Cách chia chi tiêu trong bảng tính (mẫu miễn phí) — và chỗ nó thôi hiệu quả

Ai đó trong nhà nói “hay là cứ cho vào bảng tính đi”. Đó là bản năng hợp lý: ai cũng biết bảng tính chạy thế nào, chẳng ai phải cài gì, và các chi phí thì đơn giản — tiền nhà, internet, đi chợ, thỉnh thoảng một món người này trả hộ người kia. Câu hỏi là bảng ấy nên trông ra sao để đến tháng thứ ba, với bốn mươi dòng, khi ai đó hỏi ai nợ gì, nó vẫn nói đúng sự thật.

Câu trả lời là một cuốn sổ cái nhỏ gồm ba trang và hai công thức. Bạn có thể tải mẫu về hoặc tự dựng bằng tay trong năm phút. Và câu trả lời thành thật cho “liệu nó có chạy được không” là: bảng tính chạy tốt với hai hoặc ba người chia phần lớn theo kiểu đều nhau, và nó gãy ở ba điểm đoán trước được — chia không đều, đồng tiền thứ hai, và thời điểm chỉ còn một người còn cập nhật nó.

Mỗi khoản chi một dòng: mô hình sổ cái

Sai lầm mà hầu hết bảng tự làm mắc phải là theo dõi số dư — mỗi người một cột, gõ tay, chỉnh sau mỗi lần mua. Trong vòng một tháng chẳng ai còn tin nó, vì không ai thấy được một con số đã đến đó bằng cách nào.

Mô hình đứng vững là sổ cái: mỗi khoản chi là một dòng ghi ba sự thật — ai trả, bao nhiêu, và cho ai. Số dư không bao giờ được gõ vào; chúng được suy ra từ các dòng bằng công thức, nên bất cứ con số nào cũng lần ngược về được những dòng đã sinh ra nó, và một mục bị tranh cãi được sửa bằng cách sửa một dòng.

Đó cũng chính là cách mọi ứng dụng chia chi tiêu lưu dữ liệu của bạn. Bảng tính là cùng một ý tưởng nhưng bị gỡ mất phần tiện lợi.

Ba trang tính

Mẫu có ba tab. Nếu tự dựng, hãy làm theo thứ tự này.

1. Người. Cột A, mỗi dòng một tên, dưới một dòng tiêu đề. Mọi thứ khác đều tham chiếu tới danh sách này, nên hãy viết mỗi cái tên theo đúng một cách và giữ chúng ngắn.

2. Chi tiêu. Năm cột: Ngày, Mô tả, Người trả, Số tiền, Chia cho ai. “Người trả” là một cái tên từ trang Người. “Chia cho ai” hoặc là tất cả, hoặc là danh sách tên cách nhau bằng dấu phẩy — Ben cho thứ chỉ Ben nợ, Ana, Cem cho thứ hai người cùng chia. Mỗi khoản chi một dòng, cũ nhất ở trên; không ai sửa một dòng trừ khi để sửa lỗi.

3. Số dư. Mỗi người một dòng với ba con số: Đã trả (họ bỏ vào bao nhiêu), Nợ (phần của họ trong tất cả) và Số dư (đã trả trừ nợ), cộng một dòng kiểm tra chứng minh các số dư cộng lại bằng không. Nếu không bằng, có cái tên nào đó bị viết sai ở đâu đó.

Các công thức

Hai cột phụ trên trang Chi tiêu làm hết việc. Ở cột F, số người trong phần chia:

=IF(E2="tất cả"; COUNTA(Người!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)

Với tất cả nó đếm trang Người; ngược lại nó đếm dấu phẩy rồi cộng một. Ở cột G, phần mỗi người: =D2/F2. Kéo cả hai xuống dưới.

Trên trang Số dư, với tên người ở ô A2:

• Đã trả: =SUMIF(Chi tiêu!C:C; A2; Chi tiêu!D:D) — mọi số tiền mà họ là người trả.
• Nợ: =SUMIF(Chi tiêu!E:E; "tất cả"; Chi tiêu!G:G) + SUMIF(Chi tiêu!E:E; "*"&A2&"*"; Chi tiêu!G:G) — phần của họ trong mọi dòng tất cả, cộng phần của họ trong mọi dòng có nêu tên họ.
• Số dư: =B2-C2. Dương nghĩa là nhóm nợ họ; âm nghĩa là họ nợ nhóm.

Một lưu ý: ký tự đại diện tìm thấy một cái tên nằm bên trong một cái tên dài hơn, nên “Ana” cũng khớp với “Dana”. Hãy giữ các tên khác biệt, hoặc thêm họ. Mọi công thức ở đây đều là SUMIF, COUNTA, LEN và SUBSTITUTE thuần, nên tệp hoạt động y hệt trên Google Sheets, Excel và LibreOffice.

Ví dụ đã tính: một căn nhà ba người

Ana, Ben và Cem thuê chung một căn nhà. Một tháng nọ, trang Chi tiêu có bốn dòng:

Dòng cuối mới là dòng thú vị. Ana trả ở tiệm xe đạp vì thẻ của Ben bị từ chối; đó là một khoản cho mượn chứ không phải chi phí chung, nên phần chia chỉ mình Ben. Không cần trường hợp đặc biệt nào cả.

Các phần: ba dòng tất cả cho mỗi người 2.000.000 + 80.000 + 300.000 = 2.380.000₫, và Ben còn gánh thêm 360.000₫ tiền sửa, nên phần của anh là 2.740.000₫. Đã trả: Ana 6.360.000₫ (tiền nhà cộng tiền sửa), Ben 240.000₫, Cem 900.000₫. Trang Số dư đọc như sau:

Cả hai tổng đều là 7.500.000₫ và các số dư cộng lại bằng không, nên bảng nhất quán. Để tất toán: Ben trả Ana 2.500.000₫ và Cem trả Ana 1.480.000₫. Ana nhận 3.980.000₫, đúng bằng số dư của cô. Hai lần chuyển, mọi người về không.

Ghi một lần trả lại, và tất toán bằng tay

Khi Ben trả Ana 2.500.000₫, đừng xóa gì cả. Thêm một dòng: “Ben tất toán”, người trả là Ben, số tiền 2.500.000, chia cho Ana. Cột Đã trả của Ben tăng 2.500.000, cột Nợ của Ana tăng 2.500.000, và cả hai số dư đáp xuống đúng chỗ — Ben về không, Ana ở +1.480.000. Một lần trả lại chỉ là một khoản chi mà người hưởng duy nhất là người được trả.

Thứ bảng tính sẽ không làm là nói cho bạn biết ai nên trả cho ai. Với ba người bạn đọc thẳng từ cột Số dư. Với sáu người và một mớ dương âm lẫn lộn thì nó thành một câu đố nhỏ: số dư âm trả cho số dư dương, bằng ít lần trả nhất. Đơn giản hóa nợ hoạt động thế nào giải thích cách ghép; trong bảng tính bạn làm việc đó trên giấy.

Chỗ bảng tính thôi hiệu quả

Ba thứ đẩy một căn nhà, một chuyến đi hay một nhóm bạn vượt quá sức chịu của mẫu này.

1. Chia không đều. Mẫu chia mỗi dòng đều cho những cái tên được nêu. Ngay khi một dòng thành “Ana trả 40 % vì phòng cô ấy rộng hơn”, hay một hóa đơn nhà hàng mà Cem chỉ ăn món chính, công thức không còn vừa nữa. Bạn có thể giả lập — mỗi suất một dòng — nhưng mỗi cách lách là thêm một thứ mà người ở chung phải nhớ vào tháng thứ ba. Có năm cách chia một khoản chi, và bảng tính làm được một trong số đó.

2. Đồng tiền thứ hai. Một kỳ nghỉ cuối tuần thêm vào một dòng bằng đồng tiền khác, và cột Số tiền lặng lẽ cộng đồng Việt Nam với đồng baht. Bạn có thể thêm cột tỷ giá và cột số tiền quy đổi, và giờ thì mỗi dòng cần một tỷ giá gõ tay. Nó sống sót qua một chuyến, không sống nổi với một nhóm mà thành viên ở các nước khác nhau. Chia hóa đơn giữa các đồng tiền khác nhau bàn thứ mà một nhóm như vậy cần.

3. Một người sở hữu. Đây là thứ kết liễu phần lớn các bảng tính. Một bảng tính chia sẻ về mặt kỹ thuật ai cũng sửa được, nhưng trên thực tế một người sở hữu nó còn những người khác thì đăng hóa đơn lên nhóm chat để người ấy gõ vào. Khi người sở hữu bận hai tuần, cuốn sổ sai suốt hai tuần, và chẳng ai kiểm tra được số dư của mình lúc đang ở trong cửa hàng. Vấn đề không nằm ở phần mềm; cập nhật bảng tính là một việc vặt phiền phức, còn ghi một khoản chi ngay tại lúc đó thì không.

Khi nào bảng tính là công cụ đúng

Hãy công bằng với phía bên kia. Hai người chia tiền nhà và vài hóa đơn, hay ba người ở chung chia gần như mọi thứ đều nhau, được mẫu này phục vụ rất tốt. Nó miễn phí, ai cũng thấy, và mười năm nữa vẫn mở được. Nếu chi phí của bạn trông giống ví dụ trên, có thể bạn chẳng bao giờ cần gì khác. Điểm mấu chốt của việc theo dõi ai đang nợ tiền bạn là một bản ghi chung mà cả hai bên đều tin, và một bảng tính dựng tốt chính là thứ đó. Về tiền nhà, điện nước và đi chợ, cách chia tiền nhà và hóa đơn với bạn cùng phòng bàn những thông lệ giữ cho các dòng luôn đơn giản.

Hãy chuyển đi khi bạn thấy mình đang thêm cột phụ, quy đổi tiền tệ, hoặc nhắc một người nhớ cập nhật.

Donget đứng ở đâu

Donget lưu đúng cuốn sổ cái mà mẫu này lưu — mỗi khoản chi có một Người trả, một số tiền và những người cùng chia, và thẻ Số dư suy ra mọi con số từ những dòng đó. Khác biệt nằm ở ba điểm gãy phía trên. Một dòng có thể chia Đều, theo Số tiền, theo Phần trăm, theo Hệ số (suất) hoặc theo từng món qua Món và chi phí, nên các trường hợp không đều là một cú chạm chứ không phải một cách lách. Mỗi nhóm có thiết lập Đồng tiền, và một khoản chi có thể nhập bằng đồng tiền khác. Và vì ai cũng thêm khoản chi từ điện thoại của mình còn nhóm thì đồng bộ tức thì, chẳng có người sở hữu nào để chờ — Số dư của mọi người cho tất cả thấy cùng những con số, và Tất toán gợi ý số lần chuyển ít nhất để xóa sạch nhóm, chính là phần bạn từng làm trên giấy.

Mọi người tham gia qua liên kết mời. Với căn nhà trong ví dụ, công cụ nào cũng làm được việc; với một chuyến sáu người có villa chung, bảng tính là nơi các cuộc cãi vã bắt đầu. Để chọn một cách có ý thức, so sánh các ứng dụng chia chi tiêu trình bày từng ứng dụng miễn phí làm được gì và mỗi cái, kể cả Donget, thiếu ở đâu.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu này chạy được trên cả Google Sheets lẫn Excel chứ?

Được. Nó chỉ dùng SUMIF, COUNTA, LEN và SUBSTITUTE, vốn hoạt động y hệt ở mọi nơi. Mở .xlsx trong Excel hoặc tải lên Google Drive.

Làm sao thêm một khoản chi mà chỉ vài người chia?

Gõ tên cách nhau bằng dấu phẩy vào cột Chia cho ai thay vì tất cả — ví dụ Ana, Cem.

Bảng tính có chia một khoản chi không đều được không?

Không trực tiếp. Cách lách là mỗi suất một dòng với cùng một người trả — 240.000₫ cho Ana, 360.000₫ cho Ben. Nếu phần lớn là không đều, hãy chuyển sang công cụ có phần trăm và chia theo món.

Ghi một lần trả lại thế nào?

Thành một dòng: người trả là người hoàn tiền, số tiền, và người được nhận là cái tên duy nhất trong Chia cho ai. Đừng bao giờ xóa một dòng cũ.

Làm sao biết ai trả cho ai?

Đọc cột Số dư. Số dư âm trả cho số dư dương cho tới khi mọi người về không. Bảng tính sẽ không gợi ý các lần chuyển.

Bảng tính có đủ cho một nhà thuê chung không?

Với hai hoặc ba người chia phần lớn đều nhau trong một đồng tiền thì đủ. Nó thôi đủ khi chia không đều, có đồng tiền thứ hai, hoặc chỉ còn một người gõ.

Tóm lại

Một bảng tính ghi lại ai đã trả, bao nhiêu và cho ai — rồi suy ra số dư thay vì gõ chúng vào — là một cách hoàn toàn tốt để hai hoặc ba người chia những chi phí ngang nhau, và mẫu này trao cho bạn điều đó chỉ với một lần tải. Hãy để mắt tới ba dấu hiệu cho thấy nó đã chật so với công việc: chia không đều, đồng tiền thứ hai, và một người ôm hết phần gõ.

Tải Donget miễn phí và giữ đúng cuốn sổ cái ấy trên điện thoại của mọi người, với phần chia không đều, các đồng tiền và việc tất toán đã được tính sẵn cho bạn.