Kā sadalīt izdevumus izklājlapā (bezmaksas veidne) — un kur tā pārstāj darboties

Kāds dzīvoklī saka: „Ieliekam to vienkārši izklājlapā.“ Instinkts ir saprātīgs: visi zina, kā izklājlapa darbojas, nevienam nekas nav jāinstalē, un izmaksas ir vienkāršas — īre, internets, pārtika, tas retais, ko viens sedz otra vietā. Jautājums ir, kā šai lapai jāizskatās, lai tā joprojām stāstītu patiesību trešajā mēnesī, ar četrdesmit rindām, kad kāds pajautā, kurš kuram ir parādā.

Atbilde ir maza virsgrāmata ar trim lapām un divām formulām. Varat lejupielādēt veidni vai piecās minūtēs uzbūvēt to pats. Un godīgā atbilde uz jautājumu, vai tas strādās, ir tāda: izklājlapa labi der diviem vai trim cilvēkiem, kas dala pārsvarā vienādi, un tā lūzt trīs paredzamos punktos — pie nevienādiem dalījumiem, pie otras valūtas un brīdī, kad to atjaunina vairs tikai viens cilvēks.

Viena rinda uz vienu izdevumu: virsgrāmatas modelis

Kļūda, ko pieļauj lielākā daļa pašdarinātu lapu, ir bilanču uzskaite — kolonna uz katru cilvēku, ierakstīta ar roku un pielabota pēc katra pirkuma. Mēneša laikā tai vairs neviens netic, jo neviens neredz, no kurienes skaitlis radies.

Modelis, kas iztur, ir virsgrāmata: katrs izdevums ir viena rinda, kas fiksē trīs faktus — kurš samaksāja, cik daudz un par ko. Bilances nekad netiek ierakstītas; tās ar formulu tiek atvasinātas no rindām, tāpēc jebkurš skaitlis ir izsekojams līdz rindām, kas to radīja, un apstrīdētu ierakstu izlabo, izlabojot vienu rindu.

Tieši tāpat jūsu datus glabā katra izdevumu dalīšanas lietotne. Izklājlapa ir tā pati doma ar noņemtām ērtībām.

Trīs lapas

Veidnei ir trīs cilnes. Ja būvējat pats, veidojiet tās šādā secībā. Lapu un kolonnu nosaukumi veidnē ir angliski, lai viens fails derētu visām valodām — latviskie apzīmējumi te ir iekavās, un formulas zemāk atsaucas uz angliskajiem nosaukumiem.

1. People (cilvēki). A kolonna, viens vārds rindā, zem virsraksta. Viss pārējais atsaucas uz šo sarakstu, tāpēc rakstiet katru vārdu vienā veidā un turiet to īsu.

2. Expenses (izdevumi). Piecas kolonnas: Date (datums), Description (apraksts), Paid by (kurš samaksāja), Amount (summa), Split among (starp kuriem dala). „Paid by“ ir viens vārds no People lapas. „Split among“ ir vai nu all, vai ar komatiem atdalīts vārdu saraksts — Bruno par kaut ko, ko ir parādā tikai Bruno, Anna, Kārlis par kaut ko, ko dala divi. Viena rinda uz vienu izdevumu, vecākā augšā; rindu neviens nelabo, izņemot kļūdas gadījumā.

3. Balances (bilances). Viena rinda uz cilvēku ar trim skaitļiem: Paid (cik ielicis), Owes (viņa daļa no visa) un Net (samaksātais mīnus parādā esošais), plus pārbaudes rinda, kas pierāda, ka neto vērtības kopā ir nulle. Ja nav, kaut kur ir sarakstījies vārds.

Formulas

Darbu padara divas palīgkolonnas Expenses lapā. F kolonnā — cilvēku skaits dalījumā:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Pie all tā saskaita People lapu; citādi saskaita komatus un pieskaita vienu. G kolonnā — daļa uz cilvēku: =D2/F2. Abas aizpildiet uz leju.

Balances lapā, ar cilvēka vārdu šūnā A2:

• Paid: =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) — katra summa, kur viņš bija maksātājs.
• Owes: =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) — viņa daļa no katras all rindas plus viņa daļa no katras rindas, kur viņš ir nosaukts.
• Net: =B2-C2. Pozitīvs nozīmē, ka grupa ir parādā viņam; negatīvs — ka viņš ir parādā grupai.

Viena piebilde: aizstājējzīme atrod vārdu arī iekšpus garāka, tāpēc „Anna“ sakrīt arī ar „Annija“. Turiet vārdus atšķirīgus vai pievienojiet uzvārdus. Visas formulas te ir vienkāršs SUMIF, COUNTA, LEN un SUBSTITUTE, tāpēc fails vienādi uzvedas Google Sheets, Excel un LibreOffice.

Izrēķināts piemērs: trīs cilvēku dzīvoklis

Anna, Bruno un Kārlis dala dzīvokli Rīgā. Vienā mēnesī Expenses lapā ir četras rindas:

Interesantā ir pēdējā rinda. Anna samaksāja darbnīcā, jo Bruno karte tika noraidīta; tas ir aizdevums, nevis kopīga izmaksa, tāpēc dalījums ir Bruno vienatnē. Nekāds īpašs gadījums nav vajadzīgs.

Daļas: trīs all rindas katram dod 300 + 9 + 24 = 333 €, un Bruno papildus nes 36 € remontu, tātad viņa daļa ir 369 €. Samaksāts: Anna 936 € (īre plus remonts), Bruno 27 €, Kārlis 72 €. Balances lapa rāda:

Abas kopsummas ir 1035 €, un neto vērtības summējas līdz nullei, tātad lapa ir konsekventa. Lai norēķinātos: Bruno maksā Annai 342 € un Kārlis maksā Annai 261 €. Anna saņem 603 €, tieši savu neto. Divi pārskaitījumi, visi uz nulles.

Atmaksas reģistrēšana un norēķini ar roku

Kad Bruno pārskaita Annai 342 €, nedzēsiet neko. Pievienojiet rindu: „Bruno norēķinās“, maksātājs Bruno, summa 342, „Split among“ — Anna. Bruno Paid pieaug par 342, Annas Owes pieaug par 342, un abas neto vērtības nokļūst tur, kur pienākas — Bruno uz nulles, Anna uz +261. Atmaksa ir tikai izdevums, kura vienīgais labuma guvējs ir tas, kuram maksā.

Ko lapa nedarīs, tā ir pateikt, kurš kuram lai maksā. Ar trim cilvēkiem to nolasa no Net kolonnas. Ar sešiem un jauktām plusu un mīnusu vērtībām tā ir maza mīkla: negatīvās neto vērtības maksā pozitīvajām, ar pēc iespējas mazāk maksājumiem. Kā darbojas parādu vienkāršošana izskaidro šo sasaisti; izklājlapā to darāt uz papīra.

Kur izklājlapa pārstāj darboties

Trīs lietas izstumj dzīvokli, braucienu vai draugu kompāniju ārpus tā, ko veidne spēj nest.

1. Nevienādi dalījumi. Veidne katru rindu dala vienādi starp nosauktajiem cilvēkiem. Brīdī, kad viena rinda ir „Anna maksā 40 %, jo viņas istaba ir lielāka“, vai restorāna rēķins, kur Kārlim bija tikai pamatēdiens, formula vairs neder. Var izlikties — viena rinda uz katru daļu — bet katrs apvedceļš ir vēl viena lieta, kas kaimiņam trešajā mēnesī jāatceras. Ir pieci veidi, kā sadalīt izdevumu, un izklājlapa prot vienu no tiem.

2. Otra valūta. Nedēļas nogale ārzemēs pievieno rindu citā valūtā, un Amount kolonna klusi pieskaita eiro pie zlotiem. Var pievienot kursa kolonnu un pārrēķinātās summas kolonnu — un tagad katrai rindai kurss jāievada ar roku. Vienu braucienu tas iztur; grupu, kuras dalībnieki dzīvo dažādās valstīs, nē. Rēķinu dalīšana vairākās valūtās apskata, kas tādai grupai vajadzīgs.

3. Viens saimnieks. Tieši šī lieta beidz lielāko daļu lapu. Kopīgu izklājlapu tehniski var rediģēt visi, bet praksē tā pieder vienam cilvēkam, un pārējie met čekus grupas čatā, lai viņš tos ievadītu. Kad saimnieks divas nedēļas ir aizņemts, virsgrāmata divas nedēļas ir nepareiza, un neviens veikalā nevar pārbaudīt savu bilanci. Problēma nav programmatūrā: izklājlapas atjaunināšana ir pienākums, bet izdevuma pierakstīšana turpat uz vietas nav.

Kad izklājlapa ir īstais rīks

Esiet godīgi pret otru pusi. Diviem cilvēkiem, kas dala īri un dažus rēķinus, vai trim kaimiņiem, kas gandrīz visu dala vienādi, veidne kalpo labi. Tā neko nemaksā, ir redzama visiem, un pēc desmit gadiem tā joprojām atvērsies. Ja jūsu izmaksas izskatās kā izrēķinātajā piemērā, iespējams, jums nekas cits nekad nebūs vajadzīgs. Sekot līdzi tam, kurš jums ir parādā, nozīmē kopīgu ierakstu, kam tic abas puses, un labi uzbūvēta lapa tāds ir. Par īri, komunālajiem un pārtiku īres un rēķinu dalīšana ar istabas biedriem apskata paražas, kas rindas patur vienkāršas.

Ejiet tālāk tad, kad pieķerat sevi pievienojam palīgkolonnas, konvertējam valūtas vai atgādinām vienam cilvēkam, ka jāatjaunina.

Kur iederas Donget

Donget glabā to pašu virsgrāmatu, ko veidne — katram izdevumam ir Samaksāja, summa un cilvēki, starp kuriem to dala, un cilne Bilances atvasina katru skaitli no šīm rindām. Atšķirība ir trijos lūzuma punktos. Rindu var dalīt pēc Vienādi, Summa, Procenti, Reizinātājs (daļas) vai vienumu pa vienumam sadaļā Vienumi un izmaksas, tāpēc nevienādie gadījumi ir pieskāriens, nevis apvedceļš. Katrai grupai ir sava Valūta, un izdevumu var ievadīt citā valūtā. Un, tā kā izdevumus pievieno katrs no sava telefona un grupa sinhronizējas reāllaikā, nav neviena saimnieka, kas jāgaida — Katra bilance rāda vienas un tās pašas neto vērtības visiem, un Veikt norēķinus iesaka vismazāko pārskaitījumu skaitu, kas grupu nodzēš, to pašu daļu, ko darījāt uz papīra.

Cilvēki pievienojas caur Uzaicinājuma saiti. Dzīvoklim no izrēķinātā piemēra der abi rīki; sešu cilvēku braucienam ar kopīgu māju izklājlapa ir vieta, kur sākas strīdi. Lai izvēlētos apzināti, izdevumu dalīšanas lietotnes salīdzinājumā izklāsta, ko katra bezmaksas lietotne dara un kur katra, arī Donget, atpaliek.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai veidne darbojas gan Google Sheets, gan Excel?

Jā. Tā izmanto tikai SUMIF, COUNTA, LEN un SUBSTITUTE, kas Google Sheets, Excel un LibreOffice Calc uzvedas vienādi. Atveriet .xlsx failu Excel vai augšupielādējiet to Google Drive un atveriet ar Sheets.

Kā pievienot izdevumu, ko dala tikai daži cilvēki?

Kolonnā Split among all vietā ierakstiet vārdus, atdalītus ar komatiem — piemēram, Anna, Kārlis. Daļa ir summa, dalīta ar uzskaitīto vārdu skaitu, un mainās tikai šo cilvēku Owes skaitļi.

Vai izklājlapa var sadalīt izdevumu nevienādi?

Tieši nē: katra rinda tiek dalīta vienādi starp nosauktajiem cilvēkiem. Apvedceļš ir viena rinda uz katru daļu ar to pašu maksātāju — 24 € uz Annu, 36 € uz Bruno. Reizi pa reizei der; ja lielākā daļa izdevumu ir nevienādi, ejiet uz rīku ar procentu un vienumu dalījumiem.

Kā reģistrēt atmaksu?

Kā rindu: maksātājs ir tas, kurš naudu atdod, tad summa, un kolonnā Split among vienīgais vārds ir tas, kuram atdod. Abas neto vērtības pakustas, un vēsture paliek pilnīga. Nekad nedzēsiet un nelabojiet vecu rindu, lai atspoguļotu maksājumu.

Kā noskaidrot, kurš kuram maksā?

Lasiet kolonnu Net. Negatīvās neto vērtības maksā pozitīvajām, līdz visi ir uz nulles; ar trim cilvēkiem tas ir acīmredzami, ar sešiem uz papīra aizņem dažas minūtes. Pārskaitījumus izklājlapa neieteiks.

Vai izklājlapas pietiek kopīgam dzīvoklim?

Diviem vai trim cilvēkiem, kas pārsvarā dala vienādi vienā valūtā, pietiek — kamēr kāds to uztur. Ar to vairs nepietiek, kad dalījumi kļūst nevienādi, kad parādās otra valūta vai kad izdevumus ievada vairs tikai viens cilvēks.

Kopsavilkums

Izklājlapa, kas fiksē, kurš samaksāja, cik daudz un par ko — un bilances atvasina, nevis ieraksta —, ir pilnīgi laba metode diviem vai trim cilvēkiem, kas dala vienādas izmaksas, un veidne to iedod vienā lejupielādē. Vērojiet trīs pazīmes, ka darbs tai kļuvis par lielu: nevienādi dalījumi, otra valūta un viens cilvēks, kurš ievada visu.

Lejupielādējiet Donget bez maksas un turiet to pašu virsgrāmatu katra telefonā, ar nevienādajiem dalījumiem, valūtām un norēķiniem, kas izrēķināti jūsu vietā.