Kako dijeliti troškove u tablici (besplatan predložak) — i gdje to prestaje raditi

Netko u stanu kaže „stavimo to jednostavno u tablicu”. To je razuman poriv: svi znaju kako tablica radi, nitko ne mora ništa instalirati, a troškovi su jednostavni — najam, internet, namirnice, pokoja stvar koju jedno plati za drugo. Pitanje je kako tablica treba izgledati da i u trećem mjesecu, s četrdeset redaka, još uvijek govori istinu kad netko pita tko što duguje.

Odgovor je mala knjiga s tri lista i dvije formule. Možete preuzeti predložak ili ga u pet minuta izraditi sami. A pošten odgovor na „hoće li raditi” glasi: tablica dobro radi za dvoje ili troje ljudi koji uglavnom dijele jednako, a puca na tri predvidive točke — nejednake podjele, druga valuta i trenutak u kojem je još samo jedna osoba ažurira.

Jedan redak po trošku: model knjige

Pogreška koju rade gotovo sve domaće tablice jest praćenje salda — stupac po osobi, upisan ručno, prilagođen nakon svake kupnje. Unutar mjesec dana tome nitko ne vjeruje, jer nitko ne vidi kako je koji broj nastao.

Model koji izdrži jest knjiga: svaki je trošak jedan redak koji bilježi tri činjenice — tko je platio, koliko i za koga. Saldi se nikad ne upisuju; izvode se iz redaka formulom, pa se svaki broj može pratiti do redaka koji su ga proizveli, a sporan se unos ispravlja ispravkom jednog retka.

Tako i svaka aplikacija za dijeljenje troškova sprema vaše podatke. Tablica je ista ideja, samo bez pogodnosti.

Tri lista

Predložak ima tri kartice. Ako ga radite sami, napravite ih ovim redom.

1. Ljudi. Stupac A, jedno ime po retku, ispod zaglavlja. Sve se ostalo poziva na taj popis, pa svako ime pišite na jedan način i držite ih kratkima.

2. Troškovi. Pet stupaca: Datum, Opis, Platio, Iznos, Dijele. „Platio” je jedno ime s lista Ljudi. „Dijele” je ili all ili popis imena odvojen zarezima — Bruno za nešto što duguje samo Bruno, Ana, Cvita za nešto što dijele dvoje. Jedan redak po trošku, najstariji na vrhu; nitko ne mijenja redak osim da ispravi pogrešku.

3. Saldi. Jedan redak po osobi s tri broja: Platio (koliko je uložila), Duguje (njezin udjel u svemu) i Neto (platio minus duguje), plus kontrolni redak koji dokazuje da se netovi zbrajaju u nulu. Ako se ne zbrajaju, negdje je ime krivo napisano.

Formule

Posao odrađuju dva pomoćna stupca na listu Troškovi. U stupcu F, broj ljudi u podjeli:

=IF(E2="all", COUNTA(Ljudi!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Za all broji list Ljudi; inače broji zareze i dodaje jedan. U stupcu G, udjel po osobi: =D2/F2. Povucite oboje prema dolje.

Na listu Saldi, s imenom osobe u A2:

• Platio: =SUMIF(Troškovi!C:C, A2, Troškovi!D:D) — svaki iznos u kojem je bila platitelj.
• Duguje: =SUMIF(Troškovi!E:E, "all", Troškovi!G:G) + SUMIF(Troškovi!E:E, "*"&A2&"*", Troškovi!G:G) — njezin udjel u svakom all retku, plus udjel u svakom retku koji je imenuje.
• Neto: =B2-C2. Pozitivno znači da grupa duguje njoj; negativno da ona duguje grupi.

Jedna ograda: zamjenski znak pronalazi ime unutar dužeg imena, pa „Ana” pogađa i „Dijana”. Držite imena različitima ili dodajte prezimena. Sve su formule ovdje obični SUMIF, COUNTA, LEN i SUBSTITUTE, pa se datoteka jednako ponaša u Google Sheetsu, Excelu i LibreOfficeu.

Razrađen primjer: stan s troje ljudi

Ana, Bruno i Cvita dijele stan. Jednog mjeseca list Troškovi ima četiri retka:

Zanimljiv je zadnji redak. Ana je platila servis jer Brunova kartica nije prošla; to je posudba, a ne zajednički trošak, pa podjela ide samo na Brunu. Nikakav poseban slučaj nije potreban.

Udjeli: tri all retka daju svakome 300 + 10 + 40 = 350 €, a Bruno nosi i popravak od 60 €, pa je njegov udjel 410 €. Plaćeno: Ana 960 € (najam plus popravak), Bruno 30 €, Cvita 120 €. List Saldi izgleda ovako:

Oba su zbroja 1.110 € i netovi daju nulu, pa je tablica dosljedna. Za namirivanje: Bruno plaća Ani 380 €, a Cvita Ani 230 €. Ana prima 610 €, točno svoj neto. Dva prijenosa, svi na nuli.

Bilježenje povrata i namirivanje na ruke

Kad Bruno plati Ani 380 €, nemojte ništa brisati. Dodajte redak: „Bruno namiruje”, platio Bruno, iznos 380, dijele Ana. Brunov stupac Platio raste za 380, Anin Duguje raste za 380, i oba neta slete gdje trebaju — Bruno na nulu, Ana na +230. Povrat je samo trošak čiji je jedini korisnik osoba kojoj se plaća.

Ono što tablica neće napraviti jest reći vam tko kome treba platiti. S troje ljudi to očitate iz stupca Neto. Sa šestero i mješavinom plusa i minusa to je mala zagonetka: negativni netovi plaćaju pozitivnima, u najmanjem broju uplata. Kako radi pojednostavljivanje dugova objašnjava uparivanje; u tablici to radite na papiru.

Gdje tablica prestaje raditi

Tri stvari guraju stan, putovanje ili društvo preko onoga što predložak može ponijeti.

1. Nejednake podjele. Predložak svaki redak dijeli jednako među imenovanima. Onog trenutka kad jedan redak glasi „Ana plaća 40 % jer joj je soba veća”, ili kad je riječ o restoranskom računu na kojem je Cvita uzela samo glavno jelo, formula više ne odgovara. Možete to odglumiti — jedan redak po udjelu — ali svako je zaobilazno rješenje još jedna stvar koju cimer mora pamtiti u trećem mjesecu. Postoji pet načina dijeljenja troška, a tablica radi jedan.

2. Druga valuta. Vikend na putu doda redak u drugoj valuti, a stupac Iznos tiho zbraja eure i forinte. Možete dodati stupac s tečajem i stupac s pretvorenim iznosom, i sad svaki redak treba ručno upisan tečaj. To preživi jedno putovanje, ali ne i grupu čiji članovi žive u različitim zemljama. Dijeljenje računa u više valuta pokriva što takvoj grupi treba.

3. Jedan vlasnik. Ovo je ono što ubije većinu tablica. Zajednička je tablica tehnički svima uređiva, ali u praksi je jedna osoba vlasnik, a ostali šalju račune u grupni chat da ih ta osoba upiše. Kad je vlasnik dva tjedna zauzet, knjiga je dva tjedna kriva, i nitko ne može provjeriti vlastiti saldo u dućanu. Problem nije softver; ažuriranje tablice je gnjavaža, a upisivanje troška u trenutku nije.

Kad je tablica pravi alat

Budimo pošteni i prema drugoj strani. Dvoje ljudi koji dijele najam i par računa, ili troje cimera koji gotovo sve dijele jednako, predloškom su dobro pokriveni. Besplatan je, svima vidljiv i otvorit će se i za deset godina. Ako vaši troškovi izgledaju kao gornji primjer, možda vam nikad neće trebati ništa drugo. Poanta praćenja toga tko vam duguje jest zajednički zapis kojem obje strane vjeruju, a dobro napravljena tablica to jest. Za najam, režije i namirnice, dijeljenje najma i režija s cimerima pokriva konvencije koje retke drže jednostavnima.

Krenite dalje kad se zateknete kako dodajete pomoćne stupce, pretvarate valute ili podsjećate jednu osobu da ažurira.

Gdje tu dolazi Donget

Donget sprema istu knjigu kao i predložak — svaki trošak ima Platio, iznos i ljude među kojima se dijeli, a kartica Saldi izvodi svaki broj iz tih redaka. Razlika su gornje tri točke pucanja. Redak se može podijeliti Jednako, po Iznosu, po Postotku, po Množitelju (udjelima) ili stavku po stavku kroz Stavke i troškove, pa su nejednaki slučajevi jedan dodir umjesto zaobilaznog rješenja. Svaka grupa ima postavku valute, a trošak se može upisati u drugoj valuti. A budući da svi dodaju troškove sa svojih telefona i grupa se sinkronizira u stvarnom vremenu, nema vlasnika na kojeg se čeka — Saldo svih pokazuje iste netove svima, a Namiri saldo predlaže najmanji broj prijenosa koji zatvara grupu, dakle onaj dio koji ste radili na papiru.

Ljudi se pridružuju preko Pozivnice. Za stan iz gornjeg primjera oba alata rade posao; za putovanje šestero ljudi sa zajedničkom kućom tablica je mjesto gdje počinju svađe. Za promišljen izbor, usporedba aplikacija za dijeljenje troškova iznosi što koja besplatna aplikacija radi i gdje svaka, uključujući Donget, ne uspijeva.

Često postavljana pitanja

Radi li predložak u Google Sheetsu i Excelu?

Da. Koristi samo SUMIF, COUNTA, LEN i SUBSTITUTE, koji se jednako ponašaju u Google Sheetsu, Excelu i LibreOffice Calcu.

Kako dodati trošak koji dijele samo neki?

U stupac Dijele upišite imena odvojena zarezima umjesto all — na primjer Ana, Cvita.

Može li tablica podijeliti trošak nejednako?

Ne izravno. Zaobilazno rješenje je jedan redak po udjelu s istim platiteljem — 40 € na Anu, 60 € na Brunu.

Kako zabilježiti povrat novca?

Kao redak: platio ga onaj tko vraća, a osoba kojoj se vraća jedino je ime u stupcu Dijele. Nikad ne brišite stari redak.

Kako izračunati tko kome plaća?

Pročitajte stupac Neto. Negativni netovi plaćaju pozitivnima dok svi ne budu na nuli.

Je li tablica dovoljna za zajednički stan?

Za dvoje ili troje koji dijele jednako i u jednoj valuti jest, dok god je netko održava.

Zaključak

Tablica koja bilježi tko je platio, koliko i za koga — i koja salde izvodi umjesto da ih upisuje — sasvim je dobar način da dvoje ili troje ljudi dijeli jednake troškove, a predložak vam to daje u jednom preuzimanju. Pazite na tri znaka da je posao prerastao: nejednake podjele, druga valuta i jedna osoba koja sve upisuje.

Preuzmite Donget besplatno i držite istu knjigu na svačijem telefonu, uz nejednake podjele, valute i namirivanje izračunate umjesto vas.