స్ప్రెడ్షీట్లో ఖర్చులను ఎలా పంచాలి (ఉచిత టెంప్లేట్) — అది ఎక్కడ పనిచేయడం ఆపేస్తుంది
ఖర్చులు పంచే ఉచిత స్ప్రెడ్షీట్ టెంప్లేట్ (Google Sheets, Excel), దాని వెనుక సూత్రాలు, ఫ్లాట్షేర్ పరిష్కరించిన ఉదాహరణ, అది పనిచేయడం ఆపేసే మూడు చోట్లు.
ఫ్లాట్లో ఎవరో అంటారు: «దీన్ని ఒక స్ప్రెడ్షీట్లో పెట్టేద్దాం». ఇది తెలివైన సహజ ఆలోచనే: స్ప్రెడ్షీట్ అందరికీ వచ్చు, ఎవరూ ఏదీ ఇన్స్టాల్ చేయనక్కర్లేదు, ఖర్చులు సరళమే — అద్దె, ఇంటర్నెట్, సరుకులు, అప్పుడప్పుడు ఒకరు మరొకరికోసం కట్టేది. ప్రశ్న ఏమిటంటే ఆ షీట్ ఎలా ఉండాలి — మూడో నెలలో, నలభై పంక్తులతో, ఎవరిపై ఏమి బాకీ అని ఎవరైనా అడిగినప్పుడు కూడా నిజం చెప్పేలా.
జవాబు — మూడు షీట్లు, రెండు సూత్రాలు ఉన్న ఒక చిన్న ఖాతా పుస్తకం. మీరు టెంప్లేట్ డౌన్లోడ్ చేసుకోవచ్చు లేదా ఐదు నిమిషాల్లో చేతితో కట్టుకోవచ్చు. «ఇది పనిచేస్తుందా» అనేదానికి నిజాయితీ సమాధానం: చాలావరకు సమానంగా పంచుకునే ఇద్దరు ముగ్గురికి స్ప్రెడ్షీట్ బాగానే పనిచేస్తుంది; అది ముందే తెలిసిన మూడు చోట్ల విరిగిపోతుంది — అసమాన పంపకాలు, వేరే కరెన్సీ, దాన్ని ఒక్కరే తాజాగా ఉంచుతున్న క్షణం.
ప్రతి ఖర్చుకూ ఒక పంక్తి: ఖాతా పుస్తక నమూనా
ఇంట్లో కట్టిన చాలా షీట్లు చేసే పొరపాటు — అవి నిల్వలను ట్రాక్ చేస్తాయి: ఒక్కొక్కరికి ఒక కాలమ్, చేతితో రాసినది, ప్రతి కొనుగోలు తర్వాత మార్చినది. నెల గడిచేసరికి దాన్ని ఎవరూ నమ్మరు — ఏ సంఖ్య అక్కడికి ఎలా చేరిందో ఎవరూ చూడలేరు కాబట్టి.
నిలిచేది ఖాతా పుస్తక నమూనా: ప్రతి ఖర్చూ ఒక పంక్తి, మూడు వాస్తవాలను నమోదు చేసేది — ఎవరు చెల్లించారు, ఎంత, ఎవరికోసం. నిల్వలు ఎప్పుడూ టైప్ చేయరు; అవి పంక్తుల నుంచి సూత్రాల ద్వారా వస్తాయి. కాబట్టి ప్రతి సంఖ్యా తాను పుట్టిన పంక్తుల దాకా వెనక్కి వెళ్తుంది, వివాదమున్న ఎంట్రీ ఒక పంక్తి సరిచేస్తే సరిపోతుంది.
ఖర్చులు పంచే ప్రతి యాప్ కూడా మీ డేటాను ఇలాగే ఉంచుతుంది. స్ప్రెడ్షీట్ అదే ఆలోచన, సౌకర్యాలు తీసేసినది.
మూడు షీట్లు
టెంప్లేట్లో మూడు ట్యాబ్లున్నాయి. మీరే కడుతుంటే ఇదే క్రమంలో కట్టండి.
1. మనుషులు. కాలమ్ A, ప్రతి పంక్తిలో ఒక పేరు, ఒక హెడర్ కింద. మిగతాదంతా ఈ జాబితానే చూస్తుంది, కాబట్టి ప్రతి పేరునూ ఒకేలా రాయండి, పొట్టిగా ఉంచండి.
2. ఖర్చులు. ఐదు కాలమ్లు: తేదీ, వివరణ, ఎవరు చెల్లించారు, మొత్తం, ఎవరిలో పంచింది. «ఎవరు చెల్లించారు» అనేది మనుషులు షీట్లోని ఒక పేరు. «ఎవరిలో పంచింది» అనేది అందరూ కావచ్చు లేదా కామాతో వేరుచేసిన పేర్ల జాబితా కావచ్చు — భరత్పై మాత్రమే ఉన్నదానికి భరత్, ఇద్దరు పంచుకున్నదానికి అనిత, చేతన్. ప్రతి ఖర్చుకూ ఒక పంక్తి, పాతది పైన; పొరపాటు సరిచేయడం తప్ప ఏ పంక్తినీ మార్చరు.
3. నిల్వలు. ఒక్కొక్కరికీ ఒక పంక్తి, మూడు సంఖ్యలతో: చెల్లించింది (ఎంత పెట్టారు), బాకీ (ప్రతిదానిలో వాళ్ల వాటా), నిల్వ (చెల్లించింది మైనస్ బాకీ) — వాటితోపాటు నిల్వలన్నీ కలిపి సున్నా అవుతాయని నిరూపించే ఒక తనిఖీ పంక్తి. కాకపోతే ఎక్కడో ఒక పేరు తప్పుగా రాశారని అర్థం.
సూత్రాలు
ఖర్చుల షీట్లో రెండు సహాయక కాలమ్లు పనిచేస్తాయి. కాలమ్ F లో, పంపకంలోని మనుషుల సంఖ్య:
=IF(E2="అందరూ"; COUNTA(మనుషులు!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)
అందరూ అయితే ఇది మనుషులు షీట్ను లెక్కపెడుతుంది; లేకపోతే కామాలు లెక్కపెట్టి ఒకటి కలుపుతుంది. కాలమ్ G లో ఒక్కొక్కరి వాటా: =D2/F2. రెండింటినీ కిందికి లాగండి.
నిల్వల షీట్లో, వ్యక్తి పేరు A2 లో ఉంటే:
- చెల్లించింది:
=SUMIF(ఖర్చులు!C:C; A2; ఖర్చులు!D:D)— వాళ్లు చెల్లింపుదారుగా ఉన్న ప్రతి మొత్తం. - బాకీ:
=SUMIF(ఖర్చులు!E:E; "అందరూ"; ఖర్చులు!G:G) + SUMIF(ఖర్చులు!E:E; "*"&A2&"*"; ఖర్చులు!G:G)— ప్రతిఅందరూపంక్తిలో వాళ్ల వాటా, వాళ్ల పేరున్న ప్రతి పంక్తిలో వాళ్ల వాటాతో కలిపి. - నిల్వ:
=B2-C2. ధనాత్మకం అంటే గ్రూప్ వాళ్లకు ఇవ్వాలి; రుణాత్మకం అంటే వాళ్లు గ్రూప్కు.
ఒక హెచ్చరిక: వైల్డ్కార్డ్ ఒక పేరును పొడవైన పేరు లోపల కూడా వెతికి పట్టేస్తుంది; అంటే «అనిత» «వనిత» లోనూ దొరుకుతుంది. పేర్లను వేరుగా ఉంచండి, లేదా ఇంటిపేరు కలపండి. ఇక్కడి ప్రతి సూత్రమూ సాదా SUMIF, COUNTA, LEN, SUBSTITUTE కాబట్టి ఫైల్ Google Sheets, Excel, LibreOffice లలో ఒకేలా ప్రవర్తిస్తుంది.
పరిష్కరించిన ఉదాహరణ: ముగ్గురి ఫ్లాట్
అనిత, భరత్, చేతన్ ఒక ఫ్లాట్ పంచుకుంటారు. ఒక నెలలో ఖర్చుల షీట్లో నాలుగు పంక్తులున్నాయి:
| తేదీ | వివరణ | ఎవరు చెల్లించారు | మొత్తం | ఎవరిలో పంచింది |
|---|---|---|---|---|
| మార్చి 1 | అద్దె | అనిత | ₹24,000 | అందరూ |
| మార్చి 3 | ఇంటర్నెట్ | భరత్ | ₹900 | అందరూ |
| మార్చి 9 | సరుకులు | చేతన్ | ₹3,000 | అందరూ |
| మార్చి 14 | భరత్ సైకిల్ మరమ్మతు | అనిత | ₹1,500 | భరత్ |
ఆసక్తికరమైన పంక్తి చివరిది. భరత్ కార్డు పనిచేయలేదు కాబట్టి దుకాణంలో అనిత కట్టింది; ఇది అప్పు, ఉమ్మడి ఖర్చు కాదు — కాబట్టి పంపకం భరత్పై ఒక్కడిపైనే. ప్రత్యేక ఏర్పాటేమీ అక్కర్లేదు.
వాటాలు: మూడు అందరూ పంక్తులు ఒక్కొక్కరికీ 8,000 + 300 + 1,000 = ₹9,300 ఇస్తాయి; భరత్పై ₹1,500 మరమ్మతు కూడా ఉంది కాబట్టి అతని వాటా ₹10,800. చెల్లించింది: అనిత ₹25,500 (అద్దె, మరమ్మతు), భరత్ ₹900, చేతన్ ₹3,000. నిల్వల షీట్ ఇలా చదువుతుంది:
| వ్యక్తి | చెల్లించింది | బాకీ | నిల్వ |
|---|---|---|---|
| అనిత | ₹25,500 | ₹9,300 | +₹16,200 |
| భరత్ | ₹900 | ₹10,800 | −₹9,900 |
| చేతన్ | ₹3,000 | ₹9,300 | −₹6,300 |
| తనిఖీ | ₹29,400 | ₹29,400 | 0 |
రెండు మొత్తాలూ ₹29,400, నిల్వలు కలిపి సున్నా — కాబట్టి షీట్ సరిపోతోంది. తీర్చడం: భరత్ అనితకు ₹9,900, చేతన్ అనితకు ₹6,300. అనితకు ₹16,200 వస్తాయి — సరిగ్గా ఆమె నిల్వ. రెండు బదిలీలు, అందరూ సున్నా దగ్గర.
తిరిగి ఇచ్చినది నమోదు చేయడం, చేతితో తీర్చడం
భరత్ అనితకు ₹9,900 ఇచ్చినప్పుడు దేన్నీ తుడిచేయకండి. ఒక పంక్తి చేర్చండి: «భరత్ తీర్చాడు», చెల్లింపుదారు భరత్, మొత్తం 9,900, పంచింది అనిత లో. భరత్ «చెల్లించింది» 9,900 పెరుగుతుంది, అనిత «బాకీ» 9,900 పెరుగుతుంది, రెండు నిల్వలూ ఉండాల్సినచోటికే చేరతాయి — భరత్ సున్నా దగ్గర, అనిత +6,300 దగ్గర. తిరిగి ఇచ్చిన డబ్బు అంటే ఒక్కరే లబ్ధిదారుగా ఉన్న ఖర్చే.
షీట్ చేయనిదేమిటంటే ఎవరు ఎవరికి ఇవ్వాలో చెప్పడం. ముగ్గురిలో దాన్ని నిల్వ కాలమ్ నుంచే చదవండి. ఆరుగురు, ధన-రుణాల కలగాపులగం ఉన్నప్పుడు అది ఒక చిన్న పజిల్: రుణాత్మక నిల్వలు ధనాత్మకమైన వాటికి ఇస్తాయి, అతి తక్కువ చెల్లింపుల్లో. లెక్క సరళీకరణ ఎలా పనిచేస్తుంది ఈ జతపరచడాన్ని వివరిస్తుంది; స్ప్రెడ్షీట్లో దాన్ని మీరు కాగితంపై చేస్తారు.
స్ప్రెడ్షీట్ ఎక్కడ పనిచేయడం ఆపేస్తుంది
టెంప్లేట్ మోయగలిగినదానికంటే ఫ్లాట్ను, ప్రయాణాన్ని, స్నేహితుల గ్రూప్ను ముందుకు నెట్టేవి మూడు.
1. అసమాన పంపకాలు. టెంప్లేట్ ప్రతి పంక్తినీ రాసిన వాళ్ల మధ్య సమానంగా పంచుతుంది. «అనిత గది పెద్దది కాబట్టి ఆమె 40 % కడుతుంది» అనే పంక్తి వచ్చిన క్షణం, లేదా చేతన్ మెయిన్ కోర్స్ మాత్రమే తీసుకున్న రెస్టారెంట్ బిల్లు వచ్చిన క్షణం, సూత్రం సరిపోవడం ఆపేస్తుంది. తప్పించుకోవచ్చు — ఒక్కో వాటాకు ఒక్కో పంక్తి — కానీ ప్రతి ఎత్తుగడా మూడో నెలలో రూమ్మేట్ గుర్తుంచుకోవాల్సిన మరో విషయమే. ఖర్చును పంచే ఐదు పద్ధతులు ఉన్నాయి; స్ప్రెడ్షీట్ వాటిలో ఒక్కటే చేస్తుంది.
2. వేరే కరెన్సీ. విదేశంలో ఒక వారాంతం వేరే కరెన్సీ ఉన్న ఒక పంక్తిని చేరుస్తుంది, «మొత్తం» కాలమ్ మౌనంగా రూపాయిల్లో డాలర్లను కలపడం మొదలుపెడుతుంది. రేటు కాలమ్, మార్చిన మొత్తం కాలమ్ చేర్చవచ్చు — ఇప్పుడు ప్రతి పంక్తికీ చేతితో రాసిన రేటు కావాలి. ఇది ఒక ప్రయాణాన్ని తట్టుకుంటుంది; వేర్వేరు దేశాల్లో ఉండే సభ్యులున్న గ్రూప్ను కాదు. వేర్వేరు కరెన్సీలలో బిల్లుల పంపకం అలాంటి గ్రూప్కు ఏం కావాలో చెబుతుంది.
3. ఒకే యజమాని. చాలా షీట్లను చంపేసేది ఇదే. పంచుకున్న స్ప్రెడ్షీట్ను సాంకేతికంగా అందరూ మార్చగలరు, కానీ నిజానికి దానికొక యజమాని ఉంటాడు, మిగతావాళ్లు గ్రూప్ చాట్లో రసీదులు వేస్తారు — అతనే వాటిని టైప్ చేయాలని. యజమాని రెండు వారాలు తీరిక లేకుంటే ఖాతా రెండు వారాలు తప్పుగా ఉంటుంది, దుకాణంలో నిలబడి ఎవరూ తమ నిల్వ చూడలేరు. సమస్య సాఫ్ట్వేర్ది కాదు; స్ప్రెడ్షీట్ తాజా చేయడం ఒక భారం, అదే క్షణంలో ఖర్చు నమోదు చేయడం కాదు.
స్ప్రెడ్షీట్ ఎప్పుడు సరైన సాధనం
రెండో వైపునకూ న్యాయం చేయండి. అద్దె, కొన్ని బిల్లులు పంచుకునే ఇద్దరికి, దాదాపు అంతా సమానంగా పంచుకునే ముగ్గురు రూమ్మేట్లకు టెంప్లేట్ చక్కగా నడిపిస్తుంది. అది ఉచితం, అందరికీ కనిపిస్తుంది, పదేళ్ల తర్వాతా తెరుచుకుంటుంది. మీ ఖర్చులు పై ఉదాహరణలా ఉంటే బహుశా మీకు ఇంకేదీ ఎప్పటికీ అక్కర్లేదు. ఎవరిపై మీ డబ్బు ఎంత ఉందో లెక్క ఉంచుకోవడం మొత్తం ఉద్దేశమే ఇరువైపులా నమ్మే ఉమ్మడి రికార్డు; బాగా కట్టిన షీట్ అదే. అద్దె, బిల్లులు, సరుకుల కోసం రూమ్మేట్లతో అద్దె, బిల్లులు ఎలా పంచాలి పంక్తులను సరళంగా ఉంచే అలవాట్లను చూస్తుంది.
సహాయక కాలమ్లు చేరుస్తూ, కరెన్సీలు మారుస్తూ, ఎవరో ఒకరికి తాజా చేయమని గుర్తుచేస్తూ మిమ్మల్ని మీరు చూసుకున్నప్పుడే ముందుకు కదలండి.
Donget ఇక్కడ ఎక్కడ ఉంది
టెంప్లేట్ ఉంచే ఖాతా పుస్తకాన్నే Donget ఉంచుతుంది — ప్రతి ఖర్చుకూ ఒక చెల్లించినవారు, ఒక మొత్తం, అది ఎవరిలో పంచిందో ఆ మనుషులు ఉంటారు; నిల్వలు ట్యాబ్ ప్రతి సంఖ్యనూ ఆ పంక్తుల నుంచే తీస్తుంది. తేడా పైన చెప్పిన మూడు వైఫల్య బిందువులే. ఒక పంక్తి సమానంగా, మొత్తం ద్వారా, శాతం ద్వారా, గుణకం (వాటాలు) ద్వారా, లేదా వస్తువులు, ఖర్చులు ద్వారా వస్తువుల వారీగా పంచుకోవచ్చు — కాబట్టి అసమాన సందర్భాలు ఎత్తుగడ కాదు, ఒక ట్యాప్. ప్రతి గ్రూప్కూ కరెన్సీ సెట్టింగ్ ఉంది, ఒక ఖర్చును వేరే కరెన్సీలో నమోదు చేయవచ్చు. అందరూ తమ ఫోన్ నుంచే ఖర్చులు చేరుస్తారు, గ్రూప్ నిజ సమయంలో సింక్ అవుతుంది కాబట్టి యజమాని కోసం ఎదురుచూడనక్కర్లేదు — నిల్వలు అందరికీ అవే సంఖ్యలు చూపిస్తుంది, లెక్క తీర్చు గ్రూప్ను శుభ్రం చేసే అతి తక్కువ బదిలీలను సూచిస్తుంది — అంటే మీరు కాగితంపై చేస్తున్న భాగమే.
జనం ఆహ్వాన లింక్ ద్వారా చేరతారు. పై ఉదాహరణ ఫ్లాట్కు రెండు సాధనాల్లో ఏదైనా పనిచేస్తుంది; ఉమ్మడి షాలే ఉన్న ఆరుగురి ప్రయాణానికి స్ప్రెడ్షీట్ అనేది వాదన మొదలయ్యే చోటు. ఆలోచించి ఎంచుకోవడానికి, ఖర్చులు పంచే యాప్ల పోలిక ప్రతి ఉచిత యాప్ ఏం చేస్తుందో, ఎక్కడ ప్రతి ఒక్కటీ — Donget తోసహా — తగ్గుతుందో చెబుతుంది.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
ఈ టెంప్లేట్ Google Sheets, Excel రెండింటిలోనూ నడుస్తుందా?
అవును. ఇందులో SUMIF, COUNTA, LEN, SUBSTITUTE మాత్రమే ఉన్నాయి — ఇవి అన్నిచోట్లా ఒకేలా ప్రవర్తిస్తాయి.
కొందరికే సంబంధించిన ఖర్చును ఎలా చేర్చాలి?
«ఎవరిలో పంచింది» కాలమ్లో అందరూ బదులు పేర్లను కామాతో వేరుచేసి రాయండి — ఉదాహరణకు అనిత, చేతన్.
స్ప్రెడ్షీట్ ఒక ఖర్చును అసమానంగా పంచగలదా?
నేరుగా కాదు. ఒక్కో వాటాకు ఒక్కో పంక్తి, అదే చెల్లింపుదారుతో — ₹1,000 అనితపై, ₹1,500 భరత్పై.
తిరిగి ఇచ్చిన డబ్బును ఎలా నమోదు చేయాలి?
ఒక పంక్తిగా: చెల్లింపుదారు తిరిగి ఇస్తున్నవాళ్లు, మొత్తం, «ఎవరిలో పంచింది» లో ఎవరికి ఇస్తున్నారో ఆ ఒక్క పేరు. పాత పంక్తిని ఎప్పుడూ తుడిచేయకండి.
ఎవరు ఎవరికి ఇవ్వాలో ఎలా తీయాలి?
«నిల్వ» కాలమ్ చదవండి. రుణాత్మక నిల్వలు ధనాత్మకమైన వాటికి ఇస్తాయి — అందరూ సున్నాకు వచ్చేదాకా.
ఫ్లాట్షేర్కు స్ప్రెడ్షీట్ సరిపోతుందా?
ఒకే కరెన్సీలో చాలావరకు సమానంగా పంచుకునే ఇద్దరు ముగ్గురికి సరిపోతుంది. అసమాన పంపకాలు, వేరే కరెన్సీ, ఒక్కడే టైప్ చేసేవాడు వచ్చిన వెంటనే సరిపోదు.
సారాంశం
ఎవరు చెల్లించారు, ఎంత, ఎవరికోసం అని నమోదు చేసే — నిల్వలను టైప్ చేయకుండా తీసే — స్ప్రెడ్షీట్ ఇద్దరు ముగ్గురి సమాన ఖర్చుల పంపకానికి పూర్తిగా మంచి మార్గమే; టెంప్లేట్ దీన్ని ఒక్క డౌన్లోడ్లో ఇచ్చేస్తుంది. అది ఈ పనికి మించి పెద్దదైందనే మూడు సంకేతాలను గమనించండి: అసమాన పంపకాలు, వేరే కరెన్సీ, అంతా టైప్ చేస్తున్న ఒక్క మనిషి.
Donget ఉచితంగా డౌన్లోడ్ చేయండి, అదే ఖాతా పుస్తకాన్ని అందరి ఫోన్లో ఉంచండి — అసమాన పంపకాలు, కరెన్సీలు, లెక్క తీర్చడం మీ కోసం తీసిపెట్టినవి.
