Cara bahagi perbelanjaan dalam spreadsheet (templat percuma) — dan di mana ia berhenti berfungsi

Ada penghuni rumah sewa yang berkata “kita masukkan dalam spreadsheet sajalah.” Gerak hati itu munasabah: semua orang tahu cara spreadsheet berfungsi, tiada siapa perlu pasang apa-apa, dan kosnya pun mudah — sewa, internet, barang dapur, sekali-sekala benda yang seorang tolong bayarkan untuk seorang lagi. Persoalannya ialah rupa helaian itu perlu bagaimana supaya ia masih bercakap benar pada bulan ketiga, dengan empat puluh baris, apabila seseorang bertanya siapa berhutang apa.

Jawapannya ialah sebuah lejar kecil dengan tiga helaian dan dua formula. Anda boleh muat turun templat itu atau bina sendiri dalam lima minit. Dan jawapan jujur kepada soalan “adakah ia akan menjadi”: spreadsheet berfungsi dengan baik untuk dua atau tiga orang yang membahagi hampir semuanya sama rata, dan ia pecah pada tiga titik yang boleh dijangka — pembahagian tidak sama rata, mata wang kedua, dan detik apabila tinggal seorang sahaja yang masih mengemas kininya.

Satu baris bagi satu perbelanjaan: model lejar

Kesilapan kebanyakan helaian buatan sendiri ialah ia menjejaki baki — satu lajur bagi setiap orang, ditaip dengan tangan, dilaraskan selepas setiap pembelian. Dalam sebulan tiada siapa mempercayainya lagi, sebab tiada siapa nampak bagaimana sesuatu angka itu sampai ke situ.

Model yang bertahan ialah lejar: setiap perbelanjaan ialah satu baris yang merekod tiga fakta — siapa yang bayar, berapa banyak, dan untuk siapa. Baki tidak pernah ditaip; ia diterbitkan daripada baris-baris itu oleh formula, jadi mana-mana angka boleh dijejaki kembali kepada baris yang menghasilkannya, dan catatan yang dipertikaikan diperbetulkan dengan membaiki satu baris.

Begitulah juga cara setiap aplikasi pembahagi perbelanjaan menyimpan data anda. Spreadsheet ialah idea yang sama dengan kemudahannya dibuang.

Tiga helaian

Templat ini ada tiga tab. Kalau anda membinanya sendiri, buat mengikut susunan ini. Nama helaian dan tajuk lajur dalam fail itu dikekalkan dalam bahasa Inggeris supaya satu fail boleh digunakan dalam semua bahasa; padanan Melayunya diberi dalam kurungan, dan formula di bawah merujuk nama Inggeris itu.

1. People (orang). Lajur A, satu nama satu baris, di bawah satu tajuk. Semua yang lain merujuk senarai ini, jadi eja setiap nama dengan satu cara sahaja dan biarkan ia pendek.

2. Expenses (perbelanjaan). Lima lajur: Date (tarikh), Description (keterangan), Paid by (dibayar oleh), Amount (jumlah), Split among (dibahagi antara). “Paid by” ialah satu nama daripada helaian People. “Split among” pula sama ada all atau senarai nama yang dipisahkan koma — Haziq untuk sesuatu yang Haziq seorang tanggung, Aisyah, Priya untuk sesuatu yang dikongsi dua orang. Satu baris bagi satu perbelanjaan, yang paling lama di atas; tiada siapa mengubah baris kecuali untuk membetulkan kesilapan.

3. Balances (baki). Satu baris bagi setiap orang dengan tiga nombor: Paid (apa yang dia keluarkan), Owes (bahagiannya daripada semuanya) dan Net (bayar tolak bahagian), serta satu baris semakan yang membuktikan angka bersih berjumlah sifar. Kalau tidak sifar, ada nama tersalah eja di suatu tempat.

Formulanya

Dua lajur pembantu pada helaian Expenses yang membuat kerja. Dalam lajur F, bilangan orang dalam pembahagian itu:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Untuk all ia mengira helaian People; kalau tidak, ia mengira koma dan tambah satu. Dalam lajur G, bahagian seorang: =D2/F2. Tarik kedua-duanya ke bawah.

Pada helaian Balances, dengan nama orang itu di A2:

• Paid: =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) — setiap jumlah yang dia menjadi pembayarnya.
• Owes: =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) — bahagiannya daripada setiap baris all, campur bahagiannya daripada setiap baris yang menamakannya.
• Net: =B2-C2. Positif bermakna kumpulan berhutang kepadanya; negatif bermakna dia berhutang kepada kumpulan.

Satu amaran: kad bebas itu menemui nama di dalam nama yang lebih panjang, jadi “Amir” turut sepadan dengan “Amirah”. Pastikan nama-nama itu berbeza, atau tambah nama keluarga. Setiap formula di sini ialah SUMIF, COUNTA, LEN dan SUBSTITUTE biasa, jadi fail itu berkelakuan sama dalam Google Sheets, Excel dan LibreOffice.

Contoh lengkap: rumah sewa tiga orang

Aisyah, Haziq dan Priya berkongsi sebuah rumah sewa. Pada satu bulan, helaian Expenses ada empat baris:

Baris terakhir itulah yang menarik. Aisyah bayar kedai basikal sebab kad Haziq ditolak; ia pinjaman, bukan kos kongsi, jadi pembahagiannya Haziq seorang. Tiada kes khas diperlukan.

Bahagian: tiga baris all memberi setiap orang 1,000 + 30 + 80 = RM1,110, dan Haziq turut menanggung baikan RM120 itu, jadi bahagiannya RM1,230. Dibayar: Aisyah RM3,120 (sewa campur baikan), Haziq RM90, Priya RM240. Helaian Balances berbunyi begini:

Kedua-dua jumlah ialah RM3,450 dan angka bersih berjumlah sifar, jadi helaian itu konsisten. Untuk menyelesaikannya: Haziq bayar Aisyah RM1,140 dan Priya bayar Aisyah RM870. Aisyah menerima RM2,010, tepat seperti angka bersihnya. Dua pemindahan, semua orang di sifar.

Merekod bayaran balik, dan menyelesaikan dengan tangan

Apabila Haziq membayar Aisyah RM1,140 itu, jangan padam apa-apa. Tambah satu baris: “Haziq selesaikan”, dibayar oleh Haziq, jumlah 1140, dibahagi antara Aisyah. Angka Paid Haziq naik 1,140, angka Owes Aisyah naik 1,140, dan kedua-dua angka bersih mendarat di tempat yang sepatutnya — Haziq di sifar, Aisyah di +870. Bayaran balik hanyalah perbelanjaan yang satu-satunya penerima manfaatnya ialah orang yang dibayar.

Apa yang helaian itu tidak akan buat ialah memberitahu anda siapa patut bayar kepada siapa. Dengan tiga orang, anda baca terus daripada lajur Net. Dengan enam orang dan campuran positif serta negatif, ia menjadi teka-teki kecil: angka bersih negatif membayar kepada angka bersih positif, dalam bilangan bayaran paling sedikit yang menyelesaikannya. Bagaimana pemudahan hutang berfungsi menerangkan padanan itu; dalam spreadsheet anda buat di atas kertas.

Di mana spreadsheet berhenti berfungsi

Tiga perkara menolak sebuah rumah sewa, satu perjalanan atau satu kumpulan kawan melepasi apa yang templat ini mampu bawa.

1. Pembahagian tidak sama rata. Templat membahagi setiap baris sama rata antara orang yang dinamakan. Sebaik sahaja ada baris berbunyi “Aisyah bayar 40% sebab biliknya lebih besar”, atau bil restoran yang Priya cuma ambil satu hidangan utama, formula itu tidak lagi kena. Anda boleh menipunya — satu baris bagi setiap bahagian — tetapi setiap jalan pintas ialah satu lagi benda yang perlu diingat oleh rakan serumah pada bulan ketiga. Ada 5 cara membahagi satu perbelanjaan, dan spreadsheet buat satu daripadanya.

2. Mata wang kedua. Satu hujung minggu ke luar negara menambah satu baris dalam mata wang lain, dan lajur Amount senyap-senyap mencampurkan ringgit dengan baht. Anda boleh tambah lajur kadar dan lajur jumlah tertukar, dan sekarang setiap baris perlukan kadar yang ditaip dengan tangan. Ia bertahan untuk satu perjalanan, bukan untuk kumpulan yang ahlinya tinggal di negara berbeza. Membahagi bil merentas mata wang membincangkan apa yang kumpulan begitu perlukan.

3. Seorang tuan punya. Inilah yang menamatkan kebanyakan helaian. Spreadsheet yang dikongsi secara teknikalnya boleh disunting semua orang, tetapi hakikatnya seorang yang memilikinya dan yang lain menghantar resit dalam sembang kumpulan untuk ditaip oleh orang itu. Apabila tuan punya sibuk selama dua minggu, lejar itu salah selama dua minggu, dan tiada siapa boleh menyemak bakinya sendiri semasa berada di kedai. Masalahnya bukan perisian; mengemas kini spreadsheet ialah kerja rumah, sedangkan merekod perbelanjaan pada waktu ia berlaku bukan.

Bila spreadsheet ialah alat yang betul

Berlaku adillah kepada pihak sebelah lagi. Dua orang yang membahagi sewa dan beberapa bil, atau tiga rakan serumah yang membahagi hampir semuanya sama rata, memang terlayan dengan baik oleh templat ini. Ia percuma, kelihatan kepada semua orang, dan ia masih akan boleh dibuka sepuluh tahun lagi. Kalau kos anda kelihatan seperti contoh di atas, mungkin anda tidak akan perlukan apa-apa lagi. Tujuan menjejaki siapa berhutang dengan anda ialah satu rekod bersama yang dipercayai kedua-dua pihak, dan helaian yang dibina elok memang begitu. Untuk sewa, utiliti dan barang dapur, membahagi sewa dan bil dengan rakan serumah membincangkan kebiasaan yang mengekalkan baris-baris itu ringkas.

Berpindahlah apabila anda mendapati diri sedang menambah lajur pembantu, menukar mata wang, atau mengingatkan seorang untuk mengemas kininya.

Di mana Donget masuk

Donget menyimpan lejar yang sama seperti templat ini — setiap perbelanjaan ada Dibayar oleh, satu jumlah dan orang yang ia dibahagi antara mereka, dan tab Baki menerbitkan setiap angka daripada baris-baris itu. Bezanya ialah tiga titik kegagalan di atas. Satu baris boleh dibahagi Sama Rata, ikut Jumlah, ikut Peratusan, ikut Pengganda (syer) atau item demi item melalui Item dan Kos, jadi kes tidak sama rata itu jadi satu ketikan dan bukan jalan pintas. Setiap kumpulan ada tetapan Mata Wang, dan perbelanjaan boleh dimasukkan dalam mata wang lain. Dan sebab semua orang menambah perbelanjaan daripada telefon sendiri dan kumpulan itu segerak secara masa nyata, tiada tuan punya yang perlu ditunggu — Baki semua orang menunjukkan angka bersih yang sama kepada semua orang, dan Selesaikan mencadangkan bilangan pemindahan paling sedikit untuk melangsaikan kumpulan itu, iaitu bahagian yang anda buat di atas kertas tadi.

Orang menyertai melalui Pautan jemputan. Untuk rumah sewa dalam contoh di atas, kedua-dua alat memadai; untuk perjalanan enam orang dengan sebuah rumah sewa yang dikongsi, spreadsheet ialah tempat pertengkaran bermula. Untuk memilih dengan sedar, perbandingan aplikasi pembahagi perbelanjaan menyusun apa yang dibuat oleh setiap aplikasi percuma dan di mana setiap satu, termasuk Donget, tidak mencukupi.

Soalan lazim

Adakah templat ini berfungsi dalam Google Sheets dan Excel?

Ya. Ia hanya menggunakan SUMIF, COUNTA, LEN dan SUBSTITUTE, yang berkelakuan sama dalam Google Sheets, Excel dan LibreOffice Calc. Buka fail .xlsx dalam Excel, atau muat naik ke Google Drive dan buka dengan Sheets.

Bagaimana saya menambah perbelanjaan yang dikongsi sebahagian orang sahaja?

Taip nama mereka, dipisahkan dengan koma, dalam lajur Split among menggantikan all — contohnya Aisyah, Priya. Bahagiannya ialah jumlah dibahagi dengan bilangan nama yang disenaraikan, dan hanya angka Owes orang-orang itu yang berubah.

Bolehkah spreadsheet membahagi perbelanjaan secara tidak sama rata?

Tidak secara terus: setiap baris dibahagi sama rata antara orang yang dinamakan. Jalan pintasnya ialah satu baris bagi setiap bahagian dengan pembayar yang sama — RM80 untuk Aisyah, RM120 untuk Haziq. Memadai sekali-sekala; kalau kebanyakan perbelanjaan anda tidak sama rata, berpindahlah kepada alat yang ada pembahagian peratusan dan ikut item.

Bagaimana saya merekod bayaran balik?

Sebagai satu baris: dibayar oleh orang yang membayar balik, jumlahnya, dan orang yang menerima bayaran sebagai satu-satunya nama dalam Split among. Kedua-dua angka bersih bergerak dan sejarahnya kekal lengkap. Jangan sekali-kali padam atau ubah baris lama untuk menunjukkan sesuatu bayaran.

Bagaimana kami tahu siapa bayar kepada siapa?

Baca lajur Net. Angka bersih negatif membayar kepada angka bersih positif sehingga semua orang berada di sifar; dengan tiga orang ia jelas, dengan enam orang ia mengambil beberapa minit di atas kertas. Spreadsheet tidak akan mencadangkan pemindahan itu.

Cukupkah spreadsheet untuk sebuah rumah sewa?

Untuk dua atau tiga orang yang membahagi hampir semuanya sama rata dalam satu mata wang, ya, asalkan ada orang yang mengemas kininya. Ia berhenti mencukupi apabila pembahagian menjadi tidak sama rata, apabila mata wang kedua muncul, atau apabila tinggal seorang sahaja yang masih memasukkan perbelanjaan.

Kesimpulan

Spreadsheet yang merekod siapa yang bayar, berapa banyak dan untuk siapa — dan menerbitkan bakinya dan bukan menaipnya — ialah cara yang cukup baik untuk dua atau tiga orang membahagi kos yang sama rata, dan templat ini memberi anda itu dalam satu muat turun. Perhatikan tiga tanda ia sudah tidak muat lagi: pembahagian tidak sama rata, mata wang kedua, dan seorang yang membuat semua kerja menaip.

Muat turun Donget secara percuma dan simpan lejar yang sama pada telefon semua orang, dengan pembahagian tidak sama rata, mata wang dan penyelesaian sudah dikira untuk anda.