Как да делите разходи в таблица (безплатен шаблон) — и къде спира да работи

Някой в жилището казва „хайде просто да го сложим в таблица“. Разумен инстинкт е: всички знаят как работи таблицата, никой не трябва да инсталира нищо, а разходите са прости — наем, интернет, храна, по нещо, което единият покрива за другия. Въпросът е как трябва да изглежда таблицата, за да казва истината и през третия месец, с четирийсет реда, когато някой попита кой какво дължи.

Отговорът е малък регистър с три листа и две формули. Може да изтеглите шаблона или да го направите сами за пет минути. А честният отговор на „ще работи ли“ е: таблицата работи добре за двама или трима души, които делят предимно поравно, и се чупи в три предвидими точки — неравно делене, втора валута, и моментът, в който само един още я обновява.

По един ред на разход: моделът на регистъра

Грешката, която правят повечето домашни таблици, е да следят баланси — колона на човек, попълвана на ръка, коригирана след всяка покупка. За месец никой не ѝ вярва, защото никой не вижда как е получено дадено число.

Моделът, който издържа, е регистър: всеки разход е един ред, който записва три факта — кой е платил, колко и за кого. Балансите никога не се пишат; те се извеждат от редовете с формула, така че всяко число се проследява до редовете, които са го породили, а спорен запис се оправя с корекция на един ред.

Точно така съхранява данните ви и всяко приложение за делене на разходи. Таблицата е същата идея, само без удобствата.

Трите листа

Шаблонът има три раздела. Ако го правите сами, направете ги в този ред.

1. Хора. Колона A, по едно име на ред, под заглавие. Всичко останало сочи към този списък, затова пишете всяко име по един начин и ги дръжте кратки.

2. Разходи. Пет колони: Дата, Описание, Платено от, Сума, Делят. „Платено от“ е едно име от листа Хора. „Делят“ е или all, или списък с имена, разделени със запетаи — Борис за нещо, което дължи само Борис, Ана, Цвети за нещо, което делят двама. По един ред на разход, най-старият най-горе; никой не пипа ред, освен за да поправи грешка.

3. Баланси. По един ред на човек с три числа: Платил (колко е вложил), Дължи (неговият дял от всичко) и Нето (платил минус дължи), плюс контролен ред, който доказва, че нетата дават нула. Ако не дават, някъде име е изписано грешно.

Формулите

Работата вършат две помощни колони в листа Разходи. В колона F, броят хора в деленето:

=IF(E2="all", COUNTA(Хора!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

За all брои листа Хора; иначе брои запетаите и добавя едно. В колона G, делът на човек: =D2/F2. Плъзнете и двете надолу.

В листа Баланси, с името на човека в A2:

• Платил: =SUMIF(Разходи!C:C, A2, Разходи!D:D) — всяка сума, при която той е платецът.
• Дължи: =SUMIF(Разходи!E:E, "all", Разходи!G:G) + SUMIF(Разходи!E:E, "*"&A2&"*", Разходи!G:G) — неговият дял от всеки all ред плюс дела му от всеки ред, който го назовава.
• Нето: =B2-C2. Положително значи, че групата му дължи; отрицателно — че той дължи на групата.

Едно предупреждение: заместващият знак намира име вътре в по-дълго, така че „Ана“ хваща и „Диана“. Дръжте имената различни или добавете фамилии. Всички формули тук са обикновени SUMIF, COUNTA, LEN и SUBSTITUTE, така че файлът се държи еднакво в Google Sheets, Excel и LibreOffice.

Разработен пример: жилище с трима

Ана, Борис и Цвети делят жилище. През един месец листът Разходи има четири реда:

Интересен е последният ред. Ана е платила в сервиза, защото картата на Борис е била отказана; това е заем, а не общ разход, затова деленето е само върху Борис. Не е нужен специален случай.

Дялове: трите all реда дават на всеки 300 + 10 + 40 = 350 €, а Борис носи и ремонта от 60 €, значи неговият дял е 410 €. Платено: Ана 960 € (наем плюс ремонт), Борис 30 €, Цвети 120 €. Листът Баланси изглежда така:

И двата сбора са 1 110 € и нетата дават нула, значи таблицата е съгласувана. За уреждане: Борис плаща на Ана 380 €, а Цвети на Ана 230 €. Ана получава 610 €, точно нейното нето. Два превода, всички на нула.

Записване на връщане и уреждане на ръка

Когато Борис плати на Ана 380 €, не изтривайте нищо. Добавете ред: „Борис урежда“, платено от Борис, сума 380, делят Ана. Колоната Платил на Борис се вдига с 380, Дължи на Ана се вдига с 380, и двете нета кацат където трябва — Борис на нула, Ана на +230. Връщането е просто разход, чийто единствен облагодетелстван е човекът, на когото се плаща.

Онова, което таблицата няма да направи, е да ви каже кой на кого да плати. С трима го изчитате от колоната Нето. С шестима и смес от плюсове и минуси е малък пъзел: отрицателните нета плащат на положителните, с най-малко плащания. Как работи опростяването на дълговете обяснява съпоставянето; в таблица го правите на хартия.

Къде таблицата спира да работи

Три неща бутат едно жилище, пътуване или компания отвъд онова, което шаблонът може да носи.

1. Неравно делене. Шаблонът дели всеки ред поравно между посочените. В мига, в който един ред стане „Ана плаща 40 %, защото стаята ѝ е по-голяма“, или е ресторантска сметка, в която Цвети е взела само основно, формулата вече не пасва. Може да го имитирате — по един ред на дял — но всяко заобикаляне е още едно нещо, което съквартирантът трябва да помни през третия месец. Има пет начина да разделите разход, а таблицата прави един.

2. Втора валута. Един уикенд навън добавя ред в друга валута, а колоната Сума тихо събира евро и лири. Може да добавите колона с курс и колона с превалутирана сума, и вече всеки ред иска ръчно въведен курс. Издържа едно пътуване, но не и група, чиито членове живеят в различни държави. Деленето на сметки в различни валути покрива какво трябва на такава група.

3. Един собственик. Това убива повечето таблици. Една обща таблица технически е редактируема от всички, но на практика един човек я държи, а другите пускат бележки в чата, за да ги въведе той. Когато собственикът е зает две седмици, регистърът е две седмици грешен, и никой не може да си провери баланса в магазина. Проблемът не е софтуерът; обновяването на таблица е задължение, а записването на разход в момента — не.

Кога таблицата е правилният инструмент

Да бъдем честни и към другата страна. Двама души, които делят наем и няколко сметки, или трима съквартиранти, които делят почти всичко поравно, са добре обслужени от шаблона. Той е безплатен, видим за всички, и ще се отвори и след десет години. Ако разходите ви приличат на примера, може никога да не ви трябва друго. Смисълът на проследяването кой какво ви дължи е общ запис, на който и двете страни вярват, а добре направената таблица е точно това. За наем, комунални и храна, деленето на наем и сметки със съквартиранти покрива уговорките, които държат редовете прости.

Продължете нататък, когато се хванете да добавяте помощни колони, да превалутирате или да напомняте на един човек да обнови.

Къде се вписва Donget

Donget пази същия регистър като шаблона — всеки разход има Платено от, сума и хората, между които се дели, а разделът Баланси извежда всяко число от тези редове. Разликата са трите точки на счупване по-горе. Един ред може да се раздели Поравно, по Сума, по Процент, по Множител (дялове) или ред по ред през Артикули и разходи, така че неравните случаи са едно докосване, а не заобикаляне. Всяка група има настроена валута, а разход може да се въведе в друга валута. И понеже всички добавят разходи от собствения си телефон, а групата се синхронизира в реално време, няма собственик, когото да чакате — Балансът на всеки показва едни и същи нета на всички, а Уреди сметките предлага най-малкия брой преводи, които изчистват групата, тоест точно частта, която правехте на хартия.

Хората се присъединяват през Покана. За жилището от примера и двата инструмента вършат работа; за пътуване на шестима с обща къща таблицата е мястото, където започват споровете. За съзнателен избор, сравнение на приложенията за делене на разходи излага какво прави всяко безплатно приложение и къде всяко от тях, включително Donget, не достига.

Често задавани въпроси

Работи ли шаблонът в Google Sheets и Excel?

Да. Ползва само SUMIF, COUNTA, LEN и SUBSTITUTE, които се държат еднакво и в трите програми.

Как да добавя разход, който делят само някои?

Напишете имената със запетаи в колоната Делят вместо all — например Ана, Цвети.

Може ли таблицата да раздели разход неравно?

Не директно. Заобикалянето е по един ред на дял със същия платец — 40 € на Ана, 60 € на Борис.

Как да запиша връщане на пари?

Като ред: платен от онзи, който връща, а получателят е единственото име в колоната Делят. Никога не изтривайте стар ред.

Как да разберем кой на кого плаща?

Прочетете колоната Нето. Отрицателните нета плащат на положителните, докато всички стигнат нула.

Достатъчна ли е таблица за общо жилище?

За двама-трима, които делят поравно в една валута — да, стига някой да я поддържа.

В крайна сметка

Таблица, която записва кой е платил, колко и за кого — и извежда балансите, вместо да ги пише — е напълно добър начин двама-трима души да делят равни разходи, и шаблонът ви го дава с едно изтегляне. Следете трите знака, че работата е надраснала: неравно делене, втора валута и един човек, който въвежда всичко.

Изтеглете Donget безплатно и дръжте същия регистър на телефона на всички, с готови неравни делене, валути и уреждане.