Miten jakaa kulut taulukossa (ilmainen pohja) — ja missä se lakkaa toimimasta

Joku asunnossa sanoo “tehdään vaan taulukko”. Se on järkevä vaisto: kaikki tietävät miten taulukko toimii, kenenkään ei tarvitse asentaa mitään, ja kulut ovat yksinkertaisia — vuokra, netti, ruokaostokset, ja se yksi juttu jonka joku maksoi toisen puolesta. Kysymys on siitä, miltä taulukon pitäisi näyttää, jotta se kertoo yhä totuuden kolmantena kuukautena, neljälläkymmenellä rivillä, kun joku kysyy kuka on velkaa mitäkin.

Vastaus on pieni kirjanpito kolmella välilehdellä ja kahdella kaavalla. Voit ladata pohjan tai rakentaa sen käsin viidessä minuutissa. Ja rehellinen vastaus kysymykseen “toimiiko se” on: taulukko toimii hyvin kahdelle tai kolmelle ihmiselle jotka jakavat enimmäkseen tasan, ja se hajoaa kolmessa ennustettavassa kohdassa — epätasaiset jaot, toinen valuutta, ja se hetki jolloin vain yksi ihminen enää päivittää sitä.

Yksi rivi per kulu: kirjanpitomalli

Virhe jonka useimmat kotitekoiset taulukot tekevät on saldojen seuraaminen — sarake per henkilö, käsin kirjoitettuna, säädettynä jokaisen oston jälkeen. Kuukaudessa kukaan ei luota siihen, koska kukaan ei näe miten luvusta tuli sellainen.

Malli joka kestää on kirjanpito: jokainen kulu on yksi rivi joka merkitsee kolme faktaa — kuka maksoi, kuinka paljon, ja keitä varten. Saldoja ei koskaan näppäillä; ne johdetaan riveistä kaavalla, joten mikä tahansa luku jäljittyy takaisin niihin riveihin jotka sen tuottivat, ja kiistanalainen merkintä korjataan korjaamalla yksi rivi.

Näin myös jokainen kulunjakosovellus tallentaa tietosi. Taulukko on sama idea, mukavuudet poistettuna.

Kolme välilehteä

Pohjassa on kolme välilehteä. Jos rakennat sen itse, tee ne tässä järjestyksessä.

1. Henkilöt. Sarake A, yksi nimi per rivi, otsikon alla. Kaikki muu viittaa tähän listaan, joten kirjoita jokainen nimi yhdellä tavalla ja pidä ne lyhyinä.

2. Kulut. Viisi saraketta: Päivä, Kuvaus, Maksaja, Summa, Jaettu kesken. “Maksaja” on yksi nimi Henkilöt-välilehdeltä. “Jaettu kesken” on joko all tai pilkuilla eroteltu nimilista — Petri sellaiselle josta vain Petri on velkaa, Anni, Kimmo sellaiselle jonka kaksi jakaa. Yksi rivi per kulu, vanhin ylimpänä; kukaan ei muokkaa riviä muuta kuin korjatakseen virheen.

3. Saldot. Yksi rivi per henkilö kolmella luvulla: Maksanut (mitä on laittanut), Velkaa (osuutensa kaikesta) ja Netto (maksanut miinus velkaa), plus tarkistusrivi joka todistaa että netot menevät nollaan. Jos eivät mene, jokin nimi on kirjoitettu väärin.

Kaavat

Kaksi apusaraketta Kulut-välilehdellä tekevät työn. Sarakkeessa F, jakoon osallistuvien määrä:

=IF(E2="all"; COUNTA(Henkilöt!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)

all-tapauksessa se laskee Henkilöt-välilehden; muuten se laskee pilkut ja lisää yhden. Sarakkeessa G, osuus per henkilö: =D2/F2. Vedä molemmat alas.

Saldot-välilehdellä, kun henkilön nimi on solussa A2:

• Maksanut: =SUMIF(Kulut!C:C; A2; Kulut!D:D) — jokainen summa jossa hän oli maksaja.
• Velkaa: =SUMIF(Kulut!E:E; "all"; Kulut!G:G) + SUMIF(Kulut!E:E; "*"&A2&"*"; Kulut!G:G) — hänen osuutensa jokaisesta all-rivistä, plus osuutensa jokaisesta rivistä joka nimeää hänet.
• Netto: =B2-C2. Positiivinen tarkoittaa että porukka on hänelle velkaa; negatiivinen että hän on velkaa porukalle.

Yksi varoitus: jokerimerkki löytää nimen myös pidemmän sisältä, joten “Anni” osuu myös nimeen “Sanni”. Pidä nimet selvästi erilaisina tai lisää sukunimet. Kaikki tässä olevat kaavat ovat tavallisia SUMIF-, COUNTA-, LEN- ja SUBSTITUTE-funktioita, joten tiedosto toimii samalla tavalla Google Sheetsissä, Excelissä ja LibreOfficessa.

Laskettu esimerkki: kolmen hengen asunto

Anni, Petri ja Kimmo jakavat asunnon. Yhden kuukauden aikana Kulut-välilehdellä on neljä riviä:

Viimeinen rivi on se kiinnostava. Anni maksoi pyöräliikkeessä, koska Petrin kortti hylättiin; se on laina eikä yhteinen kulu, joten jako on pelkkä Petri. Erikoistapausta ei tarvita.

Osuudet: kolme all-riviä antavat kullekin 500 + 15 + 40 = 555 €, ja Petri kantaa lisäksi 60 euron korjauksen, joten hänen osuutensa on 615 €. Maksettu: Anni 1 560 € (vuokra plus korjaus), Petri 45 €, Kimmo 120 €. Saldot-välilehti näyttää:

Molemmat summat ovat 1 725 €, ja netot menevät nollaan, joten taulukko on johdonmukainen. Tilitykseen: Petri maksaa Annille 570 € ja Kimmo maksaa Annille 435 €. Anni saa 1 005 €, täsmälleen nettonsa. Kaksi siirtoa, kaikki nollassa.

Takaisinmaksun kirjaaminen ja käsin tilittäminen

Kun Petri maksaa Annille 570 €, älä poista mitään. Lisää rivi: “Petri tilittää”, maksaja Petri, summa 570, jaettu kesken Anni. Petrin Maksanut nousee 570:llä, Annin Velkaa nousee 570:llä, ja molemmat netot päätyvät sinne minne pitääkin — Petri nollaan, Anni +435:een. Takaisinmaksu on vain kulu jonka ainoa hyötyjä on se jolle maksetaan.

Mitä taulukko ei tee, on kertoa kenen pitäisi maksaa kenelle. Kolmella ihmisellä luet sen Netto-sarakkeesta. Kuudella ja sekoituksella positiivisia ja negatiivisia se on pieni pulma: negatiiviset netot maksavat positiivisille, pienimmällä määrällä maksuja. Miten velkojen yksinkertaistaminen toimii selittää parittelun; taulukossa teet sen paperilla.

Missä taulukko lakkaa toimimasta

Kolme asiaa työntää asunnon, reissun tai kaveriporukan yli sen mitä pohja kestää.

1. Epätasaiset jaot. Pohja jakaa jokaisen rivin tasan nimettyjen ihmisten kesken. Sillä hetkellä kun rivi on “Anni maksaa 40 % koska hänen huoneensa on isompi”, tai ravintolalasku jossa Kimmo otti vain pääruoan, kaava ei enää sovi. Sitä voi kiertää — yksi rivi per osuus — mutta jokainen kiertotie on yksi asia lisää jonka kämppiksen pitää muistaa kolmantena kuukautena. On olemassa viisi tapaa jakaa kulu, ja taulukko osaa niistä yhden.

2. Toinen valuutta. Viikonloppureissu lisää rivin toisessa valuutassa, ja Summa-sarake lisää hiljaa euroja kruunuihin. Voit lisätä kurssisarakkeen ja muunnetun summan sarakkeen, ja nyt jokaiseen riviin pitää näppäillä kurssi käsin. Se selviää yhdestä reissusta, ei porukasta jonka jäsenet asuvat eri maissa. Laskujen jakaminen eri valuutoissa käsittelee mitä tällainen porukka tarvitsee.

3. Yksi omistaja. Tämä on se joka lopettaa useimmat taulukot. Jaettu taulukko on teknisesti kaikkien muokattavissa, mutta käytännössä yksi ihminen omistaa sen ja muut postaavat kuitteja ryhmächattiin jotta hän näppäilisi ne. Kun omistaja on kiireinen kaksi viikkoa, kirjanpito on kaksi viikkoa väärässä, eikä kukaan voi tarkistaa omaa saldoaan kaupassa. Ongelma ei ole ohjelmisto; taulukon päivittäminen on riesa, ja kulun kirjaaminen hetkessä ei ole.

Milloin taulukko on oikea työkalu

Ollaan reiluja toistakin puolta kohtaan. Kaksi ihmistä jotka jakavat vuokran ja pari laskua, tai kolme kämppistä jotka jakavat lähes kaiken tasan, saavat pohjasta hyvän palvelun. Se on ilmainen, kaikkien nähtävillä, ja se aukeaa vielä kymmenen vuoden päästä. Jos kulunne näyttävät lasketulta esimerkiltä, et ehkä koskaan tarvitse muuta. Kirjanpito siitä kuka on sinulle velkaa tarkoittaa yhteistä kirjanpitoa johon molemmat luottavat, ja hyvin rakennettu taulukko on sellainen. Vuokraan, laskuihin ja ruokaostoksiin vuokran ja laskujen jakaminen kämppisten kanssa käsittelee ne käytännöt jotka pitävät rivit yksinkertaisina.

Siirry eteenpäin kun huomaat lisääväsi apusarakkeita, muuntavasi valuuttoja tai muistuttavasi yhtä ihmistä päivittämään.

Mihin Donget sopii

Donget tallentaa saman kirjanpidon kuin pohja — jokaisella kululla on Maksaja, summa ja ne ihmiset joiden kesken se jaetaan, ja Saldot-välilehti johtaa jokaisen luvun noista riveistä. Ero ovat yllä olevat kolme murtumakohtaa. Rivin voi jakaa Tasan, Summa-tavalla, Prosentti-tavalla, Kerroin-tavalla (osuudet) tai riveittäin Kohteet ja kustannukset -näkymässä, joten epätasaiset tapaukset ovat yksi napautus eikä kiertotie. Jokaisella ryhmällä on valuutta-asetus, ja kulun voi syöttää toisessa valuutassa. Ja koska jokainen lisää kuluja omalta puhelimeltaan ja ryhmä synkronoituu reaaliajassa, ei ole omistajaa jota odottaa — saldot näyttävät samat netot kaikille, ja Tilitä ehdottaa pienintä määrää siirtoja jotka sulkevat ryhmän, juuri sen osan jonka teit paperilla.

Ihmiset liittyvät kutsulinkillä. Lasketun esimerkin asunnolle kumpi tahansa työkalu käy; kuuden hengen reissulle jossa on yhteinen mökki, taulukko on se paikka jossa riidat alkavat. Tietoiseen valintaan kulunjakosovellukset vertailussa esittää mitä kukin ilmainen sovellus tekee ja missä kukin niistä, Donget mukaan lukien, jää vajaaksi.

Usein kysytyt kysymykset

Toimiiko pohja Google Sheetsissä ja Excelissä?

Kyllä. Se käyttää vain SUMIF-, COUNTA-, LEN- ja SUBSTITUTE-funktioita, jotka toimivat samalla tavalla kaikissa kolmessa.

Miten lisään kulun jonka vain osa jakaa?

Kirjoita nimet pilkuilla eroteltuna Jaettu kesken -sarakkeeseen sanan all sijaan — esimerkiksi Anni, Kimmo.

Voiko taulukko jakaa kulun epätasaisesti?

Ei suoraan. Kiertotie on yksi rivi per osuus. Jos suurin osa kuluista on epätasaisia, siirry työkaluun jossa on prosentti- ja rivijaot.

Miten kirjaan takaisinmaksun?

Rivinä: maksajana takaisin maksava henkilö, ja saaja ainoana nimenä Jaettu kesken -sarakkeessa.

Miten selvitämme kuka maksaa kenelle?

Lue Netto-sarake. Negatiiviset netot maksavat positiivisille. Taulukko ei ehdota siirtoja.

Riittääkö taulukko kimppakämpälle?

Kahdelle tai kolmelle jotka jakavat enimmäkseen tasan yhdessä valuutassa, kyllä — kunhan joku pitää sen ajan tasalla.

Lopputulos

Taulukko joka merkitsee kuka maksoi, kuinka paljon ja keitä varten — ja johtaa saldot sen sijaan että ne näppäiltäisiin — on täysin kelvollinen tapa kahdelle tai kolmelle ihmiselle jakaa tasaisia kuluja, ja pohja antaa sen yhdellä latauksella. Tarkkaile kolmea merkkiä siitä että se on kasvanut ulos tehtävästään: epätasaiset jaot, toinen valuutta, ja yksi ihminen joka näppäilee kaiken.

Lataa Donget ilmaiseksi ja pidä samaa kirjanpitoa kaikkien puhelimessa, epätasaiset jaot, valuutat ja tilitys valmiiksi laskettuina.