Kif taqsam l-ispejjeż fi spreadsheet (template b'xejn) — u fejn tieqaf taħdem

Xi ħadd fl-appartament jgħid “ejja nqiegħduha fi spreadsheet”. Hu istint raġonevoli: kulħadd jaf kif taħdem spreadsheet, ħadd m’għandu bżonn jinstalla xejn, u l-ispejjeż huma sempliċi — kera, internet, xirja, u xi ħaġa li persuna waħda tkopri għal oħra. Il-mistoqsija hi kif għandha tidher biex fit-tielet xahar, b’erbgħin ringiela, xorta tgħid il-verità meta xi ħadd jistaqsi min għandu jagħti xiex.

It-tweġiba hi reġistru żgħir bi tliet folji u żewġ formuli. Tista’ tniżżel it-template jew tibniha bl-idejn f’ħames minuti. U t-tweġiba onesta għal “se taħdem?” hi: spreadsheet taħdem tajjeb għal żewġ jew tliet persuni li jaqsmu l-aktar indaqs, u tinqasam fi tliet punti prevedibbli — qsim mhux ugwali, munita oħra, u l-mument li fih persuna waħda biss tkun għadha taġġornaha.

Ringiela waħda għal kull spiża: il-mudell tar-reġistru

L-iżball li tagħmel il-biċċa l-kbira tal-folji tad-dar hu li jsegwu l-bilanċi — kolonna għal kull persuna, ittajpjata bl-idejn, aġġustata wara kull xirja. Fi ħdax-il ġimgħa ħadd ma jafdaha, għax ħadd ma jara kif wasal hemm numru.

Il-mudell li jżomm hu reġistru: kull spiża hi ringiela waħda li tirreġistra tliet fatti — min ħallas, kemm u għal min. Il-bilanċi qatt ma jiġu ttajpjati; jinħadmu mir-ringieli b’formula, mela kull numru jinstab lura fil-linji li pproduċewh, u entrata kkontestata tissewwa billi ssewwi ringiela waħda.

Hekk taħżen id-data tiegħek kull app tal-qsim tal-ispejjeż ukoll. L-ispreadsheet hi l-istess idea bil-kumditajiet imneħħija.

It-tliet folji

It-template għandha tliet tabs. Jekk tibniha int, agħmilhom f’dan l-ordni.

1. Nies. Kolonna A, isem wieħed f’kull ringiela, taħt intestatura. Kull ma jifdal jirreferi għal din il-lista, mela ikteb kull isem b’mod wieħed u żommhom qosra.

2. Spejjeż. Ħames kolonni: Data, Deskrizzjoni, Ħallas, Ammont, Maqsuma bejn. “Ħallas” hu isem wieħed mill-folja Nies. “Maqsuma bejn” hi jew all, jew lista ta’ ismijiet separati bil-virgoli — Kevin għal xi ħaġa li għandu jagħti Kevin biss, Rita, Grazia għal xi ħaġa li jaqsmu tnejn. Ringiela waħda għal kull spiża, l-eqdem fuq nett; ħadd ma jeditja ringiela ħlief biex isewwi żball.

3. Bilanċi. Ringiela waħda għal kull persuna bi tliet numri: Ħallas (kemm daħħal), Għandu jagħti (is-sehem tiegħu minn kollox) u Nett (ħallas nieqes għandu jagħti), flimkien ma’ ringiela ta’ kontroll li turi li n-netti jiġbru żero. Jekk ma jiġbrux, isem hu miktub ħażin x’imkien.

Il-formuli

Żewġ kolonni ta’ għajnuna fuq il-folja Spejjeż jagħmlu x-xogħol. Fil-kolonna F, in-numru ta’ nies fil-qsim:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Għal all tgħodd il-folja Nies; inkella tgħodd il-virgoli u żżid wieħed. Fil-kolonna G, is-sehem għal kull persuna: =D2/F2. Imla t-tnejn ‘l isfel.

Fuq il-folja Bilanċi, bl-isem tal-persuna f’A2:

• Ħallas: =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) — kull ammont fejn kien il-ħallies.
• Għandu jagħti: =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) — is-sehem tiegħu minn kull ringiela all, flimkien mas-sehem tiegħu minn kull ringiela li ssemmih.
• Nett: =B2-C2. Pożittiv ifisser li l-grupp għandu jagħtih; negattiv ifisser li hu għandu jagħti lill-grupp.

Twissija waħda: il-wildcard issib isem ġewwa wieħed itwal, mela “Rita” taqbel ukoll ma’ “Margarita”. Żomm l-ismijiet distinti, jew żid il-kunjomijiet. Kull formula hawn hi sempliċement SUMIF, COUNTA, LEN u SUBSTITUTE, mela l-fajl iġib ruħu l-istess f’Google Sheets, Excel u LibreOffice.

Eżempju maħdum: appartament ta’ tlieta

Rita, Kevin u Grazia jaqsmu appartament. F’xahar wieħed, il-folja Spejjeż għandha erba’ ringieli:

L-aħħar ringiela hi dik interessanti. Rita ħallset lill-ħanut għax il-karta ta’ Kevin ma għaddietx; hu self, mhux spiża komuni, mela l-qsim hu Kevin waħdu. Ebda każ speċjali mhu meħtieġ.

Sehem: it-tliet ringieli all jagħtu lil kull persuna 500 + 15 + 40 = €555, u Kevin iġorr ukoll it-tiswija ta’ €60, mela s-sehem tiegħu hu €615. Imħallas: Rita €1,560 (kera flimkien mat-tiswija), Kevin €45, Grazia €120. Il-folja Bilanċi taqra hekk:

Iż-żewġ totali huma €1,725 u n-netti jiġbru żero, mela l-folja hi konsistenti. Biex tħallsu: Kevin iħallas €570 lil Rita u Grazia tħallas €435 lil Rita. Rita tirċievi €1,005, eżattament in-nett tagħha. Żewġ trasferimenti, kulħadd fuq żero.

Kif tirreġistra ħlas lura, u kif tħallsu bl-idejn

Meta Kevin iħallas €570 lil Rita, tħassar xejn. Żid ringiela: “Kevin iħallas”, imħallsa minn Kevin, ammont 570, maqsuma bejn Rita. Il-Ħallas ta’ Kevin jitla’ b’570, l-Għandu jagħti ta’ Rita jitla’ b’570, u ż-żewġ netti jaslu fejn suppost — Kevin fuq żero, Rita fuq +435. Ħlas lura hu sempliċement spiża li l-uniku benefiċjarju tagħha hu min qed jitħallas.

Dak li l-folja mhux se tagħmel hu li tgħidlek min għandu jħallas lil min. Bi tliet persuni taqrah mill-kolonna Nett. B’sitta u taħlita ta’ pożittivi u negattivi hu puzzle żgħir: in-netti negattivi jħallsu lil dawk pożittivi, bl-inqas ħlasijiet li jagħmlu dan. Kif taħdem is-simplifikazzjoni tad-djun jispjega t-tqabbil; fi spreadsheet tagħmlu fuq karta.

Fejn l-ispreadsheet tieqaf taħdem

Tliet affarijiet jimbuttaw appartament, vjaġġ jew grupp ta’ ħbieb lil hinn minn dak li t-template tiflaħ.

1. Qsim mhux ugwali. It-template taqsam kull ringiela indaqs fost in-nies imsemmija. Fil-mument li ringiela ssir “Rita tħallas 40% għax il-kamra tagħha hi akbar”, jew kont ta’ restorant fejn Grazia ħadet biss platt prinċipali, il-formula ma tibqax taqbel. Tista’ tqarraq — ringiela għal kull sehem — imma kull workaround hi ħaġa oħra li flatmate irid jiftakar fit-tielet xahar. Hemm ħames modi kif taqsam spiża, u l-ispreadsheet tagħmel waħda minnhom.

2. Munita oħra. Weekend barra jżid ringiela f’munita differenti, u l-kolonna Ammont fis-skiet iżżid l-ewro mal-lira sterlina. Tista’ żżid kolonna tar-rata u kolonna tal-ammont ikkonvertit, u issa kull ringiela teħtieġ rata ttajpjata bl-idejn. Tgħaddi vjaġġ wieħed, mhux grupp li l-membri tiegħu jgħixu f’pajjiżi differenti. Kif taqsam kontijiet f’muniti differenti ikopri dak li grupp bħal dak jeħtieġ.

3. Sid wieħed. Din hi dik li ttemm il-biċċa l-kbira tal-folji. Spreadsheet kondiviża teknikament tista’ tiġi editjata minn kulħadd, imma fil-prattika persuna waħda hi s-sid u l-oħrajn jitfgħu l-irċevuti fiċ-chat biex dik il-persuna tittajpjahom. Meta s-sid ikun okkupat ġimagħtejn, ir-reġistru jkun ġimagħtejn żbaljat, u ħadd ma jista’ jiċċekkja l-bilanċ tiegħu fil-ħanut. Il-problema mhijiex is-software; li taġġorna spreadsheet hi biċċa xogħol, u li tniżżel spiża fil-mument mhijiex.

Meta l-ispreadsheet hi l-għodda t-tajba

Kun ġust mal-parti l-oħra. Żewġ persuni li jaqsmu l-kera u ftit kontijiet, jew tliet flatmates li jaqsmu kważi kollox indaqs, huma moqdija tajjeb mit-template. Hi b’xejn, viżibbli għal kulħadd, u xorta tinfetaħ f’għaxar snin. Jekk l-ispejjeż tiegħek jixbhu l-eżempju maħdum, forsi qatt ma jkollok bżonn xejn iżjed. Il-punt ta’ kif iżżomm kont ta’ min għandu jagħtik flus hu reġistru kondiviż li ż-żewġ naħat jafdaw, u folja mibnija sew hi eżattament dan. Għal kera, kontijiet u xirja, kif taqsam il-kera u l-kontijiet mal-flatmates ikopri l-konvenzjonijiet li jżommu r-ringieli sempliċi.

Aqleb meta ssib lilek innifsek iżżid kolonni ta’ għajnuna, tikkonverti muniti, jew tfakkar lil persuna waħda biex taġġorna.

Fejn jidħol Donget

Donget jaħżen l-istess reġistru li taħżen it-template — kull spiża għandha Ħallas, ammont u n-nies li tinqasam bejniethom, u t-tab Bilanċi jaħdem kull numru minn dawk ir-ringieli. Id-differenza hi t-tliet punti ta’ falliment ta’ fuq. Ringiela tista’ tinqasam Ugwali, bl-Ammont, bil-Perċentwal, bil-Multiplikatur jew linja b’linja permezz ta’ Oġġetti u spejjeż, mela l-każijiet mhux ugwali huma tektika waħda u mhux workaround. Kull grupp għandu setting tal-Munita, u spiża tista’ tiddaħħal f’munita oħra. U għax kulħadd iżid l-ispejjeż mit-telefon tiegħu u l-grupp jissinkronizza fil-ħin reali, m’hemmx sid x’tistenna — Il-bilanċ ta’ kulħadd juri l-istess netti lil kulħadd, u Ħallsu bejnietkom jissuġġerixxi l-inqas trasferimenti li jsaffu l-grupp, il-parti li kont tagħmel fuq karta.

In-nies jingħaqdu permezz ta’ Link ta’ stedina. Għall-appartament tal-eżempju, iż-żewġ għodod jagħmlu x-xogħol; għal vjaġġ ta’ sitt persuni b’dar mikrija, l-ispreadsheet hi fejn jibdew l-argumenti. Biex tagħżel b’mod deliberat, apps għall-qsim tal-ispejjeż imqabbla tispjega x’tagħmel kull app b’xejn u fejn kull waħda, Donget inkluż, tonqos.

Mistoqsijiet frekwenti

It-template taħdem f’Google Sheets u f’Excel?

Iva. Tuża biss SUMIF, COUNTA, LEN u SUBSTITUTE, li jġibu ruħhom l-istess fit-tlieta.

Kif inżid spiża li jaqsmu biss xi wħud?

Ikteb l-ismijiet, separati bil-virgoli, fil-kolonna Maqsuma bejn minflok all — pereżempju Rita, Grazia.

L-ispreadsheet tista’ taqsam spiża b’mod mhux ugwali?

Mhux direttament. Il-workaround hi ringiela waħda għal kull sehem — €40 maqsuma Rita, €60 maqsuma Kevin.

Kif inniżżel ħlas lura?

Bħala ringiela: imħallsa minn min qed irodd, l-ammont, u min qed jitħallas bħala l-uniku isem f’Maqsuma bejn.

Kif naħdmu min iħallas lil min?

Aqra l-kolonna Nett. In-netti negattivi jħallsu lil dawk pożittivi sakemm kulħadd ikun fuq żero.

Spreadsheet hi biżżejjed għal appartament kondiviż?

Għal żewġ jew tliet persuni li jaqsmu l-aktar indaqs f’munita waħda, iva, sakemm xi ħadd iżommha aġġornata.

Il-konklużjoni

Spreadsheet li tirreġistra min ħallas, kemm u għal min — u li taħdem il-bilanċi minflok ma tittajpjahom — hi mod tajjeb ħafna biex żewġ jew tliet persuni jaqsmu spejjeż indaqs, u t-template tagħtik dan f’download wieħed. Oqgħod attent għat-tliet sinjali li x-xogħol kiber iżżejjed għaliha: qsim mhux ugwali, munita oħra, u persuna waħda tittajpja kollox.

Niżżel Donget b’xejn u żomm l-istess reġistru fuq it-telefon ta’ kulħadd, bil-qsim mhux ugwali, il-muniti u l-ħlas finali maħduma għalik.