Cara membagi pengeluaran di spreadsheet (templat gratis) — dan di mana ia berhenti bekerja

Seseorang di rumah bilang «masukkan saja ke spreadsheet». Itu naluri yang masuk akal: semua orang tahu cara kerja spreadsheet, tak ada yang perlu memasang apa pun, dan biayanya sederhana — sewa, internet, belanja bulanan, sesekali sesuatu yang ditalangi satu orang untuk yang lain. Pertanyaannya adalah seperti apa lembar itu harus tampak supaya masih mengatakan yang benar di bulan ketiga, dengan empat puluh baris, ketika ada yang bertanya siapa berutang apa.

Jawabannya adalah sebuah buku besar kecil dengan tiga lembar dan dua rumus. Anda bisa mengunduh templatnya atau membuatnya sendiri dalam lima menit. Dan jawaban jujur untuk «apakah ini akan jalan» adalah: spreadsheet bekerja baik untuk dua atau tiga orang yang membagi sebagian besar secara rata, dan ia patah di tiga titik yang bisa diramalkan — pembagian tidak rata, mata uang kedua, dan saat tinggal satu orang yang masih memutakhirkannya.

Satu baris per pengeluaran: model buku besar

Kesalahan yang dibuat kebanyakan lembar buatan sendiri adalah melacak saldo — satu kolom per orang, diketik manual, disesuaikan setiap kali ada pembelian. Dalam sebulan tak ada yang memercayainya, karena tak ada yang bisa melihat bagaimana sebuah angka sampai di situ.

Model yang bertahan adalah buku besar: tiap pengeluaran adalah satu baris yang mencatat tiga fakta — siapa yang membayar, berapa, dan untuk siapa. Saldonya tak pernah diketik; ia diturunkan dari baris-barisnya lewat rumus, jadi angka mana pun bisa dilacak balik ke baris yang menghasilkannya, dan entri yang dipersoalkan diperbaiki dengan membetulkan satu baris.

Begitu juga cara tiap aplikasi pembagi pengeluaran menyimpan data Anda. Spreadsheet adalah gagasan yang sama dengan kemudahannya dicabut.

Ketiga lembarnya

Templatnya punya tiga tab. Kalau membuatnya sendiri, buatlah dalam urutan ini.

1. Orang. Kolom A, satu nama per baris, di bawah sebuah kepala kolom. Semua yang lain merujuk ke daftar ini, jadi ejalah tiap nama dengan satu cara dan buat pendek.

2. Pengeluaran. Lima kolom: Tanggal, Keterangan, Dibayar oleh, Jumlah, Dibagi ke. “Dibayar oleh” adalah satu nama dari lembar Orang. “Dibagi ke” adalah semua atau daftar nama yang dipisah koma — Ben untuk sesuatu yang hanya jadi tanggungan Ben, Ana, Cem untuk sesuatu yang ditanggung berdua. Satu baris per pengeluaran, yang paling lama di atas; tak ada yang mengubah baris kecuali untuk membetulkan kesalahan.

3. Saldo. Satu baris per orang dengan tiga angka: Membayar (yang ia setorkan), Berutang (porsinya atas semuanya), dan Saldo (membayar dikurangi berutang), ditambah satu baris pemeriksaan yang membuktikan saldonya berjumlah nol. Kalau tidak, ada nama yang salah eja di suatu tempat.

Rumusnya

Dua kolom bantu di lembar Pengeluaran yang mengerjakan tugasnya. Di kolom F, banyaknya orang dalam pembagian:

=IF(E2="semua"; COUNTA(Orang!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)

Untuk semua ia menghitung lembar Orang; selain itu ia menghitung komanya lalu menambah satu. Di kolom G, porsi per orang: =D2/F2. Tarik keduanya ke bawah.

Di lembar Saldo, dengan nama orangnya di A2:

• Membayar: =SUMIF(Pengeluaran!C:C; A2; Pengeluaran!D:D) — tiap jumlah di mana ia pembayarnya.
• Berutang: =SUMIF(Pengeluaran!E:E; "semua"; Pengeluaran!G:G) + SUMIF(Pengeluaran!E:E; "*"&A2&"*"; Pengeluaran!G:G) — porsinya atas tiap baris semua, ditambah porsinya atas tiap baris yang menyebut namanya.
• Saldo: =B2-C2. Positif berarti kelompoknya berutang kepadanya; negatif berarti ia berutang kepada kelompoknya.

Satu catatan: karakter pengganti menemukan sebuah nama di dalam nama yang lebih panjang, jadi “Ana” juga cocok dengan “Diana”. Jaga agar nama-namanya berbeda, atau tambahkan nama belakang. Tiap rumus di sini adalah SUMIF, COUNTA, LEN, dan SUBSTITUTE biasa, jadi berkasnya berperilaku sama di Google Sheets, Excel, dan LibreOffice.

Contoh perhitungan: rumah bertiga

Ana, Ben, dan Cem berbagi satu rumah. Suatu bulan, lembar Pengeluaran punya empat baris:

Baris terakhir yang menarik. Ana membayar di bengkel karena kartu Ben ditolak; itu pinjaman, bukan biaya bersama, jadi pembagiannya cuma Ben. Tak perlu kasus khusus.

Porsi: ketiga baris semua memberi tiap orang 1.500.000 + 50.000 + 300.000 = Rp 1.850.000, dan Ben juga memikul servis Rp 300.000, jadi porsinya Rp 2.150.000. Yang dibayar: Ana Rp 4.800.000 (sewa plus servis), Ben Rp 150.000, Cem Rp 900.000. Lembar Saldo berbunyi:

Kedua totalnya Rp 5.850.000 dan saldonya berjumlah nol, jadi lembarnya konsisten. Untuk melunasi: Ben membayar Ana Rp 2.000.000 dan Cem membayar Ana Rp 950.000. Ana menerima Rp 2.950.000, persis saldonya. Dua transfer, semua orang di nol.

Mencatat pembayaran kembali, dan melunasi dengan tangan

Ketika Ben membayar Ana Rp 2.000.000, jangan hapus apa pun. Tambahkan satu baris: “Ben melunasi”, dibayar oleh Ben, jumlah 2.000.000, dibagi ke Ana. Kolom Membayar milik Ben naik 2.000.000, kolom Berutang milik Ana naik 2.000.000, dan kedua saldonya mendarat di tempat seharusnya — Ben di nol, Ana di +950.000. Sebuah pembayaran kembali hanyalah pengeluaran yang penerima manfaat tunggalnya adalah orang yang dibayar.

Yang tidak akan dilakukan lembar itu adalah memberitahu Anda siapa yang harus membayar siapa. Dengan tiga orang Anda membacanya dari kolom Saldo. Dengan enam orang dan campuran positif serta negatif itu jadi teka-teki kecil: saldo negatif membayar saldo positif, dalam pembayaran paling sedikit. Cara kerja penyederhanaan utang menjelaskan pencocokannya; di spreadsheet Anda mengerjakannya di kertas.

Di mana spreadsheetnya berhenti bekerja

Tiga hal mendorong sebuah rumah, sebuah perjalanan, atau sekelompok teman melewati apa yang bisa dipikul templatnya.

1. Pembagian tidak rata. Templatnya membagi tiap baris secara rata di antara nama yang disebut. Begitu satu baris menjadi “Ana membayar 40 % karena kamarnya lebih besar”, atau tagihan restoran di mana Cem cuma makan satu menu utama, rumusnya tak lagi pas. Anda bisa mengakalinya — satu baris per porsi — tapi tiap akal-akalan adalah satu hal lagi yang harus diingat teman sekamar di bulan ketiga. Ada lima cara membagi pengeluaran, dan spreadsheetnya mengerjakan salah satunya.

2. Mata uang kedua. Akhir pekan ke luar negeri menambahkan satu baris dalam mata uang lain, dan kolom Jumlah diam-diam menjumlahkan rupiah dengan ringgit. Anda bisa menambah kolom kurs dan kolom jumlah terkonversi, dan kini tiap baris butuh kurs yang diketik manual. Ia bertahan satu perjalanan, bukan sebuah kelompok yang anggotanya tinggal di negara berbeda. Membagi tagihan lintas mata uang membahas apa yang dibutuhkan kelompok seperti itu.

3. Satu pemilik. Inilah yang mengakhiri kebanyakan lembar. Sebuah spreadsheet bersama secara teknis bisa disunting semua orang, tapi dalam praktiknya satu orang memilikinya dan yang lain mengirim struk di grup chat untuk diketik orang itu. Ketika si pemilik sibuk dua minggu, buku besarnya salah selama dua minggu, dan tak seorang pun bisa memeriksa saldonya sendiri di toko. Masalahnya bukan perangkat lunaknya; memutakhirkan spreadsheet itu tugas menjemukan, sedangkan mencatat pengeluaran pada saat kejadian tidak.

Kapan spreadsheet adalah alat yang tepat

Bersikaplah adil pada pihak seberang. Dua orang yang membagi sewa dan beberapa tagihan, atau tiga teman sekamar yang membagi hampir semuanya secara rata, terlayani baik oleh templat ini. Ia gratis, terlihat semua orang, dan masih akan terbuka sepuluh tahun lagi. Kalau biaya Anda mirip contoh perhitungan di atas, mungkin Anda tak akan pernah butuh yang lain. Inti dari melacak siapa berutang uang kepada Anda adalah catatan bersama yang dipercaya kedua pihak, dan lembar yang dibangun baik adalah salah satunya. Untuk sewa, utilitas, dan belanja bulanan, cara membagi sewa dan tagihan dengan teman sekamar membahas kebiasaan yang menjaga barisnya tetap sederhana.

Beralihlah ketika Anda mendapati diri menambah kolom bantu, mengonversi mata uang, atau mengingatkan satu orang untuk memutakhirkannya.

Di sinilah Donget masuk

Donget menyimpan buku besar yang sama dengan templatnya — tiap pengeluaran punya Dibayar oleh, sebuah jumlah, dan orang-orang yang membaginya, dan tab Saldo menurunkan tiap angka dari baris-baris itu. Bedanya adalah ketiga titik kegagalan di atas. Sebuah baris bisa dibagi Rata, menurut Jumlah, menurut Persentase, dengan Pengali (porsi), atau per item lewat Item dan biaya, jadi kasus-kasus tak rata itu hanya satu ketukan alih-alih akal-akalan. Tiap grup punya pengaturan Mata uang, dan sebuah pengeluaran bisa dimasukkan dalam mata uang lain. Dan karena semua orang menambahkan pengeluaran dari ponselnya sendiri dan grupnya bersinkron seketika, tak ada pemilik yang perlu ditunggu — Saldo semua orang menunjukkan angka yang sama untuk semua, dan Lunasi menyarankan transfer paling sedikit yang membersihkan grupnya, bagian yang tadinya Anda kerjakan di kertas.

Orang bergabung lewat tautan undangan. Untuk rumah dalam contoh perhitungan, alat mana pun mengerjakannya; untuk perjalanan berenam dengan vila bersama, spreadsheetlah tempat pertengkaran dimulai. Supaya memilih dengan sadar, perbandingan aplikasi pembagi pengeluaran memaparkan apa yang dilakukan tiap aplikasi gratis dan di mana masing-masing, termasuk Donget, kurang.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah templatnya jalan di Google Sheets dan Excel?

Ya. Ia hanya memakai SUMIF, COUNTA, LEN, dan SUBSTITUTE, yang berperilaku sama di mana-mana. Buka .xlsx-nya di Excel, atau unggah ke Google Drive.

Bagaimana menambahkan pengeluaran yang hanya sebagian orang tanggung?

Ketik nama-namanya dipisah koma di kolom Dibagi ke alih-alih semua — misalnya Ana, Cem.

Bisakah spreadsheet membagi pengeluaran secara tidak rata?

Tidak secara langsung. Akalnya adalah satu baris per porsi dengan pembayar yang sama — Rp 200.000 ke Ana, Rp 300.000 ke Ben. Kalau sebagian besar tidak rata, pindahlah ke alat dengan persentase dan pembagian per item.

Bagaimana mencatat pembayaran kembali?

Sebagai satu baris: dibayar oleh orang yang mengembalikan, jumlahnya, dan orang yang dibayar sebagai satu-satunya nama di Dibagi ke. Jangan pernah menghapus baris lama.

Bagaimana kami tahu siapa membayar siapa?

Baca kolom Saldo. Saldo negatif membayar saldo positif sampai semua di nol. Spreadsheetnya tak akan mengusulkan transfernya.

Apakah spreadsheet cukup untuk rumah kontrakan?

Untuk dua atau tiga orang yang membagi sebagian besar secara rata dalam satu mata uang, ya. Ia berhenti cukup dengan pembagian tak rata, mata uang kedua, atau tinggal satu orang yang mengetik.

Intinya

Spreadsheet yang mencatat siapa membayar, berapa, dan untuk siapa — dan menurunkan saldonya alih-alih mengetiknya — adalah cara yang sangat baik bagi dua atau tiga orang untuk membagi biaya yang setara, dan templatnya memberi Anda itu dalam satu unduhan. Awasi tiga tanda bahwa ia sudah kekecilan: pembagian tak rata, mata uang kedua, dan satu orang yang mengerjakan semua pengetikannya.

Unduh Donget gratis dan simpan buku besar yang sama di ponsel semua orang, dengan pembagian tak rata, mata uangnya, dan pelunasannya sudah dihitungkan untuk Anda.