Jinsi ya kugawana gharama katika lahajedwali (kiolezo bila malipo) — na inapoacha kufanya kazi

Mtu ndani ya nyumba anasema “tuweke tu kwenye lahajedwali.” Ni hisia ya busara: kila mtu anajua lahajedwali linavyofanya kazi, hakuna anayelazimika kusakinisha chochote, na gharama ni rahisi — kodi, intaneti, manunuzi, kitu cha hapa na pale ambacho mtu mmoja anamlipia mwingine. Swali ni jedwali linapaswa kuonekanaje ili bado liseme ukweli mwezi wa tatu, likiwa na safu arobaini, mtu anapouliza nani anadaiwa nini.

Jibu ni daftari dogo lenye majedwali matatu na fomula mbili. Unaweza kupakua kiolezo au kulijenga kwa mkono kwa dakika tano. Na jibu la kweli kwa “je, litafanya kazi” ni: lahajedwali linafanya kazi vizuri kwa watu wawili au watatu wanaogawana kwa usawa zaidi, nalo linavunjika katika sehemu tatu zinazotabirika — mgawanyo usio sawa, sarafu ya pili, na wakati mtu mmoja tu ndiye bado analisasisha.

Safu moja kwa kila gharama: modeli ya daftari

Kosa ambalo majedwali mengi ya kujitengenezea yanafanya ni kufuatilia salio — safu wima kwa kila mtu, iliyoandikwa kwa mkono, ikirekebishwa baada ya kila ununuzi. Ndani ya mwezi hakuna anayeliamini, kwa sababu hakuna anayeona namba ilifikaje hapo.

Modeli inayodumu ni daftari: kila gharama ni safu moja inayoandika mambo matatu — nani alilipa, kiasi gani, na kwa ajili ya nani. Salio haziandikwi kamwe; zinatokana na safu kwa fomula, kwa hivyo namba yoyote inarudi kwenye mistari iliyoizalisha, na kipengele chenye mgogoro kinarekebishwa kwa kusahihisha safu moja.

Hivyo ndivyo pia kila programu ya kugawana gharama inavyohifadhi data yako. Lahajedwali ni wazo lilelile bila urahisi.

Majedwali matatu

Kiolezo kina vichupo vitatu. Ukilijenga mwenyewe, vitengeneze kwa mpangilio huu.

1. Watu. Safu wima A, jina moja kwa kila safu, chini ya kichwa. Kila kitu kingine kinarejea orodha hii, kwa hivyo andika kila jina kwa njia moja na yaweke mafupi.

2. Gharama. Safu wima tano: Tarehe, Maelezo, Amelipa, Kiasi, Kugawana kati ya. “Amelipa” ni jina moja kutoka jedwali la Watu. “Kugawana kati ya” ni all au orodha ya majina yaliyotenganishwa kwa koma — Baraka kwa kitu ambacho Baraka pekee anadaiwa, Asha, Chausiku kwa kitu ambacho watu wawili wanashiriki. Safu moja kwa kila gharama, kongwe zaidi juu; hakuna anayehariri safu isipokuwa kusahihisha kosa.

3. Salio. Safu moja kwa kila mtu ikiwa na namba tatu: Alilipa (alichoweka), Anadaiwa (fungu lake la kila kitu) na Salio (alilipa kutoa anadaiwa), pamoja na safu ya ukaguzi inayothibitisha kwamba salio zinajumlika kuwa sifuri. Kama hazijumliki, jina limeandikwa vibaya mahali fulani.

Fomula

Safu wima mbili za msaada kwenye jedwali la Gharama zinafanya kazi. Katika safu wima F, idadi ya watu katika mgawanyo:

=IF(E2="all", COUNTA(Watu!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Kwa all inahesabu jedwali la Watu; vinginevyo inahesabu koma na kuongeza moja. Katika safu wima G, fungu la kila mtu: =D2/F2. Jaza zote mbili chini.

Kwenye jedwali la Salio, likiwa na jina la mtu katika A2:

• Alilipa: =SUMIF(Gharama!C:C, A2, Gharama!D:D) — kila kiasi ambapo alikuwa mlipaji.
• Anadaiwa: =SUMIF(Gharama!E:E, "all", Gharama!G:G) + SUMIF(Gharama!E:E, "*"&A2&"*", Gharama!G:G) — fungu lake la kila safu ya all, pamoja na fungu lake la kila safu inayomtaja.
• Salio: =B2-C2. Chanya inamaanisha kikundi kinamdai; hasi inamaanisha anakidai kikundi.

Onyo moja: alama ya jokeri inapata jina ndani ya jina refu zaidi, kwa hivyo “Asha” pia inalingana na “Natasha”. Weka majina tofauti, au ongeza majina ya ukoo. Kila fomula hapa ni SUMIF, COUNTA, LEN na SUBSTITUTE tu, kwa hivyo faili linafanya kazi sawa katika Google Sheets, Excel na LibreOffice.

Mfano uliokokotolewa: nyumba ya watu watatu

Asha, Baraka na Chausiku wanashiriki nyumba. Mwezi mmoja, jedwali la Gharama lina safu nne:

Safu ya mwisho ndiyo yenye kuvutia. Asha alilipa duka la baiskeli kwa sababu kadi ya Baraka ilikataliwa; ni mkopo, si gharama ya pamoja, kwa hivyo mgawanyo ni Baraka peke yake. Hakuna hali maalum inayohitajika.

Mafungu: safu tatu za all zinampa kila mtu 50,000 + 1,500 + 4,000 = KSh 55,500, na Baraka pia anabeba ukarabati wa KSh 6,000, kwa hivyo fungu lake ni KSh 61,500. Waliolipa: Asha KSh 156,000 (kodi pamoja na ukarabati), Baraka KSh 4,500, Chausiku KSh 12,000. Jedwali la Salio linasomeka:

Jumla zote mbili ni KSh 172,500 na salio zinajumlika kuwa sifuri, kwa hivyo jedwali ni thabiti. Kumalizana: Baraka anamlipa Asha KSh 57,000 na Chausiku anamlipa Asha KSh 43,500. Asha anapokea KSh 100,500, salio lake kamili. Uhamisho miwili, kila mtu sifuri.

Kuandika malipo ya kurudisha, na kumalizana kwa mkono

Baraka anapomlipa Asha KSh 57,000, usifute chochote. Ongeza safu: “Baraka anamalizana”, imelipwa na Baraka, kiasi 57,000, kugawana kati ya Asha. Alilipa kwa Baraka kinapanda kwa 57,000, Anadaiwa kwa Asha kinapanda kwa 57,000, na salio zote mbili zinatua zinapotakiwa — Baraka sifuri, Asha +43,500. Malipo ya kurudisha ni gharama tu ambayo mnufaika pekee ni anayelipwa.

Kile jedwali halitafanya ni kukuambia nani anapaswa kumlipa nani. Kwa watu watatu unalisoma kutoka safu ya Salio. Kwa sita na mchanganyiko wa chanya na hasi ni kitendawili kidogo: salio hasi zinawalipa salio chanya, kwa malipo machache zaidi yanayofanya hivyo. Jinsi urahisishaji wa madeni unavyofanya kazi inaeleza ulinganishaji; katika lahajedwali unafanya kwenye karatasi.

Lahajedwali linapoacha kufanya kazi

Mambo matatu yanasukuma nyumba, safari au kikundi cha marafiki zaidi ya kile kiolezo kinachoweza kubeba.

1. Mgawanyo usio sawa. Kiolezo kinagawa kila safu sawa kati ya watu waliotajwa. Mara safu moja inakuwa “Asha analipa asilimia 40 kwa sababu chumba chake ni kikubwa”, au bili ya mkahawa ambapo Chausiku alikula chakula kikuu tu, fomula haifai tena. Unaweza kuiiga — safu moja kwa kila fungu — lakini kila njia mbadala ni kitu kingine ambacho mpangaji anapaswa kukumbuka mwezi wa tatu. Kuna njia tano za kugawana gharama, na lahajedwali linafanya moja kati yake.

2. Sarafu ya pili. Wikendi ya safari inaongeza safu kwa sarafu tofauti, na safu wima ya Kiasi kimyakimya inajumlisha shilingi na dola. Unaweza kuongeza safu wima ya kiwango na safu wima ya kiasi kilichobadilishwa, na sasa kila safu inahitaji kiwango kilichoandikwa kwa mkono. Inavumilia safari moja, si kikundi ambacho wanachama wake wanaishi nchi tofauti. Kugawana bili kwa sarafu tofauti kunagusia kile kikundi kama hicho kinahitaji.

3. Mmiliki mmoja. Hili ndilo linalomaliza majedwali mengi. Lahajedwali lililoshirikiwa kinadharia linahaririwa na kila mtu, lakini kivitendo mtu mmoja analimiliki na wengine wanaweka risiti kwenye gumzo la kikundi ili mtu huyo aziandike. Mmiliki akiwa na shughuli kwa wiki mbili, daftari ni la makosa kwa wiki mbili, na hakuna anayeweza kukagua salio lake dukani. Tatizo si programu; kusasisha lahajedwali ni kazi ya kuchosha na kuandika gharama papo hapo si.

Wakati lahajedwali ndilo zana sahihi

Kuwa mwadilifu kwa upande mwingine. Watu wawili wanaogawana kodi na bili chache, au wapangaji watatu wanaogawana karibu kila kitu sawa, wanatumikiwa vizuri na kiolezo. Ni bure, linaonekana kwa kila mtu, nalo bado litafunguka miaka kumi ijayo. Kama gharama zako zinaonekana kama mfano uliokokotolewa, huenda usihitaji kitu kingine kamwe. Lengo la kufuatilia nani anakudai pesa ni kumbukumbu ya pamoja ambayo pande zote mbili zinaiamini, na jedwali lililojengwa vizuri ni mojawapo. Kwa kodi, huduma na manunuzi, kugawana kodi na bili na wapangaji wenzako kunagusia desturi zinazoweka safu rahisi.

Hama unapojikuta ukiongeza safu wima za msaada, ukibadilisha sarafu, au ukimkumbusha mtu mmoja alisasishe.

Donget inaingia wapi

Donget inahifadhi daftari lilelile ambalo kiolezo linahifadhi — kila gharama ina Amelipa, kiasi na watu inayogawanywa kati yao, na kichupo cha Salio kinatoa kila namba kutoka kwenye safu hizo. Tofauti ni sehemu tatu za kushindwa zilizo hapo juu. Safu inaweza kugawanywa Sawa, kwa Kiasi, kwa Asilimia, kwa Kizidishi (mafungu) au kipengele kwa kipengele kupitia Vitu na Gharama, kwa hivyo hali zisizo sawa ni mguso badala ya njia mbadala. Kila kikundi kina mpangilio wa Sarafu, na gharama inaweza kuingizwa kwa sarafu nyingine. Na kwa sababu kila mtu anaongeza gharama kutoka simu yake na kikundi kinasawazishwa papo hapo, hakuna mmiliki wa kusubiri — Salio la kila mmoja linaonyesha salio zilezile kwa kila mtu, na Malipano yanapendekeza uhamisho machache zaidi yanayofuta kikundi, sehemu uliyokuwa ukifanya kwenye karatasi.

Watu wanajiunga kupitia Kiungo cha mwaliko. Kwa nyumba ya mfano uliokokotolewa, zana yoyote inafanya kazi; kwa safari ya watu sita yenye nyumba ya pamoja, lahajedwali ndipo malumbano yanapoanzia. Ili kuchagua kwa makusudi, programu za kugawana gharama zikilinganishwa inaeleza kila programu isiyolipiwa inafanya nini na kila moja, Donget ikiwemo, inapopungukiwa.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Je, kiolezo kinafanya kazi katika Google Sheets na Excel?

Ndiyo. Kinatumia SUMIF, COUNTA, LEN na SUBSTITUTE tu, ambazo zinafanya kazi sawa katika Google Sheets, Excel na LibreOffice Calc.

Ninaongezaje gharama ambayo watu wachache tu wanashiriki?

Andika majina, yakitenganishwa kwa koma, katika safu ya Kugawana kati ya badala ya all — kwa mfano Asha, Chausiku.

Je, lahajedwali linaweza kugawa gharama kwa njia isiyo sawa?

Si moja kwa moja: kila safu inagawanywa sawa kati ya watu waliotajwa. Njia mbadala ni safu moja kwa kila fungu — KSh 4,000 kwa Asha, KSh 6,000 kwa Baraka. Sawa mara chache; kama gharama zako nyingi hazilingani, hamia zana yenye mgawanyo wa asilimia na wa vipengele.

Ninaandikaje malipo ya kurudisha?

Kama safu: imelipwa na anayerudisha, kiasi, na anayerudishiwa akiwa jina pekee katika Kugawana kati ya. Usifute wala kuhariri safu ya zamani.

Tunajuaje nani anamlipa nani?

Soma safu ya Salio. Salio hasi zinawalipa salio chanya hadi kila mtu awe sifuri. Lahajedwali halitapendekeza uhamisho.

Je, lahajedwali linatosha kwa nyumba ya pamoja?

Kwa watu wawili au watatu wanaogawana kwa usawa zaidi kwa sarafu moja, ndiyo, mradi mtu analisasisha.

Kwa kifupi

Lahajedwali linaloandika nani alilipa, kiasi gani na kwa ajili ya nani — nalo linatoa salio badala ya kuziandika — ni njia nzuri kabisa kwa watu wawili au watatu kugawana gharama zinazolingana, na kiolezo kinakupa hilo kwa upakuaji mmoja. Angalia ishara tatu kwamba limezidiwa na kazi: mgawanyo usio sawa, sarafu ya pili, na mtu mmoja anayeandika kila kitu.

Pakua Donget bila malipo na uweke daftari lilelile kwenye simu ya kila mtu, mgawanyo usio sawa, sarafu na malipano vikiwa vimekokotolewa kwa ajili yako.