Paano hatiin ang gastos sa spreadsheet (libreng template) — at kung saan ito huminto

May nagsasabi sa bahay ng “ilagay na lang natin sa spreadsheet”. Makatuwirang instinct iyon: alam ng lahat kung paano gumagana ang spreadsheet, walang kailangang mag-install, at simple ang gastos — upa, internet, grocery, ang paminsan-minsang sinasagot ng isa para sa isa. Ang tanong ay kung ano ang dapat na hitsura ng sheet para magsabi pa rin ito ng totoo sa ikatlong buwan, may apatnapung row, kapag may nagtanong kung sino ang may utang.

Ang sagot ay isang maliit na ledger na may tatlong sheet at dalawang formula. Puwede mong i-download ang template o buuin ito nang manu-mano sa loob ng limang minuto. At ang tapat na sagot sa “uubra ba ito” ay: maganda ang spreadsheet para sa dalawa o tatlong taong halos pantay ang hati, at nasisira ito sa tatlong nahuhulaang punto — hindi pantay na hati, pangalawang pera, at ang sandaling isa na lang ang nag-a-update.

Isang row kada gastos: ang modelong ledger

Ang pagkakamali ng karamihan sa gawang-bahay na sheet ay ang pagsubaybay ng balanse — isang column kada tao, tina-type nang manu-mano, ina-adjust pagkatapos ng bawat bili. Sa loob ng isang buwan, wala nang nagtitiwala rito, dahil walang nakakakita kung paano nakuha ang isang numero.

Ang modelong tumatagal ay ledger: bawat gastos ay isang row na nagtatala ng tatlong bagay — sino ang nagbayad, magkano, at para kanino. Hindi kailanman tina-type ang balanse; dinederiba ito mula sa mga row sa pamamagitan ng formula, kaya masusundan ang bawat numero pabalik sa mga linyang nagbunsod nito, at naaayos ang pinagtatalunang entry sa pagwawasto ng isang row.

Ganoon din nag-iimbak ng datos ang bawat expense-splitting app. Parehong ideya ang spreadsheet, inalis lang ang kaginhawaan.

Ang tatlong sheet

May tatlong tab ang template. Kung ikaw ang bubuo, gawin ang mga ito sa ganitong pagkakasunod.

1. Mga Tao. Column A, isang pangalan kada row, sa ilalim ng header. Lahat ng iba ay sumasangguni sa listahang ito, kaya isahan ang baybay ng bawat pangalan at panatilihing maikli.

2. Mga Gastos. Limang column: Petsa, Paglalarawan, Binayaran ni, Halaga, Kahati. “Binayaran ni” ay isang pangalan mula sa sheet na Mga Tao. Ang “Kahati” ay all o listahan ng pangalang pinaghihiwalay ng kuwit — Ben para sa bagay na kay Ben lang, Ana, Cely para sa bagay na kahati ng dalawa. Isang row kada gastos, pinakaluma sa itaas; walang gumagalaw sa row maliban sa pagwawasto ng mali.

3. Mga Balanse. Isang row kada tao na may tatlong numero: Nabayaran (kung magkano ang inilabas niya), Utang (share niya sa lahat) at Net (nabayaran bawas utang), kasama ang isang check row na nagpapatunay na zero ang suma ng net. Kung hindi, may maling baybay na pangalan sa kung saan.

Ang mga formula

Dalawang helper column sa sheet na Mga Gastos ang gumagawa ng trabaho. Sa column F, ang bilang ng taong kahati:

=IF(E2="all", COUNTA('Mga Tao'!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Para sa all, binibilang ang sheet na Mga Tao; kung hindi, binibilang ang kuwit at dinadagdagan ng isa. Sa column G, ang share kada tao: =D2/F2. I-fill down ang dalawa.

Sa sheet na Mga Balanse, kapag nasa A2 ang pangalan ng tao:

• Nabayaran: =SUMIF('Mga Gastos'!C:C, A2, 'Mga Gastos'!D:D) — bawat halagang siya ang nagbayad.
• Utang: =SUMIF('Mga Gastos'!E:E, "all", 'Mga Gastos'!G:G) + SUMIF('Mga Gastos'!E:E, "*"&A2&"*", 'Mga Gastos'!G:G) — ang share niya sa bawat all row, kasama ang share niya sa bawat row na pumapangalan sa kaniya.
• Net: =B2-C2. Positibo ang ibig sabihin ay may utang sa kaniya ang grupo; negatibo ay may utang siya sa grupo.

Isang paalala: nahahanap ng wildcard ang pangalan sa loob ng mas mahabang pangalan, kaya tumutugma rin ang “Ana” sa “Dana”. Panatilihing magkakaiba ang pangalan, o magdagdag ng apelyido. Karaniwang SUMIF, COUNTA, LEN at SUBSTITUTE lang ang bawat formula dito, kaya pareho ang kilos ng file sa Google Sheets, Excel at LibreOffice.

Halimbawang kinuwenta: bahay na tatlo ang naninirahan

Magkakasama sina Ana, Ben at Cely sa isang bahay. Sa isang buwan, may apat na row ang sheet na Mga Gastos:

Ang huling row ang kawili-wili. Nagbayad si Ana sa bike shop dahil na-decline ang card ni Ben; utang iyon, hindi pinaghahatiang gastos, kaya kay Ben lang ang hati. Walang kailangang espesyal na kaso.

Mga share: ang tatlong all row ay nagbibigay sa bawat isa ng 15,000 + 500 + 2,000 = ₱17,500, at dala rin ni Ben ang ₱3,000 na pagpapaayos, kaya ₱20,500 ang share niya. Nabayaran: Ana ₱48,000 (upa kasama ang pagpapaayos), Ben ₱1,500, Cely ₱6,000. Ganito ang sheet na Mga Balanse:

₱55,500 ang dalawang kabuuan at zero ang suma ng net, kaya magkatugma ang sheet. Para magbayaran: magbabayad si Ben kay Ana ng ₱19,000 at si Cely kay Ana ng ₱11,500. Tumatanggap si Ana ng ₱30,500, eksaktong net niya. Dalawang padala, lahat sa zero.

Pagtatala ng bayad, at manu-manong pagbabayaran

Kapag binayaran ni Ben si Ana ng ₱19,000, huwag magbura. Magdagdag ng row: “Nagbayad si Ben”, binayaran ni Ben, halagang 19,000, kahati Ana. Tumataas ng 19,000 ang Nabayaran ni Ben, tumataas ng 19,000 ang Utang ni Ana, at lumalapag ang dalawang net kung saan dapat — si Ben sa zero, si Ana sa +11,500. Isang gastos lang ang pagbabayad na ang tanging nakikinabang ay ang taong binabayaran.

Ang hindi gagawin ng sheet ay ang sabihin kung sino ang magbabayad kanino. Sa tatlong tao, mababasa mo ito sa column na Net. Sa anim at may halong positibo at negatibo, maliit na palaisipan ito: nagbabayad ang negatibong net sa positibo, sa pinakakaunting bayad. Ipinapaliwanag ng paano gumagana ang debt simplification ang pagtutugma; sa spreadsheet, sa papel mo ito ginagawa.

Saan huminto ang spreadsheet

Tatlong bagay ang nagtutulak sa isang bahay, biyahe o barkada lampas sa kayang dalhin ng template.

1. Hindi pantay na hati. Pantay ang hati ng template sa bawat row sa mga nakapangalan. Sa sandaling maging “40% ang bayad ni Ana dahil mas malaki ang kuwarto niya” ang isang row, o maging bill sa restaurant kung saan isang ulam lang ang kinuha ni Cely, hindi na kasya ang formula. Puwede mong pekein — isang row kada share — pero bawat workaround ay isa pang bagay na kailangang tandaan ng kasama sa ikatlong buwan. May limang paraan ng paghahati ng gastos, at isa lang ang ginagawa ng spreadsheet.

2. Pangalawang pera. Isang weekend sa labas ay nagdadagdag ng row sa ibang pera, at tahimik na pinagsasama ng column na Halaga ang piso at baht. Puwede kang magdagdag ng column ng rate at column ng na-convert na halaga, at ngayon bawat row ay nangangailangan ng manu-manong rate. Nakakaligtas ito sa isang biyahe, hindi sa grupong magkakaibang bansa ang tinitirhan. Sakop ng paghahati ng bill sa iba’t ibang pera ang kailangan ng ganoong grupo.

3. Isang may-ari. Ito ang nagwawakas sa karamihan ng sheet. Teknikal na naeedit ng lahat ang shared na spreadsheet, pero sa praktika, isang tao ang may-ari at ang iba ay nagpo-post ng resibo sa group chat para i-type ng taong iyon. Kapag abala ang may-ari ng dalawang linggo, dalawang linggong mali ang ledger, at walang makakatingin ng sariling balanse habang nasa tindahan. Hindi software ang problema; pasakit ang pag-update ng spreadsheet at hindi pasakit ang pagtatala ng gastos sa mismong sandali.

Kailan tamang kasangkapan ang spreadsheet

Maging patas sa kabilang panig. Ang dalawang taong naghahati ng upa at ilang bayarin, o tatlong magkakasama na halos lahat ay pantay ang hati, ay maayos na napaglilingkuran ng template. Libre ito, nakikita ng lahat, at bubukas pa rin makalipas ang sampung taon. Kung ganoon ang hitsura ng gastos ninyo, baka hindi mo na kailanganin ang iba. Ang punto ng pagsubaybay kung sino ang may utang sa iyo ay isang shared na talang pinagkakatiwalaan ng magkabilang panig, at ganoon nga ang maayos na gawang sheet. Para sa upa, utilities at grocery, sakop ng paghahati ng upa at bayarin sa kasama sa bahay ang mga kaugaliang nagpapasimple sa mga row.

Lumipat na kapag napapansin mong nagdadagdag ka ng helper column, nagko-convert ng pera, o nagpapaalala sa isang tao na mag-update.

Saan pumapasok ang Donget

Parehong ledger ang iniimbak ng Donget — bawat gastos ay may Binayaran ni, halaga at mga taong kahati, at dinederiba ng tab na Mga Balanse ang bawat numero mula sa mga row na iyon. Ang pagkakaiba ay ang tatlong puntong nabanggit. Puwedeng hatiin ang row nang Pantay, sa Halaga, sa Porsyento, sa Multiplier (shares) o item kada item sa Mga Item at Halaga, kaya isang tap lang ang hindi pantay na kaso sa halip na workaround. May setting ng pera ang bawat grupo, at puwedeng ilagay ang gastos sa ibang pera. At dahil nagdadagdag ang lahat mula sa sariling telepono at nagsi-sync ang grupo nang real time, walang may-ari na hihintayin — ipinapakita ng Balanse ng bawat isa ang parehong net sa lahat, at iminumungkahi ng Magbayad ang pinakakaunting padalang maglilinis sa grupo, ang bahaging ginagawa mo sa papel.

Sumasali ang mga tao sa Invite link. Para sa bahay sa halimbawa, kayang-kaya ng dalawa; para sa anim na tao sa biyaheng may pinaghahatiang bahay, sa spreadsheet nagsisimula ang away. Para makapili nang sinasadya, inilalatag ng paghahambing ng mga expense-splitting app kung ano ang ginagawa ng bawat libreng app at kung saan kulang ang bawat isa, kasama ang Donget.

Mga madalas itanong

Gumagana ba ang template sa Google Sheets at Excel?

Oo. SUMIF, COUNTA, LEN at SUBSTITUTE lang ang ginagamit, at pareho ang kilos sa tatlong programa.

Paano ako magdadagdag ng gastos na iilan lang ang kahati?

I-type ang pangalan na pinaghihiwalay ng kuwit sa Kahati sa halip na all — halimbawa Ana, Cely.

Kaya ba ng spreadsheet ang hindi pantay na hati?

Hindi direkta. Isang row kada share na may parehong nagbayad — ₱2,000 kay Ana, ₱3,000 kay Ben.

Paano ko itatala ang pagbabayad?

Bilang row: binayaran ng nagbabayad, at ang binabayaran ang tanging pangalan sa Kahati. Huwag burahin ang lumang row.

Paano namin malalaman kung sino ang magbabayad kanino?

Basahin ang column na Net. Ang negatibo ay nagbabayad sa positibo hanggang zero na ang lahat.

Sapat na ba ang spreadsheet para sa isang bahay na pinaghahatian?

Para sa dalawa o tatlong pantay ang hati sa iisang pera, oo, basta may nag-a-update.

Ang mahalaga

Ang spreadsheet na nagtatala kung sino ang nagbayad, magkano at para kanino — at dumederiba ng balanse sa halip na i-type ito — ay talagang maayos na paraan para sa dalawa o tatlong taong naghahati ng pantay na gastos, at ibinibigay iyon ng template sa isang download. Bantayan ang tatlong senyales na lumaki na ito sa trabaho: hindi pantay na hati, pangalawang pera, at isang taong nagta-type ng lahat.

I-download ang Donget nang libre at panatilihin ang parehong ledger sa telepono ng lahat, kasama ang hindi pantay na hati, ang mga pera at ang bayaran na kinuwenta na para sa inyo.