Hvernig á að skipta útgjöldum í töflureikni (ókeypis sniðmát) — og hvar það hættir að virka

Einhver í íbúðinni segir „setjum þetta bara í töflureikni“. Það er skynsamlegt hvatvísisvar: allir kunna á töflureikni, enginn þarf að setja neitt upp, og kostnaðurinn er einfaldur — leiga, internet, matarinnkaup, og svo það sem einn leggur út fyrir annan. Spurningin er hvernig skjalið á að líta út svo það segi enn satt í þriðja mánuði, með fjörutíu línum, þegar einhver spyr hver skuldi hverjum.

Svarið er lítil höfuðbók með þremur blöðum og tveimur formúlum. Þú getur sótt sniðmátið eða byggt það sjálf á fimm mínútum. Og heiðarlega svarið við „gengur þetta upp?“ er þetta: töflureiknir gengur vel upp fyrir tvo eða þrjá sem skipta að mestu jafnt, og hann brotnar á þremur fyrirsjáanlegum stöðum — ójafnri skiptingu, annarri mynt, og þeirri stundu þegar aðeins einn er enn að uppfæra hann.

Ein lína á hvert útgjald: höfuðbókarlíkanið

Mistökin sem flest heimatilbúin skjöl gera eru að halda utan um stöður — einn dálkur á mann, sleginn inn í höndunum, leiðréttur eftir hver innkaup. Innan mánaðar treystir enginn honum, því enginn sér hvernig talan varð til.

Líkanið sem stenst er höfuðbók: hvert útgjald er ein lína sem geymir þrjár staðreyndir — hver borgaði, hversu mikið og fyrir hverja. Stöður eru aldrei slegnar inn; þær eru leiddar af línunum með formúlu, svo hver tala rekur sig aftur til línanna sem bjuggu hana til, og umdeild færsla er löguð með því að leiðrétta eina línu.

Þannig geymir líka hvert einasta kostnaðarskiptaapp gögnin þín. Töflureiknirinn er sama hugmyndin með þægindin tekin út.

Blöðin þrjú

Sniðmátið er með þremur flipum. Ef þú byggir það sjálf, búðu þá til í þessari röð. Heiti blaðanna og dálkanna eru á ensku í sniðmátinu svo ein skrá dugi fyrir öll tungumál — íslensku heitin standa hér í sviga, og formúlurnar hér að neðan vísa í ensku blaðaheitin.

1. People (fólk). Dálkur A, eitt nafn í línu, undir haus. Allt annað vísar í þennan lista, svo skrifaðu hvert nafn alltaf eins og hafðu það stutt.

2. Expenses (útgjöld). Fimm dálkar: Date (dagsetning), Description (lýsing), Paid by (greitt af), Amount (upphæð), Split among (skipt á). „Greitt af“ er eitt nafn af People-blaðinu. „Skipt á“ er annaðhvort orðið all (allir) eða listi af nöfnum aðskilinn með kommum — Björn fyrir eitthvað sem aðeins Björn skuldar, Anna, Katla fyrir eitthvað sem tvær deila. Ein lína á hvert útgjald, elsta efst; enginn breytir línu nema til að leiðrétta villu.

3. Balances (staða). Ein lína á mann með þremur tölum: Paid (það sem hún lagði út), Owes (hennar hlutur af öllu) og Net (lagt út mínus skuldað), auk athugunarlínu sem sýnir að nettótölurnar leggist í núll. Geri þær það ekki er nafn rangt stafsett einhvers staðar.

Formúlurnar

Tveir hjálpardálkar á Expenses-blaðinu vinna verkið. Í dálki F er fjöldi þeirra sem skiptingin nær til:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Fyrir all telur hún People-blaðið; annars telur hún kommurnar og bætir einum við. Í dálki G er hlutur hvers: =D2/F2. Fylltu báða niður.

Á Balances-blaðinu, með nafn manneskjunnar í A2:

• Paid: =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) — hver sú upphæð þar sem hún var greiðandinn.
• Owes: =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) — hennar hlutur af hverri all-línu, plús hennar hlutur af hverri línu sem nefnir hana.
• Net: =B2-C2. Jákvæð tala þýðir að hópurinn skuldar henni; neikvæð að hún skuldar hópnum.

Einn fyrirvari: algildisstafurinn finnur nafn inni í lengra nafni, svo „Anna“ finnst líka inni í „Jóhanna“. Hafðu nöfnin ólík, eða bættu eftirnöfnum við. Allar formúlurnar hér eru einfalt SUMIF, COUNTA, LEN og SUBSTITUTE, svo skráin hagar sér eins í Google Sheets, Excel og LibreOffice.

Reiknað dæmi: þriggja manna sambýli

Anna, Björn og Katla leigja saman íbúð í Reykjavík. Einn mánuðinn eru fjórar línur á Expenses-blaðinu:

Síðasta línan er sú athyglisverða. Anna borgaði hjólaverkstæðinu af því að kortið hans Björns fór ekki í gegn; þetta er lán, ekki sameiginlegur kostnaður, svo skiptingin er Björn einn. Ekkert sérstakt tilvik þarf.

Hlutir: all-línurnar þrjár gefa hverjum og einum 90.000 + 2.500 + 6.500 = 99.000 kr., og Björn ber auk þess viðgerðina upp á 9.600 kr., svo hans hlutur er 108.600 kr. Lagt út: Anna 279.600 kr. (leigan plús viðgerðin), Björn 7.500 kr., Katla 19.500 kr. Balances-blaðið segir þá:

Báðar summur eru 306.600 kr. og nettótölurnar leggjast í núll, svo skjalið er samkvæmt sjálfu sér. Uppgjörið: Björn borgar Önnu 101.100 kr. og Katla borgar Önnu 79.500 kr. Anna fær 180.600 kr., nákvæmlega sína nettótölu. Tvær millifærslur, allir í núlli.

Að skrá endurgreiðslu, og gera upp í höndunum

Þegar Björn borgar Önnu 101.100 kr. skaltu ekki eyða neinu. Bættu við línu: „Björn gerir upp“, greitt af Birni, upphæð 101.100, skipt á Anna. Paid hjá Birni hækkar um 101.100 og lendir í 108.600, Owes hjá Önnu hækkar um 101.100 og lendir í 200.100, og báðar nettótölur fara þangað sem þær eiga að fara — Björn í núll, Anna í +79.500. Endurgreiðsla er einfaldlega útgjald þar sem eini viðtakandinn er sá sem fær borgað.

Það sem skjalið gerir ekki er að segja þér hver á að borga hverjum. Með þremur lestu það af Net-dálkinum. Með sex og blöndu af plús- og mínustölum er það lítil þraut: neikvæðu tölurnar borga þeim jákvæðu, í eins fáum greiðslum og duga til. Hvernig einföldun skulda virkar skýrir pörunina; í töflureikni gerir þú hana á blaði.

Þar sem töflureiknirinn hættir að virka

Þrennt ýtir sambýli, ferð eða vinahópi fram yfir það sem sniðmátið ber.

1. Ójöfn skipting. Sniðmátið skiptir hverri línu jafnt milli þeirra sem eru nefndir. Um leið og ein lína er „Anna borgar 40 % af því að herbergið hennar er stærra“, eða veitingahúsareikningur þar sem Katla fékk sér bara aðalrétt, passar formúlan ekki lengur. Þú getur svindlað — ein lína á hvern hlut — en hver krókaleið er einu atriði fleira sem sambýlingur þarf að muna í þriðja mánuði. Það eru fimm leiðir til að skipta útgjaldi, og töflureiknirinn kann eina þeirra.

2. Önnur mynt. Helgarferð bætir við línu í annarri mynt, og Amount-dálkurinn leggur evrur við krónur án þess að segja neitt. Þú getur bætt við gengisdálki og dálki með umreiknaðri upphæð, og þá þarf hver lína gengi slegið inn í höndunum. Það lifir eina ferð af, ekki hóp þar sem fólk býr í ólíkum löndum. Að skipta reikningum milli mynta fjallar um það sem slíkur hópur þarf.

3. Einn eigandi. Þetta er sá punktur sem endar flest skjöl. Sameiginlegt skjal er tæknilega opið öllum, en í reynd á einn það og hinir setja kvittanir í hópspjallið fyrir hann að slá inn. Þegar eigandinn er upptekinn í tvær vikur er höfuðbókin tveimur vikum röng, og enginn getur flett upp sinni eigin stöðu úti í búð. Vandinn er ekki hugbúnaðurinn; að uppfæra töflureikni er verk sem þarf að setjast niður við, en að skrá útgjald á staðnum er það ekki.

Þegar töflureiknir er rétta tólið

Verum sanngjörn við hina hliðina. Tveir sem skipta leigu og nokkrum reikningum, eða þrír sambýlingar sem skipta nánast öllu jafnt, eru vel settir með sniðmátinu. Það er ókeypis, sýnilegt öllum, og það opnast enn eftir tíu ár. Ef kostnaðurinn þinn lítur út eins og reiknaða dæmið þarftu kannski aldrei neitt annað. Tilgangurinn með því að halda utan um hver skuldar þér peninga er sameiginleg skrá sem báðar hliðar treysta, og vel byggt skjal er einmitt það. Fyrir leigu, reikninga og matarinnkaup fer að skipta leigu og reikningum með sambýlingum yfir venjurnar sem halda línunum einföldum.

Færðu þig þegar þú ert farin að bæta við hjálpardálkum, umreikna myntir eða minna einn og sama aðilann á að uppfæra.

Þar sem Donget kemur inn

Donget geymir sömu höfuðbók og sniðmátið — hvert útgjald hefur Greitt af, upphæð og fólkið sem því er skipt á, og flipinn Staða leiðir hverja tölu af þeim línum. Munurinn liggur í brotpunktunum þremur hér að ofan. Línu má skipta Jafnt, eftir Fjárhæð, eftir Prósentu, eftir Margfaldara (hlutum) eða atriði fyrir atriði í Atriði og kostnaður, svo ójöfnu tilvikin verða eitt tapp frekar en krókaleið. Hver hópur hefur Gjaldmiðil í stillingum, og útgjald má færa inn í annarri mynt. Og af því að öll bæta útgjöldum við úr sínum eigin síma og hópurinn samstillist jafnóðum er enginn eigandi til að bíða eftir — Staða allra sýnir öllum sömu nettótölur, og Gera upp stingur upp á fæstu millifærslunum sem hreinsa hópinn, hlutanum sem þú varst að vinna á blaði.

Fólk bætist við í gegnum Boðshlekk. Fyrir sambýlið í reiknaða dæminu vinnur hvort tólið sem er verkið; fyrir sex manna ferð með sameiginlegum bústað er töflureiknirinn þar sem rifrildin byrja. Til að velja af yfirvegun stillir kostnaðarskiptaöpp borin saman upp því sem hvert ókeypis app gerir og hvar hvert þeirra, Donget líka, kemur styst.

Algengar spurningar

Virkar sniðmátið bæði í Google Sheets og Excel?

Já. Það notar aðeins SUMIF, COUNTA, LEN og SUBSTITUTE, sem haga sér eins í Google Sheets, Excel og LibreOffice Calc. Opnaðu .xlsx-skrána í Excel, eða settu hana inn á Google Drive og opnaðu hana með Sheets.

Hvernig bæti ég við útgjaldi sem aðeins sumir deila?

Skrifaðu nöfnin, aðskilin með kommum, í Split among í stað all — til dæmis Anna, Katla. Hluturinn er upphæðin deilt með fjölda nafna á línunni, og aðeins Owes-tölur þeirra sem eru nefndir hreyfast.

Getur töflureiknirinn skipt útgjaldi ójafnt?

Ekki beint: hverri línu er skipt jafnt milli þeirra sem eru nefndir. Krókaleiðin er ein lína á hvern hlut með sama greiðanda — 6.400 kr. skipt á Önnu, 9.600 kr. skipt á Björn. Í lagi endrum og eins; ef flest útgjöldin eru ójöfn skaltu færa þig í tól sem ræður við prósentur og skiptingu eftir atriðum.

Hvernig skrái ég endurgreiðslu?

Sem línu: greidd af þeim sem borgar til baka, upphæðin, og sá sem fær greitt sem eina nafnið í Split among. Báðar nettótölur hreyfast og sagan helst heil. Aldrei eyða eða breyta gamalli línu til að láta greiðslu koma fram.

Hvernig finnum við út hver borgar hverjum?

Lestu Net-dálkinn. Neikvæðar nettótölur borga jákvæðum þar til allir standa í núlli; með þremur er það augljóst, með sex tekur það nokkrar mínútur á blaði. Töflureiknirinn stingur ekki upp á millifærslunum.

Dugar töflureiknir fyrir sambýli?

Fyrir tvo eða þrjá sem skipta að mestu jafnt í einni mynt, já, svo lengi sem einhver heldur honum við. Hann hættir að duga þegar skiptingin verður ójöfn, önnur mynt bætist við, eða aðeins einn er enn að skrá útgjöld.

Niðurstaðan

Skjal sem skráir hver borgaði, hversu mikið og fyrir hverja — og leiðir stöðurnar af því í stað þess að slá þær inn — er fullgild leið fyrir tvo eða þrjá til að skipta jöfnum kostnaði, og sniðmátið réttir þér það í einni niðurhalsskrá. Fylgstu með merkjunum þremur um að það sé vaxið upp úr verkinu: ójöfn skipting, önnur mynt, og einn sem slær allt inn.

Sæktu Donget frítt og hafðu sömu höfuðbók í síma allra, með ójöfnu skiptinguna, myntirnar og uppgjörið reiknað fyrir þig.