Como repartir gastos nunha folla de cálculo (modelo gratuíto) — e onde deixa de funcionar

Alguén no piso di “poñámolo nunha folla de cálculo”. É un instinto razoable: todo o mundo sabe como funciona unha folla, ninguén ten que instalar nada, e os custos son simples — aluguer, internet, a compra, a cousa puntual que unha persoa lle adianta a outra. A pregunta é como debería estar feita a folla para que siga dicindo a verdade no terceiro mes, con corenta filas, cando alguén pregunte quen debe que.

A resposta é un pequeno libro de contas con tres follas e dúas fórmulas. Podes descargar o modelo ou construílo á man en cinco minutos. E a resposta honesta a “vai funcionar” é: unha folla de cálculo funciona ben para dúas ou tres persoas que reparten case todo por igual, e rompe en tres puntos previsibles — repartos desiguais, unha segunda moeda, e o momento no que só unha persoa segue actualizándoa.

Unha fila por gasto: o modelo de libro de contas

O erro que cometen case todas as follas caseiras é seguir saldos — unha columna por persoa, escrita á man, axustada despois de cada compra. Nun mes xa ninguén confía nela, porque ninguén pode ver como chegou aí un número.

O modelo que aguanta é un libro de contas: cada gasto é unha fila que rexistra tres feitos — quen pagou, canto e para quen. Os saldos non se escriben nunca; derívanse das filas por fórmula, así que calquera número se pode rastrexar ata as liñas que o produciron, e unha entrada discutida arránxase corrixindo unha fila.

Así é tamén como garda os teus datos calquera aplicación de reparto de gastos. A folla de cálculo é a mesma idea coas comodidades quitadas.

As tres follas

O modelo ten tres pestanas. Se o constrúes ti, fainas nesta orde.

1. Persoas. Columna A, un nome por fila, baixo unha cabeceira. Todo o demais refírese a esta lista, así que escribe cada nome dun só xeito e mantenos curtos.

2. Gastos. Cinco columnas: Data, Descrición, Pagado por, Importe, Repartir entre. “Pagado por” é un nome da folla Persoas. “Repartir entre” é ou ben todos ou ben unha lista de nomes separados por comas — Antón para algo que só lle toca a Antón, Uxía, Noa para algo que comparten dúas persoas. Unha fila por gasto, a máis antiga arriba; ninguén edita unha fila agás para corrixir un erro.

3. Saldos. Unha fila por persoa con tres números: Pagou (o que puxo), Debe (a súa parte de todo) e Neto (pagou menos debe), máis unha fila de comprobación que demostra que os netos suman cero. Se non suman, hai un nome mal escrito nalgunha parte.

As fórmulas

Dúas columnas auxiliares na folla Gastos fan o traballo. Na columna F, o número de persoas do reparto:

=IF(E2="todos", COUNTA(Persoas!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Para todos conta a folla Persoas; se non, conta as comas e engade un. Na columna G, a parte por persoa: =D2/F2. Arrastra as dúas cara abaixo.

Na folla Saldos, co nome da persoa en A2:

• Pagou: =SUMIF(Gastos!C:C, A2, Gastos!D:D) — todos os importes nos que foi a pagadora.
• Debe: =SUMIF(Gastos!E:E, "todos", Gastos!G:G) + SUMIF(Gastos!E:E, "*"&A2&"*", Gastos!G:G) — a súa parte de cada fila todos, máis a súa parte de cada fila que a nomea.
• Neto: =B2-C2. Positivo significa que o grupo lle debe; negativo, que ela lle debe ao grupo.

Unha advertencia: o comodín atopa un nome dentro doutro máis longo, así que “Ana” tamén casa con “Susana”. Mantén os nomes distintos, ou engade apelidos. Todas as fórmulas de aquí son SUMIF, COUNTA, LEN e SUBSTITUTE a secas, así que o ficheiro compórtase igual en Google Sheets, Excel e LibreOffice.

Un exemplo resolto: un piso de tres

Uxía, Antón e Noa comparten piso. Un mes, a folla Gastos ten catro filas:

A última fila é a interesante. Uxía pagoulle ao taller porque a tarxeta de Antón foi rexeitada; é un préstamo, non un custo común, así que o reparto é só para Antón. Non fai falta ningún caso especial.

Partes: as tres filas todos danlle a cada persoa 500 + 15 + 40 = 555 €, e Antón carga ademais cos 60 € do arranxo, así que a súa parte é de 615 €. Pagado: Uxía 1.560 € (aluguer máis o arranxo), Antón 45 €, Noa 120 €. A folla Saldos di:

Os dous totais son 1.725 € e os netos suman cero, así que a folla é coherente. Para liquidar: Antón páganlle a Uxía 570 € e Noa páganlle 435 €. Uxía recibe 1.005 €, exactamente o seu neto. Dúas transferencias, todo o mundo a cero.

Rexistrar unha devolución e liquidar á man

Cando Antón lle pague a Uxía os 570 €, non borres nada. Engade unha fila: “Antón liquida”, pagada por Antón, importe 570, repartir entre Uxía. O Pagou de Antón sobe 570, o Debe de Uxía sobe 570, e os dous netos quedan onde deben — Antón a cero, Uxía a +435. Unha devolución é simplemente un gasto cuxo único beneficiario é a persoa á que se lle paga.

O que a folla non vai facer é dicirche quen lle debe pagar a quen. Con tres persoas lelo na columna Neto. Con seis e unha mestura de positivos e negativos é un pequeno crebacabezas: os netos negativos páganlles aos positivos, no menor número de pagamentos posible. Como funciona a simplificación de débedas explica o emparellamento; nunha folla de cálculo fáiselo no papel.

Onde deixa de funcionar a folla de cálculo

Tres cousas levan un piso, unha viaxe ou un grupo de amizades máis alá do que o modelo pode aguantar.

1. Repartos desiguais. O modelo reparte cada fila por igual entre as persoas nomeadas. No momento no que unha fila é “Uxía paga o 40 % porque o seu cuarto é máis grande”, ou unha conta de restaurante na que Noa só tomou un principal, a fórmula xa non encaixa. Podes disimulalo — unha fila por parte — pero cada apaño é unha cousa máis que un compañeiro de piso ten que lembrar no terceiro mes. Hai cinco formas de repartir un gasto, e a folla de cálculo fai unha.

2. Unha segunda moeda. Unha fin de semana fóra engade unha fila noutra moeda, e a columna Importe suma en silencio euros con libras. Podes engadir unha columna de tipo de cambio e outra de importe convertido, e agora cada fila precisa un tipo escrito á man. Sobrevive a unha viaxe, non a un grupo cuxos membros viven en países distintos. Repartir contas en varias moedas trata o que precisa un grupo así.

3. Unha soa dona. Este é o que remata coa maioría das follas. Unha folla compartida é tecnicamente editable por todo o mundo, pero na práctica hai unha persoa que a leva e as demais soltan os tíckets no chat do grupo para que esa persoa os escriba. Cando esa persoa está liada dúas semanas, o libro de contas leva dúas semanas equivocado, e ninguén pode consultar o seu saldo na tenda. O problema non é o software; actualizar unha folla é unha tarefa, e rexistrar un gasto no momento non o é.

Cando a folla de cálculo é a ferramenta correcta

Sexamos xustos coa outra parte. Dúas persoas que reparten o aluguer e uns poucos recibos, ou tres compañeiros de piso que reparten case todo por igual, están ben servidos co modelo. É gratuíto, está á vista de todos, e seguirá abríndose dentro de dez anos. Se os teus custos se parecen ao exemplo resolto, pode que nunca precises nada máis. O sentido de levar a conta de quen che debe diñeiro é un rexistro común no que ambas as partes confíen, e unha folla ben feita éo. Para aluguer, subministracións e a compra, repartir aluguer e recibos con compañeiros de piso trata as convencións que manteñen as filas sinxelas.

Pasa a outra cousa cando te vexas engadindo columnas auxiliares, convertendo moedas ou lembrándolle a unha persoa que a actualice.

Onde entra Donget

Donget garda o mesmo libro de contas ca o modelo — cada gasto ten un Pagado por, un importe e as persoas entre as que se reparte, e a pestana Saldos deriva cada número desas filas. A diferenza está nos tres puntos de rotura de arriba. Unha fila pode repartirse como Igual, por Importe, por Porcentaxe, por Multiplicador (partes) ou elemento a elemento con Elementos e custos, así que os casos desiguais son un toque en vez dun apaño. Cada grupo ten a súa configuración de moeda, e un gasto pode introducirse noutra moeda. E como cadaquén engade os gastos dende o seu propio móbil e o grupo se sincroniza ao momento, non hai ninguén a quen agardar — os Saldos amosan os mesmos netos a todo o mundo, e Liquidar contas propón as poucas transferencias que deixan o grupo a cero, xusto a parte que facías no papel.

A xente únese cunha ligazón de convite. Para o piso do exemplo resolto, calquera das dúas ferramentas fai o traballo; para unha viaxe de seis persoas cun chalé compartido, a folla de cálculo é onde comezan as discusións. Para escoller a propósito, aplicacións para repartir gastos comparadas expón o que fai cada aplicación gratuíta e onde queda curta cada unha, Donget incluída.

Preguntas frecuentes

O modelo funciona en Google Sheets e en Excel?

Si. Usa só SUMIF, COUNTA, LEN e SUBSTITUTE, que se comportan igual en Google Sheets, Excel e LibreOffice Calc. Abre o .xlsx en Excel, ou súbeo a Google Drive e ábreo con Sheets.

Como engado un gasto que só comparten algunhas persoas?

Escribe os nomes, separados por comas, na columna Repartir entre en vez de todos — por exemplo Uxía, Noa. A parte é o importe dividido polo número de nomes listados, e só cambian as cifras de Debe desas persoas.

Pode a folla repartir un gasto de xeito desigual?

Directamente non: cada fila repártese por igual entre as persoas nomeadas. O apaño é unha fila por parte co mesmo pagador — 40 € para Uxía, 60 € para Antón. Vale de cando en vez; se a maioría dos teus gastos son desiguais, pasa a unha ferramenta con repartos por porcentaxe e por elementos.

Como rexistro unha devolución?

Como unha fila: pagada pola persoa que devolve, o importe, e a persoa á que se lle devolve como único nome en Repartir entre. Os dous netos móvense e o historial queda completo. Nunca borres nin edites unha fila antiga para reflectir un pagamento.

Como sabemos quen lle paga a quen?

Le a columna Neto. Os netos negativos páganlles aos positivos ata que todo o mundo queda a cero; con tres persoas é evidente, con seis leva uns minutos no papel. A folla non che vai suxerir as transferencias.

Chega cunha folla de cálculo para un piso compartido?

Para dúas ou tres persoas que reparten case todo por igual e nunha soa moeda, si, sempre que alguén a manteña actualizada. Deixa de chegar cando os repartos son desiguais, aparece unha segunda moeda, ou só unha persoa segue metendo os gastos.

En resumo

Unha folla de cálculo que rexistra quen pagou, canto e para quen — e que deriva os saldos en vez de escribilos — é un xeito perfectamente bo de que dúas ou tres persoas repartan custos iguais, e o modelo dáche iso nunha soa descarga. Vixía os tres sinais de que se lle quedou pequeno o traballo: repartos desiguais, unha segunda moeda, e unha soa persoa escribíndoo todo.

Descarga Donget de balde e leva o mesmo libro de contas no móbil de todo o mundo, cos repartos desiguais, as moedas e a liquidación xa resoltos por ti.