Cum împărțiți cheltuielile într-un tabel (șablon gratuit) — și unde nu mai funcționează

Cineva din apartament spune „hai să facem un tabel”. Este un instinct rezonabil: toată lumea știe cum funcționează un tabel, nimeni nu trebuie să instaleze nimic, iar costurile sunt simple — chirie, internet, cumpărături, câte un lucru pe care unul îl acoperă pentru altul. Întrebarea este cum trebuie să arate foaia ca să spună tot adevărul în luna a treia, cu patruzeci de rânduri, când cineva întreabă cine cât datorează.

Răspunsul este un registru mic, cu trei foi și două formule. Puteți descărca șablonul sau îl puteți construi de mână în cinci minute. Iar răspunsul cinstit la „o să funcționeze?” este: un tabel merge bine pentru două sau trei persoane care împart mai ales egal, și se rupe în trei puncte previzibile — împărțiri inegale, o a doua monedă și momentul în care doar o persoană îl mai actualizează.

Un rând per cheltuială: modelul de registru

Greșeala pe care o fac cele mai multe foi făcute în casă este urmărirea soldurilor — o coloană per persoană, scrisă de mână, ajustată după fiecare cumpărătură. În mai puțin de o lună nimeni nu mai are încredere în ea, pentru că nimeni nu vede cum a ajuns un număr acolo.

Modelul care rezistă este un registru: fiecare cheltuială este un rând care înregistrează trei fapte — cine a plătit, cât și pentru cine. Soldurile nu se scriu niciodată de mână; sunt derivate din rânduri prin formulă, deci orice număr se poate urmări înapoi la liniile care l-au produs, iar o intrare contestată se repară corectând un singur rând.

Așa își stochează datele și orice aplicație de împărțit cheltuieli. Tabelul este aceeași idee, fără facilități.

Cele trei foi

Șablonul are trei file. Dacă îl construiți singuri, faceți-le în această ordine.

1. Persoane. Coloana A, un nume pe rând, sub un antet. Tot restul se referă la această listă, deci scrieți fiecare nume într-un singur fel și țineți-le scurte.

2. Cheltuieli. Cinci coloane: Data, Descriere, Plătit de, Sumă, Împărțit între. „Plătit de” este un nume din foaia Persoane. „Împărțit între” este fie all, fie o listă de nume separate prin virgulă — Bogdan pentru ceva ce datorează doar Bogdan, Ana, Cristian pentru ceva ce împart doi. Un rând per cheltuială, cel mai vechi sus; nimeni nu modifică un rând decât ca să corecteze o greșeală.

3. Solduri. Un rând per persoană cu trei numere: Plătit (cât a pus), Datorează (partea sa din tot) și Net (plătit minus datorează), plus un rând de verificare care dovedește că netele dau zero. Dacă nu dau, undeva este un nume scris greșit.

Formulele

Două coloane ajutătoare pe foaia Cheltuieli fac treaba. În coloana F, numărul de persoane din împărțire:

=IF(E2="all"; COUNTA(Persoane!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)

Pentru all numără foaia Persoane; altfel numără virgulele și adaugă unu. În coloana G, cota de persoană: =D2/F2. Trageți ambele în jos.

Pe foaia Solduri, cu numele persoanei în A2:

• Plătit: =SUMIF(Cheltuieli!C:C; A2; Cheltuieli!D:D) — fiecare sumă la care a fost plătitor.
• Datorează: =SUMIF(Cheltuieli!E:E; "all"; Cheltuieli!G:G) + SUMIF(Cheltuieli!E:E; "*"&A2&"*"; Cheltuieli!G:G) — partea sa din fiecare rând all, plus partea sa din fiecare rând care o numește.
• Net: =B2-C2. Pozitiv înseamnă că grupul îi datorează; negativ, că datorează grupului.

O avertizare: caracterul generic găsește un nume în interiorul altuia mai lung, deci „Ana” se potrivește și cu „Diana”. Țineți numele distincte sau adăugați numele de familie. Toate formulele de aici sunt simple SUMIF, COUNTA, LEN și SUBSTITUTE, deci fișierul se comportă la fel în Google Sheets, Excel și LibreOffice.

Un exemplu lucrat: un apartament de trei

Ana, Bogdan și Cristian împart un apartament. Într-o lună, foaia Cheltuieli are patru rânduri:

Ultimul rând este cel interesant. Ana a plătit la service pentru că i-a fost refuzat cardul lui Bogdan; este un împrumut, nu un cost comun, deci împărțirea este doar Bogdan. Nu este nevoie de niciun caz special.

Cotele: cele trei rânduri all dau fiecăruia 2.500 + 75 + 200 = 2.775 lei, iar Bogdan poartă și reparația de 300 lei, deci partea lui este 3.075 lei. Plătit: Ana 7.800 lei (chirie plus reparație), Bogdan 225 lei, Cristian 600 lei. Foaia Solduri arată astfel:

Ambele totaluri sunt 8.625 lei, iar netele dau zero, deci foaia este consistentă. Pentru decontare: Bogdan îi plătește Anei 2.850 lei, iar Cristian 2.175 lei. Ana primește 5.025 lei, exact netul ei. Două transferuri, toată lumea la zero.

Înregistrarea unei restituiri și decontarea de mână

Când Bogdan îi plătește Anei cei 2.850 lei, nu ștergeți nimic. Adăugați un rând: „Bogdan decontează”, plătit de Bogdan, suma 2.850, împărțit între Ana. „Plătit” la Bogdan crește cu 2.850, „Datorează” la Ana crește cu 2.850, iar ambele nete ajung unde trebuie — Bogdan la zero, Ana la +2.175. O restituire este pur și simplu o cheltuială al cărei singur beneficiar este persoana plătită.

Ce nu va face foaia este să vă spună cine cui ar trebui să plătească. Cu trei oameni citiți din coloana Net. Cu șase și un amestec de pozitive și negative este un mic puzzle: netele negative plătesc netelor pozitive, în cele mai puține plăți posibile. Cum funcționează simplificarea datoriilor explică potrivirea; într-un tabel o faceți pe hârtie.

Unde nu mai funcționează tabelul

Trei lucruri împing un apartament, o excursie sau un grup de prieteni dincolo de ce poate duce șablonul.

1. Împărțiri inegale. Șablonul împarte fiecare rând egal între persoanele numite. În clipa în care un rând devine „Ana plătește 40% pentru că are camera mai mare” sau o notă de restaurant în care Cristian a luat doar felul principal, formula nu mai se potrivește. Puteți improviza — un rând per cotă — dar fiecare improvizație este încă un lucru pe care un coleg trebuie să îl țină minte în luna a treia. Există cinci moduri de a împărți o cheltuială, iar tabelul îl face pe unul dintre ele.

2. O a doua monedă. Un weekend plecat adaugă un rând într-o altă monedă, iar coloana Sumă adună tăcut lei cu euro. Puteți adăuga o coloană de curs și una de sumă convertită, și acum fiecare rând are nevoie de un curs scris de mână. Supraviețuiește unei excursii, nu unui grup ai cărui membri locuiesc în țări diferite. Împărțirea notelor în mai multe monede acoperă de ce are nevoie un astfel de grup.

3. Un singur proprietar. Acesta este cel care încheie cele mai multe foi. Un tabel partajat este tehnic editabil de toți, dar în practică o persoană îl deține, iar ceilalți postează bonuri în grup pentru ca acea persoană să le tasteze. Când proprietarul este ocupat două săptămâni, registrul este greșit două săptămâni, și nimeni nu își poate verifica propriul sold în magazin. Problema nu este software-ul; actualizarea unui tabel este o corvoadă, iar înregistrarea unei cheltuieli pe loc nu este.

Când tabelul este instrumentul potrivit

Să fim corecți și cu cealaltă parte. Două persoane care împart chiria și câteva facturi, sau trei colegi care împart aproape totul egal, sunt bine serviți de șablon. Este gratuit, vizibil pentru toți, și se va deschide și peste zece ani. Dacă costurile voastre arată ca în exemplul lucrat, s-ar putea să nu aveți nevoie niciodată de altceva. Ideea din ținerea evidenței cine vă datorează bani este o evidență comună în care au încredere ambele părți, iar o foaie bine construită este una. Pentru chirie, utilități și cumpărături, împărțirea chiriei și facturilor cu colegii de apartament acoperă convențiile care țin rândurile simple.

Treceți mai departe când vă surprindeți adăugând coloane ajutătoare, convertind monede sau amintindu-i unei persoane să actualizeze.

Unde intră Donget

Donget stochează același registru ca șablonul — fiecare cheltuială are un Plătit de, o sumă și persoanele între care se împarte, iar fila Solduri derivă fiecare număr din acele rânduri. Diferența sunt cele trei puncte de eșec de mai sus. Un rând poate fi împărțit Egal, pe Sumă, pe Procent, pe Multiplicator (cote) sau pe articole prin Articole și costuri, deci cazurile inegale sunt o atingere, nu o improvizație. Fiecare grup are o setare de monedă, iar o cheltuială poate fi introdusă în altă monedă. Și pentru că fiecare adaugă cheltuieli de pe propriul telefon, iar grupul se sincronizează în timp real, nu există niciun proprietar de așteptat — soldurile arată aceleași nete tuturor, iar Decontează sugerează cele mai puține transferuri care închid grupul, exact partea pe care o făceați pe hârtie.

Oamenii intră printr-un link de invitație. Pentru apartamentul din exemplul lucrat, oricare instrument face treaba; pentru o excursie de șase oameni cu o cabană comună, tabelul este locul unde încep certurile. Ca să alegeți în cunoștință de cauză, aplicații de împărțit cheltuieli comparate arată ce face fiecare aplicație gratuită și unde se oprește fiecare, Donget inclus.

Întrebări frecvente

Șablonul funcționează în Google Sheets și Excel?

Da. Folosește doar SUMIF, COUNTA, LEN și SUBSTITUTE, care se comportă la fel în toate trei.

Cum adaug o cheltuială pe care o împart doar unii?

Scrieți numele separate prin virgulă în coloana „Împărțit între” în loc de all — de exemplu Ana, Cristian.

Poate tabelul să împartă o cheltuială inegal?

Nu direct. Soluția de compromis este un rând per cotă. Dacă majoritatea cheltuielilor sunt inegale, treceți la un instrument cu procente și articole.

Cum înregistrez o restituire?

Ca rând: plătit de cel care restituie, iar cel care primește ca singurul nume în „Împărțit între”.

Cum aflăm cine cui plătește?

Citiți coloana Net. Netele negative plătesc netelor pozitive. Tabelul nu sugerează transferuri.

Este un tabel suficient pentru un apartament comun?

Pentru două sau trei persoane care împart mai ales egal, într-o singură monedă, da, atâta timp cât cineva îl ține la zi.

Concluzia

Un tabel care înregistrează cine a plătit, cât și pentru cine — și derivă soldurile în loc să le scrie de mână — este o metodă perfect bună pentru două sau trei persoane care împart costuri egale, iar șablonul vă dă asta dintr-o singură descărcare. Fiți atenți la cele trei semne că a depășit rolul: împărțiri inegale, o a doua monedă și o singură persoană care tastează tot.

Descărcați Donget gratuit și țineți același registru pe telefonul fiecăruia, cu împărțirile inegale, monedele și decontarea calculate pentru voi.