Cách chia chi phí của nhóm làm việc (lựa chọn miễn phí thay Splitwise)

Thứ Sáu, 12 giờ 40. Bạn quẹt thẻ của chính mình cho bữa trưa của nhóm, vì thẻ công ty nằm trong ngăn kéo trên hai tầng lầu còn hàng người thì đang nhích. Sáu đồng nghiệp. 1.800.000₫. Một ghi chú trong đầu rằng lát nữa sẽ giải quyết.

Giờ đã là thứ Tư. Bạn chưa giải quyết gì cả. Việc bạn đã làm là soạn bốn tin nhắn khác nhau trong nhóm chat rồi xóa hết, vì không tin nào khiến bạn nghe như một người thoải mái với 300.000₫.

Đó mới là vấn đề thật của chi phí nhóm làm việc. Nó chưa bao giờ là phép tính.

Vì sao ứng dụng làm cho bạn bè trở nên kỳ quặc ở công sở

Splitwise, và hầu hết các ứng dụng tương tự, được thiết kế quanh một khế ước xã hội cụ thể: một nhóm bạn tin nhau, sẽ còn gặp lại nhau, và chấp nhận một sổ nợ đang chạy như phần bình thường của tình bạn.

Gần như không điều nào trong đó sống sót khi chạm vào văn phòng.

Chẳng ai muốn làm người đòi nợ. Với bạn bè, một lời nhắc là chuyện đùa. Với đồng nghiệp ngồi đối diện bạn và cao hơn hai cấp, một lời nhắc là một quyết định nhỏ về sự nghiệp. Phần lớn người ta đơn giản là chịu luôn khoản đó, và đấy là cách một người lặng lẽ bao cấp cho cả nhóm suốt một năm.

Người trả thì luân phiên, sự ngại ngùng thì không. Trong nhóm bạn, tới lượt ai người đó trả và mười năm sau nó huề. Nhóm làm việc không có mười năm. Họ có một quý, một đợt tái cơ cấu, và một buổi tiệc chia tay.

Người ta nghỉ việc. Một người bạn nợ bạn 300.000₫ thì nợ mãi mãi. Một đồng nghiệp nợ bạn 300.000₫ nộp đơn xin nghỉ, và giờ có một số dư treo gắn với người đã bị vô hiệu hóa tài khoản chat. Các ứng dụng chia tiền cho người tiêu dùng chẳng có gì hợp lý để nói về chuyện này.

Hóa đơn có việc thứ hai. Giữa bạn bè, hóa đơn là bằng chứng cho một tranh cãi chẳng ai chờ đợi. Ở công sở, hóa đơn có thể cần sống đủ lâu để đính vào một đề nghị thanh toán. Một ứng dụng coi tấm ảnh như đồ dùng một lần thì ổn cho buổi dã ngoại và vô dụng cho bất cứ thứ gì cần hoàn ứng.

Ai cũng ở một nơi khác. Ngay khi nhóm bạn trải ra nhiều quốc gia, một bữa trưa thôi cũng có thể dính hai đồng tiền và một chiếc thẻ lặng lẽ cộng thêm tỷ giá của riêng nó.

Trước tiên, xác định bạn thật sự đang gặp vấn đề nào

Phần lớn sự lúng túng về “chi phí nhóm” đến từ bốn vấn đề khác nhau đội chung một cái tên. Chúng cần công cụ khác nhau, và chọn nhầm là lý do người ta bật ra khỏi mọi ứng dụng từng thử.

1. Tiền công ty mà bạn ứng trước. Bạn trả bữa tối với khách hàng và công ty nợ lại bạn. Đây hoàn toàn không phải bài toán chia — đây là bài toán hoàn ứng. Bạn cần hóa đơn và một đề nghị thanh toán, và nên dùng bất cứ thứ gì bộ phận tài chính đã dựng lên, dù nó xấu xí. Đưa việc này vào ứng dụng chia tiền sẽ làm mất hóa đơn và tạo ra một số dư không bao giờ tất toán được, vì công ty không có mặt trong nhóm.

2. Chi phí chung mà công ty không chi trả. Bữa trưa nhóm. Quà chia tay. Quỹ cà phê. Chầu chiều thứ Sáu. Chẳng ai đòi lại được, nên nó phải chia giữa những con người thật. Đây là bài toán chia đang đeo thẻ nhân viên, và nó là thứ âm thầm sinh ra nhiều bực bội nhất.

3. Chi phí giữa những người không cùng một công ty. Hai người làm tự do chung một studio. Các đồng sáng lập chia nhau gói thuê bao trước khi có tài khoản ngân hàng doanh nghiệp. Một agency chia gian hàng hội chợ với đối tác. Công cụ chi phí doanh nghiệp thứ thiệt đều giả định có một người sử dụng lao động; ở đây chưa có.

4. Thẻ của một người, thuê bao của mọi người. Công cụ thiết kế, ổ đĩa chung, dịch vụ gỡ băng — tất cả nằm trên thẻ cá nhân của một nhà sáng lập từ 2023, kèm một hiểu ngầm mơ hồ rằng lúc nào đó sẽ tính lại.

Nhóm 2, 3 và 4 là những thứ khiến người ta đi tìm “lựa chọn thay Splitwise cho công việc”. Nhóm 1 không phải bài toán chia, và không ứng dụng chia nào làm tốt nó — kể cả của chúng tôi.

Một ứng dụng chia hợp với nhóm làm việc cần gì

Nếu bạn chọn công cụ cho nhóm 2–4, đây là danh sách ngắn thật sự quan trọng hằng ngày:

• Không giới hạn số khoản chi thêm được. Một nhóm làm việc ghi nhiều hơn nhóm bạn, và ghi dồn dập — một kỳ hội nghị sinh mười lăm mục trong ba ngày. Một ứng dụng đong đếm khoản chi sẽ bỏ rơi bạn đúng lúc bận nhất. (Nói thêm trong bạn thật sự đánh đổi gì ở gói miễn phí.)
• Cách chia không chỉ là “chia đều”. Bữa trưa nhóm nơi hai người ăn suất cơm văn phòng và một người gọi món khai vị thì không phải chia đều. Món quà chia tay mà người ra đi không trả gì cũng vậy. Bạn cần cả năm cách chia — chia đều, theo số tiền chính xác, theo phần trăm, theo phần, và theo từng món.
• Chụp hóa đơn không phải tính năng cao cấp. Chụp một cái, để ứng dụng rút ra tổng tiền. Nếu quét hóa đơn nằm sau một gói thuê bao thì người ta sẽ không dùng, và rồi chẳng ai nhớ nổi 1.800.000₫ ấy là gì.
• Nhiều đồng tiền trong một nhóm. Không thương lượng được với nhóm phân tán.
• Tất toán giảm thiểu số lần trả. Sáu người mà mỗi người nợ hai người khác là mười lăm lần chuyển khả dĩ. Phần mềm tốt biến nó thành bốn.
• Miễn phí cho mọi người trong nhóm. Đây là điều người ta bỏ sót. Nếu ứng dụng của bạn thu tiền theo đầu người, giờ bạn đang yêu cầu sáu đồng nghiệp mỗi người ra một quyết định mua sắm trước khi bạn được trả lại tiền bữa trưa. Bạn sẽ không được trả lại tiền bữa trưa.

Một ví dụ tính thật, vì phiên bản trừu tượng thì vô dụng

Sáu người. Bữa trưa hết 1.800.000₫. Priya không uống, nên bỏ qua chai rượu 400.000₫. Tuấn sắp nghỉ, và cả nhóm đồng ý bao bữa của cậu.

Chia đều — 300.000₫ mỗi người — sai tới hai lần, và ai ở bàn cũng cảm thấy nó sai, đó chính là lý do chẳng ai nói gì.

Đây là phiên bản thật sự công bằng:

1. Ghi 1.400.000₫ tiền đồ ăn thành một khoản chi, chia theo phần: năm người mỗi người một phần, Tuấn bằng không. Vậy là 280.000₫ cho mỗi người trong năm người.
2. Ghi 400.000₫ tiền rượu thành khoản chi thứ hai, chia đều cho bốn người đã uống. Vậy là 100.000₫ mỗi người.

Priya trả 280.000₫. Bốn người đã uống trả 380.000₫ mỗi người. Tuấn không trả gì. Mất khoảng bốn mươi giây và chẳng ai phải nói câu “à, tôi có uống rượu đâu”.

Câu thứ hai ấy, thành thật mà nói, chính là cả một dòng sản phẩm. Những ứng dụng này tồn tại để không ai phải nói nó ra thành tiếng.

Người đồng nghiệp nghỉ việc mà còn nợ bạn

Trường hợp duy nhất thật sự không giải được. Vài cách hạn chế thiệt hại thực tế:

• Tất toán ở những mốc tự nhiên. Cuối tháng, cuối chuyến đi, cuối dự án. Số dư sống lâu hơn một quý thì không được trả; nó bị quên rồi bị giận.
• Cho việc luân phiên người trả hiện ra rõ. Nếu ứng dụng hiển thị số dư đang chạy, “lần trước cậu trả rồi” thôi là một lời phải nói ra và trở thành một dữ kiện trên màn hình.
• Giữ một quy tắc cho tiệc chia tay. Đơn giản nhất: người ra đi không trả. Thống nhất một lần, và bạn không bao giờ phải thương lượng lại khi người ta đang đứng đó.
• Đừng để một người tài trợ cả nhóm. Nếu người trả luôn là cùng một cái tên, số dư ấy không phải số dư — đó là khoản vay không lãi mà họ đâu có đề nghị.

Donget đứng ở đâu

Donget là ứng dụng chia chi tiêu miễn phí, và nhóm 2, 3, 4 đúng là thứ nó sinh ra để làm. Nó sẽ không nộp đề nghị thanh toán công ty giúp bạn, và chúng tôi thà nói vậy còn hơn bán cho bạn một thứ không chạy.

Với chi phí chung của nhóm làm việc, nó cho bạn:

• Khoản chi không giới hạn, không trần mỗi ngày và không quảng cáo nằm giữa bạn và số dư.
• Năm cách chia, để cả chai rượu lẫn món quà chia tay đều được xử lý đúng.
• Quét hóa đơn bằng AI miễn phí — chụp ngay tại bàn, trước khi tờ hóa đơn chui vào túi và đi qua máy giặt.
• Nhiều đồng tiền trong một nhóm, cho các nhóm không ở cùng một nơi.
• Tất toán tính ra số lần trả ít nhất để mọi người huề.
• Miễn phí cho mọi thành viên, nên chẳng ai phải mua gì để trả lại tiền cho bạn.

Chi tiết hơn ở trang trường hợp dùng cho văn phòng, và nếu bạn đang so sánh dở, có bản Donget với Splitwise thẳng thắn.

Dựng nó vào thứ Hai

1. Tạo một Nhóm cho mỗi đơn vị có thật — “Nhóm thiết kế”, không phải “Bữa trưa”. Nhóm ứng với thứ đã tồn tại thì được dùng; nhóm ứng với một dịp thì bị bỏ.
2. Thêm tất cả, kể cả người “không rành ứng dụng lắm”. Một người đứng ngoài là cả chuyện quay lại thành bảng tính.
3. Thống nhất hai quy tắc, nói to, một lần: ai trả thì ghi ngay, và cuối tháng chúng ta tất toán. Toàn bộ quy trình là vậy.
4. Tất toán vào thứ Sáu cuối cùng. Bốn lần chuyển, không tin nhắn nào mở đầu bằng “xin lỗi phiền cậu, nhưng…”.

Điểm mấu chốt không phải sổ sách gọn gàng. Mà là 300.000₫ thôi không còn là thứ bạn nghĩ tới vào một ngày thứ Tư.

Câu hỏi thường gặp

Ứng dụng nào tốt nhất để chia chi phí nhóm làm việc?

Ứng dụng tốt nhất để mọi người ghi khoản chi không giới hạn miễn phí, chia được nhiều kiểu chứ không chỉ chia đều, lưu hóa đơn mà không cần trả phí, xử lý nhiều đồng tiền, và tính ra số lần trả ít nhất. Donget làm tất cả miễn phí cho mọi thành viên.

Có dùng Splitwise cho công ty hay nhóm làm việc được không?

Dùng được cho chi phí chung mà công ty không hoàn lại — bữa trưa nhóm, quà chia tay, quỹ cà phê. Chúng không được làm cho chi phí cần hoàn ứng.

Splitwise có miễn phí cho nhóm làm việc không?

Có bậc miễn phí, nhưng giới hạn số khoản chi mỗi ngày và đặt quét hóa đơn sau Pro. Một lựa chọn miễn phí không có giới hạn hằng ngày tránh được bức tường đó.

Làm sao chia chi phí nhóm ở công sở cho công bằng?

Chia theo những gì mỗi người thật sự dùng: dùng phần hoặc số tiền chính xác. Tất toán ở những mốc tự nhiên để số dư không sống lâu hơn thiện chí.

Chia chi phí nhóm khác gì với việc thanh toán hoàn ứng?

Hoàn ứng là tiền công ty nợ lại bạn và cần quy trình của nơi bạn làm. Chia là dành cho chi phí giữa những con người thật mà công ty không chi trả.

Tải Donget miễn phí và gỡ chi phí chung của nhóm khỏi thẻ cá nhân của bạn.