Kuidas jagada meeskonna kulusid (tasuta Splitwise'i alternatiiv)

Reede, 12.40. Panid meeskonnalõuna oma kaardile, sest firmakaart oli kaks korrust kõrgemal sahtlis ja järjekord liikus. Kuus inimest laua taga. 94,20 €. Mõttes märkus, et ajad selle hiljem korda.

Nüüd on kolmapäev. Korda ajanud sa ei ole midagi. Küll aga oled kirjutanud neli erinevat Slacki sõnumit ja kõik ära kustutanud, sest ükski neist ei pannud sind kõlama inimesena, kes on 15,70 € suhtes rahulik.

Selles ongi meeskonna kulude päris probleem. Arvutuses ei olnud see kunagi kinni.

Miks sõpradele ehitatud rakendused muutuvad tööl veidraks

Splitwise ja enamik samasuguseid rakendusi on disainitud kindla ühiskondliku kokkuleppe ümber: sõpruskond, kes üksteist usaldab, kes näeb üksteist veel palju kordi ja kelle jaoks jooksev arvepidamine on sõpruse tavaline osa.

Kontoriga kokku puutudes ei jää sellest peaaegu midagi alles.

Keegi ei taha olla võlanõudja. Sõprade seas on meeldetuletus nali. Kolleegi puhul, kes istub sinu vastas ja on kaks astet kõrgemal, on meeldetuletus väike karjääriotsus. Enamik inimesi neelab kulu lihtsalt alla, ja nii jõuabki üks inimene selleni, et toetab meeskonda vaikselt terve aasta.

Maksja vaheldub, piinlikkus mitte. Sõpruskonnas maksab see, kelle kord on, ja kümne aastaga läheb see tasa. Meeskonnal ei ole kümmet aastat. Tal on kvartal, ümberkorraldus ja üks lahkumispidu.

Inimesed lähevad ära. Sõber, kes võlgneb sulle 12 €, võlgneb sulle 12 € igavesti. Kolleeg, kes võlgneb sulle 12 €, esitab lahkumisavalduse, ja nüüd ripub lahtine saldo inimese küljes, kelle Slacki konto on deaktiveeritud. Tarbijatele mõeldud jagamisrakendustel ei ole selle kohta midagi mõistlikku öelda.

Tšekil on teine töö. Sõprade vahel on tšekk tõend vaidluses, mida keegi ei oota. Tööl võib olla vaja, et tšekk elaks piisavalt kaua, et selle saaks kuluaruandele lisada. Rakendus, mille jaoks foto on ühekordne, sobib piknikuks ja on kasutu kõige jaoks, mis on hüvitatav.

Kõik on kuskil mujal. Hetkel, mil meeskond on laiali mitmes riigis, võib üks lõuna hõlmata kahte valuutat ja kaarti, mis lisas vaikselt oma vahetuskursi.

Kõigepealt selgita välja, milline probleem sul tegelikult on

Enamik meeskonnakulude segadust tuleb sellest, et neli erinevat probleemi kannavad sama nime. Need vajavad erinevaid tööriistu ja vale valimine ongi põhjus, miks inimesed iga proovitud rakenduse pealt tagasi põrkavad.

1. Ettevõtte raha, mille sina välja käisid. Maksid kliendiõhtusöögi ja ettevõte võlgneb sulle tagasi. See ei ole üldse jagamisprobleem — see on hüvitamisprobleem. Vaja on tšekki ja kuluaruannet ning kasutada tuleks seda, mille finantsmeeskond on üles seadnud, isegi kui see on inetu. Selle panemine jagamisrakendusse kaotab tšeki ja tekitab saldo, mida ei arveldata kunagi, sest ettevõte ei ole grupis.

2. Ühised kulud, mida ettevõte ei kata. Meeskonnalõuna. Lahkumiskink. Kohvikassa. Reedene ring. Keegi ei nõua seda tagasi, nii et see tuleb jagada päris inimeste vahel. See on jagamisprobleem töötõendiga kaelas ja just see tekitab vaikselt kõige rohkem pahameelt.

3. Kulud inimeste vahel, kes ei ole samas ettevõttes. Kaks vabakutselist, kes jagavad stuudiot. Kaasasutajad, kes jagavad tellimust enne, kui ettevõttel on pangakonto. Agentuur, kes jagab konverentsil boksi partneriga. Päris ettevõtte kuluarvestuse tööriistad eeldavad tööandjat; teda ei ole veel olemas.

4. Ühe inimese kaart, kõigi tellimused. Disainitööriist, jagatud ketas, transkriptsiooniteenus — kõik ühe asutaja isikliku kaardi peal alates 2023. aastast, ähmase arusaamaga, et kunagi see korda aetakse.

Kategooriad 2, 3 ja 4 on need, mille lahendamiseks otsitakse „Splitwise’i alternatiivi ettevõttele“. Kategooria 1 ei ole jagamisprobleem ja ükski jagamisrakendus ei tee seda hästi — kaasa arvatud meie oma.

Mida meeskonnakujuline jagamisrakendus vajab

Kui valid midagi kategooriate 2–4 jaoks, siis päevast päeva loeb see lühike nimekiri:

• Kulude arvul ei ole lage. Meeskond paneb kirja rohkem kui sõpruskond ja teeb seda pahvakute kaupa — konverents tekitab kolme päevaga viisteist kirjet. Rakendus, mis su kulusid mõõdab, jätab sind hätta täpselt siis, kui sul on kõige kiirem. (Sellest pikemalt: millest sa tasuta plaanil tegelikult loobud.)
• Jagamine, mis ei ole ainult „võrdselt“. Meeskonnalõuna, kus kaks võtsid päevapakkumise ja üks eelroa, ei ole võrdne jagamine. Ei ole ka lahkumiskink, mille eest lahkuja ise ei maksa. Vaja on kõiki viit jagamisviisi — võrdselt, täpsete summade, protsentide, osakute ja kirjete kaupa.
• Tšeki jäädvustamine, mis ei ole lisatasu eest. Pildista ja lase rakendusel kogusumma välja lugeda. Kui tšekiskaneerimine on tellimuse taga, ei hakka inimesed seda kasutama, ja siis ei mäleta keegi, mille eest need 94,20 € olid.
• Mitu valuutat ühes grupis. Laiali paikneva meeskonna jaoks ei ole see läbiräägitav.
• Arveldus, mis vähendab makseid. Kuus inimest, kellest igaüks võlgneb kahele teisele, on viisteist võimalikku ülekannet. Hea tarkvara teeb sellest neli.
• Tasuta kõigile grupis. Just selle jätavad inimesed kahe silma vahele. Kui rakendus küsib raha inimese kohta, palud nüüd kuuel kolleegil teha ostuotsus, enne kui saad lõuna eest raha tagasi. Sa ei saa lõuna eest raha tagasi.

Läbi arvutatud näide, sest abstraktne versioon on kasutu

Kuus inimest. Lõuna maksab 94,20 €. Kadri ei joo, nii et ta jättis 18 € veinipudeli vahele. Märt lahkub ja meeskond leppis kokku, et tema lõuna on nende kostitada.

Võrdne jagamine — 15,70 € igaühele — on korraga kahtemoodi vale ja kõik lauas tunnetavad, et see on vale, mis ongi täpselt põhjus, miks keegi midagi ei ütle.

Siin on versioon, mis on päriselt õiglane:

1. Pane 76,20 € toitu kirja ühe kuluna, jagatuna osakute järgi: viis inimest ühe osakuga, Märt nulliga. See teeb viiele 15,24 € igaühele.
2. Pane 18 € veini kirja teise kuluna, jagatuna võrdselt nelja vahel, kes seda jõid. See teeb 4,50 € igaühele.

Kadri maksab 15,24 €. Neli veinijoojat maksavad 19,74 € igaüks. Märt ei maksa midagi. See võttis umbes nelikümmend sekundit ja kellelgi ei olnud vaja öelda lauset „mina veini ju ei võtnud“.

See teine lause ongi ausalt öeldes terve tootekategooria mõte. Need rakendused on olemas selleks, et kellelgi ei oleks vaja seda valjusti öelda.

Kolleeg, kes lahkub, võlgnedes sulle raha

Ainus päriselt lahendamatu juhtum. Praktiline kahjude piiramine:

• Arveldage loomulikel piiridel. Kuu lõpp, reisi lõpp, projekti lõpp. Saldod, mis elavad kauem kui kvartali, ei saa makstud; need unustatakse ja siis pahandatakse nende üle.
• Tee maksja vaheldumine nähtavaks. Kui rakendus näitab jooksvat saldot, lakkab „sina maksid eelmine kord“ olemast väide, mida keegi peab esitama, ja saab ekraanil olevaks faktiks.
• Hoia lahkumispeo reegel. Kõige lihtsam: lahkuja ei maksa. Leppige kokku üks kord ja te ei pea seda enam kunagi läbi rääkima, kui inimene ise kõrval seisab.
• Ära lase ühel inimesel meeskonda rahastada. Kui maksja on alati sama nimi, ei ole see saldo — see on intressivaba laen, mida ta ei pakkunud.

Kus Donget appi tuleb

Donget on tasuta kulude jagamise rakendus ja kategooriad 2, 3 ja 4 on täpselt see, milleks ta on. Sinu ettevõtte kuluaruannet ta ei esita, ja me ütleme selle pigem välja, kui müüme sulle midagi, mis ei tööta.

Ühiste töökulude jaoks annab ta sulle:

• Piiramatu arvu kulusid, ilma päevalimiidita ja ilma reklaamideta sinu ja saldode vahel — kui sa jõudsid siia just sellest seinast, siis mida teha, kui Splitwise’i päevalimiit ette tuli.
• Viis jagamisviisi, nii et nii vein kui ka lahkumiskink saavad korralikult kirja.
• Tasuta tehisintellektiga tšekiskaneerimise — pildista see laua taga ära, enne kui tšekk läheb taskusse ja pesumasinasse.
• Mitu valuutat ühes grupis, meeskondadele, kes ei ole ühes kohas.
• Arvelduse, mis arvutab välja väikseima arvu makseid, et kõik oleksid tasa.
• Tasuta iga liikme jaoks, nii et keegi ei pea midagi ostma, et sulle raha tagasi maksta.

Rohkem detaile on kontori kasutusloo lehel, ja kui oled keset võrdlemist, siis otsene Donget vs Splitwise jaotus.

Esmaspäeval käivitamine

1. Loo üks grupp päris üksuse kohta — „Disainimeeskond“, mitte „Lõuna“. Grupid, mis vastavad juba olemasolevale asjale, jäävad kasutusse; grupid, mis vastavad ühele sündmusele, jäetakse maha.
2. Lisa kõik, ka see, kes „rakendusi eriti ei tee“. Üks vastuhakkaja muudab terve asja tagasi tabeliks.
3. Leppige valjusti kokku kaks reeglit, üks kord: kes maksab, see paneb kohe kirja, ja me arveldame kuu lõpus. See ongi terve protsess.
4. Arveldage kuu viimasel reedel. Neli ülekannet, mitte ükski sõnum, mis algab „vabandust, et tülitan, aga…“.

Mõte ei ole korras raamatupidamises. Mõte on selles, et 15,70 € lakkab olemast asi, mille peale sa kolmapäeval mõtled.

Korduma kippuvad küsimused

Milline rakendus sobib kõige paremini meeskonna kulude jagamiseks?

Sobiv rakendus laseb kõigil tasuta lisada piiramatu arvu kulusid, jagab rohkem kui ainult võrdselt (nii et päevapakkumine ja lahkumiskink saavad korralikult kirja), loeb tšekke ilma tasumüürita, tuleb toime mitme valuutaga ja arvutab välja väikseima arvu makseid. Donget teeb kõike seda tasuta grupi iga liikme jaoks.

Kas Splitwise’i saab kasutada ettevõttes või meeskonnas?

Splitwise’i tüüpi rakendusi saab kasutada nende ühiste töökulude jaoks, mida ettevõte ei hüvita — meeskonnalõunad, lahkumiskingid, kohvikassa. Need ei ole ehitatud hüvitatavate ettevõttekulude jaoks, mille koht on finantsmeeskonna kuluaruande protsessis.

Kas Splitwise on meeskonnale tasuta?

Splitwise’il on tasuta aste, aga see piirab, mitu kulu saab päevas lisada, ja paneb tšekiskaneerimise Pro taha — ebamugav meeskonnale, kes paneb kulusid kirja pahvakute kaupa konverentsi ajal. Tasuta alternatiiv ilma päevalimiidita väldib seda seina.

Kuidas jagada meeskonna kulusid tööl õiglaselt?

Jaga selle järgi, mida inimesed tegelikult tarbisid, mitte lameda pea kohta summana: kasuta osakuid või täpseid summasid, nii et see, kes veini vahele jättis või keda kostitatakse, maksab õige summa. Arveldage loomulikel piiridel — kuu lõpp, reisi lõpp — nii et saldod ei ela kunagi üle hea tahte.

Mis vahe on meeskonna kulude jagamisel ja kuluaruandel?

Kuluaruanne on raha, mille ettevõte sulle tagasi võlgneb — selleks on vaja tšekki ja tööandja hüvitamise protsessi. Jagamine käib kulude kohta, mida jagavad päris inimesed ja mida ettevõte ei kata. Jagamisrakendus lahendab teise, mitte esimese.

Laadi Donget tasuta alla ja saa meeskonna ühised kulud oma isikliku kaardi pealt ära.