Як дзяліць выдаткі ў табліцы (бясплатны шаблон) — і дзе гэта перастае працаваць

Хтосьці ў кватэры кажа: «давайце проста занясём гэта ў табліцу». Гэта разумны інстынкт: усе ведаюць, як працуе табліца, нікому нічога не трэба ставіць, а выдаткі простыя — арэнда, інтэрнэт, прадукты, зрэдку нешта, што адзін пакрывае за другога. Пытанне ў тым, як мусіць выглядаць аркуш, каб і на трэці месяц, з сарака радкамі, ён казаў праўду, калі хтосьці спытае, хто колькі вінен.

Адказ — маленькая кніга з трох аркушаў і дзвюх формул. Можаце спампаваць шаблон ці зрабіць яго ўручную за пяць хвілін. А сумленны адказ на «ці спрацуе» такі: табліца добра працуе для двух-трох чалавек, што дзеляць пераважна пароўну, і ламаецца ў трох прадказальных кропках — нераўнамерныя падзелы, другая валюта і момант, калі яе абнаўляе ўжо толькі адзін.

Адзін радок на выдатак: мадэль кнігі

Памылка большасці саматужных аркушаў — сачыць за балансамі: слупок на чалавека, набраны ўручную, папраўлены пасля кожнай пакупкі. За месяц яму ўжо ніхто не верыць, бо ніхто не бачыць, як лічба туды трапіла.

Мадэль, што трымаецца, — гэта кніга: кожны выдатак — адзін радок, які фіксуе тры факты: хто заплаціў, колькі і за каго. Балансы ніколі не набіраюцца; яны выводзяцца з радкоў формулай, таму любая лічба вядзе назад да радкоў, што яе стварылі, а спрэчны запіс папраўляецца праўкай аднаго радка.

Менавіта так захоўвае вашы даныя і кожная праграма для падзелу выдаткаў. Табліца — тая ж ідэя з прыбранымі выгодамі.

Тры аркушы

У шаблоне тры ўкладкі. Калі робіце самі, стварыце іх у такім парадку.

1. Людзі. Слупок A, адно імя на радок, пад загалоўкам. Усё астатняе спасылаецца на гэты спіс, таму пішыце кожнае імя аднолькава і трымайце іх кароткімі.

2. Выдаткі. Пяць слупкоў: Дата, Апісанне, Заплаціў, Сума, Дзеліцца паміж. «Заплаціў» — адно імя з аркуша Людзі. «Дзеліцца паміж» — або all, або спіс імёнаў праз коскі: Ігар для таго, што вінен толькі Ігар, Ганна, Марына для таго, што дзеляць двое. Адзін радок на выдатак, найстарэйшы зверху; ніхто не праўдзіць радка, акрамя выпраўлення памылкі.

3. Балансы. Адзін радок на чалавека з трыма лічбамі: Заплаціў (колькі ўклаў), Вінен (яго доля ад усяго) і Нета (заплаціў мінус вінен), плюс кантрольны радок, што даказвае: нета даюць у суме нуль. Калі не даюць — недзе імя напісана з памылкай.

Формулы

Два дапаможныя слупкі на аркушы Выдаткі робяць працу. У слупку F — колькасць людзей у падзеле:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Для all ён лічыць аркуш Людзі; інакш лічыць коскі і дадае адзінку. У слупку G — доля на чалавека: =D2/F2. Працягніце абодва ўніз.

На аркушы Балансы, з імем чалавека ў A2:

• Заплаціў: =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) — кожная сума, дзе ён быў плацельшчыкам.
• Вінен: =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) — яго доля з кожнага радка all плюс доля з кожнага радка, дзе ён названы.
• Нета: =B2-C2. Дадатнае — група вінна яму; адмоўнае — ён вінен групе.

Адна засцярога: падстаноўны знак знаходзіць імя ўнутры даўжэйшага, таму «Ганна» супадае і з «Іаганна». Трымайце імёны рознымі або дадайце прозвішчы. Кожная формула тут — звычайныя SUMIF, COUNTA, LEN і SUBSTITUTE, таму файл паводзіць сябе аднолькава ў Google Sheets, Excel і LibreOffice.

Разабраны прыклад: кватэра на траіх

Ганна, Ігар і Марына здымаюць кватэру. За месяц на аркушы Выдаткі чатыры радкі:

Апошні радок — самы цікавы. Ганна заплаціла ў майстэрні, бо карту Ігара адхілілі; гэта пазыка, а не агульны выдатак, таму падзел — толькі Ігар. Ніякага асобнага выпадку не трэба.

Долі: тры радкі з all даюць кожнаму 1 500 + 45 + 120 = 1 665 руб., а Ігар нясе яшчэ і рамонт на 180 руб., таму яго доля 1 845 руб. Заплачана: Ганна 4 680 руб. (арэнда плюс рамонт), Ігар 135 руб., Марына 360 руб. Аркуш Балансы чытаецца так:

Абедзве сумы — 5 175 руб., а нета даюць нуль, значыць аркуш узгоднены. Каб разлічыцца: Ігар плаціць Ганне 1 710 руб., Марына плаціць Ганне 1 305 руб. Ганна атрымлівае 3 015 руб., роўна сваё нета. Два пераводы, усе ў нулі.

Запіс вяртання і ручны разлік

Калі Ігар заплаціць Ганне 1 710 руб., нічога не выдаляйце. Дадайце радок: «Ігар разлічваецца», заплаціў Ігар, сума 1 710, дзеліцца паміж Ганна. Заплаціў у Ігара расце на 1 710, Вінен у Ганны расце на 1 710, і абодва нета кладуцца куды трэба — Ігар у нуль, Ганна ў +1 305. Вяртанне — гэта проста выдатак, адзіны выгадаатрымальнік якога той, каму плацяць.

Чаго аркуш не зробіць — не скажа, хто каму мусіць плаціць. З траімі гэта чытаецца са слупка Нета. З шасцярымі і мяшанкай плюсаў і мінусаў гэта маленькая галаваломка: адмоўныя плацяць дадатным, найменшай колькасцю плацяжоў. Як працуе спрашчэнне даўгоў тлумачыць супастаўленне; у табліцы вы робіце гэта на паперы.

Дзе табліца перастае працаваць

Тры рэчы выштурхваюць кватэру, паездку ці кампанію за межы таго, што шаблон можа несці.

1. Нераўнамерныя падзелы. Шаблон дзеліць кожны радок пароўну паміж названымі. Як толькі адзін радок — «Ганна плаціць 40%, бо яе пакой большы» ці рахунак з рэстарана, дзе Марына брала толькі гарачае, формула ўжо не пасуе. Можна прытварыцца — па радку на долю — але кожны абыход гэта яшчэ адна рэч, якую сусед мусіць памятаць на трэці месяц. Ёсць пяць спосабаў падзяліць выдатак, а табліца робіць адзін з іх.

2. Другая валюта. Выходныя за мяжой дадаюць радок у іншай валюце, і слупок Сума ціха складае рублі з еўра. Можна дадаць слупок курсу і слупок пераведзенай сумы — і цяпер кожны радок патрабуе курсу, набранага рукамі. Гэта перажывае адну паездку, але не кампанію, чые ўдзельнікі жывуць у розных краінах. Падзел рахункаў у розных валютах разбірае, што патрэбна такой кампаніі.

3. Адзін гаспадар. Вось што забівае большасць аркушаў. Агульную табліцу тэхнічна правіць кожны, але на практыцы яна належыць аднаму, а астатнія кідаюць чэкі ў групавы чат, каб той чалавек іх набраў. Калі гаспадар заняты два тыдні, кніга два тыдні няправільная, і ніхто не можа праверыць свой баланс у краме. Праблема не ў праграме; абнаўляць табліцу — абавязак, а запісаць выдатак у момант — не.

Калі табліца — правільны інструмент

Будзьце сумленнымі да другога боку. Двое, што дзеляць арэнду і некалькі рахункаў, ці трое суседзяў, што дзеляць амаль усё пароўну, добра абслугоўваюцца шаблонам. Ён бясплатны, бачны ўсім і адкрыецца і праз дзесяць гадоў. Калі вашы выдаткі выглядаюць як разабраны прыклад, вам, магчыма, ніколі не спатрэбіцца нічога іншага. Сэнс уліку таго, хто вам вінен грошы — агульны запіс, якому давяраюць абодва бакі, і добра зроблены аркуш такім і ёсць. Для арэнды, камуналкі і прадуктаў падзел арэнды і рахункаў са суседзямі разбірае дамоўленасці, што трымаюць радкі простымі.

Пераходзьце, калі зловіце сябе на тым, што дадаеце дапаможныя слупкі, пераводзіце валюты ці нагадваеце аднаму чалавеку абнавіць.

Дзе тут Donget

Donget захоўвае тую самую кнігу, што і шаблон: у кожнага выдатку ёсць Заплаціў, сума і людзі, паміж якімі ён дзеліцца, а ўкладка Балансы выводзіць кожную лічбу з гэтых радкоў. Розніца — тры кропкі адмовы вышэй. Радок можна падзяліць Пароўну, па Суме, па Працэнце, па Множніку ці паквітанцыйна праз Пазіцыі і выдаткі, таму нераўнамерныя выпадкі — гэта дотык, а не абыход. У кожнай групы ёсць налада Валюта, а выдатак можна ўнесці ў іншай валюце. І паколькі кожны дадае выдаткі са свайго тэлефона, а група сінхранізуецца ў рэальным часе, няма гаспадара, якога трэба чакаць: Балансы ўсіх паказваюць адны і тыя ж нета кожнаму, а Разлічыцца прапануе найменшую колькасць пераводаў, што закрывае групу — тую самую частку, якую вы рабілі на паперы.

Людзі далучаюцца праз Запрашальную спасылку. Для кватэры з разабранага прыкладу спраўляюцца абодва інструменты; для паездкі на шасцярых з агульным домам табліца — гэта месца, дзе пачынаюцца спрэчкі. Каб выбіраць свядома, праграмы для падзелу выдаткаў у параўнанні выкладае, што робіць кожная бясплатная праграма і дзе кожная, у тым ліку Donget, не дацягвае.

Частыя пытанні

Ці працуе шаблон у Google Sheets і Excel?

Так. Ён карыстаецца толькі SUMIF, COUNTA, LEN і SUBSTITUTE, якія паводзяць сябе аднолькава ва ўсіх трох.

Як дадаць выдатак, які дзеляць толькі некаторыя?

Упішыце імёны праз коскі ў слупок Дзеліцца паміж замест all — напрыклад Ганна, Марына.

Ці можа табліца падзяліць выдатак нераўнамерна?

Не наўпрост. Абыход — па адным радку на долю: 120 руб. дзеліцца Ганна, 180 руб. дзеліцца Ігар.

Як запісаць вяртанне грошай?

Як радок: заплаціў той, хто вяртае, сума, і той, каму вяртаюць, як адзінае імя ў Дзеліцца паміж.

Як разабрацца, хто каму плаціць?

Прачытайце слупок Нета. Адмоўныя плацяць дадатным, пакуль усе не выйдуць у нуль.

Ці дастаткова табліцы для сумеснай кватэры?

Для двух-трох чалавек, што дзеляць пераважна пароўну ў адной валюце — так, пакуль хтосьці яе абнаўляе.

Вынік

Табліца, што фіксуе, хто заплаціў, колькі і за каго — і выводзіць балансы замест таго, каб іх набіраць — цалкам добры спосаб для двух-трох чалавек дзяліць роўныя выдаткі, і шаблон дае гэта адным спампоўваннем. Сачыце за трыма знакамі, што задача яе перарасла: нераўнамерныя падзелы, другая валюта і адзін чалавек, што набірае ўсё.

Спампуйце Donget бясплатна і трымайце тую ж кнігу на тэлефоне ў кожнага — з нераўнамернымі падзеламі, валютамі і разлікам, палічанымі за вас.