تقسیم هزینهها در اکسل و گوگلشیت (قالب رایگان) — و جایی که دیگر جواب نمیدهد
قالب رایگان تقسیم هزینه برای گوگلشیت و اکسل، فرمولهای پشت آن، یک مثال کامل از خانهٔ سهنفره در تهران و سه نقطهای که صفحهگسترده از کار میافتد.
یکی در خانه میگوید «بیایید همهچیز را توی یک اکسل بنویسیم.» پیشنهاد معقولی است: همه بلدند با صفحهگسترده کار کنند، کسی لازم نیست چیزی نصب کند، و هزینهها هم سادهاند — اجاره، اینترنت، خرید خانه، و گاهی چیزی که یکی برای دیگری حساب میکند. سؤال این است که فایل باید چه شکلی باشد که ماه سوم، با چهل ردیف، وقتی کسی میپرسد چه کسی به چه کسی بدهکار است، هنوز راست بگوید.
جواب، یک دفتر حساب کوچک با سه برگه و دو فرمول است. میتوانید قالب را دانلود کنید یا در پنج دقیقه خودتان بسازیدش. و جواب صادقانه به «آیا جواب میدهد؟» این است: صفحهگسترده برای دو سه نفر که بیشتر هزینهها را مساوی تقسیم میکنند خوب کار میکند و در سه نقطهٔ قابل پیشبینی میشکند — تقسیم نامساوی، ارز دوم، و لحظهای که فقط یک نفر هنوز بهروزش میکند.
هر هزینه یک ردیف: مدل دفتر حساب
اشتباه بیشتر فایلهای خانگی این است که ماندهحساب را دنبال میکنند — یک ستون برای هر نفر، با دست تایپشده، بعد از هر خرید دستکاریشده. یک ماه نمیگذرد که دیگر کسی به آن اعتماد ندارد، چون هیچکس نمیبیند یک عدد از کجا آمده.
مدلی که دوام میآورد دفتر حساب است: هر هزینه یک ردیف است که سه واقعیت را ثبت میکند — چه کسی پرداخت کرد، چقدر، و برای چه کسانی. ماندهحسابها هیچوقت تایپ نمیشوند؛ با فرمول از ردیفها به دست میآیند، پس هر عددی به ردیفهایی که آن را ساختهاند برمیگردد و یک مورد اختلافی با اصلاح یک ردیف درست میشود.
هر اپ تقسیم هزینهای هم دادههای شما را همینطور نگه میدارد. صفحهگسترده همان ایده است، منهای راحتیهایش.
سه برگه
قالب سه برگه دارد و نام برگهها و سرستونها انگلیسی است تا یک فایل برای همه کار کند. اگر خودتان میسازید، به همین ترتیب بسازید.
1. People (افراد). ستون A، هر اسم در یک ردیف، زیر یک سرستون. بقیهٔ فایل به همین فهرست ارجاع میدهد، پس هر اسم را فقط به یک شکل بنویسید و کوتاه نگهش دارید.
2. Expenses (هزینهها). پنج ستون: Date (تاریخ)، Description (شرح)، Paid by (پرداختکننده)، Amount (مبلغ)، Split among (تقسیم بین). «Paid by» یکی از اسمهای برگهٔ People است. «Split among» یا all است یا فهرستی از اسمها که با ویرگول انگلیسی (,) جدا شدهاند — بهنام برای چیزی که فقط بهنام بدهکار است، آرش, کاوه برای چیزی که دو نفر شریکاند. هر هزینه یک ردیف، قدیمیترین بالا؛ هیچکس ردیفی را ویرایش نمیکند مگر برای اصلاح اشتباه.
3. Balances (ماندهحسابها). هر نفر یک ردیف با سه عدد: Paid (آنچه پرداخته)، Owes (سهمش از همهچیز) و Net (پرداختی منهای سهم)، بهاضافهٔ یک ردیف کنترل که ثابت میکند جمع خالصها صفر است. اگر صفر نبود، جایی اسمی غلط نوشته شده.
فرمولها
دو ستون کمکی در برگهٔ Expenses کار اصلی را میکنند. در ستون F، تعداد افراد حاضر در تقسیم:
=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)
برای all برگهٔ People را میشمارد؛ در غیر این صورت ویرگولها را میشمارد و یکی اضافه میکند. در ستون G، سهم هر نفر: =D2/F2. هر دو را تا پایین بکشید.
در برگهٔ Balances، با اسم شخص در خانهٔ A2:
- Paid:
=SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D)— هر مبلغی که او پرداختکنندهاش بوده. - Owes:
=SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G)— سهمش از هر ردیفall، بهاضافهٔ سهمش از هر ردیفی که اسمش را برده. - Net:
=B2-C2. مثبت یعنی گروه به او بدهکار است؛ منفی یعنی او به گروه بدهکار است.
یک نکته: آن ستارهها اسم را داخل اسمی بلندتر هم پیدا میکنند، پس «علی» با «علیرضا» هم جور درمیآید. اسمها را متمایز نگه دارید یا فامیلی اضافه کنید. همهٔ فرمولهای اینجا SUMIF، COUNTA، LEN و SUBSTITUTE سادهاند، پس فایل در گوگلشیت، اکسل و LibreOffice یکجور رفتار میکند.
یک مثال کامل: خانهٔ سهنفره
آرش، بهنام و کاوه در تهران همخانهاند. یک ماه، برگهٔ Expenses چهار ردیف دارد:
| Date | Description | Paid by | Amount | Split among |
|---|---|---|---|---|
| ۱ مهر | اجاره | آرش | ۳۰ میلیون تومان | all |
| ۳ مهر | اینترنت | بهنام | ۹۰۰ هزار تومان | all |
| ۹ مهر | خرید خانه | کاوه | ۲.۴ میلیون تومان | all |
| ۱۴ مهر | تعمیر موتور بهنام | آرش | ۱.۲ میلیون تومان | بهنام |
ردیف آخر همان ردیف جالب است. آرش پول تعمیرگاه را داد چون کارت بهنام کار نکرد؛ این قرض است، نه هزینهٔ مشترک، پس تقسیم فقط روی بهنام است. هیچ حالت خاصی لازم نیست.
سهمها: سه ردیف all به هر نفر ۱۰ میلیون + ۳۰۰ هزار + ۸۰۰ هزار = ۱۱.۱ میلیون تومان میدهد، و بهنام ۱.۲ میلیون تعمیر را هم به دوش دارد، پس سهمش ۱۲.۳ میلیون تومان است. پرداختیها: آرش ۳۱.۲ میلیون (اجاره بهاضافهٔ تعمیر)، بهنام ۹۰۰ هزار، کاوه ۲.۴ میلیون. برگهٔ Balances اینطور خوانده میشود:
| Person | Paid | Owes | Net |
|---|---|---|---|
| آرش | ۳۱.۲ میلیون | ۱۱.۱ میلیون | +۲۰.۱ میلیون |
| بهنام | ۹۰۰ هزار | ۱۲.۳ میلیون | −۱۱.۴ میلیون |
| کاوه | ۲.۴ میلیون | ۱۱.۱ میلیون | −۸.۷ میلیون |
| کنترل | ۳۴.۵ میلیون | ۳۴.۵ میلیون | ۰ |
هر دو جمع ۳۴.۵ میلیون تومان است و خالصها به صفر میرسند، پس فایل سازگار است. برای تسویه: بهنام ۱۱.۴ میلیون به آرش میپردازد و کاوه ۸.۷ میلیون به آرش. آرش ۲۰.۱ میلیون میگیرد، دقیقاً خالصش. دو واریز، همه روی صفر.
ثبت بازپرداخت، و تسویهٔ دستی
وقتی بهنام آن ۱۱.۴ میلیون را به آرش میدهد، چیزی را پاک نکنید. یک ردیف اضافه کنید: «تسویهٔ بهنام»، پرداختکننده بهنام، مبلغ ۱۱.۴ میلیون، تقسیم بین آرش. پرداختی بهنام ۱۱.۴ میلیون بالا میرود، سهم آرش ۱۱.۴ میلیون بالا میرود، و خالص هر دو همانجا مینشیند که باید — بهنام روی صفر، آرش روی +۸.۷ میلیون. بازپرداخت فقط هزینهای است که تنها ذینفعش همان کسی است که پول را میگیرد.
کاری که فایل نمیکند این است که بگوید چه کسی باید به چه کسی بپردازد. با سه نفر از ستون Net میخوانیدش. با شش نفر و ترکیبی از مثبت و منفی، یک معمای کوچک است: خالصهای منفی به خالصهای مثبت میپردازند، با کمترین تعداد پرداختی که کار را تمام کند. سادهسازی بدهی چطور کار میکند این جفتکردن را توضیح میدهد؛ در صفحهگسترده روی کاغذ انجامش میدهید.
جایی که صفحهگسترده از کار میافتد
سه چیز یک خانه، یک سفر یا یک جمع دوستانه را از توان قالب بیرون میبرد.
1. تقسیم نامساوی. قالب هر ردیف را مساوی بین افراد نامبرده تقسیم میکند. همین که یک ردیف بشود «آرش ۴۰ درصد میدهد چون اتاقش بزرگتر است»، یا صورتحساب رستورانی که کاوه فقط یک غذای اصلی خورده، فرمول دیگر جواب نمیدهد. میشود دورش زد — برای هر سهم یک ردیف — اما هر ترفندی یک چیز دیگر است که همخانه باید ماه سوم یادش بماند. پنج روش برای تقسیم یک هزینه وجود دارد و صفحهگسترده فقط یکیاش را بلد است.
2. ارز دوم. یک سفر چندروزه به استانبول یک ردیف با ارز دیگر اضافه میکند و ستون Amount بیصدا تومان را با لیر جمع میزند. میشود یک ستون نرخ و یک ستون مبلغ تبدیلشده اضافه کرد، و حالا هر ردیف یک نرخ میخواهد که با دست تایپ شود. یک سفر را دوام میآورد، نه گروهی را که اعضایش در کشورهای مختلف زندگی میکنند. تقسیم هزینهها در چند ارز میگوید چنین گروهی چه لازم دارد.
3. یک صاحب. این همانی است که بیشتر فایلها را تمام میکند. صفحهگستردهٔ مشترک از نظر فنی برای همه قابل ویرایش است، اما در عمل یک نفر صاحبش است و بقیه رسیدها را در گروه میفرستند تا او وارد کند. وقتی آن یک نفر دو هفته سرش شلوغ باشد، دفتر حساب دو هفته غلط است و هیچکس نمیتواند جلوی صندوق فروشگاه ماندهحساب خودش را چک کند. مشکل نرمافزار نیست؛ بهروزکردن صفحهگسترده یک کار اضافه است و ثبت هزینه در همان لحظه نیست.
کی صفحهگسترده ابزار درستی است
منصف باشیم. دو نفر که اجاره و چند قبض را تقسیم میکنند، یا سه همخانه که تقریباً همهچیز را مساوی تقسیم میکنند، با این قالب بهخوبی راه میافتند. رایگان است، همه میبینندش، و ده سال دیگر هم باز میشود. اگر هزینههایتان شبیه مثال بالاست، شاید هیچوقت چیز دیگری لازم نداشته باشید. هدف از پیگیری اینکه چه کسی به شما بدهکار است یک سابقهٔ مشترک است که هر دو طرف به آن اعتماد دارند، و یک فایل خوشساخت همین است. برای اجاره، قبوض و خرید خانه، تقسیم اجاره و قبوض با همخانهها قراردادهایی را میگوید که ردیفها را ساده نگه میدارند.
وقتی دیدید دارید ستون کمکی اضافه میکنید، ارز تبدیل میکنید، یا به یک نفر یادآوری میکنید که بهروزش کند، وقت رفتن است.
دنگت اینجا به کار میآید
دنگت همان دفتر حسابی را نگه میدارد که قالب نگه میدارد — هر هزینه یک پرداختکننده، یک مبلغ و افرادی دارد که بینشان تقسیم شده، و تب ماندهحسابها هر عدد را از همین ردیفها به دست میآورد. فرقش در همان سه نقطهٔ شکست بالاست. یک ردیف میتواند مساوی، مقداری، درصدی، ضریبی (سهمی) یا قلمبهقلم از راه موارد و هزینهها تقسیم شود، پس حالتهای نامساوی یک ضربهاند نه یک ترفند. هر گروه یک تنظیم ارز دارد و یک هزینه را میشود با ارز دیگری وارد کرد. و چون هر کس هزینه را از گوشی خودش اضافه میکند و گروه همزمان همگام میشود، صاحبی نیست که منتظرش بمانید — ماندهحساب هر عضو همان خالصها را به همه نشان میدهد و تسویهحساب کمترین واریزهایی را پیشنهاد میدهد که گروه را صاف میکند، همان بخشی که روی کاغذ انجام میدادید.
افراد با لینک دعوت میپیوندند. برای خانهٔ مثال بالا، هر دو ابزار کار را راه میاندازند؛ برای سفر ششنفره به شمال با یک ویلای مشترک، صفحهگسترده همانجایی است که بحثها شروع میشود. برای انتخاب آگاهانه، مقایسهٔ اپهای تقسیم هزینه میگوید هر اپ رایگان چه میکند و هر کدام، از جمله دنگت، کجا کم میآورد.
پرسشهای متداول
این قالب هم در گوگلشیت کار میکند هم در اکسل؟
بله. فقط از SUMIF، COUNTA، LEN و SUBSTITUTE استفاده میکند که در گوگلشیت، اکسل و LibreOffice Calc یکجور رفتار میکنند. فایل .xlsx را در اکسل باز کنید، یا در گوگلدرایو آپلود کنید و با Sheets بازش کنید.
هزینهای را که فقط بین چند نفر مشترک است چطور وارد کنم؟
در ستون Split among بهجای all، اسمها را با ویرگول انگلیسی از هم جدا کنید — مثلاً آرش, کاوه. سهم برابر است با مبلغ تقسیم بر تعداد اسمها، و فقط ستون Owes همان افراد تغییر میکند.
صفحهگسترده میتواند یک هزینه را نامساوی تقسیم کند؟
مستقیم نه: هر ردیف مساوی بین افراد نامبرده تقسیم میشود. راه دور زدنش یک ردیف برای هر سهم با همان پرداختکننده است — ۴۰۰ هزار تومان سهم آرش، ۶۰۰ هزار تومان سهم بهنام. گاهبهگاه اشکالی ندارد؛ اگر بیشتر هزینههایتان نامساوی است، سراغ ابزاری با تقسیم درصدی و قلمبهقلم بروید.
بازپرداخت را چطور ثبت کنم؟
بهصورت یک ردیف: پرداختکننده کسی که پول را پس میدهد، مبلغ، و گیرنده بهعنوان تنها اسم ستون Split among. خالص هر دو جابهجا میشود و تاریخچه کامل میماند. هیچوقت برای ثبت یک پرداخت، ردیف قدیمی را پاک یا ویرایش نکنید.
از کجا بفهمیم چه کسی به چه کسی بپردازد؟
ستون Net را بخوانید. خالصهای منفی به خالصهای مثبت میپردازند تا همه به صفر برسند؛ با سه نفر بدیهی است، با شش نفر چند دقیقه روی کاغذ وقت میبرد. صفحهگسترده واریزها را پیشنهاد نمیدهد.
برای یک خانهٔ مشترک، صفحهگسترده کافی است؟
برای دو سه نفر که بیشتر هزینهها را مساوی و با یک ارز تقسیم میکنند، بله — به شرط اینکه کسی بهروزش نگه دارد. وقتی تقسیمها نامساوی شوند، ارز دومی پیدا شود، یا فقط یک نفر هنوز هزینهها را وارد کند، دیگر کافی نیست.
جمعبندی
صفحهگستردهای که ثبت میکند چه کسی پرداخت کرد، چقدر و برای چه کسانی — و ماندهحسابها را بهجای تایپکردن، محاسبه میکند — راه کاملاً خوبی است تا دو سه نفر هزینههای مساوی را تقسیم کنند، و قالب همین را با یک دانلود به شما میدهد. حواستان به سه نشانه باشد که میگوید از کار بزرگتر شده: تقسیم نامساوی، ارز دوم، و یک نفر که همهٔ تایپکردنها گردن اوست.
دنگت را رایگان دانلود کنید و همان دفتر حساب را روی گوشی همه نگه دارید، با تقسیمهای نامساوی، ارزها و تسویهحسابی که برایتان حساب شده است.
