Kako deliti stroške v preglednici (brezplačna predloga) — in kje preneha delovati

Nekdo v stanovanju reče: »dajmo to kar v preglednico«. To je razumen nagon: vsak ve, kako preglednica deluje, nikomur ni treba ničesar nameščati, stroški pa so preprosti — najemnina, internet, nakupi, občasno kaj, kar eden pokrije za drugega. Vprašanje je, kako naj bo tabela videti, da bo govorila resnico še v tretjem mesecu, pri štiridesetih vrsticah, ko nekdo vpraša, kdo komu kaj dolguje.

Odgovor je majhna knjiga stroškov s tremi listi in dvema formulama. Lahko preneseš predlogo ali jo v petih minutah zgradiš na roko. Iskren odgovor na »ali bo delovalo?« pa je: preglednica dobro deluje za dve ali tri osebe, ki delijo večinoma enako, in se zlomi na treh predvidljivih točkah — neenake delitve, druga valuta in trenutek, ko jo posodablja še samo ena oseba.

Ena vrstica na strošek: model knjige stroškov

Napaka, ki jo naredi večina domačih tabel, je spremljanje stanj — en stolpec na osebo, vpisan ročno, popravljen po vsakem nakupu. V mesecu dni mu nihče več ne verjame, ker nihče ne vidi, od kod je številka prišla.

Model, ki zdrži, je knjiga stroškov: vsak strošek je ena vrstica, ki beleži tri dejstva — kdo je plačal, koliko in za koga. Stanja se nikoli ne vpisujejo; izpeljana so iz vrstic s formulo, tako da vsaka številka vodi nazaj do vrstic, ki so jo ustvarile, sporen vnos pa se popravi s popravkom ene vrstice.

Tako tvoje podatke hrani tudi vsaka aplikacija za delitev stroškov. Preglednica je ista ideja brez udobja.

Trije listi

Predloga ima tri zavihke. Če jo gradiš sam, jih naredi v tem vrstnem redu.

1. Osebe. Stolpec A, eno ime na vrstico, pod glavo. Vse ostalo se sklicuje na ta seznam, zato vsako ime zapiši na en sam način in naj bodo kratka.

2. Stroški. Pet stolpcev: Datum, Opis, Plačal, Znesek, Deljeno med. »Plačal« je eno ime z lista Osebe. »Deljeno med« je bodisi all bodisi z vejicami ločen seznam imen — Blaž za nekaj, kar dolguje samo Blaž, Ana, Cene za nekaj, kar si delita dva. Ena vrstica na strošek, najstarejše na vrhu; vrstice nihče ne ureja, razen da popravi napako.

3. Stanja. Ena vrstica na osebo s tremi številkami: Plačal (kar je vložil), Dolguje (njegov delež vsega) in Stanje (plačal minus dolguje), plus kontrolna vrstica, ki dokaže, da se stanja seštejejo v nič. Če se ne, je nekje napačno zapisano ime.

Formule

Delo opravita dva pomožna stolpca na listu Stroški. V stolpcu F število oseb v delitvi:

=IF(E2="all"; COUNTA(Osebe!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)

Pri all prešteje list Osebe; sicer prešteje vejice in prišteje eno. V stolpcu G delež na osebo: =D2/F2. Oba potegni navzdol.

Na listu Stanja, z imenom osebe v A2:

• Plačal: =SUMIF(Stroški!C:C; A2; Stroški!D:D) — vsak znesek, pri katerem je bil plačnik.
• Dolguje: =SUMIF(Stroški!E:E; "all"; Stroški!G:G) + SUMIF(Stroški!E:E; "*"&A2&"*"; Stroški!G:G) — njegov delež vsake vrstice all, plus delež vsake vrstice, ki ga imenuje.
• Stanje: =B2-C2. Pozitivno pomeni, da skupina dolguje njemu; negativno, da on dolguje skupini.

Eno opozorilo: nadomestni znak najde ime znotraj daljšega, zato se »Ana« ujema tudi z »Danaja«. Naj bodo imena razločna ali dodaj priimke. Vse formule tukaj so navadne SUMIF, COUNTA, LEN in SUBSTITUTE, zato se datoteka enako obnaša v Google Preglednicah, Excelu in LibreOfficeu.

Rešen primer: stanovanje treh

Ana, Blaž in Cene si delijo stanovanje. En mesec ima list Stroški štiri vrstice:

Zanimiva je zadnja vrstica. Ana je plačala v kolesarski trgovini, ker Blaževa kartica ni šla skozi; to je posojilo, ne skupen strošek, zato je delitev samo Blaž. Poseben primer ni potreben.

Deleži: tri vrstice all dajo vsakemu 500 + 15 + 40 = 555 €, Blaž pa nosi še popravilo za 60 €, torej je njegov delež 615 €. Plačano: Ana 1.560 € (najemnina in popravilo), Blaž 45 €, Cene 120 €. List Stanja se glasi:

Obe vsoti sta 1.725 € in stanja se seštejejo v nič, torej je tabela skladna. Za poravnavo: Blaž plača Ani 570 €, Cene pa ji plača 435 €. Ana prejme 1.005 €, natanko svoje stanje. Dve nakazili, vsi na ničli.

Zabeležiti vračilo in poravnati na roko

Ko Blaž Ani plača 570 €, ne brisi ničesar. Dodaj vrstico: »Blaž poravna«, plačal Blaž, znesek 570, deljeno med Ana. Blaževo Plačal zraste za 570, Anino Dolguje zraste za 570, obe stanji pa pristaneta tam, kjer morata — Blaž na ničli, Ana na +435. Vračilo je le strošek, katerega edini upravičenec je oseba, ki ji plačaš.

Česar tabela ne bo naredila, je to, da ti pove, kdo naj plača komu. Pri treh osebah to prebereš iz stolpca Stanje. Pri šestih in mešanici pozitivnih ter negativnih je to majhna uganka: negativna stanja plačajo pozitivnim, v najmanj možnih plačilih. Kako deluje poenostavitev dolgov razloži uparjanje; v preglednici to počneš na papirju.

Kje preglednica preneha delovati

Tri stvari potisnejo stanovanje, potovanje ali družbo prek tega, kar predloga zmore.

1. Neenake delitve. Predloga vsako vrstico enako razdeli med navedene osebe. V trenutku, ko je ena vrstica »Ana plača 40 %, ker ima večjo sobo«, ali račun v restavraciji, kjer je Cene imel le glavno jed, formula ne ustreza več. Lahko se pretvarjaš — ena vrstica na delež — a vsaka rešitev v sili je ena stvar več, ki si jo mora sostanovalec zapomniti v tretjem mesecu. Obstaja pet načinov delitve stroška, preglednica pa zna enega.

2. Druga valuta. Vikend na drugem koncu doda vrstico v drugi valuti in stolpec Znesek tiho prišteje evrom hrvaške kune. Lahko dodaš stolpec s tečajem in stolpec s preračunanim zneskom — in zdaj vsaka vrstica potrebuje ročno vpisan tečaj. To preživi eno potovanje, ne pa skupine, katere člani živijo v različnih državah. Delitev računov med valutami pokriva, kaj taka skupina potrebuje.

3. En lastnik. Prav ta konča večino tabel. Skupna preglednica je tehnično dostopna vsem za urejanje, v praksi pa jo ima v lasti ena oseba, ostali pa v skupinski klepet objavljajo račune, da jih ta oseba vtipka. Ko je lastnik dva tedna zaposlen, je knjiga dva tedna napačna in nihče ne more preveriti svojega stanja v trgovini. Težava ni programska oprema; posodabljanje preglednice je opravilo, sprotni vnos stroška pa ne.

Kdaj je preglednica pravo orodje

Bodimo pošteni do druge strani. Dve osebi, ki delita najemnino in nekaj položnic, ali trije sostanovalci, ki skoraj vse delijo enako, so s predlogo dobro postreženi. Brezplačna je, vidna vsem in odprla se bo še čez deset let. Če so tvoji stroški videti kot v rešenem primeru, morda nikoli ne boš potreboval nič drugega. Smisel beleženja, kdo ti dolguje denar, je skupen zapis, ki mu zaupata obe strani, in dobro zgrajena tabela je prav to. Za najemnino, položnice in nakupe delitev najemnine in položnic s sostanovalci pokriva dogovore, ki ohranjajo vrstice preproste.

Preidi naprej, ko ugotoviš, da dodajaš pomožne stolpce, pretvarjaš valute ali eno osebo opominjaš, naj tabelo posodobi.

Kje pride Donget

Donget hrani isto knjigo stroškov kot predloga — vsak strošek ima Plačal, znesek in osebe, med katere je razdeljen, zavihek Stanja pa vsako številko izpelje iz teh vrstic. Razlika so tri zgornje točke odpovedi. Vrstico lahko razdeliš Enako, po Znesek, po Odstotek, po Množitelj (deleži) ali postavko za postavko prek Postavke in stroški, tako da so neenaki primeri en dotik in ne zasilna rešitev. Vsaka skupina ima nastavitev valute, strošek pa lahko vneseš v drugi valuti. In ker vsak dodaja stroške s svojega telefona in se skupina sinhronizira v realnem času, ni lastnika, ki bi ga bilo treba čakati — Stanja vsem kažejo iste številke, Poravnaj pa predlaga najmanj nakazil, ki počistijo skupino, torej tisti del, ki si ga počel na papirju.

Ljudje se pridružijo prek povabilne povezave. Za stanovanje iz rešenega primera opravi delo katero koli orodje; za potovanje šestih z najeto kočo pa je preglednica tam, kjer se začnejo prepiri. Za premišljeno izbiro primerjava aplikacij za delitev stroškov pokaže, kaj počne vsaka brezplačna aplikacija in kje vsaka, tudi Donget, zaostaja.

Pogosta vprašanja

Ali predloga deluje v Google Preglednicah in Excelu?

Da. Uporablja samo SUMIF, COUNTA, LEN in SUBSTITUTE.

Kako dodam strošek, ki si ga deli samo del skupine?

V stolpec Deljeno med namesto all vpiši imena, ločena z vejicami — na primer Ana, Cene.

Ali lahko preglednica strošek razdeli neenako?

Neposredno ne. Rešitev je ena vrstica na delež — 40 € deljeno Ana, 60 € deljeno Blaž.

Kako zabeležim vračilo?

Kot vrstico: plačal jo je tisti, ki vrača denar, oseba, ki ji vrača, pa je edino ime v Deljeno med.

Kako ugotovimo, kdo komu plača?

Preberi stolpec Stanje. Negativna stanja plačujejo pozitivnim, dokler niso vsi na ničli.

Ali preglednica zadošča za skupno stanovanje?

Za dve ali tri osebe, ki delijo enako in v eni valuti, da — dokler jo nekdo posodablja.

Bistvo

Preglednica, ki beleži, kdo je plačal, koliko in za koga — in stanja izpelje, namesto da bi jih vpisovala — je povsem dober način, da si dve ali tri osebe razdelijo enake stroške, in predloga ti to da z enim prenosom. Pazi na tri znake, da je delo preraslo: neenake delitve, druga valuta in ena oseba, ki vse vtipkava.

Brezplačno prenesi Donget in imej isto knjigo stroškov na telefonu vsakega, z neenakimi delitvami, valutami in poravnavo, izračunanimi namesto tebe.