Com repartir despeses en un full de càlcul (plantilla gratuïta) — i on deixa de funcionar

Algú del pis diu «posem-ho en un full de càlcul». És un instint raonable: tothom sap com funciona un full, ningú ha d’instal·lar res, i els costos són simples — lloguer, internet, la compra, alguna cosa que un cobreix per un altre. La qüestió és quin aspecte ha de tenir el full perquè continuï dient la veritat el tercer mes, amb quaranta files, quan algú pregunta qui deu què.

La resposta és un petit llibre de comptes amb tres pestanyes i dues fórmules. Pots descarregar la plantilla o construir-la a mà en cinc minuts. I la resposta honesta a «funcionarà?» és: un full de càlcul va bé per a dues o tres persones que reparteixen majoritàriament a parts iguals, i es trenca en tres punts previsibles — repartiments desiguals, una segona moneda, i el moment en què només una persona el manté al dia.

Una fila per despesa: el model de llibre de comptes

L’error que fan la majoria de fulls casolans és seguir saldos — una columna per persona, escrita a mà, ajustada després de cada compra. En un mes ningú s’ho creu, perquè ningú veu d’on ha sortit un número.

El model que aguanta és un llibre de comptes: cada despesa és una fila que registra tres fets — qui ha pagat, quant i per a qui. Els saldos no s’escriuen mai; es deriven de les files per fórmula, així que qualsevol número es pot rastrejar fins a les línies que el van produir, i una entrada discutida es corregeix arreglant una fila.

Així és també com guarda les teves dades qualsevol app de repartir despeses. El full de càlcul és la mateixa idea sense les comoditats.

Les tres pestanyes

La plantilla té tres pestanyes. Si te la fas tu, crea-les en aquest ordre.

1. Persones. Columna A, un nom per fila, sota una capçalera. Tota la resta es refereix a aquesta llista, així que escriu cada nom d’una sola manera i mantén-los curts.

2. Despeses. Cinc columnes: Data, Descripció, Pagat per, Import, Repartit entre. «Pagat per» és un nom de la pestanya Persones. «Repartit entre» és all o una llista de noms separats per comes — Bernat per a una cosa que només deu en Bernat, Anna, Clara per a una cosa que comparteixen dues persones. Una fila per despesa, les més antigues a dalt; ningú edita una fila si no és per corregir un error.

3. Saldos. Una fila per persona amb tres números: Pagat (el que hi ha posat), Deu (la seva part de tot) i Net (pagat menys deu), més una fila de comprovació que demostra que els nets sumen zero. Si no ho fan, hi ha un nom mal escrit en algun lloc.

Les fórmules

Dues columnes auxiliars a la pestanya Despeses fan la feina. A la columna F, el nombre de persones al repartiment:

=IF(E2="all"; COUNTA(Persones!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)

Per a all compta la pestanya Persones; si no, compta les comes i n’afegeix una. A la columna G, la part per persona: =D2/F2. Omple totes dues cap avall.

A la pestanya Saldos, amb el nom de la persona a A2:

• Pagat: =SUMIF(Despeses!C:C; A2; Despeses!D:D) — tot import on ha estat el pagador.
• Deu: =SUMIF(Despeses!E:E; "all"; Despeses!G:G) + SUMIF(Despeses!E:E; "*"&A2&"*"; Despeses!G:G) — la seva part de cada fila all, més la seva part de cada fila que l’anomena.
• Net: =B2-C2. Positiu vol dir que el grup li deu; negatiu, que deu al grup.

Un advertiment: el comodí troba un nom dins d’un de més llarg, així que «Anna» també coincideix amb «Joanna». Mantén els noms diferenciats, o afegeix cognoms. Totes les fórmules aquí són SUMIF, COUNTA, LEN i SUBSTITUTE, així que el fitxer es comporta igual a Google Sheets, Excel i LibreOffice.

Un exemple resolt: un pis de tres

L’Anna, en Bernat i la Clara comparteixen pis. Un mes, la pestanya Despeses té quatre files:

L’última fila és la interessant. L’Anna va pagar a la botiga perquè la targeta d’en Bernat va ser rebutjada; és un préstec, no un cost compartit, així que el repartiment és només en Bernat. No cal cap cas especial.

Parts: les tres files all donen a cadascú 500 + 15 + 40 = 555 €, i en Bernat carrega a més la reparació de 60 €, així que la seva part és 615 €. Pagat: Anna 1.560 € (lloguer més reparació), Bernat 45 €, Clara 120 €. La pestanya Saldos diu:

Els dos totals són 1.725 € i els nets sumen zero, així que el full és coherent. Per saldar: en Bernat paga 570 € a l’Anna i la Clara en paga 435. L’Anna rep 1.005 €, exactament el seu net. Dues transferències, tothom a zero.

Registrar una devolució, i saldar a mà

Quan en Bernat pagui els 570 € a l’Anna, no esborris res. Afegeix una fila: «en Bernat salda», pagat per Bernat, import 570, repartit entre Anna. El Pagat d’en Bernat puja 570, el Deu de l’Anna puja 570, i tots dos nets aterren on toca — en Bernat a zero, l’Anna a +435. Una devolució és només una despesa el beneficiari únic de la qual és la persona a qui es paga.

El que el full no farà és dir-te qui hauria de pagar a qui. Amb tres persones ho llegeixes a la columna Net. Amb sis i una barreja de positius i negatius és un petit trencaclosques: els nets negatius paguen els positius, en el mínim de pagaments possible. Com funciona la simplificació de deutes explica l’emparellament; en un full ho fas sobre paper.

On deixa de funcionar el full de càlcul

Tres coses porten un pis, un viatge o una colla més enllà del que la plantilla pot suportar.

1. Repartiments desiguals. La plantilla reparteix cada fila a parts iguals entre les persones indicades. En el moment que una fila és «l’Anna paga el 40% perquè té l’habitació més gran», o un compte de restaurant on la Clara només va prendre un segon, la fórmula ja no encaixa. Ho pots fingir — una fila per part — però cada apedaçament és una cosa més que un company de pis ha de recordar el tercer mes. Hi ha cinc maneres de repartir una despesa, i el full en fa una.

2. Una segona moneda. Un cap de setmana fora afegeix una fila en una altra moneda, i la columna Import suma en silenci euros amb dírhams. Pots afegir una columna de canvi i una d’import convertit, i ara cada fila necessita un tipus escrit a mà. Sobreviu a un viatge, no a un grup amb membres a països diferents. Repartir despeses en diverses monedes cobreix què necessita un grup així.

3. Un sol propietari. Aquest és el que acaba amb la majoria de fulls. Un full compartit és tècnicament editable per tothom, però a la pràctica una persona n’és la propietària i la resta pengen tiquets al xat perquè aquella persona els escrigui. Quan aquesta persona està ocupada dues setmanes, el llibre porta dues setmanes malament, i ningú pot comprovar el seu saldo a la botiga. El problema no és el programari; actualitzar un full és una feinada i apuntar una despesa en el moment no ho és.

Quan el full de càlcul és l’eina correcta

Siguem justos amb l’altra banda. Dues persones que reparteixen lloguer i unes factures, o tres companys que reparteixen gairebé tot a parts iguals, estan ben servides amb la plantilla. És gratuïta, visible per a tothom, i encara s’obrirà d’aquí a deu anys. Si els teus costos s’assemblen a l’exemple resolt, potser no necessitaràs res més. La gràcia de portar el compte de qui et deu diners és un registre compartit en què confien totes dues bandes, i un full ben fet ho és. Per a lloguer, subministraments i compra, repartir lloguer i factures amb companys de pis cobreix les convencions que mantenen les files simples.

Passa a una altra cosa quan et trobis afegint columnes auxiliars, convertint monedes, o recordant a una persona que l’actualitzi.

On entra Donget

Donget guarda el mateix llibre de comptes que la plantilla — cada despesa té un Pagat per, un import i les persones entre qui es reparteix, i la pestanya Saldos deriva cada número d’aquelles files. La diferència són els tres punts de fallada de dalt. Una fila es pot repartir Igual, per Import, per Percentatge, per Multiplicador (parts) o línia per línia amb Elements i costos, així que els casos desiguals són un toc i no un apedaçament. Cada grup té un ajust de moneda, i una despesa es pot introduir en una altra moneda. I com que tothom afegeix despeses des del seu mòbil i el grup se sincronitza en temps real, no hi ha ningú a qui esperar — els Saldos mostren els mateixos nets a tothom, i Salda comptes suggereix el mínim de transferències que liquiden el grup, la part que estaves fent sobre paper.

La gent s’hi uneix amb un enllaç d’invitació. Per al pis de l’exemple resolt, qualsevol eina fa la feina; per a un viatge de sis persones amb una casa compartida, el full és on comencen les discussions. Per triar amb criteri, apps per repartir despeses comparades exposa què fa cada app gratuïta i on falla cadascuna, Donget inclòs.

Preguntes freqüents

La plantilla funciona a Google Sheets i a Excel?

Sí. Només fa servir SUMIF, COUNTA, LEN i SUBSTITUTE, que es comporten igual a Google Sheets, Excel i LibreOffice Calc.

Com afegeixo una despesa que només comparteixen algunes persones?

Escriu els noms separats per comes a la columna Repartit entre en comptes de all — per exemple Anna, Clara.

El full de càlcul pot repartir una despesa de manera desigual?

Directament no. La solució provisional és una fila per part — 40 € repartit Anna, 60 € repartit Bernat.

Com registro una devolució?

Com una fila: pagada per qui torna els diners, i la persona a qui es torna com a únic nom a Repartit entre. No esborris mai una fila antiga.

Com esbrinem qui paga a qui?

Llegeix la columna Net. Els nets negatius paguen els positius fins que tothom és a zero.

N’hi ha prou amb un full de càlcul per a un pis compartit?

Per a dues o tres persones que reparteixen a parts iguals en una moneda, sí, sempre que algú el mantingui al dia.

En resum

Un full de càlcul que registra qui ha pagat, quant i per a qui — i que deriva els saldos en comptes d’escriure’ls — és una manera perfectament bona que dues o tres persones reparteixin costos iguals, i la plantilla te’l dona en una descàrrega. Vigila els tres senyals que ha quedat petit: repartiments desiguals, una segona moneda, i una sola persona teclejant-ho tot.

Descarrega Donget gratis i porta el mateix llibre de comptes al mòbil de tothom, amb els repartiments desiguals, les monedes i el saldat calculats per tu.