Кестеде шығынды қалай бөлуге болады (тегін үлгі) — және ол қай жерде жұмысын тоқтатады

Пәтерде біреу «жай ғана кестеге түсірейік» дейді. Ой орынды: кестенің қалай жұмыс істейтінін бәрі біледі, ешкімге ештеңе орнатудың қажеті жоқ, ал шығындар қарапайым — жалдау ақысы, интернет, азық-түлік, кейде біреуі екіншісінің орнына жабатын ұсақ-түйек. Мәселе — үшінші айда, қырық жол жиналғанда, біреу кім кімге қанша борыш деп сұрағанда кесте әлі шындықты айтуы үшін оның қандай болуы керегінде.

Жауабы — үш парақ пен екі формуладан тұратын шағын есеп кітабы. Үлгіні жүктеп алуға немесе оны бес минутта өз қолыңызбен құрастыруға болады. Ал «жұмыс істей ме?» дегенге адал жауап мынау: кесте негізінен тең бөлісетін екі-үш адамға жақсы қызмет етеді, әрі ол үш болжамды нүктеде сынады — тең емес үлестер, екінші валюта және кестені бір ғана адам жаңартып қалатын сәт.

Бір шығын — бір жол: есеп кітабы моделі

Үйде жасалған кестелердің көбі жіберетін қате — баланстарды жүргізу: әр адамға бір баған, қолмен терілген сандар, әр сатып алудан кейін түзетіліп отырады. Бір ай ішінде оған ешкім сенбейді, себебі сан қайдан шыққанын ешкім көре алмайды.

Төзетін модель — есеп кітабы: әр шығын үш фактіні тіркейтін бір жол — кім төледі, қанша және кім үшін. Баланстар ешқашан қолмен терілмейді; олар жолдардан формуламен шығарылады, сондықтан кез келген сан оны туғызған жолдарға дейін қадағаланады, ал даулы жазба бір жолды түзету арқылы жөнделеді.

Шығын бөлетін кез келген қолданба деректеріңізді дәл осылай сақтайды. Кесте — сол идеяның ыңғайлықтары алынып тасталған нұсқасы.

Үш парақ

Үлгіде үш қойынды бар; ондағы парақ пен баған атаулары ағылшынша — бір файл бәріне жарасын деп. Өзіңіз құрастырсаңыз, оларды осы ретпен жасаңыз.

1. People (адамдар). A бағаны, тақырып астында әр жолға бір ат. Қалғанының бәрі осы тізімге сілтейді, сондықтан әр атты бір ғана түрде жазыңыз және қысқа ұстаңыз.

2. Expenses (шығындар). Бес баған: Date (күні), Description (сипаттама), Paid by (кім төледі), Amount (сома), Split among (кімнің арасында бөлінеді). «Paid by» — People парағындағы бір ат. «Split among» — не all, не үтірмен ажыратылған аттар тізімі: тек Бекзат борыш болатын нәрсе үшін Бекзат, екеуі бөлісетін нәрсе үшін Айнұр, Сәуле. Бір шығын — бір жол, ескісі жоғарыда; қатені түзетуден басқа жағдайда ешкім жолды өзгертпейді.

3. Balances (баланстар). Әр адамға үш саны бар бір жол: Paid (қанша салды), Owes (бәрінен тиесілі үлесі) және Net (салғаны минус үлесі), оған қоса таза сомалардың нөлге теңелетінін дәлелдейтін тексеру жолы. Теңелмесе — бір жерде ат қате жазылған.

Формулалар

Expenses парағындағы екі көмекші баған бүкіл жұмысты атқарады. F бағанында — бөлуге қатысатын адам саны:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

all үшін ол People парағын санайды; әйтпесе үтірлерді санап, біреу қосады. G бағанында — адам басына үлес: =D2/F2. Екеуін де төмен қарай созыңыз.

Balances парағында, адамның аты A2-де тұрғанда:

• Paid: =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) — ол төлеуші болған әр сома.
• Owes: =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) — әр all жолындағы үлесі, оған қоса оны атайтын әр жолдағы үлесі.
• Net: =B2-C2. Оң сан топтың оған борыш екенін, теріс сан оның топқа борыш екенін білдіреді.

Бір ескертпе: жұлдызшалар атты ұзынырақ аттың ішінен де табады, сондықтан «Нұр» деген ат «Айнұр» дегенге де сәйкес келеді. Аттарды бір-бірінен ажыратылатын күйде ұстаңыз немесе тегін қосыңыз. Мұндағы формулалардың бәрі — жай ғана SUMIF, COUNTA, LEN және SUBSTITUTE, сондықтан файл Google Sheets, Excel және LibreOffice-те бірдей жұмыс істейді.

Есептелген мысал: үшеу тұратын пәтер

Айнұр, Бекзат және Сәуле бір пәтерде тұрады. Бір айда Expenses парағында төрт жол бар:

Соңғы жол — қызықтысы. Бекзаттың картасы өтпей қалғандықтан, шеберханаға Айнұр төледі; бұл — ортақ шығын емес, қарыз, сондықтан бөлу тек Бекзатқа тиесілі. Ешқандай ерекше ереже керек емес.

Үлестер: үш all жолы әр адамға 150 000 + 3 000 + 12 000 = 165 000 ₸ береді, ал Бекзат оған қоса 18 000 ₸ жөндеуді көтереді, сондықтан оның үлесі — 183 000 ₸. Салғаны: Айнұр 468 000 ₸ (жалдау ақысы мен жөндеу), Бекзат 9 000 ₸, Сәуле 36 000 ₸. Balances парағы былай оқылады:

Екі жиын да 513 000 ₸, ал таза сомалар нөлге теңеледі, демек кесте өзімен-өзі келіседі. Есеп айырысу үшін: Бекзат Айнұрға 174 000 ₸, Сәуле Айнұрға 129 000 ₸ төлейді. Айнұр 303 000 ₸ алады — дәл өзінің таза сомасы. Екі аударым, бәрі нөлде.

Қайтарымды тіркеу және қолмен есеп айырысу

Бекзат Айнұрға 174 000 ₸ төлегенде ештеңені жоймаңыз. Бір жол қосыңыз: «Бекзат есеп айырысты», төлеген — Бекзат, сома — 174 000, Split among — Айнұр. Бекзаттың Paid саны 174 000-ға өседі, Айнұрдың Owes саны 174 000-ға өседі, әрі екеуінің де таза сомасы тиісті жеріне түседі — Бекзат нөлде, Айнұр +129 000-да. Қайтарым — жалғыз пайда көрушісі ақша алып отырған адам болатын шығын ғана.

Кестенің істемейтіні — кім кімге төлеуі керегін айту. Үш адаммен оны Net бағанынан оқисыз. Алтау болып, оң мен терістің қоспасы шыққанда бұл — шағын жұмбақ: теріс сомалар оң сомаларға, оны бітіретін ең аз төлеммен төлейді. Қарызды жеңілдету қалай жұмыс істейді сол сәйкестендіруді түсіндіреді; кестеде мұны қағазда істейсіз.

Кестенің жұмысы қай жерде тоқтайды

Пәтерді, сапарды немесе дос топты үлгі көтере алатын шектен үш нәрсе шығарады.

1. Тең емес үлестер. Үлгі әр жолды аталған адамдардың арасында тең бөледі. Бір жол «Айнұр 40 % төлейді, себебі оның бөлмесі үлкенірек» болған сәтте, немесе Сәуле тек негізгі тағам алған мейрамхана шоты шыққанда формула енді жараспайды. Оны алдап шығуға болады — үлеске бір жол — бірақ әр айналып өту жолы үшінші айда пәтерлестің есінде ұстауы керек тағы бір нәрсе. Шығынды бөлудің бес жолы бар, ал кесте солардың біреуін ғана істейді.

2. Екінші валюта. Демалыс күнгі сапар басқа валютадағы жол қосады, ал Amount бағаны теңгеге лираны үнсіз қосып жібереді. Бағам бағанын және аударылған сома бағанын қосуға болады — енді әр жолға қолмен терілген бағам керек. Ол бір сапарға шыдайды, мүшелері әртүрлі елде тұратын топқа емес. Валюта аралық шот бөлу мұндай топқа не керегін қамтиды.

3. Бір иесі. Кестелердің көбін тап осы аяқтайды. Ортақ кестені техникалық тұрғыдан бәрі өңдей алады, бірақ іс жүзінде оның бір иесі болады, ал қалғандары түбіртектерін топтық чатқа тастап, сол адамның теруін күтеді. Иесі екі апта бос болмаса, есеп кітабы екі апта бойы қате тұрады, ал ешкім дүкенде тұрып өз балансын тексере алмайды. Мәселе бағдарламада емес: кестені жаңарту — қосымша міндет, ал шығынды сол сәтте тіркеу — міндет емес.

Кесте дұрыс құрал болатын кез

Екінші жағына да әділ болайық. Жалдау ақысы мен бірер шотты бөлетін екі адам немесе бәрін дерлік тең бөлетін үш пәтерлес үлгімен жақсы қамтылады. Ол тегін, бәріне көрінеді әрі он жылдан кейін де ашылады. Шығындарыңыз есептелген мысалға ұқсаса, сізге басқа ештеңенің керегі болмауы да мүмкін. Кім сізге қанша борыш екенін қадағалау дегеннің мәні — екі жақ та сенетін ортақ жазба, ал жақсы құрылған кесте — соның бірі. Жалдау ақысы, коммуналдық шот пен азық-түлік үшін пәтерлестермен жалдау ақысы мен шотты бөлу жолдарды қарапайым ұстайтын келісімдерді өтеді.

Көмекші бағандар қосып, валюта аударып немесе бір адамға жаңартуды еске салып жүргеніңізді байқасаңыз — әрі қарай көшіңіз.

Donget қай жерде көмектеседі

Donget үлгі сақтайтын дәл сол есеп кітабын сақтайды — әр шығында Кім төледі, сома және оның кімдердің арасында бөлінетіні бар, ал Балансы қойындысы әр санды сол жолдардан шығарады. Айырма — жоғарыдағы үш сыну нүктесінде. Жолды Тең, Сома, Пайыз, Көбейткіш бойынша немесе Элементтер мен шығындар арқылы жолма-жол бөлуге болады, сондықтан тең емес жағдайлар — айналып өту емес, бір түрту. Әр топтың Валюта баптауы бар, ал шығынды басқа валютада енгізуге болады. Шығынды әркім өз телефонынан қосатындықтан және топ нақты уақытта синхрондалатындықтан, күтетін ие де жоқ — Әркімнің балансы бәріне бірдей таза сомаларды көрсетеді, ал Есеп айырысу топты тазартатын ең аз аударым санын ұсынады, яғни сіз қағазда істеп отырған дәл сол бөлікті.

Адамдар Шақыру сілтемесі арқылы қосылады. Есептелген мысалдағы пәтер үшін екі құрал да жарайды; ортақ үй жалдаған алты адамдық сапар үшін кесте — дау басталатын жер. Саналы таңдау жасау үшін шығын бөлу қолданбалары салыстырылды әр тегін қолданба не істейтінін және әрқайсысы, оның ішінде Donget те, қай жерде жетпейтінін баяндайды.

Жиі қойылатын сұрақтар

Үлгі Google Sheets пен Excel-де жұмыс істей ме?

Иә. Онда тек SUMIF, COUNTA, LEN және SUBSTITUTE қолданылады, ал олар Google Sheets, Excel және LibreOffice Calc бағдарламаларында бірдей жұмыс істейді. .xlsx файлын Excel-де ашыңыз немесе оны Google Drive-қа жүктеп, Sheets арқылы ашыңыз.

Тек кейбіреулері бөлісетін шығынды қалай қосамын?

Split among бағанына all сөзінің орнына аттарды үтірмен ажыратып жазыңыз — мысалы, Айнұр, Сәуле. Үлес — сома аталған аттардың санына бөлінгені, әрі тек сол адамдардың Owes сандары өзгереді.

Кесте шығынды тең емес бөле ала ма?

Тікелей емес: әр жол аталған адамдардың арасында тең бөлінеді. Айналып өту жолы — төлеушісі бір болатын, үлеске бір жол: 20 000 ₸ Айнұрға, 30 000 ₸ Бекзатқа. Анда-санда бұл жарайды; шығындарыңыздың көбі тең емес болса, пайыз бен элемент бойынша бөлуі бар құралға көшіңіз.

Қайтарымды қалай тіркеймін?

Жол ретінде: төлеуші — ақшаны қайтарып жатқан адам, сома, ал Split among ішіндегі жалғыз ат — ақша алып жатқан адам. Екеуінің де таза сомасы жылжиды, ал тарих толық қалады. Төлемді көрсету үшін ескі жолды ешқашан жоймаңыз әрі өзгертпеңіз.

Кім кімге төлейтінін қалай анықтаймыз?

Net бағанын оқыңыз. Теріс сомалар бәрі нөлге келгенше оң сомаларға төлейді; үш адаммен бұл айқын, алтауымен қағазда бірнеше минут алады. Кесте аударымдарды ұсынбайды.

Пәтерлестер үшін кесте жеткілікті ме?

Бір валютада, негізінен тең бөлісетін екі-үш адам үшін — иә, оны біреу жаңартып отырса. Үлестер тең емес болғанда, екінші валюта пайда болғанда немесе шығынды тек бір адам енгізіп қалғанда ол жеткіліксіз болады.

Қорытынды

Кім төлегенін, қаншасын және кім үшін төлегенін тіркейтін — әрі баланстарды теріп емес, шығарып алатын — кесте екі-үш адамның тең шығынды бөлуіне әбден жарайды, ал үлгі сізге мұны бір жүктеумен береді. Оның бұл жұмысты сыйғызбай бастағанының үш белгісін бақылаңыз: тең емес үлестер, екінші валюта және бүкіл теруді бір адамның істеуі.

Donget-ті тегін жүктеп алыңыз және дәл сол есеп кітабын әркімнің телефонында ұстаңыз: тең емес үлестер, валюталар және есеп айырысу сіздің орныңызға шығарылады.