Ako deliť výdavky v tabuľke (bezplatná šablóna) — a kde to prestane fungovať

Niekto v byte povie „hoďme to do tabuľky“. Je to rozumný inštinkt: každý vie, ako tabuľka funguje, nikto si nemusí nič inštalovať a náklady sú jednoduché — nájom, internet, nákupy, občas niečo, čo jeden zaplatí za druhého. Otázkou je, ako má hárok vyzerať, aby hovoril pravdu aj v treťom mesiaci, so štyridsiatimi riadkami, keď sa niekto spýta, kto komu čo dlží.

Odpoveďou je malá účtovná kniha s tromi hárkami a dvoma vzorcami. Môžete si stiahnuť šablónu alebo ju za päť minút postaviť ručne. A poctivá odpoveď na „bude to fungovať?“ znie: tabuľka funguje dobre pre dvoch či troch ľudí deliacich sa väčšinou rovným dielom a zlyháva v troch predvídateľných bodoch — nerovnomerné delenia, druhá mena a chvíľa, keď ju aktualizuje už len jeden človek.

Jeden riadok na výdavok: model účtovnej knihy

Chybou, ktorú väčšina domácich hárkov robí, je sledovať zostatky — stĺpec na osobu, písaný ručne, upravovaný po každom nákupe. Do mesiaca tomu nikto neverí, pretože nikto nevidí, ako sa číslo vzalo.

Model, ktorý obstojí, je účtovná kniha: každý výdavok je jeden riadok zaznamenávajúci tri fakty — kto zaplatil, koľko a pre koho. Zostatky sa nikdy nepíšu; odvodzujú sa z riadkov vzorcom, takže každé číslo sa dá vystopovať k riadkom, ktoré ho vytvorili, a sporný zápis sa opraví opravou jedného riadku.

Presne tak ukladá vaše dáta aj každá aplikácia na delenie výdavkov. Tabuľka je tá istá myšlienka s odstránenými vymoženosťami.

Tri hárky

Šablóna má tri záložky. Ak si ju staviate sami, robte ich v tomto poradí.

1. Ľudia. Stĺpec A, jedno meno na riadok, pod hlavičkou. Všetko ostatné sa odvoláva na tento zoznam, takže každé meno píšte jedným spôsobom a držte ich krátke.

2. Výdavky. Päť stĺpcov: Dátum, Popis, Zaplatil, Suma, Delené medzi. „Zaplatil“ je jedno meno z hárku Ľudia. „Delené medzi“ je buď all, alebo zoznam mien oddelených čiarkami — Boris pre niečo, čo dlží len Boris, Ana, Cyril pre niečo, o čo sa delia dvaja. Jeden riadok na výdavok, najstaršie hore; riadok sa upravuje len kvôli oprave chyby.

3. Zostatky. Jeden riadok na osobu s tromi číslami: Zaplatil (čo vložil), Dlží (jeho podiel na všetkom) a Čistý zostatok (zaplatil mínus dlží), plus kontrolný riadok dokazujúci, že sa čisté zostatky sčítajú na nulu. Ak nie, niekde je preklep v mene.

Vzorce

Prácu odvedú dva pomocné stĺpce na hárku Výdavky. V stĺpci F počet ľudí v delení:

=IF(E2="all"; COUNTA(Ľudia!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)

Pre all počíta hárok Ľudia; inak spočíta čiarky a pridá jedna. V stĺpci G podiel na osobu: =D2/F2. Oba vyplňte nadol.

Na hárku Zostatky, s menom osoby v A2:

• Zaplatil: =SUMIF(Výdavky!C:C; A2; Výdavky!D:D) — každá suma, kde bol platiteľom.
• Dlží: =SUMIF(Výdavky!E:E; "all"; Výdavky!G:G) + SUMIF(Výdavky!E:E; "*"&A2&"*"; Výdavky!G:G) — jeho podiel na každom riadku all plus podiel na každom riadku, ktorý ho menuje.
• Čistý zostatok: =B2-C2. Kladné znamená, že skupina dlží jemu; záporné, že on dlží skupine.

Jedna výhrada: zástupný znak nájde meno vnútri dlhšieho, takže „Ana“ sa zhoduje aj s „Dana“. Držte mená odlišné alebo pridajte priezviská. Každý vzorec tu je obyčajný SUMIF, COUNTA, LEN a SUBSTITUTE, takže sa súbor správa rovnako v Google Sheets, Exceli aj LibreOffice.

Vypočítaný príklad: byt troch ľudí

Ana, Boris a Cyril zdieľajú byt. V jednom mesiaci má hárok Výdavky štyri riadky:

Zaujímavý je posledný riadok. Ana zaplatila v cykloservise, pretože Borisovi neprešla karta; je to pôžička, nie spoločný náklad, takže delenie je Boris sám. Žiadny špeciálny prípad netreba.

Podiely: tri riadky all dávajú každému 500 + 15 + 40 = 555 €, a Boris navyše nesie opravu za 60 €, takže jeho podiel je 615 €. Zaplatili: Ana 1 560 € (nájom plus oprava), Boris 45 €, Cyril 120 €. Hárok Zostatky ukazuje:

Oba súčty sú 1 725 € a čisté zostatky dávajú nulu, takže hárok je konzistentný. Na vyrovnanie: Boris zaplatí Ane 570 € a Cyril zaplatí Ane 435 €. Ana dostane 1 005 €, presne svoj čistý zostatok. Dva prevody, všetci na nule.

Zaznamenanie splátky a vyrovnanie ručne

Keď Boris zaplatí Ane 570 €, nemažte nič. Pridajte riadok: „Boris sa vyrovnáva“, zaplatil Boris, suma 570, delené medzi Ana. Borisovo „Zaplatil“ stúpne o 570, Anino „Dlží“ stúpne o 570 a oba čisté zostatky pristanú tam, kde majú — Boris na nule, Ana na +435. Splátka je len výdavok, ktorého jediným príjemcom je človek, ktorému sa platí.

Čo hárok neurobí, je povedať vám, kto by mal komu platiť. Pri troch ľuďoch to prečítate zo stĺpca s čistým zostatkom. Pri šiestich a zmesi kladných a záporných je to malý hlavolam: záporné platia kladným, v najmenšom počte platieb. Ako funguje zjednodušenie dlhov vysvetľuje párovanie; v tabuľke to robíte na papieri.

Kde tabuľka prestane fungovať

Tri veci posunú byt, výlet či partiu kamarátov za hranicu toho, čo šablóna unesie.

1. Nerovnomerné delenia. Šablóna delí každý riadok rovným dielom medzi menovaných ľudí. Vo chvíli, keď je jeden riadok „Ana platí 40 %, lebo má väčšiu izbu“, alebo účet z reštaurácie, kde si Cyril dal len hlavné jedlo, vzorec už nesedí. Dá sa to predstierať — jeden riadok na podiel — ale každé obídenie je ďalšia vec, ktorú si spolubývajúci musí v treťom mesiaci pamätať. Existuje päť spôsobov, ako rozdeliť výdavok, a tabuľka zvláda jeden z nich.

2. Druhá mena. Víkend preč pridá riadok v inej mene a stĺpec Suma potichu sčíta eurá so zlotými. Môžete pridať stĺpec s kurzom a stĺpec s prepočítanou sumou — a teraz každý riadok potrebuje kurz napísaný ručne. Prežije to jeden výlet, nie skupinu, ktorej členovia žijú v rôznych krajinách. Delenie účtov naprieč menami rozoberá, čo takáto skupina potrebuje.

3. Jeden vlastník. Toto ukončí väčšinu hárkov. Zdieľanú tabuľku môže technicky upravovať každý, ale v praxi ju vlastní jeden človek a ostatní posielajú účtenky do skupinového chatu, aby ich ten človek prepísal. Keď je vlastník dva týždne zaneprázdnený, kniha je dva týždne zle a nikto si nemôže overiť vlastný zostatok v obchode. Problémom nie je softvér; aktualizovať tabuľku je otrava a zapísať výdavok v danej chvíli nie.

Kedy je tabuľka správnym nástrojom

Buďme férovi aj k druhej strane. Dvom ľuďom, ktorí delia nájom a pár účtov, alebo trom spolubývajúcim, ktorí delia takmer všetko rovným dielom, šablóna dobre poslúži. Je bezplatná, viditeľná pre všetkých a otvorí sa aj o desať rokov. Ak vaše náklady vyzerajú ako vo vypočítanom príklade, možno nikdy nebudete potrebovať nič iné. Zmyslom prehľadu o tom, kto vám dlží peniaze, je spoločný záznam, ktorému veria obe strany — a dobre postavený hárok ním je. Pri nájme, energiách a nákupoch rozoberá konvencie, ktoré držia riadky jednoduché, delenie nájmu a účtov so spolubývajúcimi.

Posuňte sa ďalej, keď zistíte, že pridávate pomocné stĺpce, prepočítavate meny alebo pripomínate jednému človeku, aby to aktualizoval.

Kde do toho vstupuje Donget

Donget ukladá tú istú účtovnú knihu ako šablóna — každý výdavok má pole Zaplatil, sumu a ľudí, medzi ktorých sa delí, a karta Zostatky odvodzuje každé číslo z tých riadkov. Rozdiel sú tie tri body zlyhania vyššie. Riadok sa dá rozdeliť Rovnomerne, cez Suma, Percento, Násobiteľ (podiely) alebo po položkách cez Položky a náklady, takže nerovnomerné prípady sú jedno ťuknutie a nie obídenie. Každá skupina má nastavenie meny a výdavok sa dá zadať v inej mene. A keďže výdavky pridáva každý z vlastného telefónu a skupina sa synchronizuje v reálnom čase, niet na koho čakať — Zostatky ukazujú tie isté čísla všetkým a Vyrovnať sa navrhne najmenší počet prevodov, ktoré skupinu uzavrú, teda tú časť, ktorú ste robili na papieri.

Ľudia sa pridávajú cez pozývací odkaz. Pre byt z vypočítaného príkladu poslúži ktorýkoľvek nástroj; pri šesťčlennom výlete so spoločnou chatou je tabuľka miestom, kde začínajú hádky. Ak chcete vyberať uvážene, porovnanie aplikácií na delenie výdavkov vykladá, čo ktorá bezplatná aplikácia robí a kde každá z nich, Donget vrátane, nestačí.

Často kladené otázky

Funguje šablóna v Google Sheets aj v Exceli?

Áno. Používa len SUMIF, COUNTA, LEN a SUBSTITUTE, ktoré sa správajú rovnako v Google Sheets, Exceli aj LibreOffice Calc.

Ako pridám výdavok, o ktorý sa delí len časť ľudí?

Do stĺpca „Delené medzi“ napíšte mená oddelené čiarkami namiesto all — napríklad Ana, Cyril.

Vie tabuľka rozdeliť výdavok nerovnomerne?

Priamo nie. Obídete to jedným riadkom na podiel — 40 € delené Ana, 60 € delené Boris. Občas to je v poriadku; inak prejdite na nástroj s percentami a delením po položkách.

Ako zaznamenám splátku?

Ako riadok: zaplatil ju človek, ktorý spláca, a človek, ktorému sa spláca, je jediné meno v „Delené medzi“. Nikdy nemažte starý riadok.

Ako zistíme, kto komu platí?

Prečítajte stĺpec s čistým zostatkom. Záporné platia kladným, kým nie sú všetci na nule.

Stačí tabuľka na spoločnú domácnosť?

Pre dvoch či troch ľudí deliacich sa väčšinou rovným dielom v jednej mene áno, pokiaľ ju niekto aktualizuje.

Zhrnutie

Tabuľka, ktorá zaznamenáva, kto zaplatil, koľko a pre koho — a zostatky odvodzuje namiesto písania — je úplne dobrý spôsob, ako si dvaja či traja ľudia rozdelia rovnaké náklady, a šablóna vám to dá jedným stiahnutím. Sledujte tri znaky, že to prerástla: nerovnomerné delenia, druhá mena a jeden človek, ktorý všetko píše.

Stiahnite si Donget zadarmo a majte tú istú účtovnú knihu v telefóne každého — s nerovnomernými deleniami, menami a vyrovnaním vypočítanými za vás.