Jak dělit výdaje v tabulce (šablona zdarma) — a kde přestává stačit

Někdo ve sdíleném bytě řekne „dáme to prostě do tabulky“. Je to rozumný instinkt: tabulku umí každý, nikdo nemusí nic instalovat a náklady jsou jednoduché — nájem, internet, nákupy, občas něco, co jeden zaplatí za druhého. Otázka je, jak má ta tabulka vypadat, aby mluvila pravdu i ve třetím měsíci, se čtyřiceti řádky, když se někdo zeptá, kdo co dluží.

Odpověď je malá účetní kniha se třemi listy a dvěma vzorci. Můžete si stáhnout šablonu, nebo si ji za pět minut postavit ručně. A poctivá odpověď na „bude to fungovat“ zní: tabulka funguje dobře pro dva nebo tři lidi, kteří se dělí většinou rovným dílem, a láme se na třech předvídatelných místech — nerovnoměrná dělení, druhá měna, a chvíle, kdy ji aktualizuje už jen jeden člověk.

Jeden řádek na výdaj: model účetní knihy

Chyba, kterou dělá většina domácích tabulek, je sledovat zůstatky — sloupec na osobu, psaný ručně, upravovaný po každém nákupu. Do měsíce tomu nikdo nevěří, protože nikdo nevidí, jak dané číslo vzniklo.

Model, který obstojí, je účetní kniha: každý výdaj je jeden řádek zaznamenávající tři fakta — kdo zaplatil, kolik a za koho. Zůstatky se nikdy nepíšou; odvozují se z řádků vzorcem, takže každé číslo se dá dohledat zpátky k řádkům, které ho vytvořily, a sporný zápis se opraví opravou jednoho řádku.

Přesně tak ukládá vaše data i každá aplikace na dělení výdajů. Tabulka je stejná myšlenka jen bez pohodlí.

Tři listy

Šablona má tři záložky. Když si ji stavíte sami, dělejte je v tomhle pořadí.

1. Lidé. Sloupec A, jedno jméno na řádek, pod hlavičkou. Všechno ostatní odkazuje na tenhle seznam, takže každé jméno pište jednotně a krátce.

2. Výdaje. Pět sloupců: Datum, Popis, Zaplatil, Částka, Dělí se. „Zaplatil“ je jedno jméno z listu Lidé. „Dělí se“ je buď všichni, nebo seznam jmen oddělených čárkami — Ben pro něco, co dluží jen Ben, Ana, Cem pro něco, o co se dělí dva. Jeden řádek na výdaj, nejstarší nahoře; řádek nikdo neupravuje, leda kvůli opravě chyby.

3. Zůstatky. Jeden řádek na osobu se třemi čísly: Zaplatil (kolik vložil), Dluží (jeho díl ze všeho) a Zůstatek (zaplatil minus dluží), plus kontrolní řádek dokazující, že zůstatky dávají dohromady nulu. Pokud ne, je někde překlep ve jméně.

Vzorce

Práci odvedou dva pomocné sloupce na listu Výdaje. Ve sloupci F počet lidí v dělení:

=IF(E2="všichni"; COUNTA(Lidé!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)

Pro všichni spočítá list Lidé; jinak spočítá čárky a přidá jedničku. Ve sloupci G díl na osobu: =D2/F2. Oba protáhněte dolů.

Na listu Zůstatky, se jménem osoby v A2:

• Zaplatil: =SUMIF(Výdaje!C:C; A2; Výdaje!D:D) — každá částka, kde byl plátcem.
• Dluží: =SUMIF(Výdaje!E:E; "všichni"; Výdaje!G:G) + SUMIF(Výdaje!E:E; "*"&A2&"*"; Výdaje!G:G) — jeho díl z každého řádku všichni plus díl z každého řádku, který ho jmenuje.
• Zůstatek: =B2-C2. Kladné znamená, že skupina dluží jemu; záporné, že on dluží skupině.

Jedna výhrada: zástupný znak najde jméno uvnitř delšího, takže „Ana“ se najde i v „Dana“. Držte jména odlišná, nebo přidejte příjmení. Všechny vzorce tady jsou obyčejné SUMIF, COUNTA, LEN a SUBSTITUTE, takže se soubor chová stejně v Google Sheets, Excelu i LibreOffice.

Spočítaný příklad: byt pro tři

Ana, Ben a Cem sdílejí byt. Jeden měsíc má list Výdaje čtyři řádky:

Zajímavý je poslední řádek. Ana zaplatila v servisu, protože Benovi neprošla karta; je to půjčka, ne společný náklad, takže se dělí jen na Bena. Žádná výjimka není potřeba.

Díly: tři řádky všichni dávají každému 8 000 + 200 + 1 000 = 9 200 Kč a Ben k tomu nese ještě opravu za 1 500 Kč, takže jeho díl je 10 700 Kč. Zaplaceno: Ana 25 500 Kč (nájem plus oprava), Ben 600 Kč, Cem 3 000 Kč. List Zůstatky vypadá takhle:

Oba součty jsou 29 100 Kč a zůstatky dávají nulu, takže je tabulka konzistentní. Vyrovnání: Ben zaplatí Aně 10 100 Kč a Cem zaplatí Aně 6 200 Kč. Ana dostane 16 300 Kč, přesně svůj zůstatek. Dva převody, všichni na nule.

Zápis splátky a vyrovnání ručně

Když Ben zaplatí Aně 10 100 Kč, nic nemažte. Přidejte řádek: „Ben se vyrovnává“, zaplatil Ben, částka 10 100, dělí se Ana. Benovo Zaplatil stoupne o 10 100, Anino Dluží stoupne o 10 100 a oba zůstatky přistanou tam, kde mají — Ben na nule, Ana na +6 200. Splátka je prostě výdaj, jehož jediným příjemcem je ten, komu se platí.

Co tabulka neudělá, je říct vám, kdo má komu platit. U tří lidí to přečtete ze sloupce Zůstatek. U šesti a směsi kladných a záporných je to malá skládačka: záporné zůstatky platí kladným, v co nejmenším počtu plateb. Jak funguje zjednodušení dluhů vysvětluje párování; v tabulce to děláte na papíře.

Kde tabulka přestává stačit

Tři věci posunou byt, výlet nebo partu za hranici toho, co šablona unese.

1. Nerovnoměrná dělení. Šablona dělí každý řádek rovným dílem mezi uvedené lidi. Ve chvíli, kdy je jeden řádek „Ana platí 40 %, protože má větší pokoj“, nebo účet z restaurace, kde měl Cem jen hlavní chod, vzorec už nesedí. Můžete to obejít — jeden řádek na díl — jenže každý obchvat je další věc, kterou si spolubydlící musí ve třetím měsíci pamatovat. Existuje pět způsobů, jak rozdělit výdaj, a tabulka umí jeden z nich.

2. Druhá měna. Víkendový výjezd přidá řádek v jiné měně a sloupec Částka tiše sčítá koruny se zlotými. Můžete přidat sloupec s kurzem a sloupec s přepočtenou částkou, a teď každý řádek potřebuje kurz zapsaný ručně. Přežije to jeden výlet, ne partu, jejíž členové žijí v různých zemích. Dělení účtů napříč měnami probírá, co taková parta potřebuje.

3. Jeden vlastník. Tohle je to, co ukončí většinu tabulek. Sdílená tabulka je technicky editovatelná všemi, ale v praxi ji vlastní jeden člověk a ostatní posílají účtenky do chatu, aby je ten jeden přepsal. Když je vlastník dva týdny zaneprázdněný, je účetnictví dva týdny špatně a nikdo si nemůže zkontrolovat svůj zůstatek v obchodě. Problém není v softwaru; aktualizovat tabulku je otrava, zatímco zapsat výdaj v tu chvíli není.

Kdy je tabulka ten správný nástroj

Buďme k druhé straně spravedliví. Dva lidé, kteří dělí nájem a pár účtů, nebo tři spolubydlící, kteří dělí skoro všechno rovným dílem, jsou šablonou dobře obslouženi. Je zdarma, vidí do ní všichni a otevře se i za deset let. Pokud vaše náklady vypadají jako spočítaný příklad, možná nikdy nic dalšího nepotřebujete. Smyslem sledování toho, kdo vám dluží peníze je společný záznam, kterému věří obě strany, a dobře postavená tabulka jím je. Pro nájem, energie a nákupy probírá konvence, které drží řádky jednoduché, dělení nájmu a účtů se spolubydlícími.

Přejděte jinam, jakmile zjistíte, že přidáváte pomocné sloupce, převádíte měny nebo připomínáte jednomu člověku, ať to aktualizuje.

Kde do toho vstupuje Donget

Donget ukládá stejnou účetní knihu jako šablona — každý výdaj má Zaplatil, částku a lidi, mezi které se dělí, a karta Zůstatky odvozuje každé číslo z těch řádků. Rozdíl jsou ty tři body selhání výše. Řádek se dá dělit Rovným dílem, podle Částky, podle Procenta, Násobitelem (podíly) nebo po položkách přes Položky a náklady, takže nerovnoměrné případy jsou klepnutí, ne obchvat. Každá skupina má nastavení Měny a výdaj se dá zadat v jiné měně. A protože každý přidává výdaje ze svého telefonu a skupina se synchronizuje v reálném čase, není na koho čekat — Zůstatky všech ukazují stejná čísla všem a Vyrovnat navrhne nejmenší počet převodů, které skupinu uzavřou, tedy tu část, kterou jste dělali na papíře.

Lidé se připojují přes odkaz na pozvánku. Pro byt ze spočítaného příkladu udělá práci kterýkoli nástroj; pro šestičlenný výlet se sdílenou chatou je tabulka místem, kde začínají hádky. Abyste se rozhodli vědomě, srovnání aplikací na dělení výdajů rozebírá, co která bezplatná aplikace umí a kde která — Donget nevyjímaje — nestačí.

Časté dotazy

Funguje šablona v Google Sheets i v Excelu?

Ano. Používá jen SUMIF, COUNTA, LEN a SUBSTITUTE, které se chovají stejně v Google Sheets, Excelu i LibreOffice Calcu. Soubor .xlsx otevřete v Excelu, nebo ho nahrajte na Google Disk a otevřete v Sheets.

Jak přidám výdaj, o který se dělí jen někteří?

Do sloupce Dělí se místo všichni napište jména oddělená čárkami — třeba Ana, Cem. Díl je částka dělená počtem uvedených jmen a změní se jen hodnoty Dluží u těchto lidí.

Umí tabulka rozdělit výdaj nerovnoměrně?

Přímo ne: každý řádek se dělí rovným dílem mezi uvedené lidi. Obchvat je jeden řádek na díl se stejným plátcem — 1 000 Kč na Anu, 1 500 Kč na Bena. Občas to jde; pokud je většina výdajů nerovnoměrná, přejděte na nástroj s procenty a dělením po položkách.

Jak zapsat splátku?

Jako řádek: zaplatil ten, kdo vrací, částka, a ten, komu se vrací, jako jediné jméno ve sloupci Dělí se. Oba zůstatky se posunou a historie zůstane úplná. Nikdy nemažte ani neupravujte starý řádek.

Jak zjistíme, kdo komu má platit?

Přečtěte sloupec Zůstatek. Záporné zůstatky platí kladným, dokud nejsou všichni na nule; u tří lidí je to zřejmé, u šesti to zabere pár minut na papíře. Tabulka převody nenavrhne.

Stačí tabulka na spolubydlení?

Pro dva nebo tři lidi, kteří dělí většinou rovným dílem a v jedné měně, ano — pokud ji někdo udržuje aktuální. Přestává stačit u nerovnoměrných dělení, druhé měny nebo když zapisuje už jen jeden.

Shrnutí

Tabulka, která zaznamenává, kdo zaplatil, kolik a za koho — a zůstatky odvozuje místo toho, aby je někdo psal — je naprosto dobrý způsob, jak dva nebo tři lidé dělí rovné náklady, a šablona vám to dá jedním stažením. Hlídejte tři signály, že práci přerostla: nerovnoměrná dělení, druhá měna a jeden člověk, který všechno přepisuje.

Stáhněte si Donget zdarma a mějte stejnou účetní knihu v telefonu každého — s nerovnoměrnými děleními, měnami a vyrovnáním spočítanými za vás.