিক সীমা নেই এমন বিনামূল্যের বিকল্প ওই দেয়ালটা এড়িয়ে যায়।

অফিসে দলের খরচ ন্যায্যভাবে কীভাবে ভাগ করবেন?

মানুষ আসলে যা নিয়েছেন সেই অনুযায়ী ভাগ করুন, মাথাপিছু একটা সমান সংখ্যায় নয়: অংশ বা নির্দিষ্ট অঙ্ক ব্যবহার করুন, যাতে যিনি পানীয় নেননি বা যাঁকে আপ্যায়ন করা হচ্ছে তিনি সঠিক অঙ্কটাই দেন। স্বাভাবিক সীমানায় হিসাব মেটান — মাসের শেষ, ট্রিপের শেষ — যাতে ব্যালেন্স সদিচ্ছার চেয়ে বেশি দিন না বাঁচে।

দলের খরচ ভাগ করা আর খরচের দাবির মধ্যে পার্থক্য কী?

খরচের দাবি হলো সেই টাকা যা কোম্পানি আপনাকে ফেরত দেবে — তার জন্য রসিদ আর নিয়োগকর্তার ফেরত প্রক্রিয়া লাগে। ভাগ করা হলো সেইসব খরচের জন্য যা সত্যিকারের মানুষদের মধ্যে ভাগ হয় আর কোম্পানি দেয় না। ভাগের অ্যাপ দ্বিতীয়টা সামলায়, প্রথমটা নয়।

Donget বিনামূল্যে ডাউনলোড করুন আর দলের ভাগের খরচগুলো নিজের ব্যক্তিগত কার্ড থেকে নামিয়ে ফেলুন।