Como dividir despesas numa planilha (modelo grátis) — e onde ela para de funcionar

Alguém na república diz “vamos colocar numa planilha”. É um instinto razoável: todo mundo sabe como uma planilha funciona, ninguém precisa instalar nada, e os custos são simples — aluguel, internet, mercado, uma coisa ou outra que uma pessoa cobre pela outra. A pergunta é como essa planilha deve ser para ainda dizer a verdade no terceiro mês, com quarenta linhas, quando alguém perguntar quem deve o quê.

A resposta é um livro-razão pequeno com três abas e duas fórmulas. Você pode baixar o modelo ou montá-lo na mão em cinco minutos. E a resposta honesta para “isso vai funcionar?” é: uma planilha funciona bem para duas ou três pessoas dividindo quase tudo igualmente, e quebra em três pontos previsíveis — divisões desiguais, uma segunda moeda, e o momento em que só uma pessoa ainda a atualiza.

Uma linha por despesa: o modelo de livro-razão

O erro que a maioria das planilhas caseiras comete é acompanhar saldos — uma coluna por pessoa, digitada à mão, ajustada depois de cada compra. Em um mês ninguém confia nela, porque ninguém consegue ver como um número chegou ali.

O modelo que se sustenta é o livro-razão: cada despesa é uma linha registrando três fatos — quem pagou, quanto e para quem. Saldos nunca são digitados; são derivados das linhas por fórmula, então qualquer número volta às linhas que o produziram, e um lançamento contestado se resolve corrigindo uma linha.

É assim também que todo app de divisão de despesas guarda os seus dados. A planilha é a mesma ideia com as comodidades removidas.

As três abas

O modelo tem três abas. Se for montar sozinho, faça nesta ordem.

1. Pessoas. Coluna A, um nome por linha, sob um cabeçalho. Todo o resto se refere a essa lista, então escreva cada nome de um jeito só e mantenha-os curtos.

2. Despesas. Cinco colunas: Data, Descrição, Pago por, Valor, Dividido entre. “Pago por” é um nome da aba Pessoas. “Dividido entre” é todos ou uma lista de nomes separados por vírgula — Ben para algo que só o Ben deve, Ana, Cem para algo que duas pessoas dividem. Uma linha por despesa, a mais antiga no topo; ninguém edita uma linha a não ser para corrigir um erro.

3. Saldos. Uma linha por pessoa com três números: Pagou (o que ela colocou), Deve (a parte dela em tudo) e Saldo (pagou menos deve), mais uma linha de conferência provando que os saldos somam zero. Se não somarem, tem um nome escrito errado em algum lugar.

As fórmulas

Duas colunas auxiliares na aba Despesas fazem o trabalho. Na coluna F, o número de pessoas na divisão:

=IF(E2="todos"; COUNTA(Pessoas!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)

Para todos ela conta a aba Pessoas; caso contrário conta as vírgulas e soma um. Na coluna G, a parte por pessoa: =D2/F2. Arraste as duas para baixo.

Na aba Saldos, com o nome da pessoa em A2:

• Pagou: =SUMIF(Despesas!C:C; A2; Despesas!D:D) — todo valor em que ela foi a pagadora.
• Deve: =SUMIF(Despesas!E:E; "todos"; Despesas!G:G) + SUMIF(Despesas!E:E; "*"&A2&"*"; Despesas!G:G) — a parte dela em cada linha todos, mais a parte dela em cada linha que a nomeia.
• Saldo: =B2-C2. Positivo significa que o grupo deve a ela; negativo, que ela deve ao grupo.

Uma ressalva: o curinga encontra um nome dentro de outro maior, então “Ana” também casa com “Dana”. Mantenha os nomes distintos, ou acrescente sobrenomes. Toda fórmula aqui é SUMIF, COUNTA, LEN e SUBSTITUTE puros, então o arquivo se comporta igual no Google Planilhas, no Excel e no LibreOffice.

Um exemplo resolvido: um apê de três

Ana, Ben e Cem dividem um apartamento. Num mês, a aba Despesas tem quatro linhas:

A última linha é a interessante. A Ana pagou na bicicletaria porque o cartão do Ben foi recusado; é um empréstimo, não um custo compartilhado, então a divisão é só o Ben. Nenhum caso especial necessário.

Cotas: as três linhas todos dão a cada um 800 + 30 + 100 = R$ 930, e o Ben ainda carrega o conserto de R$ 360, então a parte dele é R$ 1.290. Pago: Ana R$ 2.760 (aluguel mais conserto), Ben R$ 90, Cem R$ 300. A aba Saldos mostra:

Os dois totais são R$ 3.150 e os saldos somam zero, então a planilha está consistente. Para acertar: Ben paga R$ 1.200 à Ana e Cem paga R$ 630 à Ana. A Ana recebe R$ 1.830, exatamente o saldo dela. Duas transferências, todo mundo em zero.

Registrando um pagamento e acertando na mão

Quando o Ben pagar os R$ 1.200 à Ana, não apague nada. Adicione uma linha: “Ben acertou”, pago por Ben, valor 1.200, dividido entre Ana. O Pagou do Ben sobe 1.200, o Deve da Ana sobe 1.200, e os dois saldos pousam onde devem — Ben em zero, Ana em +630. Um pagamento de volta é só uma despesa cujo único beneficiário é quem está sendo pago.

O que a planilha não faz é dizer quem deve pagar quem. Com três pessoas você lê na coluna Saldo. Com seis e uma mistura de positivos e negativos vira um quebra-cabeça pequeno: saldos negativos pagam positivos, no menor número de pagamentos. Como funciona a simplificação de dívidas explica o pareamento; numa planilha você faz isso no papel.

Onde a planilha para de funcionar

Três coisas empurram um apê, uma viagem ou um grupo de amigos além do que o modelo aguenta.

1. Divisões desiguais. O modelo divide cada linha igualmente entre os nomes citados. No instante em que uma linha vira “a Ana paga 40 % porque o quarto dela é maior”, ou uma conta de restaurante em que o Cem só comeu um prato, a fórmula não serve mais. Dá para contornar — uma linha por cota — mas cada gambiarra é mais uma coisa que um colega de apê precisa lembrar no terceiro mês. Existem cinco formas de dividir uma despesa, e a planilha faz uma delas.

2. Uma segunda moeda. Um fim de semana fora acrescenta uma linha em outra moeda, e a coluna Valor soma silenciosamente reais com euros. Você pode adicionar uma coluna de câmbio e uma de valor convertido, e agora cada linha precisa de uma taxa digitada à mão. Sobrevive a uma viagem, não a um grupo cujos membros moram em países diferentes. Dividir contas entre moedas diferentes cobre o que um grupo assim precisa.

3. Um dono. É isso que encerra a maioria das planilhas. Uma planilha compartilhada é tecnicamente editável por todos, mas na prática uma pessoa é dona dela e as outras postam comprovantes no grupo para essa pessoa digitar. Quando o dono fica duas semanas ocupado, o livro-razão fica duas semanas errado, e ninguém consegue conferir o próprio saldo dentro da loja. O problema não é o software; atualizar uma planilha é tarefa chata, e registrar uma despesa na hora não é.

Quando a planilha é a ferramenta certa

Seja justo com o outro lado. Duas pessoas dividindo aluguel e algumas contas, ou três colegas que dividem quase tudo igualmente, são bem servidos pelo modelo. Ele é grátis, visível para todos, e ainda vai abrir daqui a dez anos. Se os seus custos se parecem com o exemplo resolvido, talvez você nunca precise de mais nada. O objetivo de controlar quem te deve dinheiro é um registro compartilhado em que os dois lados confiam, e uma planilha bem feita é isso. Para aluguel, contas de consumo e mercado, dividir aluguel e contas com colegas de apartamento cobre as convenções que mantêm as linhas simples.

Mude quando se pegar adicionando colunas auxiliares, convertendo moedas, ou lembrando uma pessoa de atualizar.

Onde entra o Donget

O Donget guarda o mesmo livro-razão que o modelo — cada despesa tem um Pago por, um valor e as pessoas entre quem é dividida, e a aba Saldos deriva cada número dessas linhas. A diferença são os três pontos de falha acima. Uma linha pode ser dividida Igualmente, por Valor, por Porcentagem, por Multiplicador (cotas) ou item a item por Itens e custos, então os casos desiguais são um toque em vez de uma gambiarra. Cada grupo tem uma configuração de Moeda, e uma despesa pode ser lançada em outra moeda. E como todo mundo adiciona despesas do próprio celular e o grupo sincroniza em tempo real, não há dono para esperar — O saldo de todo mundo mostra os mesmos números para todos, e Acertar contas sugere o menor número de transferências que zera o grupo, justamente a parte que você fazia no papel.

As pessoas entram por link de convite. Para o apê do exemplo, qualquer uma das duas ferramentas dá conta; para uma viagem de seis pessoas com uma casa compartilhada, a planilha é onde as discussões começam. Para escolher com consciência, apps de divisão de despesas comparados mostra o que cada app grátis faz e onde cada um, incluindo o Donget, fica devendo.

Perguntas frequentes

O modelo funciona no Google Planilhas e no Excel?

Sim. Ele usa só SUMIF, COUNTA, LEN e SUBSTITUTE, que se comportam igual em toda parte. Abra o .xlsx no Excel ou envie para o Google Drive.

Como adiciono uma despesa que só algumas pessoas dividem?

Digite os nomes separados por vírgulas na coluna Dividido entre em vez de todos — por exemplo Ana, Cem.

A planilha consegue dividir uma despesa de forma desigual?

Não diretamente. O jeito de contornar é uma linha por cota com o mesmo pagador — R$ 240 na Ana, R$ 360 no Ben. Se a maioria for desigual, migre para uma ferramenta com porcentagem e divisão por item.

Como registro um pagamento de volta?

Como uma linha: pago por quem devolve, o valor, e quem recebe como único nome em Dividido entre. Nunca apague uma linha antiga.

Como descobrimos quem paga quem?

Leia a coluna Saldo. Saldos negativos pagam positivos até todos ficarem em zero. A planilha não vai sugerir as transferências.

Uma planilha basta para uma república?

Para duas ou três pessoas dividindo quase tudo igualmente numa moeda só, sim. Deixa de bastar com divisões desiguais, uma segunda moeda, ou só uma pessoa digitando.

Resumindo

Uma planilha que registra quem pagou, quanto e para quem — e deriva os saldos em vez de digitá-los — é uma forma perfeitamente boa de duas ou três pessoas dividirem custos iguais, e o modelo entrega isso num download. Fique de olho nos três sinais de que ela ficou pequena para o serviço: divisões desiguais, uma segunda moeda, e uma pessoa fazendo toda a digitação.

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