স্প্রেডশিটে খরচ কীভাবে ভাগ করবেন (বিনামূল্যের টেমপ্লেট) — আর কোথায় সেটি কাজ করা বন্ধ করে
খরচ ভাগ করার বিনামূল্যের স্প্রেডশিট টেমপ্লেট (Google Sheets, Excel), তার পেছনের সূত্রগুলো, একটি হিসাব করা ভাগের বাড়ির উদাহরণ আর যে তিনটি জায়গায় সেটি কাজ করা বন্ধ করে।
বাসার কেউ একজন বলেন «চলো এটা স্প্রেডশিটে রাখি»। প্রবৃত্তিটা যুক্তিসঙ্গত: স্প্রেডশিট কীভাবে চলে সবাই জানেন, কাউকে কিছু ইনস্টল করতে হয় না, আর খরচগুলোও সহজ — ভাড়া, ইন্টারনেট, বাজার, মাঝেমধ্যে এমন কিছু যা একজন অন্যের হয়ে দিয়ে দেন। প্রশ্ন হলো শিটটা কেমন হওয়া উচিত যাতে তৃতীয় মাসে, চল্লিশটা সারি নিয়ে, কেউ কার কত জিজ্ঞেস করলে সেটি তখনও সত্যি বলে।
উত্তর হলো তিনটি শিট আর দুটি সূত্র নিয়ে একটা ছোট খতিয়ান। আপনি টেমপ্লেটটি ডাউনলোড করতে পারেন, কিংবা পাঁচ মিনিটে নিজেই বানাতে পারেন। আর «এটা কি চলবে»-র সৎ উত্তর: দুই-তিনজন যাঁরা বেশিরভাগ সমানভাবে ভাগ করেন, তাঁদের জন্য স্প্রেডশিট ভালোই চলে, আর তিনটি অনুমেয় জায়গায় ভেঙে পড়ে — অসম ভাগ, দ্বিতীয় মুদ্রা, আর সেই মুহূর্ত যখন কেবল একজনই সেটি হালনাগাদ করছেন।
খরচপ্রতি একটি সারি: খতিয়ানের মডেল
ঘরে বানানো বেশিরভাগ শিট যে ভুলটা করে তা হলো ব্যালেন্স ট্র্যাক করা — মানুষপ্রতি একটা কলাম, হাতে লেখা, প্রতিটি কেনাকাটার পরে সমন্বয় করা। এক মাসের মধ্যেই কেউ সেটিতে ভরসা করেন না, কারণ কোনো সংখ্যা ওখানে কীভাবে এল তা কেউ দেখতে পান না।
যে মডেলটা টেকে সেটি একটি খতিয়ান: প্রতিটি খরচ একটি সারি যা তিনটি তথ্য লেখে — কে দিয়েছেন, কত, আর কাদের জন্য। ব্যালেন্স কখনও টাইপ করা হয় না; সেগুলো সারি থেকে সূত্রের মাধ্যমে বেরিয়ে আসে, ফলে যেকোনো সংখ্যা তাকে জন্ম দেওয়া লাইনগুলোয় ফিরে যায়, আর বিতর্কিত কোনো এন্ট্রি একটামাত্র সারি শুধরেই ঠিক হয়।
খরচ ভাগের প্রতিটি অ্যাপও আপনার ডেটা এভাবেই রাখে। স্প্রেডশিট সেই একই ধারণা, সুবিধাগুলো বাদ দিয়ে।
তিনটি শিট
টেমপ্লেটে তিনটি ট্যাব। নিজে বানালে এই ক্রমেই বানান।
1. People (মানুষ)। কলাম A, সারিপ্রতি একটি নাম, একটি হেডারের নিচে। বাকি সবকিছু এই তালিকাকেই উল্লেখ করে, তাই প্রতিটি নাম একভাবেই লিখুন আর ছোট রাখুন।
2. Expenses (খরচ)। পাঁচটি কলাম: Date (তারিখ), Description (বিবরণ), Paid by (পরিশোধ করেছেন), Amount (পরিমাণ), Split among (কাদের মধ্যে ভাগ)। «Paid by» হলো People শিটের একটি নাম। «Split among» হয় all, নয়তো কমা দিয়ে আলাদা করা নামের তালিকা — তানিম এমন কিছুর জন্য যা কেবল তানিমের দেনা, রাফি, মিতা এমন কিছুর জন্য যা দুজনে ভাগ করেন। খরচপ্রতি একটি সারি, সবচেয়ে পুরোনোটা ওপরে; ভুল শোধরানো ছাড়া কেউ কোনো সারি বদলান না।
3. Balances (ব্যালেন্স)। মানুষপ্রতি একটি সারি, তিনটি সংখ্যা: Paid (তিনি যা দিয়েছেন), Owes (সবকিছুতে তাঁর ভাগ) আর Net (দেওয়া বিয়োগ ভাগ), সঙ্গে একটি যাচাই সারি যা প্রমাণ করে নিটগুলোর যোগফল শূন্য। না হলে কোথাও একটা নাম ভুল বানানে লেখা।
সূত্রগুলো
Expenses শিটে দুটি সহায়ক কলাম কাজটা করে। কলাম F-এ, ভাগে থাকা মানুষের সংখ্যা:
=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)
all-এর জন্য এটি People শিট গোনে; নয়তো কমা গুনে এক যোগ করে। কলাম G-তে জনপ্রতি ভাগ: =D2/F2। দুটোই নিচ পর্যন্ত টেনে দিন।
Balances শিটে, A2-তে মানুষটার নাম থাকলে:
- Paid:
=SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D)— যেখানে তিনি পরিশোধকারী ছিলেন এমন প্রতিটি অঙ্ক। - Owes:
=SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G)— প্রতিটিallসারিতে তাঁর ভাগ, আর তাঁর নাম আছে এমন প্রতিটি সারিতে তাঁর ভাগ। - Net:
=B2-C2। ধনাত্মক মানে দল তাঁর কাছে দেনা; ঋণাত্মক মানে তিনি দলের কাছে দেনা।
একটি সতর্কতা: ওয়াইল্ডকার্ড একটি নামকে আরেকটি লম্বা নামের ভেতরেও খুঁজে পায়, তাই «রাফি» «রাফিয়া»-র সঙ্গেও মেলে। নামগুলো আলাদা রাখুন, কিংবা পদবি যোগ করুন। এখানকার প্রতিটি সূত্র সাধারণ SUMIF, COUNTA, LEN আর SUBSTITUTE, তাই ফাইলটি Google Sheets, Excel আর LibreOffice — তিনটিতেই একইভাবে চলে।
একটি হিসাব করা উদাহরণ: তিনজনের বাসা
রাফি, তানিম আর মিতা একটা বাসা ভাগ করেন। এক মাসে Expenses শিটে চারটি সারি:
| Date | Description | Paid by | Amount | Split among |
|---|---|---|---|---|
| 1 মার্চ | ভাড়া | রাফি | 30,000 টাকা | all |
| 3 মার্চ | ইন্টারনেট | তানিম | 900 টাকা | all |
| 9 মার্চ | বাজার | মিতা | 2,400 টাকা | all |
| 14 মার্চ | তানিমের সাইকেল সারানো | রাফি | 1,200 টাকা | তানিম |
শেষ সারিটাই মজার। রাফি দোকানে টাকা দিয়েছেন কারণ তানিমের কার্ড কাজ করেনি; এটি ধার, ভাগের খরচ নয়, তাই ভাগ কেবল তানিম। কোনো বিশেষ ব্যবস্থার দরকার নেই।
ভাগ: তিনটি all সারি প্রত্যেককে 10,000 + 300 + 800 = 11,100 টাকা দেয়, আর তানিম 1,200 টাকার মেরামতটাও বহন করেন, তাই তাঁর ভাগ 12,300। দেওয়া: রাফি 31,200 (ভাড়া আর মেরামত), তানিম 900, মিতা 2,400। Balances শিট এভাবে পড়া যায়:
| মানুষ | Paid | Owes | Net |
|---|---|---|---|
| রাফি | 31,200 টাকা | 11,100 টাকা | +20,100 টাকা |
| তানিম | 900 টাকা | 12,300 টাকা | −11,400 টাকা |
| মিতা | 2,400 টাকা | 11,100 টাকা | −8,700 টাকা |
| যাচাই | 34,500 টাকা | 34,500 টাকা | 0 |
দুটো যোগফলই 34,500 টাকা আর নিটগুলোর যোগ শূন্য, তাই শিটটা সঙ্গতিপূর্ণ। মেটাতে: তানিম রাফিকে 11,400 দেন আর মিতা রাফিকে 8,700। রাফি পান 20,100, ঠিক তাঁর নিট। দুটো ট্রান্সফার, সবাই শূন্যে।
ফেরত লেখা, আর হাতে হিসাব মেটানো
তানিম যখন রাফিকে 11,400 দেন, কিছুই মুছবেন না। একটা সারি যোগ করুন: «তানিমের নিষ্পত্তি», পরিশোধ করেছেন তানিম, পরিমাণ 11,400, Split among-এ রাফি। তানিমের Paid 11,400 বাড়ে, রাফির Owes 11,400 বাড়ে, আর দুজনের নিট যেখানে থাকার কথা সেখানেই নামে — তানিম শূন্যে, রাফি +8,700-তে। ফেরত আসলে এমন একটা খরচ যার একমাত্র উপকারভোগী তিনিই যাঁকে টাকাটা দেওয়া হচ্ছে।
শিটটা যা করবে না তা হলো কে কাকে দেবে তা বলা। তিনজনে আপনি সেটা Net কলাম থেকে পড়ে নেন। ছয়জনে, ধনাত্মক-ঋণাত্মক মেশানো অবস্থায়, এটা ছোট একটা ধাঁধা: ঋণাত্মক নিট ধনাত্মক নিটকে দেয়, সবচেয়ে কম পরিশোধে। ঋণ সরলীকরণ কীভাবে কাজ করে মেলানোটা ব্যাখ্যা করে; স্প্রেডশিটে আপনি সেটা কাগজে করেন।
স্প্রেডশিট কোথায় কাজ করা বন্ধ করে
তিনটি জিনিস একটা বাসা, ট্রিপ বা বন্ধুদলকে টেমপ্লেটের বহন ক্ষমতার বাইরে ঠেলে দেয়।
1. অসম ভাগ। টেমপ্লেট প্রতিটি সারিকে লেখা নামগুলোর মধ্যে সমানভাবে ভাগ করে। যে মুহূর্তে একটা সারি হয় «রাফি 40 শতাংশ দেবে কারণ তার ঘর বড়», কিংবা এমন একটা রেস্তোরাঁর বিল যেখানে মিতা কেবল একটা মেইন নিয়েছিলেন, সূত্রটা আর খাটে না। ফাঁকি দেওয়া যায় — ভাগপ্রতি একটা সারি — কিন্তু প্রতিটা কৌশলই আরেকটা জিনিস যা কোনো হাউসমেটকে তৃতীয় মাসে মনে রাখতে হবে। একটি খরচ ভাগ করার পাঁচটি উপায় আছে, আর স্প্রেডশিট তার একটাই জানে।
2. দ্বিতীয় মুদ্রা। ব্যাংককে একটা সপ্তাহান্ত এমন একটা সারি যোগ করে যার মুদ্রা আলাদা, আর Amount কলাম চুপচাপ টাকার সঙ্গে বাত যোগ করে দেয়। আপনি একটা রেট কলাম আর একটা রূপান্তরিত অঙ্কের কলাম যোগ করতে পারেন, আর এখন প্রতিটি সারির জন্য হাতে একটা রেট লিখতে হয়। এটা একটা ট্রিপ টেকে, এমন দল নয় যার সদস্যরা আলাদা দেশে থাকেন। একাধিক মুদ্রায় বিল কীভাবে ভাগ করবেন বলে এমন দলের কী দরকার।
3. একজন মালিক। এটাই বেশিরভাগ শিটের ইতি টানে। ভাগের স্প্রেডশিট কারিগরিভাবে সবার সম্পাদনাযোগ্য, কিন্তু বাস্তবে একজন তার মালিক আর বাকিরা গ্রুপ চ্যাটে রসিদ পাঠান যাতে সেই একজন টাইপ করেন। মালিক দুই সপ্তাহ ব্যস্ত থাকলে খতিয়ানটা দুই সপ্তাহ ভুল, আর কেউ দোকানে দাঁড়িয়ে নিজের ব্যালেন্স দেখতে পারেন না। সমস্যাটা সফটওয়্যারের নয়; স্প্রেডশিট হালনাগাদ করা একটা বাড়তি কাজ আর ঠিক সেই মুহূর্তে খরচ লেখা নয়।
স্প্রেডশিট কখন সঠিক টুল
অন্য পক্ষের প্রতিও ন্যায্য হোন। দুজন যাঁরা ভাড়া আর কয়েকটা বিল ভাগ করেন, কিংবা তিনজন হাউসমেট যাঁরা প্রায় সবই সমানভাবে ভাগ করেন — টেমপ্লেটে তাঁদের ভালোই চলে। এটি বিনামূল্যের, সবার চোখের সামনে, আর দশ বছর পরেও খুলবে। আপনার খরচ যদি হিসাব করা উদাহরণের মতো দেখায়, হয়তো আপনার আর কিছুই কখনও লাগবে না। কার কাছে আপনার কত পাওনা তা কীভাবে মনে রাখবেন-এর মূল কথা হলো এমন একটা ভাগের রেকর্ড যাতে দুই পক্ষই ভরসা করে, আর ভালোভাবে বানানো শিট সেটাই। ভাড়া, ইউটিলিটি আর বাজারের জন্য রুমমেটদের সঙ্গে ভাড়া আর বিল ভাগ করা সেই রীতিগুলো বলে যা সারিগুলো সহজ রাখে।
এগিয়ে যান তখনই, যখন দেখবেন আপনি সহায়ক কলাম যোগ করছেন, মুদ্রা রূপান্তর করছেন, কিংবা একজনকে হালনাগাদের কথা মনে করিয়ে দিচ্ছেন।
Donget এখানে কোথায়
Donget সেই একই খতিয়ান রাখে যা টেমপ্লেট রাখে — প্রতিটি খরচের একজন পরিশোধ করেছেন, একটা অঙ্ক আর যাঁদের মধ্যে ভাগ, আর ব্যালেন্স ট্যাব প্রতিটি সংখ্যা ওই সারিগুলো থেকেই বের করে। পার্থক্য ওপরের তিনটি ব্যর্থতার বিন্দু। একটি সারি সমান, নির্দিষ্ট অঙ্কে, শতাংশে, গুণকে (অংশে) কিংবা আইটেম ও খরচ দিয়ে জিনিস ধরে ভাগ হতে পারে, ফলে অসম ক্ষেত্রগুলো কৌশল নয়, একটা ট্যাপ। প্রতিটি গ্রুপের নিজস্ব মুদ্রা সেটিং আছে, আর খরচ অন্য মুদ্রাতেও লেখা যায়। আর যেহেতু সবাই নিজের ফোন থেকে খরচ যোগ করেন আর গ্রুপ রিয়েলটাইমে সিঙ্ক হয়, কোনো মালিকের জন্য অপেক্ষা নেই — সবার ব্যালেন্স সবাইকে একই নিট দেখায়, আর নিষ্পত্তি করুন সবচেয়ে কম ট্রান্সফার প্রস্তাব করে যা দল সাফ করে — ঠিক সেই অংশটা যা আপনি কাগজে করছিলেন।
মানুষ আমন্ত্রণ লিঙ্ক দিয়ে যোগ দেন। হিসাব করা উদাহরণের বাসাটির জন্য দুটো টুলই কাজ করে; ছয়জনের ট্রিপ আর একটা ভাগের বাংলোর জন্য স্প্রেডশিটই সেই জায়গা যেখান থেকে তর্ক শুরু হয়। ভেবেচিন্তে বাছতে খরচ ভাগের অ্যাপগুলোর তুলনা দেখায় প্রতিটি বিনামূল্যের অ্যাপ কী করে আর প্রত্যেকটি, Donget-সহ, কোথায় কম পড়ে।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
টেমপ্লেটটি কি Google Sheets আর Excel দুটোতেই চলে?
হ্যাঁ। এটি কেবল SUMIF, COUNTA, LEN আর SUBSTITUTE ব্যবহার করে, যেগুলো Google Sheets, Excel আর LibreOffice Calc — তিনটিতেই একইভাবে কাজ করে। .xlsx সরাসরি Excel-এ খুলুন, কিংবা Google Drive-এ আপলোড করে Sheets দিয়ে খুলুন।
যে খরচ কেবল কয়েকজন ভাগ করেন, সেটি কীভাবে যোগ করব?
Split among কলামে all-এর বদলে নামগুলো লিখুন, কমা দিয়ে আলাদা করে — যেমন রাফি, মিতা। ভাগ হলো অঙ্কটা ভাগ লেখা নামের সংখ্যা, আর কেবল ওই মানুষদের Owes বদলায়।
স্প্রেডশিট কি কোনো খরচ অসমভাবে ভাগ করতে পারে?
সরাসরি নয়: প্রতিটি সারি লেখা নামগুলোর মধ্যে সমানভাবে ভাগ হয়। কৌশলটা হলো প্রতিটি ভাগের জন্য একটি করে সারি, পরিশোধকারী একই — 40 ভাগ রাফি, 60 ভাগ তানিম। মাঝেমধ্যে চলে; বেশিরভাগ খরচ অসম হলে শতাংশ আর আইটেম-ভাগওয়ালা টুলে যান।
ফেরত দেওয়া টাকা কীভাবে লিখব?
একটি সারি হিসেবে: পরিশোধ করেছেন যিনি ফেরত দিচ্ছেন, অঙ্কটা, আর যাঁকে ফেরত দেওয়া হচ্ছে তিনি Split among-এ একমাত্র নাম। দুজনের নিট নড়ে আর ইতিহাসটা পূর্ণ থাকে। পরিশোধ দেখাতে কখনও পুরোনো সারি মুছবেন বা বদলাবেন না।
কে কাকে দেবে তা কীভাবে বের করব?
Net কলামটা পড়ুন। নেতিবাচক নিট ইতিবাচক নিটকে দেয়, যতক্ষণ না সবাই শূন্যে আসেন; তিনজনে ব্যাপারটা স্পষ্ট, ছয়জনে কাগজে কয়েক মিনিট লাগে। স্প্রেডশিট ট্রান্সফার প্রস্তাব করবে না।
ভাগের বাড়ির জন্য কি স্প্রেডশিটই যথেষ্ট?
দুই-তিনজন যদি এক মুদ্রায় বেশিরভাগ সমানভাবে ভাগ করেন, তবে হ্যাঁ — যতক্ষণ কেউ একজন সেটি হালনাগাদ রাখেন। যথেষ্ট থাকে না যখন ভাগ অসম হয়, দ্বিতীয় মুদ্রা আসে, কিংবা কেবল একজনই খরচ লিখছেন।
সারকথা
যে স্প্রেডশিট লিখে রাখে কে দিয়েছেন, কত আর কাদের জন্য — আর ব্যালেন্স টাইপ না করে বের করে — সেটি দুই-তিনজনের সমান খরচ ভাগ করার একেবারেই ভালো উপায়, আর টেমপ্লেট আপনাকে সেটি একটা ডাউনলোডেই দিয়ে দেয়। কাজটা যে এর চেয়ে বড় হয়ে গেছে, সেই তিনটি লক্ষণে চোখ রাখুন: অসম ভাগ, দ্বিতীয় মুদ্রা, আর একজনের সব টাইপ করা।
Donget বিনামূল্যে ডাউনলোড করুন আর সেই একই খতিয়ান সবার ফোনে রাখুন — অসম ভাগ, মুদ্রা আর নিষ্পত্তি আপনার জন্য বের করে দেওয়া হয়।
