Πώς να μοιράζετε έξοδα σε υπολογιστικό φύλλο (δωρεάν πρότυπο) — και πού σταματά να δουλεύει

Κάποιος στο σπίτι λέει «ας το βάλουμε απλώς σε ένα υπολογιστικό φύλλο». Είναι λογικό ένστικτο: όλοι ξέρουν πώς δουλεύει ένα φύλλο, κανείς δεν χρειάζεται να εγκαταστήσει τίποτα, και τα έξοδα είναι απλά — ενοίκιο, ίντερνετ, ψώνια, καμιά φορά κάτι που καλύπτει ο ένας για τον άλλον. Το ερώτημα είναι πώς πρέπει να μοιάζει το φύλλο ώστε να λέει ακόμη την αλήθεια τον τρίτο μήνα, με σαράντα γραμμές, όταν κάποιος ρωτήσει ποιος χρωστά τι.

Η απάντηση είναι ένα μικρό κατάστιχο με τρία φύλλα και δύο τύπους. Μπορείτε να κατεβάσετε το πρότυπο ή να το φτιάξετε στο χέρι σε πέντε λεπτά. Και η ειλικρινής απάντηση στο «θα δουλέψει;» είναι: ένα υπολογιστικό φύλλο δουλεύει καλά για δύο ή τρία άτομα που μοιράζονται κυρίως ισόποσα, και σπάει σε τρία προβλέψιμα σημεία — άνισα μοιράσματα, δεύτερο νόμισμα, και τη στιγμή που μόνο ένας το ενημερώνει ακόμη.

Μία γραμμή ανά έξοδο: το μοντέλο του κατάστιχου

Το λάθος που κάνουν τα περισσότερα σπιτικά φύλλα είναι ότι παρακολουθούν υπόλοιπα — μια στήλη ανά άτομο, γραμμένη στο χέρι, προσαρμοσμένη μετά από κάθε αγορά. Μέσα σε έναν μήνα κανείς δεν το εμπιστεύεται, γιατί κανείς δεν βλέπει πώς προέκυψε ένα νούμερο.

Το μοντέλο που αντέχει είναι το κατάστιχο: κάθε έξοδο είναι μία γραμμή που καταγράφει τρία γεγονότα — ποιος πλήρωσε, πόσο και για ποιους. Τα υπόλοιπα δεν γράφονται ποτέ· προκύπτουν από τις γραμμές με τύπο, οπότε κάθε νούμερο ανάγεται στις γραμμές που το παρήγαγαν, και μια αμφισβητούμενη εγγραφή διορθώνεται διορθώνοντας μία γραμμή.

Έτσι αποθηκεύει τα δεδομένα σας και κάθε εφαρμογή διαμοιρασμού εξόδων. Το φύλλο είναι η ίδια ιδέα με τις ευκολίες αφαιρεμένες.

Τα τρία φύλλα

Το πρότυπο έχει τρεις καρτέλες. Αν το φτιάχνετε μόνοι σας, κάντε τες με αυτή τη σειρά.

1. Άτομα. Στήλη Α, ένα όνομα ανά γραμμή, κάτω από μια κεφαλίδα. Όλα τα άλλα παραπέμπουν σε αυτή τη λίστα, οπότε γράψτε κάθε όνομα με έναν τρόπο και κρατήστε τα σύντομα.

2. Έξοδα. Πέντε στήλες: Ημερομηνία, Περιγραφή, Πληρώθηκε από, Ποσό, Μοιράζεται σε. Το «Πληρώθηκε από» είναι ένα όνομα από το φύλλο Άτομα. Το «Μοιράζεται σε» είναι είτε όλοι είτε μια λίστα ονομάτων χωρισμένων με κόμματα — Μπεν για κάτι που χρωστά μόνο ο Μπεν, Άννα, Τζεμ για κάτι που μοιράζονται δύο. Μία γραμμή ανά έξοδο, η παλαιότερη πάνω· κανείς δεν επεξεργάζεται γραμμή παρά μόνο για να διορθώσει λάθος.

3. Υπόλοιπα. Μία γραμμή ανά άτομο με τρία νούμερα: Πλήρωσε (τι έβαλε), Χρωστά (το μερίδιό του από όλα) και Υπόλοιπο (πλήρωσε μείον χρωστά), συν μια γραμμή ελέγχου που αποδεικνύει ότι τα υπόλοιπα αθροίζουν στο μηδέν. Αν όχι, κάπου ένα όνομα είναι γραμμένο λάθος.

Οι τύποι

Δύο βοηθητικές στήλες στο φύλλο Έξοδα κάνουν τη δουλειά. Στη στήλη F, ο αριθμός των ατόμων στη μοιρασιά:

=IF(E2="όλοι"; COUNTA(Άτομα!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)

Για το όλοι μετρά το φύλλο Άτομα· αλλιώς μετρά τα κόμματα και προσθέτει ένα. Στη στήλη G, το μερίδιο ανά άτομο: =D2/F2. Συμπληρώστε και τις δύο προς τα κάτω.

Στο φύλλο Υπόλοιπα, με το όνομα του ατόμου στο A2:

• Πλήρωσε: =SUMIF(Έξοδα!C:C; A2; Έξοδα!D:D) — κάθε ποσό όπου ήταν ο πληρωτής.
• Χρωστά: =SUMIF(Έξοδα!E:E; "όλοι"; Έξοδα!G:G) + SUMIF(Έξοδα!E:E; "*"&A2&"*"; Έξοδα!G:G) — το μερίδιό του από κάθε γραμμή όλοι, συν το μερίδιό του από κάθε γραμμή που τον ονομάζει.
• Υπόλοιπο: =B2-C2. Θετικό σημαίνει ότι του χρωστά η ομάδα· αρνητικό ότι χρωστά αυτός.

Μία επιφύλαξη: ο χαρακτήρας μπαλαντέρ βρίσκει ένα όνομα μέσα σε ένα μεγαλύτερο, οπότε το «Άννα» ταιριάζει και στο «Ιωάννα». Κρατήστε τα ονόματα διακριτά ή προσθέστε επώνυμα. Κάθε τύπος εδώ είναι απλό SUMIF, COUNTA, LEN και SUBSTITUTE, οπότε το αρχείο συμπεριφέρεται το ίδιο σε Google Sheets, Excel και LibreOffice.

Ένα λυμένο παράδειγμα: ένα σπίτι με τρεις

Η Άννα, ο Μπεν και ο Τζεμ μοιράζονται ένα σπίτι. Έναν μήνα, το φύλλο Έξοδα έχει τέσσερις γραμμές:

Η τελευταία γραμμή είναι η ενδιαφέρουσα. Η Άννα πλήρωσε στο ποδηλατάδικο επειδή απορρίφθηκε η κάρτα του Μπεν· είναι δάνειο, όχι κοινό κόστος, οπότε η μοιρασιά είναι μόνο ο Μπεν. Δεν χρειάζεται καμία ειδική περίπτωση.

Μερίδια: οι τρεις γραμμές όλοι δίνουν στον καθένα 500 + 15 + 40 = 555 €, και ο Μπεν κουβαλά επιπλέον την επισκευή των 60 €, οπότε το μερίδιό του είναι 615 €. Πληρωμένα: Άννα 1.560 € (ενοίκιο συν επισκευή), Μπεν 45 €, Τζεμ 120 €. Το φύλλο Υπόλοιπα δείχνει:

Και τα δύο σύνολα είναι 1.725 € και τα υπόλοιπα αθροίζουν στο μηδέν, άρα το φύλλο είναι συνεπές. Για ξόφλημα: ο Μπεν πληρώνει στην Άννα 570 € και ο Τζεμ 435 €. Η Άννα παίρνει 1.005 €, ακριβώς το υπόλοιπό της. Δύο μεταφορές, όλοι στο μηδέν.

Καταγραφή εξόφλησης, και ξόφλημα με το χέρι

Όταν ο Μπεν πληρώσει στην Άννα τα 570 €, μη σβήσετε τίποτα. Προσθέστε γραμμή: «Ο Μπεν ξοφλά», πληρώθηκε από Μπεν, ποσό 570, μοιράζεται σε Άννα. Το Πλήρωσε του Μπεν ανεβαίνει κατά 570, το Χρωστά της Άννας ανεβαίνει κατά 570, και τα δύο υπόλοιπα προσγειώνονται εκεί που πρέπει — ο Μπεν στο μηδέν, η Άννα στα +435. Μια εξόφληση είναι απλώς ένα έξοδο του οποίου μοναδικός ωφελούμενος είναι αυτός που πληρώνεται.

Αυτό που δεν θα κάνει το φύλλο είναι να σας πει ποιος πρέπει να πληρώσει ποιον. Με τρία άτομα το διαβάζετε από τη στήλη Υπόλοιπο. Με έξι και ένα μείγμα θετικών και αρνητικών είναι ένας μικρός γρίφος: τα αρνητικά πληρώνουν τα θετικά, με τις λιγότερες πληρωμές. Το πώς λειτουργεί η απλοποίηση χρεών εξηγεί το ταίριασμα· σε ένα φύλλο το κάνετε στο χαρτί.

Πού σταματά να δουλεύει το φύλλο

Τρία πράγματα σπρώχνουν ένα σπίτι, ένα ταξίδι ή μια παρέα πέρα από αυτό που αντέχει το πρότυπο.

1. Άνισα μοιράσματα. Το πρότυπο μοιράζει κάθε γραμμή ισόποσα στα ονόματα που αναφέρονται. Τη στιγμή που μια γραμμή γίνεται «η Άννα πληρώνει 40 % επειδή το δωμάτιό της είναι μεγαλύτερο», ή ένας λογαριασμός εστιατορίου όπου ο Τζεμ πήρε μόνο κυρίως, ο τύπος δεν ταιριάζει πια. Μπορείτε να το προσποιηθείτε — μία γραμμή ανά μερίδιο — αλλά κάθε παράκαμψη είναι κάτι ακόμη που πρέπει να θυμάται ένας συγκάτοικος τον τρίτο μήνα. Υπάρχουν πέντε τρόποι να μοιράσετε ένα έξοδο, και το φύλλο κάνει τον έναν.

2. Δεύτερο νόμισμα. Ένα σαββατοκύριακο έξω προσθέτει μια γραμμή σε άλλο νόμισμα, και η στήλη Ποσό προσθέτει σιωπηλά ευρώ σε λέβα. Μπορείτε να βάλετε στήλη ισοτιμίας και στήλη μετατροπής, και τώρα κάθε γραμμή θέλει μια ισοτιμία γραμμένη στο χέρι. Επιβιώνει ένα ταξίδι, όχι μια παρέα της οποίας τα μέλη ζουν σε διαφορετικές χώρες. Ο διαμοιρασμός λογαριασμών σε διαφορετικά νομίσματα καλύπτει τι χρειάζεται μια τέτοια παρέα.

3. Ένας ιδιοκτήτης. Αυτό είναι που τελειώνει τα περισσότερα φύλλα. Ένα κοινόχρηστο φύλλο είναι τεχνικά επεξεργάσιμο από όλους, αλλά στην πράξη το κατέχει ένας και οι άλλοι ποστάρουν αποδείξεις στο τσατ για να τις πληκτρολογήσει εκείνος. Όταν ο ιδιοκτήτης είναι απασχολημένος για δύο βδομάδες, το κατάστιχο είναι δύο βδομάδες λάθος, και κανείς δεν μπορεί να δει το υπόλοιπό του μέσα στο μαγαζί. Το πρόβλημα δεν είναι το λογισμικό· το να ενημερώνεις ένα φύλλο είναι αγγαρεία, ενώ το να καταγράφεις ένα έξοδο τη στιγμή που γίνεται δεν είναι.

Πότε είναι το φύλλο το σωστό εργαλείο

Ας είμαστε δίκαιοι με την άλλη πλευρά. Δύο άτομα που μοιράζονται ενοίκιο και μερικούς λογαριασμούς, ή τρεις συγκάτοικοι που μοιράζονται σχεδόν τα πάντα ισόποσα, εξυπηρετούνται μια χαρά από το πρότυπο. Είναι δωρεάν, ορατό σε όλους, και θα ανοίγει ακόμη σε δέκα χρόνια. Αν τα έξοδά σας μοιάζουν με το λυμένο παράδειγμα, μπορεί να μη χρειαστείτε ποτέ τίποτα άλλο. Το νόημα του να παρακολουθείτε ποιος σας χρωστά λεφτά είναι μια κοινή καταγραφή που εμπιστεύονται και οι δύο πλευρές, και ένα καλοφτιαγμένο φύλλο είναι ακριβώς αυτό. Για ενοίκιο, λογαριασμούς και ψώνια, το πώς να μοιράσετε ενοίκιο και λογαριασμούς με συγκατοίκους καλύπτει τις συμβάσεις που κρατούν τις γραμμές απλές.

Προχωρήστε παρακάτω όταν πιάσετε τον εαυτό σας να προσθέτει βοηθητικές στήλες, να μετατρέπει νομίσματα ή να θυμίζει σε έναν να το ενημερώσει.

Εδώ μπαίνει το Donget

Το Donget αποθηκεύει το ίδιο κατάστιχο με το πρότυπο — κάθε έξοδο έχει ένα Πληρώθηκε από, ένα ποσό και τους ανθρώπους στους οποίους μοιράζεται, και η καρτέλα Υπόλοιπα παράγει κάθε νούμερο από αυτές τις γραμμές. Η διαφορά είναι τα τρία σημεία αστοχίας παραπάνω. Μια γραμμή μπορεί να μοιραστεί Ισόποσα, κατά Ποσό, κατά Ποσοστό, με Πολλαπλασιαστή (μερίδια) ή ανά είδος μέσα από τα Είδη και κόστη, οπότε οι άνισες περιπτώσεις είναι ένα πάτημα και όχι παράκαμψη. Κάθε ομάδα έχει ρύθμιση Νομίσματος, και ένα έξοδο μπορεί να καταχωρηθεί σε άλλο νόμισμα. Και επειδή όλοι προσθέτουν έξοδα από το δικό τους κινητό και η ομάδα συγχρονίζεται σε πραγματικό χρόνο, δεν υπάρχει ιδιοκτήτης να περιμένετε — τα Υπόλοιπα όλων δείχνουν τα ίδια νούμερα σε όλους, και το Ξόφλημα προτείνει τις λιγότερες μεταφορές που καθαρίζουν την ομάδα, δηλαδή το κομμάτι που κάνατε στο χαρτί.

Ο κόσμος μπαίνει με Σύνδεσμο πρόσκλησης. Για το σπίτι του παραδείγματος, κάνει τη δουλειά και το ένα και το άλλο· για ένα ταξίδι έξι ατόμων με κοινό σαλέ, το φύλλο είναι εκεί που ξεκινούν οι καβγάδες. Για να διαλέξετε συνειδητά, η σύγκριση εφαρμογών διαμοιρασμού εξόδων παρουσιάζει τι κάνει κάθε δωρεάν εφαρμογή και πού υστερεί η καθεμιά, συμπεριλαμβανομένου του Donget.

Συχνές ερωτήσεις

Δουλεύει το πρότυπο σε Google Sheets και Excel;

Ναι. Χρησιμοποιεί μόνο SUMIF, COUNTA, LEN και SUBSTITUTE, που συμπεριφέρονται το ίδιο παντού. Ανοίξτε το .xlsx στο Excel ή ανεβάστε το στο Google Drive.

Πώς προσθέτω ένα έξοδο που το μοιράζονται μόνο κάποιοι;

Γράψτε τα ονόματα χωρισμένα με κόμματα στη στήλη Μοιράζεται σε αντί για όλοι — για παράδειγμα Άννα, Τζεμ.

Μπορεί το φύλλο να μοιράσει ένα έξοδο άνισα;

Όχι απευθείας. Η παράκαμψη είναι μία γραμμή ανά μερίδιο με τον ίδιο πληρωτή — 40 € στην Άννα, 60 € στον Μπεν. Αν τα περισσότερα έξοδα είναι άνισα, περάστε σε εργαλείο με ποσοστά και διαμοιρασμό ανά είδος.

Πώς καταγράφω μια εξόφληση;

Ως γραμμή: πληρωμένη από αυτόν που επιστρέφει, το ποσό, και αυτός που πληρώνεται ως μοναδικό όνομα στο Μοιράζεται σε. Ποτέ μη σβήνετε παλιά γραμμή.

Πώς βρίσκουμε ποιος πληρώνει ποιον;

Διαβάστε τη στήλη Υπόλοιπο. Τα αρνητικά πληρώνουν τα θετικά μέχρι όλοι να είναι στο μηδέν. Το φύλλο δεν θα προτείνει τις μεταφορές.

Αρκεί ένα υπολογιστικό φύλλο για συγκατοίκηση;

Για δύο ή τρία άτομα που μοιράζονται κυρίως ισόποσα σε ένα νόμισμα, ναι. Παύει να αρκεί με άνισα μοιράσματα, δεύτερο νόμισμα, ή όταν καταχωρεί μόνο ένας.

Το συμπέρασμα

Ένα υπολογιστικό φύλλο που καταγράφει ποιος πλήρωσε, πόσο και για ποιους — και παράγει τα υπόλοιπα αντί να τα πληκτρολογεί — είναι απολύτως καλός τρόπος για δύο ή τρία άτομα να μοιράζουν ίσα κόστη, και το πρότυπο σας το δίνει με ένα κατέβασμα. Προσέξτε τα τρία σημάδια ότι ξεπέρασε τη δουλειά: άνισα μοιράσματα, δεύτερο νόμισμα, και ένα άτομο που πληκτρολογεί τα πάντα.

Κατεβάστε το Donget δωρεάν και κρατήστε το ίδιο κατάστιχο στο κινητό του καθενός, με τα άνισα μοιράσματα, τα νομίσματα και το ξόφλημα βγαλμένα για εσάς.