Hogyan osszátok a kiadásokat táblázatban (ingyenes sablon) — és hol áll meg

Valaki a lakásban azt mondja: „csináljunk rá egy táblázatot”. Ésszerű ösztön: mindenki tudja, hogyan működik egy táblázat, senkinek nem kell telepítenie semmit, és a költségek egyszerűek — albérlet, internet, bevásárlás, meg az az egy-két dolog, amit valaki állt valaki másért. A kérdés az, hogyan nézzen ki a lap, hogy a harmadik hónapban, negyven sorral, is igazat mondjon, amikor valaki megkérdezi, ki mivel tartozik.

A válasz egy kis nyilvántartás három lappal és két képlettel. Letöltheted a sablont, vagy öt perc alatt kézzel is felépítheted. És az őszinte válasz arra, hogy „működni fog-e”: egy táblázat jól működik két-három embernek, akik nagyrészt egyenlően osztanak, és három kiszámítható ponton törik el — egyenlőtlen felosztás, második pénznem, és az a pillanat, amikor már csak egy ember frissíti.

Kiadásonként egy sor: a nyilvántartás modellje

A legtöbb házilag készített lap azt a hibát követi el, hogy egyenlegeket követ — emberenként egy oszlop, kézzel beírva, minden vásárlás után igazítva. Egy hónapon belül senki nem bízik benne, mert senki nem látja, hogyan lett egy szám azzá, ami.

Az a modell tartja magát, ami nyilvántartás: minden kiadás egy sor, ami három tényt rögzít — ki fizette, mennyit, és kikért. Az egyenlegeket soha nem gépelik be; a sorokból képlettel származnak, tehát bármelyik szám visszavezethető azokra a sorokra, amik létrehozták, egy vitatott tétel pedig egyetlen sor javításával rendezhető.

Minden költségosztó app is így tárolja az adataidat. A táblázat ugyanez az ötlet, csak a kényelmi funkciók nélkül.

A három lap

A sablonnak három füle van. Ha magad építed, ebben a sorrendben készítsd el őket.

1. Emberek. Az A oszlop, soronként egy név, egy fejléc alatt. Minden más erre a listára hivatkozik, tehát minden nevet egyféleképpen írj, és tartsd rövidnek.

2. Kiadások. Öt oszlop: Dátum, Leírás, Fizette, Összeg, Kik között. A „Fizette” egy név az Emberek lapról. A „Kik között” vagy all, vagy vesszővel elválasztott névsor — Bence olyasmire, amivel csak Bence tartozik, Anna, Csaba olyasmire, amin ketten osztoznak. Kiadásonként egy sor, a legrégebbi felül; senki nem szerkeszt sort, csak hibajavításkor.

3. Egyenlegek. Emberenként egy sor, három számmal: Fizetett (amit betett), Tartozik (a része mindenből) és Nettó (fizetett mínusz tartozik), plusz egy ellenőrző sor, ami bizonyítja, hogy a nettók nullát adnak. Ha nem, valahol el van gépelve egy név.

A képletek

A Kiadások lapon két segédoszlop végzi a munkát. Az F oszlopban a felosztásban részt vevők száma:

=IF(E2="all"; COUNTA(Emberek!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)

Az all esetén az Emberek lapot számolja; egyébként a vesszőket számolja és hozzáad egyet. A G oszlopban a fejenkénti rész: =D2/F2. Húzd le mindkettőt.

Az Egyenlegek lapon, ha a személy neve az A2-ben van:

• Fizetett: =SUMIF(Kiadások!C:C; A2; Kiadások!D:D) — minden összeg, ahol ő volt a fizető.
• Tartozik: =SUMIF(Kiadások!E:E; "all"; Kiadások!G:G) + SUMIF(Kiadások!E:E; "*"&A2&"*"; Kiadások!G:G) — a része minden all sorból, plusz a része minden olyan sorból, ami megnevezi.
• Nettó: =B2-C2. A pozitív azt jelenti, hogy a csoport tartozik neki; a negatív azt, hogy ő tartozik a csoportnak.

Egy figyelmeztetés: a helyettesítő karakter egy nevet egy hosszabbon belül is megtalál, tehát az „Anna” az „Annamáriára” is illeszkedik. Tartsd a neveket megkülönböztethetőnek, vagy tegyél mellé vezetéknevet. Minden képlet itt sima SUMIF, COUNTA, LEN és SUBSTITUTE, tehát a fájl ugyanúgy viselkedik Google Táblázatokban, Excelben és LibreOffice-ban.

Kidolgozott példa: egy háromfős lakás

Anna, Bence és Csaba közösen laknak. Egy hónapban a Kiadások lapon négy sor áll:

Az utolsó sor az érdekes. Anna fizette a biciklisboltot, mert Bence kártyáját elutasították; ez kölcsön, nem közös költség, tehát a felosztás egyedül Bence. Nem kell külön eset.

Részek: a három all sor fejenként 100 000 + 3 000 + 8 000 = 111 000 Ft-ot ad, Bence pedig viszi a 12 000 Ft-os javítást is, tehát az ő része 123 000 Ft. Fizetett: Anna 312 000 Ft (albérlet plusz javítás), Bence 9 000 Ft, Csaba 24 000 Ft. Az Egyenlegek lap így néz ki:

Mindkét összesen 345 000 Ft, és a nettók nullát adnak, tehát a lap konzisztens. Az elszámoláshoz: Bence fizet Annának 114 000 Ft-ot, Csaba pedig 87 000 Ft-ot. Anna 201 000 Ft-ot kap, pontosan a nettóját. Két utalás, mindenki nullán.

Visszafizetés rögzítése és kézi elszámolás

Amikor Bence kifizeti Annának a 114 000 Ft-ot, ne törölj semmit. Adj hozzá egy sort: „Bence elszámol”, fizette Bence, összeg 114 000, kik között Anna. Bence Fizetett értéke 114 000-rel nő, Anna Tartozik értéke 114 000-rel nő, és mindkét nettó odakerül, ahová kell — Bence nullára, Anna +87 000-re. Egy visszafizetés egyszerűen olyan kiadás, aminek az egyetlen kedvezményezettje az, akinek fizetnek.

Amit a lap nem fog megmondani, az az, ki kinek fizessen. Három embernél leolvasod a Nettó oszlopból. Hatnál, pozitívak és negatívak keverékével, ez kis fejtörő: a negatív nettók fizetnek a pozitívaknak, a legkevesebb fizetéssel. Hogyan működik a tartozások egyszerűsítése elmagyarázza a párosítást; táblázatban papíron csinálod.

Hol áll meg a táblázat

Három dolog tolja egy lakást, egy utat vagy egy baráti kört azon túl, amit a sablon elbír.

1. Egyenlőtlen felosztás. A sablon minden sort egyenlően oszt a megnevezett emberek között. Abban a pillanatban, amikor egy sor az, hogy „Anna 40%-ot fizet, mert nagyobb a szobája”, vagy egy éttermi számla, ahol Csaba csak főételt kért, a képlet már nem illik. Meg lehet kerülni — részenként egy sor —, de minden kerülőút egy újabb dolog, amire egy lakótársnak a harmadik hónapban emlékeznie kell. Öt felosztási mód létezik, és a táblázat az egyiket tudja.

2. Második pénznem. Egy hétvégi kiruccanás felvisz egy sort más pénznemben, és az Összeg oszlop csendben forintot ad hozzá eurókhoz. Hozzáadhatsz egy árfolyam- és egy átváltott összeg oszlopot, és onnantól minden sorhoz kézzel kell árfolyamot beírni. Egy utat túlél, egy olyan csoportot nem, aminek a tagjai más országokban élnek. A számlák felosztása több pénznemben leírja, mire van szüksége egy ilyen csoportnak.

3. Egyetlen gazda. Ez az, ami a legtöbb lapot megöli. Egy megosztott táblázat technikailag mindenki által szerkeszthető, de a gyakorlatban egy ember birtokolja, a többiek pedig a csoportban posztolják a blokkokat, hogy az az ember begépelje. Ha a gazda két hétig elfoglalt, a nyilvántartás két hétig téves, és senki nem tudja megnézni a saját egyenlegét a boltban. A probléma nem a szoftver; a táblázat frissítése nyűg, egy kiadás pillanatnyi rögzítése nem az.

Amikor a táblázat a helyes eszköz

Legyünk igazságosak a másik oldallal. Két embernek, akik az albérletet és pár számlát osztják, vagy három lakótársnak, akik szinte mindent egyenlően, a sablon tökéletesen megfelel. Ingyenes, mindenki látja, és tíz év múlva is meg fog nyílni. Ha a költségeitek úgy néznek ki, mint a kidolgozott példa, lehet, hogy soha nem is kell más. A ki mivel tartozik nyilvántartásának a lényege egy közös nyilvántartás, amiben mindkét fél megbízik, és egy jól felépített lap az. Az albérletre, a rezsire és a bevásárlásra az albérlet és a rezsi felosztása lakótársakkal leírja azokat a szokásokat, amiktől a sorok egyszerűek maradnak.

Lépj tovább, amikor azon kapod magad, hogy segédoszlopokat adsz hozzá, pénznemeket váltasz, vagy egy embert emlékeztetsz a frissítésre.

Hol jön be a Donget

A Donget ugyanazt a nyilvántartást tárolja, mint a sablon — minden kiadásnak van Fizette mezője, összege és a felosztásban részt vevők köre, az Egyenlegek fül pedig ezekből a sorokból származtat minden számot. A különbség a fenti három töréspont. Egy sor osztható Egyenlő, Összeg, Százalék, Szorzó (részarány) módon vagy tételesen a Tételek és költségek felületen, tehát az egyenlőtlen esetek egy koppintással, nem kerülőúttal mennek. Minden csoportnak van pénznem-beállítása, és egy kiadás más pénznemben is felvihető. És mivel mindenki a saját telefonjáról viszi fel a kiadásokat, a csoport pedig valós időben szinkronizál, nincs gazda, akire várni kell — az egyenlegek mindenkinek ugyanazokat a nettókat mutatják, az Elszámolás pedig javasolja a legkevesebb utalást, ami lezárja a csoportot — épp azt a részt, amit papíron csináltál.

Az emberek meghívólinkkel csatlakoznak. A kidolgozott példa lakásának bármelyik eszköz megfelel; egy hatfős, közös faházas útnál a táblázatnál kezdődnek a viták. A tudatos döntéshez a költségosztó appok összehasonlítása leírja, mit tud minden ingyenes app, és hol marad el mindegyik — a Donget-et is beleértve.

Gyakori kérdések

Működik a sablon Google Táblázatokban és Excelben is?

Igen. Csak SUMIF, COUNTA, LEN és SUBSTITUTE függvényeket használ, amik ugyanúgy viselkednek mindhárom programban.

Hogyan viszek fel olyan kiadást, amin csak néhányan osztoznak?

Írd be a neveket vesszővel elválasztva a „Kik között” oszlopba az all helyett — például Anna, Csaba.

Tud a táblázat egyenlőtlenül osztani egy kiadást?

Közvetlenül nem. A kerülőút részenként egy sor. Ha a kiadásaid nagy része egyenlőtlen, válts olyan eszközre, ami tud százalékos és tételes felosztást.

Hogyan rögzítsek visszafizetést?

Sorként: fizető az, aki visszafizet, és a „Kik között” oszlopban egyetlen névként az, akinek visszafizet.

Hogyan derül ki, ki kinek fizessen?

Olvasd a Nettó oszlopot. A negatív nettók fizetnek a pozitívaknak. A táblázat nem javasol utalásokat.

Elég egy táblázat egy közös lakáshoz?

Két-három embernek, akik nagyrészt egyenlően osztanak egy pénznemben, igen, amíg valaki karban tartja.

A lényeg

Egy táblázat, ami rögzíti, ki fizette, mennyit és kikért — és az egyenlegeket származtatja ahelyett, hogy begépelnék —, tökéletesen jó módja annak, hogy két-három ember egyenlő költségeket osszon, és a sablon ezt egyetlen letöltéssel megadja. Figyelj arra a három jelre, hogy kinőtte a feladatot: egyenlőtlen felosztás, második pénznem, és egyetlen ember, aki mindent begépel.

Töltsd le ingyen a Donget-et és tartsd ugyanezt a nyilvántartást mindenki telefonján, az egyenlőtlen felosztásokkal, a pénznemekkel és az elszámolással együtt, kiszámolva helyetted.