Uitgaven delen in een spreadsheet (gratis sjabloon) — en waar het ophoudt te werken

Iemand in huis zegt “laten we het gewoon in een spreadsheet zetten.” Dat is een redelijk instinct: iedereen weet hoe een spreadsheet werkt, niemand hoeft iets te installeren, en de kosten zijn eenvoudig — huur, internet, boodschappen, af en toe iets wat de een voor de ander voorschiet. De vraag is hoe die sheet eruit moet zien zodat hij in maand drie, met veertig rijen, nog steeds de waarheid vertelt als iemand vraagt wie wat schuldig is.

Het antwoord is een klein grootboek met drie tabbladen en twee formules. Je kunt het sjabloon downloaden of het in vijf minuten zelf bouwen. En het eerlijke antwoord op “gaat dit werken” is: een spreadsheet werkt goed voor twee of drie mensen die vooral gelijk delen, en hij breekt op drie voorspelbare punten — ongelijke verdelingen, een tweede valuta, en het moment dat nog maar één iemand hem bijwerkt.

Eén rij per uitgave: het grootboekmodel

De fout die de meeste zelfgemaakte sheets maken, is saldo’s bijhouden — een kolom per persoon, met de hand ingetypt, na elke aankoop aangepast. Binnen een maand vertrouwt niemand hem meer, omdat niemand kan zien hoe een getal daar terechtkwam.

Het model dat standhoudt is een grootboek: elke uitgave is één rij die drie feiten vastlegt — wie betaalde, hoeveel en voor wie. Saldo’s worden nooit getypt; ze worden met een formule uit de rijen afgeleid, dus elk getal is te herleiden tot de regels die het opleverden, en een betwiste invoer los je op door één rij te corrigeren.

Zo bewaart elke app voor het delen van uitgaven jouw gegevens ook. De spreadsheet is hetzelfde idee met de gemakken eraf.

De drie tabbladen

Het sjabloon heeft drie tabbladen. Bouw je het zelf, maak ze dan in deze volgorde.

1. Mensen. Kolom A, één naam per rij, onder een kop. Al het andere verwijst naar deze lijst, dus schrijf elke naam op één manier en houd ze kort.

2. Uitgaven. Vijf kolommen: Datum, Omschrijving, Betaald door, Bedrag, Gedeeld door. “Betaald door” is één naam van het tabblad Mensen. “Gedeeld door” is allen of een lijst namen gescheiden door komma’s — Ben voor iets wat alleen Ben schuldig is, Ana, Cem voor iets wat twee mensen delen. Eén rij per uitgave, de oudste bovenaan; niemand wijzigt een rij behalve om een fout te herstellen.

3. Saldo’s. Eén rij per persoon met drie getallen: Betaald (wat hij inlegde), Schuld (zijn deel van alles) en Saldo (betaald min schuld), plus een controleregel die bewijst dat de saldo’s optellen tot nul. Zo niet, dan staat er ergens een naam verkeerd gespeld.

De formules

Twee hulpkolommen op het tabblad Uitgaven doen het werk. In kolom F het aantal mensen in de verdeling:

=IF(E2="allen"; COUNTA(Mensen!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)

Voor allen telt hij het tabblad Mensen; anders telt hij de komma’s en telt er één bij op. In kolom G het deel per persoon: =D2/F2. Vul beide naar beneden door.

Op het tabblad Saldo’s, met de naam van de persoon in A2:

• Betaald: =SUMIF(Uitgaven!C:C; A2; Uitgaven!D:D) — elk bedrag waarbij hij de betaler was.
• Schuld: =SUMIF(Uitgaven!E:E; "allen"; Uitgaven!G:G) + SUMIF(Uitgaven!E:E; "*"&A2&"*"; Uitgaven!G:G) — zijn deel van elke allen-rij, plus zijn deel van elke rij die hem noemt.
• Saldo: =B2-C2. Positief betekent dat de groep hem iets schuldig is; negatief dat hij de groep iets schuldig is.

Eén kanttekening: het jokerteken vindt een naam binnen een langere, dus “Ana” matcht ook “Dana”. Houd namen onderscheidend, of voeg achternamen toe. Elke formule hier is gewoon SUMIF, COUNTA, LEN en SUBSTITUTE, dus het bestand gedraagt zich hetzelfde in Google Sheets, Excel en LibreOffice.

Een uitgewerkt voorbeeld: een huis met drie

Ana, Ben en Cem delen een huis. Eén maand heeft het tabblad Uitgaven vier rijen:

De laatste rij is de interessante. Ana betaalde bij de fietsenmaker omdat Bens kaart geweigerd werd; het is een lening, geen gedeelde kost, dus de verdeling is Ben alleen. Geen uitzondering nodig.

Delen: de drie allen-rijen geven iedereen 500 + 15 + 40 = € 555, en Ben draagt ook de reparatie van € 60, dus zijn deel is € 615. Betaald: Ana € 1.560 (huur plus reparatie), Ben € 45, Cem € 120. Het tabblad Saldo’s leest:

Beide totalen zijn € 1.725 en de saldo’s tellen op tot nul, dus de sheet is consistent. Afrekenen: Ben betaalt Ana € 570 en Cem betaalt Ana € 435. Ana ontvangt € 1.005, precies haar saldo. Twee overboekingen, iedereen op nul.

Een terugbetaling vastleggen, en met de hand afrekenen

Als Ben Ana de € 570 betaalt, verwijder dan niets. Voeg een rij toe: “Ben rekent af”, betaald door Ben, bedrag 570, gedeeld door Ana. Bens Betaald stijgt met 570, Ana’s Schuld stijgt met 570, en beide saldo’s landen waar ze horen — Ben op nul, Ana op +435. Een terugbetaling is gewoon een uitgave waarvan de enige begunstigde degene is die betaald wordt.

Wat de sheet niet doet, is je vertellen wie wie moet betalen. Met drie mensen lees je het van de kolom Saldo af. Met zes en een mix van plussen en minnen is het een puzzeltje: negatieve saldo’s betalen positieve, in zo min mogelijk betalingen. Hoe schuldvereenvoudiging werkt legt het matchen uit; in een spreadsheet doe je het op papier.

Waar de spreadsheet ophoudt te werken

Drie dingen duwen een huis, een reis of een vriendengroep voorbij wat het sjabloon kan dragen.

1. Ongelijke verdelingen. Het sjabloon verdeelt elke rij gelijk onder de genoemde namen. Zodra één rij “Ana betaalt 40 % omdat haar kamer groter is” wordt, of een restaurantrekening waar Cem alleen een hoofdgerecht nam, past de formule niet meer. Je kunt het faken — één rij per deel — maar elke omweg is één ding extra dat een huisgenoot in maand drie moet onthouden. Er zijn vijf manieren om een uitgave te delen, en de spreadsheet doet er één.

2. Een tweede valuta. Een weekendje weg voegt een rij in een andere valuta toe, en de kolom Bedrag telt stilletjes euro’s bij zloty op. Je kunt een koerskolom en een omgerekend-bedragkolom toevoegen, en nu heeft elke rij een handmatig ingetypte koers nodig. Het overleeft één reis, geen groep waarvan de leden in verschillende landen wonen. Rekeningen delen over valuta’s heen behandelt wat zo’n groep nodig heeft.

3. Eén eigenaar. Dit is wat de meeste sheets beëindigt. Een gedeelde spreadsheet is technisch door iedereen te bewerken, maar in de praktijk is één iemand de eigenaar en posten de anderen bonnetjes in de groepsapp zodat die persoon ze intypt. Is de eigenaar twee weken druk, dan klopt het grootboek twee weken niet, en kan niemand in de winkel zijn eigen saldo checken. Het probleem is niet de software; een spreadsheet bijwerken is een klus en een uitgave vastleggen op het moment zelf niet.

Wanneer een spreadsheet het juiste gereedschap is

Wees eerlijk naar de andere kant. Twee mensen die huur en een paar rekeningen delen, of drie huisgenoten die bijna alles gelijk delen, zijn prima geholpen met het sjabloon. Het is gratis, voor iedereen zichtbaar, en het opent over tien jaar nog. Zien jouw kosten eruit als het uitgewerkte voorbeeld, dan heb je misschien nooit iets anders nodig. Het punt van bijhouden wie jou geld schuldig is is een gedeelde vastlegging die beide kanten vertrouwen, en een goed gebouwde sheet is dat. Voor huur, energie en boodschappen behandelt huur en rekeningen delen met huisgenoten de afspraken die de rijen eenvoudig houden.

Stap over zodra je merkt dat je hulpkolommen toevoegt, valuta’s omrekent, of één iemand eraan herinnert het bij te werken.

Waar Donget in beeld komt

Donget bewaart hetzelfde grootboek als het sjabloon — elke uitgave heeft een Betaald door, een bedrag en de mensen onder wie hij wordt gedeeld, en het tabblad Saldo’s leidt elk getal uit die rijen af. Het verschil zijn de drie faalpunten hierboven. Een rij kan Gelijk gedeeld worden, per Bedrag, per Percentage, per Vermenigvuldiger (delen) of artikel voor artikel via Items en kosten, dus de ongelijke gevallen zijn een tik in plaats van een omweg. Elke groep heeft een Valuta-instelling, en een uitgave kan in een andere valuta worden ingevoerd. En omdat iedereen uitgaven vanaf zijn eigen telefoon toevoegt en de groep realtime synchroniseert, is er geen eigenaar om op te wachten — Ieders saldo toont iedereen dezelfde getallen, en Afrekenen stelt de minste overboekingen voor die de groep sluiten, precies het deel dat je op papier deed.

Mensen doen mee via een uitnodigingslink. Voor het huis uit het voorbeeld doet elk van beide het werk; voor een reis met zes mensen en een gedeeld chalet is de spreadsheet waar de ruzies beginnen. Om bewust te kiezen zet apps voor het delen van uitgaven vergeleken uiteen wat elke gratis app doet en waar elke, Donget inbegrepen, tekortschiet.

Veelgestelde vragen

Werkt het sjabloon in Google Sheets én Excel?

Ja. Het gebruikt alleen SUMIF, COUNTA, LEN en SUBSTITUTE, die zich overal hetzelfde gedragen. Open het .xlsx in Excel of upload het naar Google Drive.

Hoe voeg ik een uitgave toe die maar een paar mensen delen?

Typ de namen, gescheiden door komma’s, in de kolom Gedeeld door in plaats van allen — bijvoorbeeld Ana, Cem.

Kan de spreadsheet een uitgave ongelijk delen?

Niet rechtstreeks. De omweg is één rij per deel met dezelfde betaler — € 40 op Ana, € 60 op Ben. Zijn de meeste uitgaven ongelijk, stap dan over op een tool met percentages en verdelingen per artikel.

Hoe leg ik een terugbetaling vast?

Als een rij: betaald door degene die terugbetaalt, het bedrag, en degene die terugkrijgt als enige naam in Gedeeld door. Verwijder nooit een oude rij.

Hoe bepalen we wie wie betaalt?

Lees de kolom Saldo. Negatieve saldo’s betalen positieve tot iedereen op nul staat. De spreadsheet stelt de overboekingen niet voor.

Is een spreadsheet genoeg voor een studentenhuis?

Voor twee of drie mensen die vooral gelijk delen in één valuta wel. Het houdt op genoeg te zijn bij ongelijke verdelingen, een tweede valuta, of nog maar één invoerder.

De kern

Een spreadsheet die vastlegt wie betaalde, hoeveel en voor wie — en de saldo’s afleidt in plaats van ze in te typen — is een prima manier voor twee of drie mensen om gelijke kosten te delen, en het sjabloon geeft je dat in één download. Let op de drie tekenen dat het de klus ontgroeid is: ongelijke verdelingen, een tweede valuta, en één iemand die al het typwerk doet.

Download Donget gratis en houd hetzelfde grootboek op ieders telefoon, met de ongelijke verdelingen, de valuta’s en de afrekening voor je uitgerekend.