Kako deliti troškove u tabeli (besplatan šablon) — i gde to prestaje da radi

Neko u stanu kaže „hajde da to prosto stavimo u tabelu”. To je razuman poriv: svi znaju kako tabela radi, niko ne mora ništa da instalira, a troškovi su jednostavni — kirija, internet, namirnice, poneka stvar koju jedno plati za drugo. Pitanje je kako tabela treba da izgleda da i u trećem mesecu, sa četrdeset redova, još uvek govori istinu kada neko pita ko šta duguje.

Odgovor je mala knjiga sa tri lista i dve formule. Možete da preuzmete šablon ili da ga za pet minuta napravite sami. A pošten odgovor na „da li će raditi” glasi: tabela dobro radi za dvoje ili troje ljudi koji uglavnom dele jednako, a puca na tri predvidive tačke — nejednake podele, druga valuta i trenutak u kojem je još samo jedna osoba ažurira.

Jedan red po trošku: model knjige

Greška koju prave gotovo sve domaće tabele jeste praćenje salda — kolona po osobi, upisana ručno, prilagođena posle svake kupovine. U roku od mesec dana tome niko ne veruje, jer niko ne vidi kako je koji broj nastao.

Model koji izdrži jeste knjiga: svaki trošak je jedan red koji beleži tri činjenice — ko je platio, koliko i za koga. Saldo se nikada ne upisuje; izvodi se iz redova formulom, pa svaki broj može da se prati do redova koji su ga proizveli, a sporan unos se ispravlja ispravkom jednog reda.

Tako i svaka aplikacija za deljenje troškova čuva vaše podatke. Tabela je ista ideja, samo bez pogodnosti.

Tri lista

Šablon ima tri kartice. Ako ga pravite sami, napravite ih ovim redom.

1. Ljudi. Kolona A, jedno ime po redu, ispod zaglavlja. Sve ostalo se poziva na taj spisak, pa svako ime pišite na jedan način i držite ih kratkim.

2. Troškovi. Pet kolona: Datum, Opis, Platio, Iznos, Dele. „Platio” je jedno ime sa lista Ljudi. „Dele” je ili all ili spisak imena odvojen zarezima — Bane za nešto što duguje samo Bane, Ana, Ceca za nešto što dele dvoje. Jedan red po trošku, najstariji na vrhu; niko ne menja red osim da ispravi grešku.

3. Saldo. Jedan red po osobi sa tri broja: Platio (koliko je uložila), Duguje (njen udeo u svemu) i Neto (platio minus duguje), plus kontrolni red koji dokazuje da se netovi sabiraju u nulu. Ako se ne sabiraju, negde je ime pogrešno napisano.

Formule

Posao odrađuju dve pomoćne kolone na listu Troškovi. U koloni F, broj ljudi u podeli:

=IF(E2="all", COUNTA(Ljudi!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Za all broji list Ljudi; inače broji zareze i dodaje jedan. U koloni G, udeo po osobi: =D2/F2. Povucite oboje nadole.

Na listu Saldo, sa imenom osobe u A2:

• Platio: =SUMIF(Troškovi!C:C, A2, Troškovi!D:D) — svaki iznos u kojem je bila platilac.
• Duguje: =SUMIF(Troškovi!E:E, "all", Troškovi!G:G) + SUMIF(Troškovi!E:E, "*"&A2&"*", Troškovi!G:G) — njen udeo u svakom all redu, plus udeo u svakom redu koji je imenuje.
• Neto: =B2-C2. Pozitivno znači da grupa duguje njoj; negativno da ona duguje grupi.

Jedna ograda: džoker znak pronalazi ime unutar dužeg imena, pa „Ana” pogađa i „Dijana”. Držite imena različitim ili dodajte prezimena. Sve formule ovde su obični SUMIF, COUNTA, LEN i SUBSTITUTE, pa se datoteka jednako ponaša u Google Sheetsu, Excelu i LibreOfficeu.

Razrađen primer: stan sa troje ljudi

Ana, Bane i Ceca dele stan. Jednog meseca list Troškovi ima četiri reda:

Zanimljiv je poslednji red. Ana je platila servis jer Banetova kartica nije prošla; to je pozajmica, a ne zajednički trošak, pa podela ide samo na Baneta. Nikakav poseban slučaj nije potreban.

Udeli: tri all reda daju svakome 30.000 + 1.000 + 4.000 = 35.000 RSD, a Bane nosi i popravku od 6.000, pa je njegov udeo 41.000. Plaćeno: Ana 96.000 (kirija plus popravka), Bane 3.000, Ceca 12.000. List Saldo izgleda ovako:

Oba zbira su 111.000 RSD i netovi daju nulu, pa je tabela dosledna. Za podmirivanje: Bane plaća Ani 38.000, a Ceca Ani 23.000. Ana prima 61.000, tačno svoj neto. Dva prenosa, svi na nuli.

Beleženje vraćanja i podmirivanje na ruke

Kada Bane plati Ani 38.000, nemojte ništa da brišete. Dodajte red: „Bane podmiruje”, platio Bane, iznos 38.000, dele Ana. Banetova kolona Platio raste za 38.000, Anina Duguje raste za 38.000, i oba neta slete gde treba — Bane na nulu, Ana na +23.000. Vraćanje je samo trošak čiji je jedini korisnik osoba kojoj se plaća.

Ono što tabela neće da uradi jeste da vam kaže ko kome treba da plati. Sa troje ljudi to očitate iz kolone Neto. Sa šestoro i mešavinom plusa i minusa to je mala zagonetka: negativni netovi plaćaju pozitivnima, u najmanjem broju uplata. Kako radi pojednostavljivanje dugova objašnjava uparivanje; u tabeli to radite na papiru.

Gde tabela prestaje da radi

Tri stvari guraju stan, putovanje ili društvo preko onoga što šablon može da ponese.

1. Nejednake podele. Šablon svaki red deli jednako među imenovanima. Onog trenutka kada jedan red glasi „Ana plaća 40 % jer joj je soba veća”, ili kada je reč o restoranskom računu na kojem je Ceca uzela samo glavno jelo, formula više ne odgovara. Možete to odglumiti — jedan red po udelu — ali svako zaobilazno rešenje je još jedna stvar koju cimer mora da pamti u trećem mesecu. Postoji pet načina deljenja troška, a tabela radi jedan.

2. Druga valuta. Vikend na putu doda red u drugoj valuti, a kolona Iznos tiho sabira dinare i evre. Možete da dodate kolonu sa kursom i kolonu sa pretvorenim iznosom, i sad svaki red traži ručno upisan kurs. To preživi jedno putovanje, ali ne i grupu čiji članovi žive u različitim zemljama. Deljenje računa u više valuta pokriva šta takvoj grupi treba.

3. Jedan vlasnik. Ovo je ono što ubije većinu tabela. Zajednička tabela je tehnički svima izmenjiva, ali u praksi je jedna osoba vlasnik, a ostali šalju račune u grupni čet da ih ta osoba upiše. Kada je vlasnik dve nedelje zauzet, knjiga je dve nedelje pogrešna, i niko ne može da proveri sopstveni saldo u prodavnici. Problem nije softver; ažuriranje tabele je gnjavaža, a upisivanje troška u trenutku nije.

Kada je tabela pravi alat

Budimo pošteni i prema drugoj strani. Dvoje ljudi koji dele kiriju i par računa, ili troje cimera koji gotovo sve dele jednako, šablonom su dobro pokriveni. Besplatan je, svima vidljiv i otvoriće se i za deset godina. Ako vaši troškovi izgledaju kao gornji primer, možda vam nikada neće trebati ništa drugo. Poenta praćenja toga ko vam duguje jeste zajednički zapis kojem obe strane veruju, a dobro napravljena tabela to jeste. Za kiriju, račune i namirnice, deljenje kirije i računa sa cimerima pokriva konvencije koje redove drže jednostavnim.

Krenite dalje kada se zateknete kako dodajete pomoćne kolone, pretvarate valute ili podsećate jednu osobu da ažurira.

Gde tu dolazi Donget

Donget čuva istu knjigu kao i šablon — svaki trošak ima Platio/la, iznos i ljude među kojima se deli, a kartica Saldo izvodi svaki broj iz tih redova. Razlika su gornje tri tačke pucanja. Red može da se podeli Jednako, po Iznosu, po Procentu, po Množiocu (udelima) ili stavku po stavku kroz Stavke i troškove, pa su nejednaki slučajevi jedan dodir umesto zaobilaznog rešenja. Svaka grupa ima podešenu valutu, a trošak može da se upiše u drugoj valuti. A pošto svi dodaju troškove sa svojih telefona i grupa se sinhronizuje u realnom vremenu, nema vlasnika na kojeg se čeka — Saldo svih pokazuje iste netove svima, a Podmiri dugove predlaže najmanji broj prenosa koji zatvara grupu, dakle onaj deo koji ste radili na papiru.

Ljudi se pridružuju preko Pozivnog linka. Za stan iz gornjeg primera oba alata rade posao; za putovanje šestoro ljudi sa zajedničkom kućom, tabela je mesto gde počinju svađe. Za promišljen izbor, poređenje aplikacija za deljenje troškova iznosi šta koja besplatna aplikacija radi i gde svaka, uključujući Donget, ne uspeva.

Česta pitanja

Da li šablon radi u Google Sheetsu i Excelu?

Da. Koristi samo SUMIF, COUNTA, LEN i SUBSTITUTE, koji se jednako ponašaju u sva tri programa.

Kako dodati trošak koji dele samo neki?

U kolonu Dele upišite imena odvojena zarezima umesto all — na primer Ana, Ceca.

Može li tabela da podeli trošak nejednako?

Ne direktno. Zaobilazno rešenje je jedan red po udelu sa istim platiocem — 4.000 na Anu, 6.000 na Baneta.

Kako zabeležiti vraćanje novca?

Kao red: platio ga onaj ko vraća, a osoba kojoj se vraća jedino je ime u koloni Dele. Nikada nemojte brisati stari red.

Kako izračunati ko kome plaća?

Pročitajte kolonu Neto. Negativni netovi plaćaju pozitivnima dok svi ne budu na nuli.

Da li je tabela dovoljna za zajednički stan?

Za dvoje ili troje koji dele jednako i u jednoj valuti jeste, dokle god je neko održava.

Zaključak

Tabela koja beleži ko je platio, koliko i za koga — i koja saldo izvodi umesto da ga upisuje — sasvim je dobar način da dvoje ili troje ljudi deli jednake troškove, a šablon vam to daje u jednom preuzimanju. Pazite na tri znaka da je posao prerastao: nejednake podele, druga valuta i jedna osoba koja sve upisuje.

Preuzmite Donget besplatno i držite istu knjigu na svačijem telefonu, uz nejednake podele, valute i podmirivanje izračunate umesto vas.